公文处理格式与写作

2023/10/181公文处理工作

于彦彩

一、根本知识二、公文种类三、公文格式四、行文规那么五、公文写作一、根本知识公文是什么？公文即公务文书。?条例?规定，“党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和标准体式的文书；“是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。〞2023/10/183工作遵循?党政机关公文处理工作条例??党政机关公文格式?国家标准主要内容公文种类、公文格式、行文规那么公文拟制、公文办理、公文管理公文的分类狭义公文即法定性公文，特指?条例?规定的15种党政机关公文。广义公文涵盖通用公文和专用公文。通用公文除法定性公文外，还包括方案、总结、建议、汇报、调查报告、简报、讲话等。专用公文指司法公文、外交公文、统计公文等2023/10/185公文的分类按行文方向，分为上行文、平行文、下行文按公文来源，分为发文、收文按涉密程度，分密级公文、内部公文和公开公文按内在属性，分为领导指导性公文〔命令、决定、决议、通知、通报、批复、纪要〕、呈报性公文〔请示、报告、议案〕、公布性公文〔公告、通告、公报〕、商洽性公文〔函〕按办理要求，分为办件〔请示〕、阅件〔报告〕2023/10/186四个根本原那么1.实事求是原那么(1)发文要立足实际〔确有必要〕(2)拟文要切合实际〔简洁可行〕(3)办文要结合实际〔准确到位〕2.准确标准原那么(1)把好质量关〔严谨细致〕(2)把好程序关〔符合标准〕(3)把好出口和入口关〔坚持标准〕3.精简高效原那么(1)精简就是要少发文、发短文(短、实、新文风)(2)高效就是公文处理要迅速及时(急件急办，特件特办)4.平安保密原那么(1)思想上高度重视(2)制度上标准健全(3)运转上严格管理2023/10/18公文种类简称文种，?条例?规定党政机关公文共15个文种。决议、公报较少用，议案、令有特定适用主体，公告、通告媒体发布或张贴发布，批复印送范围有限常用的有：意见、决定、通知、通报、请示、报告、纪要、函8个二、公文种类2021年6月26日12文种的作用说明行文主体〔包括发文和受文主体，明确行文方向，如请示报告为上行文〕反映行文客体〔行文针对的事物，决议客体为重要工作或事项，纪要为会议情况〕概括行文内容〔包括行文目的和行文效力等，即要到达什么效果和约束力〕2023/10/1813〔1〕决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。注意：一是必须是经过会议集体讨论和表决通过；二是针对重大问题；三是具有长期效力。例如：?中国共产党中央委员会关于建国以来党的假设干历史问题的决议?

〔2〕决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

注意：一是适用范围广，党政机关、企事业单位和其他组织团体都可使用。二是既可决策部署重大事项，也可奖惩具体人员或作出具体事项决定。

例如：?中共中央关于全面深化改革假设干重大问题的决定?2023/10/18142023/10/1815〔3〕命令〔令〕适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。注意：一是只能具有法定职能和权限的行政机关及其法定代表作出，党的机关不使用。二是具有强制执行力。例如：?青海省人民政府关于保护生态环境实行禁牧的命令?

〔4〕公报适用于公布重要决定或者重大事项注意：一是公报内容应是党内外、国内外关注的重大事项或重要决定。二是内容简洁概括。三是通过新闻媒体迅速及时面向社会公开。例如：?中国共产党四川省第十届委员会第五次全体会议公报??中美联合公报?2023/10/18162023/10/1817〔5〕公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。注意：一是公告限于权力机关、行政机关以及被授权的部门使用。二是通过新闻媒体公开发布。例如：?四川省人民政府办公厅关于取消、下放省级部门行政审批事项的公告?

