德堡集团公司行政制度汇编

德堡集团公司行政制度汇编职业礼仪规范公司着装规定关于对现行的“公司着装规定”进行调整的通知公司人员互相称呼名字的倡议电话、传真使用规范和管理制度关于手机、寻呼机使用的有关规定关于规范使用公司视觉（VI）系统的通知固定资产及物品管理制度库房管理制度演示室使用管理规定公司印章管理办法公司档案管理办法向公司法律顾问进行咨询的规定合同签定及管理条例办事处管理条例关于各地办事处租用住房的管理办法驾驶员和车辆管理规定关于修改、补充公司《驾驶员和车辆管理规定》有关细则的通知安全保卫工作规定职业礼仪规范一、着装：员工服装须整洁、大方、端庄大方。工作时间，男员工须着浅色衬衫、藏蓝色西服、领带、皮鞋，（夏季可不着西服上衣）；女员工须着大方得体的职业装和皮鞋。穿裙子须着长袜。二、仪表：员工不可留长指甲。员工头发不可染怪异颜色。男员工应注意日常的须发清洁，头发不可过长或剃光头；女员工发型应干净、简洁、自然。女员工上班应化淡妆。上班时间内不可在办公或公众场合补妆。不可佩戴过多、过大首饰。员工在工作时间应精神饱满，注意个人姿态，不得勾肩搭背，不得倚靠墙、门斜立，不得坐桌踏椅。三、举止：员工应仪态端正，待人和蔼，文明礼让。举止得体，不做不洁、不雅之动作。公共场合或与人交谈时，不抠耳、不挖鼻子、不剔牙、不挠痒。公众场合应坐姿文雅，入座时要轻盈、和缓、从容自如：落座后保持上身正直，头平稳，两腿微曲并拢，两脚并起或稍前后分开，不东摇西晃；不可歪斜肩膀、含胸驼背、半躺并坐或四肢乱伸。注意正确的走姿。步履应自然、轻盈、敏捷、矫健。走路时应挺起胸部，全身伸直，成一直线前进，不左右摇摆，姿态自然、协调。公众场合应注意正确的站姿：全身应笔直、廷身收腹，两眼平视，两肩平齐，双臂自然下垂。与人交谈时不可两手叉腰，或将双臂交叉胸前。握手分几种情况：主客之间应由客人主动伸手；上级、长辈、异性之间，应等上级、长辈、女性主动伸手；朋友、平辈，应主动握手、握手一般用右手。握手时不可无限度地用劲和延长，不可左右用力摇晃对方手臂。与女性握手，只可轻握其四指。握手时不可戴手套。为客人指示方向应用右手。为客人奉茶、接客人名片等情况，均应使用双手或右手；向客人递送自己名片应使用双手或左手。陪同客人应走在客人左边。四、语言：员工应使用文明语言，杜绝粗话、脏话。交谈时应吐字清晰，条理清楚，措辞精当。五、办公室礼仪：保持办公场所整洁有序。不得在桌面摆放食品或与工作无关的个人物品。下班离开前应整理好办公桌上的物品。保持办公环境的安静。在办公室打电话、商量事情都应放低声音，不影响他人办公，不在办公楼里高声呼叫或喧哗打闹。上班时间不准吃零食。吸烟区以外的地方严禁吸烟。上下班时，同事间应互相致意。工作中上下级之间应礼貌相待，同事间应相互尊重协助。工作态度须严谨、认真。参加会议时应认真听讲，必要时做好记录，不可互相交头接耳。上班前不吃刺激性食品，如大蒜、生葱等。六、接待礼仪：门卫、前台应以微笑面客，用流利的语言，热忱的态度欢迎每一个客人，不歧视、冷淡任何一位。宾客来访时，前台应有礼貌地请其填写来客登记单，并认真地通过电话联系被访者。如被访者暂时不在或太忙脱不开身，前台应隔一段时间再次联络被访者或征求来访者本人意见后作出决定。宾客有询问，应礼貌负责地回答。宾客的留言或留条要及时通传。公司员工对外来宾客须以礼相待，微笑致意，不在宾客面前说长道短或窃窃私语。对客人的迎送应热情谦虚，不得做傲慢无礼或冷漠疏忽。接待来宾应在会议室或洽谈室。与客人交谈时，语言和语气应亲切、柔和，不可生硬、呆板。回答问题应面带微笑，语句要求清楚、简洁、客气，并注意保守公司商业机密。客人言语过分、过火时，仍应和颜悦色地相待。七、餐桌礼仪：员工中午在公司就餐时，不可在餐厅高声谈论。就完餐后，应将自己的餐盒放进指定的垃圾桶。陪同客人外出就餐，应注意餐桌礼仪和基本规程。如发现客人出错，不可失声发笑，应在适当时候礼貌地予以帮助。