秘书处工作计划

湖北经济学院10-上学期学生社团联合会秘书处工作计划（为贯彻社团联合会工作方针，加强学生社团联合会各部门之间团结合作，共同增进学生社团发展，丰富校园文化生活，提高自身素质，秘书处作为连接各部门的桥梁，工作应有合理规划，故制定此工作计划。）秘书处工作职能………………………..1秘书处干部职能………………………..1秘书处工作目的………………………..2秘书处10-上学期工作流程…………………..3秘书处本学期工作重点………………..4有关秘书处某些重点工作的想法……………………..6秘书处（一）工作职能（宗旨----服务社团、服务社联）1.协助主席团开展各项工作，详细负责平常工作及有关文献的起草、修改、编印、存档，负责安排组织多种会议和活动的文字工作；2.负责会议记录，定期召开例会；接待各协会来访人员，负责平常签到，向各协会发放告知；3.负责社联办公室的一系列工作的制度签订、实行和控制管理；4.负责社联及社团的文字、图片、资料的分类归档管理；5.负责社团更改、成立、注销等有关登记工作；6.负责保管、维护社联公章并监督其使用；7.协调与其他各部门之间的沟通，协助各部门工作；8.开展部门内部思想建设和理论学习，定期进行工作总结；9.主席团交办的其他工作。（二）干部职能1、副主席（兼秘书处主任）：统筹协调秘书处工作，定期召开社团社联负责人会议；协助并参与主席团对社联的平常工作管理；参与制定工作计划及各项规章制度，提出工作提议；2、秘书处主任：统筹、协调秘书处工作，干事培训，本部门文化建设，社联档案馆的建立和管理，社联各部门的协调以及大型会议（活动）和其他突发性专题工作的统筹安排；3、秘书长副主任（社团方向）：辅助秘书处主任做好社团工作，加强社团之间，社联与社团之间的关系（尽量增进社团间的发展），负责社联在社团开展的有关工作（如社团档案资料的搜集，配合新闻中心的网站信息建设和社团期刊编辑出版工作），负责社联与各社团重要负责人乃至外校社联之间的联络以及问题的反馈，意见的搜集（如会长沙龙，常务委员会，合适与外联部一起出访外校学习经验），本部门干事的培训；4、秘书处副主任（社联方向）：协助秘书处主任做好本部门平常工作，重要负责会议安排，文献的规范制作，干事培训，社联各部门工作的协调管理，考核以及社联办公室有关工作制度的建立和实行，社联档案馆的资料搜集，社联各项工作任务的传达布置等。（三）工作目的1、制度化，精细化，规范化秘书处工作；（1）完毕社联档案管理制度的建立与资料搜集整顿的筹划，逐渐建立起社联档案馆（纸质档案与电子档案），协助新闻中心做好网络建设工作，建立社联社团在秘书处的资料站及本部门博客，予以实用；（2）统一文献格式和公文写作模版，规范文献制作；精确的汇报各部门工作完毕状况，会议问题、考勤以及值班纪律与卫生状况，重在反馈；（3）制定社联办公室管理条例（电话管理制度，卫生评分制度，公章使用制度，例会制度，请假制度，值班制度）；（4）逐渐完善社联内部考核制度，新增部门评比制度，评比部门之星及优秀部门；2、加强并完善资源（无论是人力还是物力）的合理配置与整合。例如把旧资料活用，整合以往重要会议的会议记录，把重点思想措施整顿成册，合理建立好档案馆供社团社联查阅，提供沟通材料。在深入理解了社联各部门新的职能后，整合各往届规章制度，确定新的符合社联实际的规章制度；3、把握，协调社联内部关系，社联与社团关系。深入理解社联各部门的职能，通过各项活动或是工作，加强与社联各部门之间的联络，培养组员的团体精神；协调部门与部门之间，部门与主席团之间的关系，以增进社联工作友好稳定、优质高效；4、建设部门文化，创立高效且友好的工作气氛；5、逐渐制作秘书处工作手册（此项可包括在社团工作手册里，属于长期目的）。