公文写作步骤与操作

企业公文讲座专题二

公文写作步骤与操作

四川大学公共管理学院杨戎教授主要内容一、写作第一步——交拟二、确立主旨三、选择材料四、安排结构五、草拟审核公文应注意的几个规那么六、发文的审核与签发

写作准备撰拟文稿修改定稿交拟安排结构审核确立主旨草拟文稿签发〔会议批准〕确定文种复核选择材料公文语言缮印确定表达方式盖印、签署发出

公文写作步骤一、写作第一步——交拟交拟：即领导人向文件撰稿者交代以下事项：1．为什么写〔目的、背景〕；2．主要写什么〔主要观点、意见、方法；领导思路，对文稿框架的大体设想〕；3．该怎样写〔写作要求:包括文种、起草方式、撰稿时间和程序、提供必要参考资料〕

二、确立主旨〔一〕涵义〔1〕写作目的、意图和主张;〔2〕主要内容〔短小公文仅此〕;〔二〕作用在文稿构思写作中起着纲领作用。〔三〕要求(1)正确(2)鲜明(3)集中〔四〕确立主旨一般以论点句的形式出现，准确、鲜明、深刻、简练。

〔五〕公文主旨的显示方式〔综合使用〕1.标题点旨公文式三要素标题：发文机关——事由〔Subject〕——文种第一,显示主旨〔点明行文目的主要内容〕?某公司关于解决XX经费问题的请示??凉山州人民政府关于我州连续遭受大暴雨、泥石流灾害的情况报告?；第二,点明文件内容涉及范围2.开门见旨通知、报告、通告正文常用此法3.篇末点旨:一般正式公文少用，其他公务文书，如工作研究、市场预测报告、调查报告等可用。4.照应显旨：首尾照应。5.要处揭旨：在内容重大转换处揭示主旨，“立片言以居要，乃一篇之警策〞。6.小标题显旨：主旨分解，用小标题〔段旨句、条旨句〕显示，一线贯穿。三、选择材料

1.涵义

2.选材要求确凿切题典型新颖

3.材料处理方法

(1)类化法(案例报告)

(2)筛选法

(3)浓缩法(压缩材料去粗取精)

(4)截取法四、安排结构

〔一〕涵义即是公文的谋篇布局.〔二〕法定公文正文结构的总要求是以标准程式结构为根底，辅之以段式结构、层次(逻辑)结构和文面结构等形式的综合运用。总要求：层次清晰、段落清楚、主次恰当、详略适宜、开头简洁、结尾明确、过渡自然、照应紧密。

〔三〕公文结构的根本内容

1.标题(通常有四种形式)(1)公文式标题发文机关—事由—文种国家测绘局关于北京P公司制作销售非法导航电子地图事件的通报国家经委印发?关于贯彻〈中华人民共和国优质产品奖励条例〉的补充规定?的通知四川××药业股份关于在2021年××省基层医卫生机构根本药物集中采购中对××系列产品进行分组议价的请示(2)新闻式标题单标题?药品销售中回扣现象严重?；双标题?艰苦的拼搏丰硕的成果——XX2021年工作总结?(3)四项式标题发文机关—时限—事由—文种?XX公司2021年某某工作要点??XX市公司2021年内训工作总结?(4)标准性文件标题施行范围—事由-文种?上海XX股份董事会章程??河北省城乡规划监督管理文书格式的规定??党政机关公文处理工作条例??某公司办公电脑管理与使用方法?【补充】公文标题拟制中常见问题

1.

表示事由的用词涵盖范围太宽或太窄补充企业流动资金的通知——补充企业资金的通知向灾区捐赠物质的通知——向灾区捐赠衣物的通知

2.文种使用存在的问题案例缺少文种对外正式行文使用非法定文种文种重叠\生造\错用\混用文种作为公文标题

3.用语不标准〔1〕搭配不当?XX关于坚决制止和清理公路两侧违章建筑物的通知??XX关于开展会计工作标准化技术考核制度的通知?〔2〕语序不当?XX关于组织青少年支援甘肃采集树种的通知?〔3〕成分残缺?XX关于切实做好接收安置灾民的通知?——缺宾语〔4〕成分多余?XX关于做好平安生产各项准备工作假设干问题的通知?——完整的述宾词组；?XX关于开展评选XX先进的通知?；〔5〕介词“关于〞“对〞重用；

4.文字欠简洁一般20——30字?XX关于给不顾个人安危与盗窃犯顽强搏斗的XXX同志记功表彰的通报?改为:?XX关于给予XXX同志记功奖励的通报?报请性词语“上报、呈报、申请、请示、请求“与相关文种重用5.批转转发性公文标题的简化(1)省略:省去中间环节，尽量直转而防止层层转发(2)压缩:压缩介词“关于〞和重叠文种