应邀进餐须准时到，不应让邀请者和别的客人久候。赴正式的宴会前应事先了解该宴会礼仪。公司着装规定为使员工在工作时间内保持良好的精神面貌，更好地体现公司整体形象，特对员工的着装作如下规定：员工在工作时间着装应整洁、大方、端庄，不穿奇异服装。凡周一至周四，在工作时间内（无论在司内办公或外出办事），必须按以下规范着装：男员工春、秋、冬三季（每年十月至次年五月）须着藏蓝色西服套装、有领衬衣（说明：后有通知调整）和领带、皮鞋。夏季（每年六月至九月）可不着西服上装。女员工须着职业西服套装、皮鞋。不得穿无领或无袖的上衣。除公司有重要事件（包括会见客户）外，凡周五工作时间（包括周六、周日加班），员工可着便装（但非休闲装、运动装）。员工不得穿无领衫、背心及短裤上班。4、本规定由人力资源部检查执行。关于对现行的“公司着装规定”进行调整的通知为更好地体现员工的职业形象，经总裁办公会研究决定，对现行的“公司着装规定”进行调整，现说明如下：将原规定中男员工所着西服套装的颜色由藏蓝色扩展为蓝色、灰色、黑色系列；原规定中其它部分继续执行。公司人员互相称呼名字的倡议为进一步推行民主化的管理风格，营造和谐的现代企业工作氛围，规范互相的称呼，经总裁办公会讨论决定，自发文之日起，公司所有人员在行文中的相互称呼一律使用名字，不得称呼职务。同时倡导互相见面也按此直呼其名。举例如下：1、三个字的姓名只称呼名，不称呼姓。如：蔡国安称国安；李亦奇称亦奇；丛志刚称志刚。两个字的姓名直呼姓名。如：黄烈称黄烈。有英文名的可称呼英文名。如：黄烈可称Daniel。电话、传真使用规范和管理制度受理电话规范电话铃声一响，应迅速接听。2、总机接到电话应通报：“您好，德堡集团”；部门、子公司接到转入电话应通报姓名：“您好，ΧΧΧ”，接到电话（包括手机）应视情通报：“您好，德堡集团，ΧΧ部ΧΧΧ。”3、在受理电话时，要认真听取对方的谈话，必要时应做好详细记录。电话记录包括来电人单位、姓名、职务、电话号码、通话内容、接电时间、接电人。在结束通话前，道“再见”。员工应在自己的电话分机上录制对外问候语，具体办法参阅《语音信箱使用方法》。发送电话规范在发送电话时，首先自己打好腹稿，重要电话，应起草电话稿。电话接通后，应通报自己单位、姓名，如：“您好，我是德堡集团ΧΧ部ΧΧΧ。”请求对方找受话人。需要对方记录时，在叙述事由前应提醒对方做好记录准备。对于重要电话，通话结束后，应在电话稿上标明对方接电话人的姓名及通话时间。通电话的基本要求语气要和蔼，语言要文明。通电话时，要提醒自已“我在代表公司讲话”，“这是公司形象的一部分”。所以用电话时，一定注意使用语言要文明礼貌，例如：您好、请、麻烦您了、谢谢、对不起、请原谅、再见等。讲话时，声调要热情、愉快、友好、和蔼。如询问对方职务、姓名时，口气尽量婉转：“您贵姓？”“应当怎样称呼您？”2、发音要清楚，语言要准确。通话必须使用普通话，切忌夹杂方言土话、文言古语、避免使用生僻术语。3、内容要扼要，重点要突出。打电话要注意节约时间和费用。对重要的或复杂的内容，通话前要拟定一个提纲，突出重点，言简意明，使对方能抓住中心。4、按权限处理问题。通话中涉及的问题如超出自已的权限，不可怕“麻烦”就随口答应，应向对方说明情况，待向领导请示后再答复对方。接打电话时，要出言谨慎，识别诈骗电话，防止上当受骗，泄露机密。不得在电话里与对方争吵，不得生硬顶撞，不得人在拒听。电话、传真的管理制度总机在工作时间须有人值班。除前台文秘外，其他人不得用总机接打电话。不准过多、过长时间打私人电话，对屡教不改者，给予批评以至处分。不得用公司电话拨打私人长途电话。因公打长途电话必须登记。接发传真，由行政管理部专人负责，并进行登记。电话设备由行政管理部统一管理维护。未经批准，不得安装、移动电话设备。语音信箱使用方法录制对内问候语：作用：内部分机拨打时，如遇电话占线或无人应答振铃4声后，启动“对内问候语”。