某物业体系文件控制细则5篇

Word版本，下载可自由编辑某物业体系文件控制细则5篇某物业体系文件控制细则

1.目的

规范体系文件管理，确保管理体系文件的有效性和适宜性。

2.范围

适用于XXXX物业总公司及所属子(分)公司。

3.方法和过程控制

3.1总则

通过对公司各种管理的过程、管理的要求、管理的人员、管理人员的职责、实施管理的方法以及实施管理所需要的资源进行描述，形成公司文件化的体系，即为公司体系文件。

3.2体系文件作用

1)描述公司的管理体系;

2)为跨职能群体提供信息;

3)向员工传达公司对质量的承诺;

4)有助于员工了解公司内的职能;

5)有助于员工和公司相互理解;

6)为工作业绩的期望提供根据;

7)说明要实现具体的要求应如何行事;

8)提供具体要求已被满足的客观证据。

9)提供清晰、高效的运作框架。

10)提供新员工培训及在职员工定期再培训基础;

11)为公司内的秩序和平衡提供基础;

12)以文件化过程为基础的操作具有一致性;

13)为持续改进提供基础;

14)在形成文件的体系基础上，为顾客提供信心;

15)向相关方证明公司的能力;

16)对供方的要求形成清楚的框架;

17)为管理体系审核提供依据;

18)为评价管理体系的有效性及持续适宜性提供基础。

3.3体系文件结构

3.3.1根据文件的编写机构和使用功能将公司整个管理体系文件分成三级，即物业总公司所建立的文件为一级文件，各子(分)在物业总公司文件的总体框架下所编制的文件为二级文件，各部门(包括子分公司)根据所属员工的具体工作内容而编写的"岗位工作说明书'为三级文件。

3.3.2考虑到公司大多一线员工的文化素质都普遍低下，对于大量的成册文件理解起来十分不易，且需要大量的时间来作培训，所以建立一套简单、易懂的"岗位工作说明书'类文件显得十分有用。

3.4体系文件编号

3.4.1一级文件编号：

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3.4.2二级文件编号：

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3.4.3三级文件编号：

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3.4.4记录编号：在原文件编号的末端加"-F□'，其中F代表记录、□代表质量记录的顺利号。

3.5体系文件的编写及审核

3.5.1要求：满足公司物业服务、环境活动过程的需要，并具有可操作性和协调性。

3.5.2体系文件编写前的准备

制定"体系文件编制计划'，经总经理审批后具体实施。

清理

1)清理现有文件：综合管理部门应根据"体系文件编制计划'组织相关人员对现有的执行文件进行清理、归纳。

2)分析现有文件的正确性与充分性：综合管理部门指定专人应对清理、归纳后的文件进行分析，有效的评估是否满足公司现有物业服务过程和法律法规的需要;

3)列出需补充、修改的文件目录清单，并形成可行性报告交公司总经理。

落实编写职责

1)落实补充、修改、整理、加工文件的责任;

2)明确工作的要求;

3)落实文件审核人员的责任和要求。

.-物业经理人

协调和可操作性审核

1)文件使用部门或人员进行审核;

2)文件管理人员进行审核;

3)负责人进行审核。

3.5.3体系文件的编写及审核

一级文件由总公司综合管理部组织编制，总公司各职能部门负责职责范围内文件的编写工作;一级文件经分管领导审核、总经理批准后颁发执行。

二级文件由各子(分)公司综合管理部门在一级文件的总体框架下组织编制，所属公司各部门负责职责范围内文件的编写工作;二级文件经子(分)公司总经理批准后，报总公司综合管理部备案。

三级文件由业务主管组织编制，经分管领导或部门负责人批准后，报所属公司综合管理部备案。子(分)公司总经理批准执行。

3.6分发、更改、使用、保存、回收、废止及评审须按《体系文件管理办法》执行。

4.附则

4.1本办法由总公司综合管理部负责解释。

4.2本办法自2023年3月1日起生效施行。

篇2：天津万科物业管理有限公司程序文件—体系文件控制程序

天津万科物业管理有限公司程序文件--体系文件控制程序

1.目的

为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。

2.范围

适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和控制。

3.职责

3.1相关部门/岗位职责

部门/岗位工作内容频次/时间

总经理审批《质量手册》2个工作日

管理者代表审核《质量手册》、审批程序文件、作业指导书和《体系文件下发明细》2个工作日

品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文件下发明细》，审批质量记录表格5个工作日

管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文件编制/更改申请

负责保管本管理处/部门领用的体系文件2个工作日

持续

品质管理部保管体系文件正本及培训

检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行情况5个工作日内

及时

各部门对本部门员工进行培训及文件控制、执行文件发放后7个工作日内培训

3.2文件编制、更改、审核、审批权限

文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限

质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理

程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理

体系文件下发明细品质部人员品质部人员品质部经理管理者代表

注：

1、审核、审批人不得与编制/更改人相同，但审核、审批人可为同一人;