（四）10-上学期工作流程暑期1、09-学生社团联合会年鉴；2、10-社联社团重要负责人和干部联络方式；3、筹划社团先进经验汇编构造框架；4、制作各项工作文献模板5、草拟一份部门招新试题9月份（预备工作：列出上年已向社团搜集到的资料和下学期要社团递交的工作材料和总结等资料清单，档案馆工作开展初期按此清单来收取；列出本年要向社团召开的会议清单）1、完毕与上一届部长的交接（工作，情感和生活），办公室的清理和上年多种资料的再整顿，确定社联现存社团资料，做好归档与记录，防止在后来的档案搜集过程中发生反复；2、编制学生社团联合会09-下学期工作简报，整顿汇总之前编制的所有工作简报，归档管理（以月为单位编撰工作简报）；3、记录社联各部长，干事无课状况，安排值班，做好招新工作人事安排，筹办及开展新部长会议（理清工作思绪）；4、10-度第一次学生社团会面大会（把握总体发展方向，重点和目的，再详细筹划招新工作）；5、协助主席团制定湖北经济学院学生社团联合会10-上学期工作要点；6、学生社团资格审核答辩会有关工作，搜集各社团上交给团务建设部的年度工作计划和工作总结；7、进行各学生社团本年登记注册、注销工作；8、制作通讯录（社联，社团，其他学生组织，校团委）供社联社团使用；9、完善修改多种制度和确定本部门工作实质和程序（因事设职，因职择人），招新计划（确定人员需求量，招新原则和措施），部门干事培训计划（按职能规定）的制定，（部分）宣传招新工作；10、对学生社团联合会档案馆建立前期工作的跟进。10月份1、开始招新工作，确定新干事，列出名单并公告；2、10-学生社团联合会全体组员会面大会有关工作；3、更新通讯录，记录社联组员无课状况，开展干事平常工作培训工作，重新安排社联各部门值班，办公室卫生等工作，探索部门评优鼓励方案；4、继续各学生社团本年登记注册、注销工作；5、与财务部查对各社团会员名单；6、对本部干事进行思想教育和常规工作的培训，配合协助人力资源部开展干事培训及团建团支部考核和组织文化建设等有关工作；7、开展与其他部门的联谊交流活动，提高干事积极性，增进部门间的交流，体现集体友好气氛。11月份1、深入加强部门内部培训，探索档案馆数据库的建立；2、第七届“秋之韵”学生社团活动巡礼有关工作；3、筹办及定期召开会长沙龙与常务委员会会议，做好会议记录汇总，总结提炼会议内容精髓整顿成小册子供以借阅；4、社联干部换届大会有关工作。12月份1、秋之韵材料汇总归档；2、部门对本学期工作进行总结与下学期工作做出计划；3、召开本学期最终一次社团大会；4、对本学期社团各项档案资料的搜集，本部门的工作材料（选择性的）和从其他部门搜集汇编出的资料进行归档，及时做好档案目录更新；5、鼓励各学生社团对本学期社团工作进行总结，并由此修订下学期对社团工作方面的计划；6、总结一学期的工作，发扬长处，分析局限性，做好计划，以迎接新学期的工作。（五）工作重点（主观讲述社联秘书处工作上的重点和急需改善之处）秘书处负责社团联合会的文秘工作，包括做好会议记录、工作证件、资料注册、协助各工作职责部门制定各部门规章制度、拟订会议告知、安排会议时间和地点、搜集编制各学生社团的工作简报等。秘书处应重点做好如下工作：1、每学期指导各学生社团做好学生社团工作。学生社团的注册，新一届重要负责人的资料登记工作，指导各学生社团做好工作计划和活动计划，协助主席团拟订各类工作文献和筹划各类工作材料以及整顿各学生社团活动的方案，做好社团联合会各项会议的安排、告知、准备和记录以及记录保留，信息反馈工作；2、制定一整套完整的档案管理制度（搜集，借用与管理），做好社联和各学生社团的档案搜集管理工作（各学生社团每学期的“学生社团学期工作档案”、每年的“学生社团基本档案”、编制社联社团会史（参照我校新编的校史）；社联人事、活动、计划总结等有关资料），对既有的资料进行分类整顿，资料形成过程做到“日清”“周理”“月结”“年汇”；3、健全社联内部管理制度，对社联办公室事务进行管理，协调社联各部门关系，协助主席团进行工作安排，以及负责对社联各部门工作进行监督、协助。