录制内容：举例：（中文）“您好，我是xxxxxx，请您听到嘀声后留言，我会尽快与您联系，谢谢。”（英文）“Hello,Thisisxxxxxx,PleaseleaveamessageandI’llcallbacklateron.Thankyou!”录制方法：1、摘机按7000；2、按自己的分机号+#；3、按4位数的密码（原设计为本机分机号）+#；4、按8+*；5、按2；6、按2；7、按5（按2可重听留言录制情况）；8、录音；9、按#结束（按2可重听留言录制情况）。录制对外问候语：作用：外线拨打时，如遇电话占线或无人应答振铃4声后，启动“对外问候语”。录制内容：举例：“您好，我是xxxxxx，请您听到嘀声后留言，或留下您的联络方式，我会尽快与您联系，谢谢。”（英文）“Hello,Thisisxxxxxx,PleaseleaveamessageoryournumberI’llcallbacklateron.Thankyou!”录制方法：1、摘机按7000；2、按自己的分机号+#；3、按4位数的密码（原设计为本机分机号）+#；4、按8+*；5、按2；6、按1；7、按5（按2可重听留言录制情况）；8、录音；9、按#结束（按2可重听留言录制情况）。更改语音信箱（密码的方法）摘机按7000；按自己的分机号+#；按原密码；按8+*；按4；输入新密码+#2遍；按原密码+#，确认；收听及清除语音信箱留言的方法：摘机按7000；按自己的分机号+#；按密码+#；收听；收听每条留言后+76，能实现清除该条留言的功能。关于手机、寻呼机使用的有关规定根据公司业务发展的需要，为及时、有效地进行内部信息沟通及对外为客户提供信息和服务，公司要求凡在公司报销移动电话通讯费、寻呼机服务费的人员须遵守如下规定：手机开机时间：部门经理级（含副经理）以上人员8：00－22：00（工作日）10：00－20：00（节假日）业务人员（报销金额300元/月标准者）8：00－22：00（工作日）10：00－20：00（节假日）非业务人员（报销金额150元/月标准者）8：00－20：00（工作日）10：00-17：00（节假日）会议期间（包括同客户会谈），手机须开在振动或静音状态，以保证会议的正常进行。寻呼机：须保持24小时开机状态。收到寻呼后，应尽快回复。如无特殊情况，回复时间不得超过10分钟。通常情况下，有三次（含）以上未能及时回复者，当年寻呼机服务费减半报销，已报销者在工资中扣除。特殊岗位（如总裁助理、总裁秘书、网络管理人员、司机班人员等）或值班人员须在工作要求的时间内保持手机、寻呼机或其他通讯方式的畅通。因违犯上述规定造成严重延误工作的，将视其情节给予相应的处罚。自发文之日起请依此执行。其解释权属行政事务部。关于规范使用公司视觉识别（VI）系统的通知在德堡集团概念推出及组建构架重新调整之际，为维系公司品牌管理，树立统一的形象规范，特对集团及各公司VI系统应用作如下规定：1.名片管理：所有“德堡数码”职务人员印制“德堡数码”名片；所有“德堡银达”职务人员印制“德堡银达”名片；所有“德堡兴业”职务人员印制“德堡兴业”名片；所有职能部门人员印制“德堡集团”名片；集团领导印制“德堡集团”、“德堡数码”、“德堡银达”及“德堡兴业”名片。2.信封、信纸及便笺管理：所有“德堡数码”单一职务人员使用“德堡数码”信封、信纸及便笺；所有职能部门人员暂时使用“德堡数码”信封、信纸及便笺；所有非“德堡数码”职务人员暂时使用“美禾集团”信封、信纸及便笺，“德堡银达”、“德堡兴业”名称及标志组合确定后使用各所属分公司信封、信纸及便笺；集团领导使用“德堡数码”、“德堡银达”及“德堡兴业”信封、信纸及便笺。3.签报、单据管理：集团内部统一使用“德堡集团”签报、单据。4.网站管理分别建设“德堡数码”、“德堡银达”及“德堡兴业”三个公司网站，并独立使用。5.