2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格，须由管理者代表审核和审批。

4.方法和过程控制

4.1重要说明：为进一步明确质量管理体系文件的受控状态，受控章在文件左上角的为体系文件正本，受控章在文件右上角的为体系文件副本。授控章由品质管理部统一控制管理

4.2体系文件的版本控制

4.2.1未经修改的文件版本号为"A/0'，修改一次版本号升为"A/1'，当版本号从"A/9'升级时，则升为"B/0'，依此类推。当对体系文件进行全面修改时，即使修改次数未达到9次，版本也要全面改版(如从AB、BC)。

4.2.2文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至"A/9',则该页再次修改升级时，文件全部页的版本号升为"B/0'。

4.2.3若文件更改后增加或减少页数，则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。

4.3体系文件的编制、更改

4.3.1文件的编制和更改需按《体系文件控制细则》规定的格式和编号方法进行。

4.3.2动议编制/更改文件需填写《文件编制/更改申请表》，经管理处/部门负责人确认后，报品质管理部。集中编制/更改时可只填写一个编制/更改申请表，经管理者代表审批。

4.3.3体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。

4.4体系文件的分发

4.4.1新编或更改的体系文件，由品质管理部加盖红色"受控'印章后，填写《文件发放签收表》，按《体系文件下发明细》分发给相关部门(零星编制或修改的质量记录表格可通过内部邮件系统发送到各部门，不须填写《文件发放签收表》，作废表格不须交回品质管理部)。

4.4.2各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将旧文件加盖"作废'章后送交品质管理部。品质管理部负责对各部门作废体系文件进行抽查。作废文件正本由品质管理部保存至少三年。

4.4.3新部门成立时，应及时到品质管理部申请领取体系文件。

4.4.4各管理处/部门因现场悬挂等原因需增加持有体系文件时,需填写《文件发放签收表》,经品质管理部经理批准后领取。

4.5体系文件的培训

4.5.1新编或更改的体系文件发放后，品质管理部须对各部门相关业务块主办以上人员及相关人员进行培训(零星更改的表格除外)。

4.5.2新编或更改的体系文件执行前，管理处/部门应将所有新增或更改的文件内容对相关岗位人员进行培训。

4.5.3新管理处/部门成立后，品质管理部须对全体人员进行培训、考核。

4.6体系文件的作废处理

4.6.1作废文件均须加盖作废章。如发现文件名、编号均相同的文件,应以最近生效日期或最高版本号区别新旧文件。

4.6.2如文件不适用需取消，须填写《文件编制/更改申请表》，按原审批程序报批后报废。

4.7体系文件的查阅、借阅

4.7.1非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特殊情况需经管理者代表批准。

4.7.2查阅的体系文件不得带离办公区域。借阅须填写《文件借阅登记表》，经管理处/部门经理或其授权人批准，并不得带离本管理处/部门管理服务区域。如有污损或遗失，须报部门经理处理，并向品质管理部申请补发。

4.7.3隔夜借出须管理处/部门经理批准，外借时间最长不得超过3天。

4.8体系文件的保管和保密

4.8.1管理处/部门经理负责本管理处/部门保管体系文件，并对结果负责。

4.8.2依据《体系文件下发明细》的文件接受人负责对相应体系文件进行保管。

4.8.3任何人不得复印、泄露体系文件，不得擅自携带体系文件外出。

4.8.4体系文件发生丢失和短缺时，除追究责任外，重新办理领用手续，品质部在补发文件上给予新分发号，并注明原文件分发号作废，并将作废文件的分发号通知相关部门/管理处。

5.支持性文件

TJVKWY4.2.3-Z01-01《体系文件控制细则》

6.质量记录表格

TJVKWY4.2.3-Z01-F1《文件编制/更改申请表》

篇3：万科物业管体系文件控制细则

1.目的为体系文件编写格式及编码方法提供指引

2.范围适用于公司质量管理体系文件控制

3.方法和过程控制3.1文件格式

3.1.1质量手册表头格式(宋体，小四、加黑)

天津万科物业管理有限公司质量手册编号

名称章节版本第页共页

编制更改审核批准生效期

3.1.2程序文件表头格式(宋体，小四、加黑)

天津万科物业管理有限公司程序文件编号

名称版本第页共页

编制更改审核批准生效期

3.1.3作业指导文件表头格式(宋体，小四、加黑)

天津万科物业管理有限公司作业指导文件编号

名称版本第页共页

编制更改审核批准生效期

3.1.4程序文件和作业指导文件内容格式

1.目的--阐述编制该文件的作用

2.范围--指明该文件适用的部门或领域

3.职责--明确在该活动或过程中相关人员或部门的职责

4.定义--对文件中不好理解或容易产生歧义的名词术语给予解释(可删减)

5.方法和过程控制--对过程中各环节的先后顺序、相互作用及控制方法进行详细阐述

6.支持性文件--在该文件实施中涉及到的其它文件(可删减)