(3)摘要:?XX科技集团公司第四研究院转发XX科技集团公司转发国防科工委关于航天四院XXXX工程的批复的通知?——?XX科技集团公司第四研究院转发航天四院XXXX工程批复文件的通知??国务院办公厅转发人事部财政部关于调整机关、事业单位工作人员工资标准和增加离退休人员离退休费三个实施方案的通知?6.公文标题中的标点符号的正确使用〔1〕公文标题一般不用标点符号,但以下情况应该使用:法律、法规、书刊名称用书名号；某些表示特定意义的缩略语、专用词语用引号；须加注释或补充词语的地方使用括号。〔2〕可以不用标点符号的情况：XX关于印发XX院2005年质量工作要点的通知关于下发XX院2005年质量监督实施方案的通知

【补充】

撰写简洁明了的公文的要点

主语与宾语清楚：二者之间的距离越近，文章越简洁有力。〔单句〕呈现具有视觉效果的内容〔人工语言：图表类、照片、插图〕。以文献作为说服他人的依据〔引用方式，简化注释方式用夹注；充分利用附件〕。条列式撰写：不仅是美观，而是简明的公文的最正确表现方式，将重点逐一列出，注意作好归纳工作。注意序号标准。防止模棱两可的措辞：如“住在市中心的职员以及特约人员务必提出报告〞可有几种理解。防止错误的表现方式：“以后懊悔也来不及了〞；“我的公司是位在城东的公司〞。正确使用标点符号——有国家标准。有效使用连接词：越少越好，是撰文的根本原那么。先从结论写起。事实与个人意见要划分清楚。正确使用表示区间的用语〔界限阈〕〔未满、超过、以外、以上、以下、之前、之后〕准确使用公文用语，如“遗憾的是，尽管…也无法到达本公司的要求〞；“很难得、如蒙……〞。

2.开头〔1〕写明本文主旨确立的途径来自于机关单位领导：经研究决定……来自于工作实践：最近……来自于党和国家以及上级文件和贯彻落实有关会议精神：文件名称和文号、会议名称及主题〔2〕公文开头常见形式——开门见山，简洁为佳

1.说明根据:根据\按照\遵照：根据……文件精神，现将XX报告如下：2.直陈目的:为了\为3.交代原因:鉴于厅机关机构变动,现对XX领导小组成员进行调整……4.概述情况：简明扼要按时间顺序或事件开展介绍5.引述来文：答复性公文的开头需要先引来文标题，后引发文字号6.说明态度〔说明观点〕：针对转发性公务文书或有关事项、会议说明态度，作出评价，提出看法和要求。〔3〕公文开头常见问题分析开头不简【案例】XX关于XX单位工会委员会委员分工的请示XX工会工作委员会：XXXX年X月X日，XX单位召开了第X届会员、职工代表大会，经民主推荐，充分酝酿，采取差额选举方法，无记名投票方式，选举产生了XX单位第X届工会委员会。闭会后，党委书记XXX同志主持召开了第X届工会委员会第一次会议，进行了各委员的分工，并采取举手表决方式，推选XXX同志为第X届工会委员会主席。各位委员分工如下：……评析：无需将整个换届选举情况交代【案例】四川省××科学院关于

开展2021年度院目标绩效考核工作的通知

院属各单位、机关各处室：经研究，院2021年度目标绩效考核工作，定于2021年12月18—19日，在院机关多功能厅集中考核院属各所〔中心〕、处〔室〕2021年度目标绩效任务执行情况，并衔接2021年目标绩效任务。现将有关事宜通知如下。评析：以上内容与下文重复，可以简化为：经研究，我院2021年度目标绩效考核工作定于2021年12月18—19日进行。现将有关事宜通知如下。【案例】XXXX关于在全公司开展“关爱职工〞活动的通知

为认真贯彻公司××会议精神，坚持以人为本，进一步落实群众观点，充分关爱职工，不断调动职工的积极性和创造性，构建和谐企业，促进公司各项任务的全面完成，经公司党委研究决定，在全公司开展“关爱职工〞活动。分析：大帽子太多。可改为为贯彻公司××会议精神,经公司党委研究决定，在全公司开展“关爱职工〞活动。逻辑不严【案例】XX关于调整XX工作领导小组成员的通知

根据院实体化改革的需要，因院机关机构调整，为加强对XX工作的领导，现对XX工作领导小组成员调整如下……评析：这里“院实体化改革〞和“为加强对XX工作的领导〞不是调整XX工作领导小组成员的直接原因，没有内在逻辑关系，应改为：“鉴于院机关机构调整，现对XX工作领导小组成员调整如下〞3.段落段落要求：单一、完整、有序、合理段旨句(条旨句)说明段落中心思想〔一般是段落的第一句或最后一句话〕。支撑句用来描述、解释或强化主题。【案例】一个社会审计报告是关于公司表现的报告〔段旨句〕这样的报告可以公司自己写或由外部组织来写。许多公司在他们的年报上发布他们的社会审计结果。再有，审计报告还描述工作环境的平安、工作平等和工程合理。〔支撑句〕4.层次〔意义段〕