人员招聘管理凡涉及集团总部人员，以“德堡集团”名义进行招聘；凡涉及“德堡数码”人员，以“德堡数码”名义进行招聘；凡涉及职能部门和非“德堡数码”职务人员以“德堡集团”名义进行招聘；职能划分和“德堡银达”、“德堡兴业”名称及标志组合确定后以各公司名义进行招聘。6.公司形象管理公司前台、总机、内部装饰（包括车辆）及一切针对公司内部活动，以“德堡集团”名义进行；一切针对公司外部活动，根据其性质，分别以“德堡数码”、“德堡银达”和“德堡兴业”名义进行。固定资产及物品管理制度为了更好地管理、使用公司资产物品，免除重复购置或闲置情况，加强对资产物品的日常维护，增长其使用寿命，合理降低物耗，特制定本制度。一、固定资产及物品的分类：固定资产：使用年限在一年以上，单位价值2000元以上，并在使用过程中保持原来物质形态的资产称固定资产。主要包括：房屋、建筑物、机器设备、车辆、工器具、仪器仪表等。单位价值在2000元以下，但耐用的资产也属固定资产，如办公家具、工具等。低值易耗品：单位价值在2000元以下，如办公消耗物品、办公文具、礼品等。二、购置：与行政事务部所管理的器材相一致的固定资产由各部门提报，行政事务部核定、会签并提出参考价格，报公司分管领导批准，由行政事务部购买，再由所需部门领用。其他固定资产由各部门提报，行政事务部核定，公司分管领导批准，行政事务部购买后发放。低值易耗品由行政事务部根据各部门的需要，提报购置计划，经公司主管批准后，行政事务部负责购买和发放。三、管理：固定资产和物品购置后，行政事务部要建卡登记，办理入库手续，并输入计算机。财务部编号建帐。固定资产在领用时，行政事务部负责办理出库手续。在卡上注明去向和负责人，并输入计算机。对固定资产的管理行政事务部要把责任落实到人。各部门（子公司）要指定专人负责该部门公用固定资产的管理。低值易耗品的领用，1000元以下的须经领用部门经理批准；1000元以上的须经公司分管领导批准。每月25日行政事务部将当月各部、室、子公司领用固定资产情况、领用低值易耗品情况报公司主管审阅后，送财务部。每季度末25日行政事务部会同财务部对固定资产和低值易耗品上盘点一次，核清购入，领用和报废情况，做到帐、卡、物相符。跨部门的资产转让要通过行政事务部办理移交手续。个人离职时应上交由本人保管的公司固定资产和办公用品。凡因保管不善发生固定资产和办公用品丢失、损坏的，视情节按10—100％赔偿。四、报废：固定资产和物品确需做报废处理时，部门提出报废申请，经行政事务部审核，报公司分管主管批准后方可作报废处理。报废的固定资产由行政事务部定价处理。其他单位和个人均无权处理。报废处理情况须及时报财务部。库房管理制度（暂行）第一条目的为保证公司财产的安全，进一步规范公司出入库管理，提高仓储物料周转率，努力实现零库存管理，特制订本制度。适用范围本制度适用于公司库房的全部物料入库、储存、出库及相关的操作。管理方式库房管理一、库房分区库房分为：待验区、合格品区、不合格品区、销售或工程退回或借用归还品区、待报废区。二、物料堆放原则多利用库房空间，尽量采取立堆方式，提高库房实用率；不同的物料应根据物料本身形状、性质、价值等而考虑不同的堆放方式；物料之仓储要考虑先进先出的原则；物料的堆放要考虑存储数量读取容易的原则；理。三、物料堆放方法根据物料的形状、性质、价值按货架、层、货位码放。货架号、层号、货位号要标识清晰。四、帐物卡针对每个货位设置帐物卡，详细描述每种物料的在库量、进出操作量及出入库操作时间，以便于物料的出入库操作和对物料的追溯。五、库内的装卸搬运操作对物料装卸、搬运时要轻搬轻放，注意物料本身的承重情况，严禁脚踢物料和用力击打物料。六、出入库操作出入库单是物料出库和入库的唯一凭证。物料应严格按照先进先出（FIFO）的原则。出入库单一式四联，分别为存根联、业务联、财务联和库管联。出入库单据经各部门填写完整后由库管员签入或签出。所有出入库单据都应说明来源，并由相关主管签字确认。