及时向主席团反馈各部门工作平常出现的问题、提出提议；4、着重部门人才培训，为社联发展储备后续力量。不仅是从干事能力上加以锻炼提高，思想上同样重视。时常与干事沟通，理解其发展动态，通过多种形式加以鼓励，让干事理解社联发展动态，提高思想高度，让其感觉在从事自己的事业，培养归属感；5、加强与社团的交流。会长沙龙，常务委员会以及平时其他与社团负责人的交流都是很好的沟通渠道，要把握好加以运用，再次基础上可将此类某些会议活动的积极权交给社团，让社团来发起，来组织，来协调，来总结，刺激社团积极性，变被动为积极。6、规范部门各项工作。会议安排记录，资料整顿，文献格式处理，沟通礼仪等等。（六）有关秘书处某些重点工作的想法1、文献档案处理针对以往秘书处存在的文献格式排版混乱，文献寄存杂乱，缺失，档案资料搜集不及时，不全面到位和整顿混乱等问题，我的想法是：（1）除了对正式公文（如红头文献和工作简报等）的模板进行规定外，对平常工作常波及到的文献（会议记录，工作要点，出勤记录，请假条）的格式制定规范原则，必要时再做更改，原值班登记表，值班签到表和卫生评分表所有用秘书处统一制作的值班记录簿替代，值班记录簿每部门一份，从秘书处领；值班签到与卫生评分簿只需要秘书处有；（2）清理档案柜里的资料，除了常到用的之外，在完毕社团注册/销登记后把有价值的社团的某些资料和大型活动的整套方案资料逐渐往档案馆转移，办公桌上文献盒两周往档案柜里整顿一次，防止文献资料堆积杂乱；（3）有关档案馆建立。A.完毕档案馆各项管理制度的制定后进行资料清点，整合秘书处，团务建设部，活动管理部，人力资源部和新闻中心这五个部门现存的有关档案馆建立所需的社团的材料，整顿完毕后列出目录（清单），在此基础上再确定要向社团获取的材料目录表，最终对社团发放开展档案馆建立工作的告知，告知社团他们在平常工作活动中应当保留好的材料（同理对社联各部门），将近期末再进行材料汇总；B.档案材料的波及面.社联：人事档案+社联的建设与发展档案+工作成果汇报档案；社团：人事档案+活动档案+社团的建设及发展档案；C.档案的搜集.之前的资料可从各社团（部门）直接入手，或从社联网上查找，但材料应当很难完整。因此从目前开始档案材料就要注意从我们平常的各项工作中不停去搜集整顿汇总，平常工作材料月结+期结+届结（或阶段性总结，这也许比较符合社团），专题工作或活动档案就项结等，详细档案管理工作方案在档案馆管理制度中予以详细阐明。（相对于秘书处的其他工作来说，档案馆的建立也许会比较艰苦，由于要波及到诸多方面，会需要社联各部门甚至各个社团的理解与支持，会花大量的人力且工作持续时间长，因此这项工作尤其能锻炼人。它的价值会在我们长期且一丝不苟的坚持中凸现出来。）2、干事的培训除人力资源部的培训外，秘书处内部对干事有两次培训，六个月一次（特殊状况也许会增长），第一次培训是在上学期10月份，工作基本技能培训（如Word,Excel,Powerpoint等计算机培训）在大家都基本熟悉掌握了本部门工作技能的基础上，加强干事的对部门，对社联，对社团工作的认识，加强干事对其他部门工作的熟悉程度，引导干事思索工作背后的价值、意义，清晰社联大局工作的轮廓，扩大思想建设，加强与干事的沟通交流，多多关怀干事成长。第二次培训是从下学期三月份开始，持续两个月，在熟悉各部门工作后，想通过设置轮值部长或成立负责小组，分管秘书处有关事务，例如：常务组、专题组、协调组等等方式来加强大家的全面思索能力，筹划安排工作的能力和团体协作能力，提高部门总体发展水平与思想高度，培养部门凝聚力与战斗力，为社联发展储备人才。3、社联与社团的沟通加强社联与社团的交流，探索以