〔1〕纵向结构按时间或事理、内容深化的过程，常见三种情况：直叙〔连贯〕式：按事情发生时间或开展经过表达事物的过程性。如内容单纯、叙事性强、时间性强的调查报告、事故报告、批评表彰通报等。【案例】某公司关于

“4.12〞汽车相撞事故的报告事故发生经过，抢救乘客、财产及现场处理情况↓造成的损失统计↓事故原因、责任↓善后工作及采取的平安措施递进式：按事理内在联系和逻辑开展顺序，或对于事物的认识过程来安排层次，每层之间是纵深关系。请示、报告、总结、方案、会议纪要常用此形式。叙事——说理——结论提出问题——分析问题——解决问题重点在结论或解决问题局部。因果式:按先果后因——按先因后果——〔2〕横向结构按照事物空间位置的变换,或材料的性质或内容特点的不同来排列的层次。并列〔简单例举〕式将全文内容分成假设干层次，并列分条列项。一般条文式标准性文件、合同、综合性总结、报告、方案等公文常用此结构。

【案例】某单位关于环保检查工作的报告一、领导重视，各方配合，检查力量组织落实二、广泛宣传，重视舆论，强化全员环保意识三、重点突出，方法得当，检查工作不搞形式四、政策逗硬，奖惩清楚，树立样板促优扶劣五、建章立制，综合治理，推动环境保护工作总分式先总后分，或先分后总，全文眉目清楚，条文辐射式展开，表达领属关系或整体与局部的关系。如通知、会议纪要、工作总结、综合性报告等常用此结构。

〔3〕纵横综合结构

【案例】某市人民政府关于

严厉打击加工销售注水猪肉非法行为的通知提出问题：当前加工、销售注水猪肉不法行为十分猖獗

↓

加工、销售注水猪肉不法行为危害极大↓↓↓分析问题：侵害群众利益

破坏川猪声誉

扰乱市场秩序

解决问题：采取有力措施坚决打击……的不法行为

↓↓↓↓

加强领导

综合治理

舆论监督

严禁加工……

等7项措施↓公务文书文面层次(文面结构类型)篇段合一式分段〔两段、三段、多段〕式条文式〔章断条连〕总分条文式分部式贯穿式〔如礼仪性文书〕5.结尾

常用表达文种要求的公文专用语〔1〕自然式：意尽文止。〔2〕号召式：讲话稿〔3〕祈使式：〔4〕强调式：对文中阐述的措施、意见提出具体落实意见。〔5〕总结式：综上所述……〔6〕补充说明式：生效时间、细那么制定、有关文件的关系等的说明等。【补充】国外总结的文件写作结构时间顺序——突出事件开展脉络分类结构——关注事件范围问题〔时机〕——行动——结果问答形式视觉设计书撑式的“不〞附带备选方案的“不〞圆滑的“不〞直接的“不〞〔后面4种用来说“不〞或者传递坏消息〕规定：引用公文应领先引标题，后引发文字号。如在一份公文中屡次引用同份公文，先完整引用，再注明简称.【案例】根据国务院的通知精神根据?国务院关于……通知?精神根据〔国发〔2006〕ｘ号〕精神根据?国务院关于……的通知?〔国发〔2006〕ｘ号〕精神根据?国务院关于……的通知?〔国发〔2006〕ｘ号，以下简称?通知?〕精神

五、草拟审核公文应注意的几个规那么

第一个规那么：引用公文的规那么引用:领导指示:确定是否正式传达，可以使用附件引出，不能随便说。

【案例】2006年×××市长因市场平安等原因曾指示市政府有关部门屡次与我单位协调××市场业态调整问题，建议我单位将该市场迁至三环路以外。【案例】我公司已将调整公司所属局部区域控制性规划用途的请示报省、市政府，并得到了省、市政府领导的批示和支持。第二个规那么：标注附件的规那么公文附件分为:主体性\补充说明性\支撑性附件规定:附件的序号和名称前后标识要一致，使得效力一致。如附件与公文正文不能一起装订，那么在附件左上角第1行顶格处标注公文的发文字号并在其后标识附件〔或带序号〕第三个规那么：标注联系方式的规那么规定：请示应当在附注处注明联系人的姓名和；通知、函等公文，联系方式书写的位置无规定，可灵活。第四个规那么：运用数字的规那么问题：1.汉字和阿拉伯数字混用；2.不了解数字运用的规那么。【案例】会议定于十月六日,上午8:30-12时,下午2:30-5时召开。【案例】一、会议议题：1、宣传?决定?精神；2、领会市委、市政府提出的各项奋斗目标和开展蓝图；数字的正确运用用阿拉伯数字〔1〕表示时间；〔2〕表可以统计的数字。用汉字：层次序数：一、〔一〕1.〔1〕；农历：用汉字；惯用语、缩略语、具修辞色彩的数字：用汉字，如：第三、星期一、九三学社、八五方案、七上八下等临近两个数字连用表示概数用汉字，如：五六十人；用带“几〞的方法表示概数用汉字：五十几个人；1---9的个位数可选择，但应照顾上下文，求得局部体例上的一致.【案例】关