（参见：《出入库单填写说明》）为渠道营销部采购的物料都应经过检验后再办理入库手续，出库时应标明收款情况。销售退库、借用归还都要经过检验后再办理入库手续，无检验单的不办理入库手续。单据的管理：作为出入库的原始凭证，库管及相关经办人要对出入库单据妥善保管。台帐：针对库房物料，库管应及时更新台帐记录。并在台帐上标明出入库单连续号，作到每笔操作都有依据。盘点：根据ABC分析法，对物料进行分类，不同的物料采用不同的时间段进行盘点。对A类物料每月库房自盘点一次。每季度由库管、业务人员和财务相关人员共同组织盘点一次。每月10日前，库管人员将上月实物帐汇总并与财务部核对。安全与卫生消防器材所在位置要有明显标识。为防潮湿对不上货架的物料尽量用卡板垫底。防火、防盗、防水等保护措施考虑周到。良好的照明。物料放置要整齐、平稳。物料依分区及编号顺序摆放。物料的标识要易于读取。保持整齐、清洁的仓库环境。演示室使用管理规定(暂行)一、目的为加强对公司演示室使用的管理，更好地发挥其作用，特制定本规定。功能演示室用于向客户展示公司产品的功能和特点。管理部门由客户支持部负责管理。四、管理办法演示室的所有设备均为公司的固定资产；演示室设备由客户支持部进行保管、调试、演示讲解，其他人员未经客户支持部主管许可不得改动软件设置和硬件设置；公司人员如需使用演示室，应经其主管同意后，提前同客户支持部主管协商演示时间、设备和演示人员，以便进行设备和人员准备；任何人员未经客户支持部门主管许可、登记，不得将设备、工具等演示室物品带出演示室；对演示室设备的损坏或丢失负有责任的人员，须依具体情况进行赔偿；演示室内严禁吸烟。五、宣传资料演示室展板、文字等由大客户部负责更新和维护。公司印章管理办法（暂行）总则本规定旨在通过明确印章使用的各项规定，确保印章规范使用，有效地发挥印章在公司经营管理活动中的重要作用。本规定所指的印章系代表公司法人行为的公章、财务章、合同章等印章，除特指外，各项规定所涉及的范围不包括各部门（子公司）所用的印章。印章的刻制公司各类印章刻制须书面申请并经总裁批准，刻制完成后需在总裁指定专人处预留印鉴。印章的保管公司各类印章由有关部门指定专人负责保管。公章由总裁指定专人负责保管；财务章由财务部负责保管；合同章由财务部负责保管。保管人须妥善保管印章，确保安全。保管人不得擅自将印章交予他人代管。如因故确需他人临时代管时，须报总裁批准，由指定的代管人临时代管，并办理好交接手续。四、印章的使用范围和审批权限公章使用范围：公司股东会、董事会、总裁办公会文件、公司红头文件；向工商、税务、财政、审计、海关、商标、专利、市、区政府及下属部委等政府机构出具的文件、报表；与各行业协会、科协、高企协、民企协、社区组织、律师所、中介咨询机构等各级各类官方或民间协会、团体事业组织的往来文件和报表；与银行、证券公司或其他企业单位间非合同性质的往来文件；担保书、授权书、委托书、聘用书、代理证明、聘用合同等文件；有关养老、大病、失业、工伤、住房公积金、各类保险的文件表格；因公司事务或根据个人申请而出具的介绍信、证明、鉴定等文件；诉讼、仲裁文件；其他需要加盖公司法人章的文件、报表。审批权限：一般事项须经部门经理和公司主管批准。重要事项须经总裁签准；在下列范围内使用公司法人章必须经总裁批准；A、公司股东会、董事会、总裁办公会文件、公司红头文件；B、担保书、授权书、委托书、聘用书、代理证明、聘用合同等文件；C、诉讼、仲裁文件。公司法定代表人名章1、使用范围：（1）需加盖公司法定代表人名章的财务票据；（2）需公司法定代表人签字并允许以公司法定代表人名章代替的文件。2、审批权限：用。（2）上述使用范围中的第2项须由总裁签准。公司合同章1、使用范围：公司的业务合同、采购合同、租赁合同、委托合同、技术合同、咨询合同、广告合同及其他经济合同一律使用公司合同章。2、审批权限：（1）一般合同须经部门经理和公司分管领导两级批准。重要合同须经总裁签准。