7.质量记录表格--在该文件实施中需要用到的记录表格(可删减)

3.1.5文件内容格式

文件内容使用宋体小四号字体，行间距为固定值22磅

3.1.6表格格式

天津万科物业管理有限公司(宋体，五号)

表格名称(宋体、二号、加黑)

编号：版本：生效期：(宋体、小四、加黑)

注：

1.体系文件中表格本身超过1页的，须在表格的正下方标明页码和页数，第二页起可不加表头。

2.电脑中填写时应避免表格延伸到下一页。增加附页应在原表格相应栏目中标明"见附页'，在附页的表格名称后标明"(附页)'二字，并标明页码。

3.如仅仅是增加行数而导致表格页数增加，第二页起可不加表头。但有栏目的须在第一行列明栏目名称，并在表格正下方标明页码和页数。

3.2编码规则

3.2.1质量手册编码规则

TJVKWY-QM

固定号码,质量手册英文缩写

固定号码,天津万科物业管理有限公司缩写

3.2.2程序文件编码规则

TJVKWY***-YYY

该要素该类程序文件顺序号,按01、02...顺序编号

文件类别代码(职能类Z，客户关系K，安全管

理A，工程管理G，环境管理H)

GB/T19001-2000/ISO9001：2000对应条款号

同3.2.1

3.2.3作业指导文件编码规则

A.通用类作业指导文件编码规则

TJVKWY***-YYY-ZZ

该程序文件下作业指导文件顺序号,按01、02...顺

序编号

同3.2.2

B.管理处个性作业指导文件编码规则

a.工程管理类

TJVKWY***-YYY-ZZzz

管理处各类设备作业指导文件顺序号从"1'起顺推

设备分类代码(0供配电,1给排水,2消防,3电梯,

4空调，5电讯，6安防，7维修工具，8其他类公共设施，9房屋本体及附属设施)

部门(城花CH，都花DH，新城*C，美树MS，水晶城SJ，新增部门由品质管理部确定)

同3.2.2

b.其它类

TJVKWY***-YYY-ZZzz

部门该类作业指导文件顺序号从"01'起顺推

同3.2.3Ba

同3.2.2

3.2.4表格编码规则

A：程序文件下的表格

TJVKWY***-YYY-F*

该文件中的表格顺序号,按1、2...顺序编号

表格固定代码,以大写英文字母F表示

同3.2.2

B：一般作业指导文件下的表格

TJVKWY***-YYY-ZZ-F*

该文件中的表格顺序号,按1、2...顺序编号

表格固定代码,以大写英文字母F表示

同3.2.3A

同3.2.2

C:管理处个性化作业指导文件下的表格

TJVKWY***-YYY-ZZzz-F*

该文件中的表格顺序号,按1、2...顺序编号

表格固定代码,以大写英文字母F表示

同3.2.3B

同3.2.2

篇4：天津万科物业管体系文件控制细则

1.目的为体系文件编写格式及编码方法提供指引

2.范围适用于公司质量管理体系文件控制

3.方法和过程控制3.1文件格式

3.1.1质量手册表头格式(宋体，小四、加黑)

天津万科物业管理有限公司质量手册编号

名称章节版本第页共页

编制更改审核批准生效期

3.1.2程序文件表头格式(宋体，小四、加黑)

天津万科物业管理有限公司程序文件编号

名称版本第页共页

编制更改审核批准生效期

3.1.3作业指导文件表头格式(宋体，小四、加黑)

天津万科物业管理有限公司作业指导文件编号

名称版本第页共页

编制更改审核批准生效期

3.1.4程序文件和作业指导文件内容格式

1.目的--阐述编制该文件的作用

2.范围--指明该文件适用的部门或领域

3.职责--明确在该活动或过程中相关人员或部门的职责

4.定义--对文件中不好理解或容易产生歧义的名词术语给予解释(可删减)

5.方法和过程控制--对过程中各环节的先后顺序、相互作用及控制方法进行详细阐述

6.支持性文件--在该文件实施中涉及到的其它文件(可删减)

7.质量记录表格--在该文件实施中需要用到的记录表格(可删减)

3.1.5文件内容格式

文件内容使用宋体小四号字体，行间距为固定值22磅

3.1.6表格格式

篇5：物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序

物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序

1.0目的

证明产品满足规定要求的程度以及质量体系有效运行的证据。

2.0适用范围

适用于服务质量记录、质量体系运行记录以及分承包方的质量记录。

3.0职责

各部门负责标识、收集、编目、归档、存贮、保管、处理本部门的质量记录。

4.0工作程序

4.1证实质量体系有效运行的所有记录都要进行标识、收集、编目、归档、存贮、保管及处理。

4.1.1分供方提供的记录也应纳入管理范围。

4.1.2各部门对接口部门提供的记录也应纳入管理范围。

5.2质量记录的载体可以是书面的，也可以是磁带、磁盘、胶片、照片以及硬拷贝、电子媒体等。

5.3各部门要根据自