（2）标的额在50万元以上的经济合同必须经总裁签准。公司钢印1、使用范围：公司所颁发的证件、证明。2、审批权限：由总裁签准。五、印章使用程序申请：使用印章须详细填写《印章使用申请表》，报相关主管审批。审批：相关主管根据本办法规定的审批权限，在《印章使用申请表》上签字。用印：印章保管人须严格检查《印章使用申请表》，确认需盖章的文件与《印章使用申请表》填写一致且已经过有效审批后，亲自盖章。盖章的数量须与《印章使用申请表》所填写的一致。印章保管人有权且必须拒绝不符合规定程序的用章申请。如对用章事项有疑问，可向最终签准人提出。印章使用完毕后，印章保管人须填写用章记录，并要求申请使用人签名。六、其他规定不准在未填写内空的介绍信、合同书或其他空白纸上加盖印章。不准携带印章外出。特殊情况下必须由总裁决定处理办法。行政事务部须定期审阅用章记录。《印章使用申请表》及用章记录须保存两年，涉及重大事项须永久保存。凡违反本办法者，公司将依照有关规定对其追究违纪责任。因违反本办法而给公司造成重大损失者，将追究其法律责任。各部门（子公司）内部印章须在行政事务部备案并依据本办法制订相应管理办法。公司档案管理办法目的为规范公司档案管理，特制定本办法。第二条归档范围公司的规章制度、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。第三条档案的保管档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据的齐全完整，密级档案必须保证安全。档案管理人员应对每份档案进行登记造册并编制查找目录。目录标题应简明、扼要、准确地反映档案内容，方便及时查找。档案管理人员应及时将资料齐备的档案进行封存。档案管理人员应精心管理档案，存放档案须用专用柜、架，排列方法要科学和便于查找。第四条档案的借阅经理级以上人员借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。公司其他人员借阅档案时，要经上级主管领导批准，并办理借阅手续。借阅人须爱护所借档案，保持档案的整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自转借、遗失。凡属密级档案，须经分管领导批准后方可借阅、摘录和复制。借阅者应保守秘密。原则上所借档案不能带出公司，借阅的档案必须在规定的时间内归还。档案的销毁任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经公司总裁批准后方可销毁，一般内部档案，须经部门主管批准后方可销毁。经批准销毁的公司档案，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第六条档案交接：档案管理人员变更时，须履行档案的交接手续，经交接双方签字确认后，档案交接工作方可视为完成。向公司法律顾问咨询的有关事项众鑫律师事务所是我公司常年法律顾问，对我司提供如下方面（但不仅限于如下方面）的法律服务：为我司的经营活动提供法律咨询，必要时出具法律意见书；协助我司起草、审查合同、协议、章程等法律文件（含中英文）；针对我司业务的特点，编写中、英文合同、协议的样本；应我司要求参加重大谈判并提供法律方面的支援；帮助我司员工进行法律知识、法律实务等方面的培训；根据我司需要，及时解答法律方面的问题，提供法律咨询；应我司要求及时提供相关法律条文、国家政策或政府规定。联系律师流程：为了全力维护我司的合法权益，充分发挥律师的知识和经验，请各部门执行如下工作流程。各部门在需要法律咨询时，应先填写联络律师申请单，由申请人和部门经理签字，且写明要咨询的内容，希望的时间和地点，希望对方律师擅长的方面等。（详见附件）一件事情一张申请单，就同一件事情的多次联络咨询，不必另填申请单。申请单送交联络人，由联络人与律师事务所联络，安排律师，确定时间和地点以及所洽事宜之后，申请人方可直接与律师联络。在每次直接联络后，我司和律师事务所都要作记录且制作成档案保留，以便今后工作中的查询核实。各部门整理保留所有咨询过程中的相关文档，并且提交最终修改后的文档给公司行政事务部建档保存。众鑫律师事务所固定的接洽联络人：成慧女士。德堡集团固定的接洽联络人：田莉女士。

联络律师申请单时间年月日联络方式电话r电子邮件r见面地点：事情原由咨询内容希望律师擅长方面部门经理：申请人：合同签定及管理条例为适应公司经营发展的需要，维护公司资产的安全性、流动性和增值性，规范经济合同的管理和运作，特制定本规定：一、合同订立的原则对于公司经营活动中的业务行为，原则上均要求采用局面合同形式；对于不能即时清结的，价款在5，000元以上的经济业务，必须采用局面合同形式。二、合同的分类：经营类：含器材的购销、工程（安装）费用，技术服务等；投资类：房地产项目、工农业生产性项目投资、高新技术项目等；借贷类：金融机构存贷款、企业间资金往来、信用担保等：其他：公司行政事务类的物品购买、劳务以及自用固定资产的购置。三、合同的有效条件：合同的主体资格必须合格，合同双方必须在法定代表人的授权范围内和营业执照的经营范围内签订。合同签约方的开户行、帐户名称和帐号，以及法定经营地址必须得到有效确认。合同的内容必须符合国家法律、行政法规和政策规定。四、合同签订的注意事项：合同须用钢笔和签字笔填写，合同规定的各栏项目须填写清楚，不适用的条款须划掉，金额须大小写二种字体填写，公章与合同签定人名称须一致。合同的涂改、变更处须加盖公章。一式数份的合同不得将仅盖我方公章的合同全部交至客户手中。合同签订后必须及时交回公司，对方未盖章的合同也必须交回公司。五、合同的呈批程序和权限：经营类、其他类合同须由业务代表报部门（子公司）经理核准，涉及器材购销的先送行政事务部签批，报公司分管领导批准后，送财务部核查无误后，办理合同签章，并存（原件）档备查，公司所有合同均须由财务部统一编号登记。合同金额50万元以上的，除按上述程序办理外，在送财务部核查之前，需报公司总裁批准。投资类合同、借贷类合同除上述程序办理外，财务部核查前一律报总裁批准。六、合同的履行：标的物的验收，按标的的名称、数量和质量验收，或按合同当事人一方的合同标的的收货确认书验收。结算：在排除拒付和部分货款或酬金拒付条件后清算，或按合同标的催收合同款项入帐。七、合同的检查：在合同约定的最后履约期限后一周，合同经办部门（子公司）需以书面简报合同执行情况呈公司分管领导捡批后，送财务部同合同原件一同存查。按合同批准权限，报公司总裁批准的合同须最后报总裁签批后送财务部存查。合同执行完毕书面简报由财务部专人负责督办，各业务部门（子公司）经理为书面简报责任报告人。办事处管理条例办事处的职能代表公司在当地开拓市场，发展业务。做好公司在当地各项业务、工程的实施、督导、维护工作。在公司授权的范围内，代表公司协调处理与客户及相关部门的关系。宣传公司形象，扩大公司在当地的影响，培养公司在当地的一支人才队伍。办事处执行公司的各项内部管理制度公司驻各地办事处隶属于德堡数码公司，由德堡数码公司实施对办事处的各项日常管理工作。办事处主任的职位与子公司经理助理级同级。日常管理规定办事处员工，上、下班须签到签离，办事处主任或业务助理每月五日前须把办事处员工在上月考勤情况传真至德堡数码公司。公司派驻办事处的常驻人员可定期回京述职。述职时间一般为一周，一周述职期间内需到公司上班三天。回京的第二天应到公司报到（休息日除外）。述职时间由上级部门主管批准并报备行政事务部。办公与住宿合一的办事处，中午禁止在办事处做午餐，工作时间禁止在办事处睡觉或做与办公无关的活动。赴办事处当地出差的公司其他人员应住宿办事处。（说明：现上海办，深圳办无宿舍）办事处宿舍不得在未经公司主管批准的情况下，留宿公司外人员。办事处在当地招聘的员工，原则上不得在办事处宿舍长期住宿，确特殊困难者，需经公司主管批准，并交纳一定的费用。办事处的办公及住宿环境均代表公司对外形象。办事处主任须指定专人负责办公及住宿环境的的卫生工作。办事处主任每周一向上级主管汇报本办事处上周工作情况及本周工作计划。办事处的固定资产，办事处主管须指定专人管理，每月5日前将固定资产变化情况报至行政事务部。办事处当地人员的月考评由办事处主任初评后报德堡数码公司市场总监初核。财务管理规定办事处执行公司各项财务制度。办事处不独立核算，不在当地设帐号。办事处的日常支出采用备用金制度。备用金由财务部一次性拔给办事处，备用金由办事处主任保管并按公司财务规定使用。办事处的备用金管理要作好两本帐：流水帐和费用明细帐，每月25日结帐，并于月底前帐目及全部单据提供给公司财务部。关于各地办事处租用住房的管理办法（暂行）为规范各地办事处租用住房，明确有关标准和程序，提高办事效率，保障各地办事处业务的顺利开展，特制订本办法。一、费用标准：根据经济水平差异等相应制订A、B、C三类地区标准如下：地区类别城市房型/面积(使用面积)费用标准（元/月）A类上海、深圳一居/30平米以下1300以下B类直辖市、省会城市及相当的城市一居/30平米以下800以下C类B类以下其他城市一居/30平米以下500以下以上标准的租房应包括基本的家电、家具等；各类地区的租房中介费均不得超过一个月房租。二、办理程序：（一）申请：渠道营销部根据业务开展需要，提出租房申请，经行政事务部会签后，报公司分管主管审批。（二）办理：租房申请经分管领导批准后，由行政事务部按相应标准具体办理。行政事务部与当地办事处主任沟通明确有关租房的具体需求情况，如具体位置、环境等。行政事务部与当地办事处主任协商通过中介或其他方式联系租房事宜（具体事宜可由出差当地的人员与行政事务部联络沟通办理），拟订租房协议。行政事务部将协议送财务部审核。行政事务部将租房协议送交公司法律顾问审阅并签署意见，确保租房事宜合法、合理。行政事务部将协议送公司分管主管审批。行政事务部办理正式签订租房协议及付款事宜。行政事务部登记备案存档有关资料。其他:本办法规定标准内的其他未明确之具体事宜，由行政事务部与当地办事处主任协商办理。驾驶员和车辆管理规定驾驶员管理驾驶员必须严格遵守《中华人员民共和国道路交通管理条例》及北京市道路交通管理的有关。牢固对立服务意识，发扬诚实业的精神，吃苦耐劳，按时完成各项任务。遵守纪律，服从车辆主管人员调派。有很强的遵章守时观念，准时出车。驾驶员的BP机和手机须24小时开机，听到上级的呼叫，应尽快回电话或立即到达出车地点。每周五的16：30—17：00司机班召开班务会，交流思想情况，讨论问题，主管讲评一周工作，布置下周任务，提出有关要求。司机值班时间，工作日为17：00到次日8：30，假日为周五17：00到下周一早8：30，每周轮换一次。值班司机在值班时间采用不坐班制，但在收到车辆主管和经理级以上领导的呼叫后，必须在规定时间到达公司。驾驶员每日上班后，先对车辆进行严格检查，项目包括：转向、刹车、灯光、机油、水、轮胎、气压，确认车辆无任何故障，清洁车辆，随时做好出车准备。驾驶员依照派车单出车，认真填写派车单上应填写的内容，未经车辆主管人同同意，不得私自驾车外出。严禁将车辆交于他人驾驶。出车回来后，把车停在规定停车场，如规定停车场已满，选择安全地点停放。然后报告主管，做好下一次出车准备。下班后把车辆停放在规定停车场，严禁把车辆开回家或停放在其他地点。车辆在行驶中如发生严重故障或交通事故，应立即报告车辆主管或行政事务部经理，并通知当地交通管理部门，严禁隐瞒不报。工作时间和值班时间驾驶员严禁喝酒。驾驶员应积极配合业务人员的工作。与财务人员外出取款时，廉洁奉公帮好相应保卫工作，保证财务人员和货款的安全。驾驶员要爱护车辆，保持车辆内外清洁，注意按规定保养车辆。驾驶员要认真学习汽车维修技术，自觉提高驾驶技能。车辆主管每月组织对司