〔6〕通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项注意：一是适用范围较广泛，既可告知政策规定，也可告知具体工作或事务。二是内容通俗易懂，让人知晓或共同遵守例如：?四川省住房和城乡建设厅关于建设类企业行政许可审批决定的通告?2023/10/1818〔7〕意见用于对重要问题提出见解和处理方法。注意：一是主要用于下行文，发布重大决策或就某一重要问题提出见解和处理意见。二是政策性较强，对工作进行政策指导和标准。三是内容较宏观，为执行机关留出一定自主权。例如：?中共四川省委、四川省人民政府关于加快推进四川天府新区建设的指导意见?2023/10/18192023/10/1820〔8〕通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。注意：一是使用频率最高、适用范围最广。二是可以用来印发、转发、批转其他党内法规和非法定公文，如印发方法、规那么、规定、总结、要点、方案等等。三是一般一事一通知，内容明确具体，表述简洁准确。例如：?四川省财政厅关于印发〈四川省省直机关差旅费管理方法〉的通知?〔9〕通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、告知重要情况。注意：一是发文主体意图明确，或表扬鼓励，或警示教育，或告知情况，或参考借鉴。二是时效性要求较高，距离事情发生时间应较短。例如：?中共四川省委、四川省人民政府关于表扬四川省优秀教师的通报?2023/10/1821〔10〕报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。注意：一是对象特定，为下级机关向有领导关系或指导关系的上级机关报告情况。二是语言以陈述为主，不使用祈使性、决断性语言，不得在报告中夹带请示事项。例如：?中共**省委关于2021年全面深化改革工作情况的报告?2023/10/18222023/10/1823〔11〕请示适用于向上级机关请求指示、批准注意：一是行文对象特定，为下级机关向有领导或指导关系的上级机关请示，对有关职能部门请示其主管权限内事项也可用请示。二是分为不知道怎么办“请求指示〞，知道怎么办“请求批准〞两种。三是受文机关有答复义务。例如：?中共**省委关于开展烈士纪念活动的请示?〔12〕批复用于答复下级机关的请示事项注意：一是为上级机关对下级机关来文请示所作答复，一定是有来才有复。二是只有一个受文主体，一文一答。三是对请示事项一般只作原那么性、结论性答复，语言简明、篇幅简短。例如：?中共四川省委关于同意召开中国共产党XX市第五次代表大会的批复?2023/10/1824〔13〕议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。注意：一是特定用于各级人民政府向同级人民代表大会或其常务委员会，报请审议其职责权限范围内事项。二是必须按照规定的时间、范围和程序提出。例如：?四川省人民政府关于提请废止〈四川省外商投资企业劳动管理条例〉的议案?2023/10/18252023/10/182614.函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复事项等。注意：一是没有上下级关系〔平行关系或不相隶属关系〕的机关间使用。二是多用于商洽工作，也可用于请求批准事项以及答复〔函与复函对应〕。三是语言的平等性。例如：?中共四川省委办公厅关于**部党组党的群众路线教育实践活动征求意见的复函?15.纪要适用于记载会议主要情况和议定事项注意：一是如实概括记载会议情况和议定事项。二是必须经与会人员讨论后达成共识，具有决议的性质〔形成纪要稿后应征求参会单位和领导意见。三是可以印发参会单位和其他相关单位，但不能代替决议和有关行政执法文书。例如：?关于推进**供水一期工程工程的议事纪要?2023/10/1827近似文种辨析(1)决定与决议相同：对重大问题的处理或重要工作事项的决策不同：一是决议用于重大决策事项，决定除此外

还用于奖惩有关单位、人员或变更、撤销有关事项。二是决议必须经会议集体讨论并表决通过，

决定可会议通过或领导签发。

近似文种辨析(2)决定与命令(令)相同：作出指示的下行文不同：一是命令主体需具有法律赋予的相应权限。二是命令发文受文主体有隶属或管理关系。三是命令涉及特定具体事务；决定除此外还有普遍事务。四是命令高度简洁只表达发文意志和要求；

决定除此外还阐述道理和执行要求。

近似文种辨析(3)公报与公告相同：通过新闻媒体公开宣布、告知重要事项不同：一是公报党政机关均可使用；公告行政

机关使用。二是公报公布重要会议或重大事项内容；

公告宣布法定事项或重大消息。三是语言上公告比公报更简要。

近似文种辨析(4)公告与通告相同：通过新闻媒体或特定场合张贴告知事项不同：一是公揭发文主体为行政机关及被授权机关；通告各级机关、单位均可。二是公告面向国内外社会各界；通告面向一定范围。三是公告是需社会周知的重要事项或法定事项；通告是某一领域或方面应遵守或周知事项。

近似文种辨析(5)通知与通告相同：告知一定事项不同：一是通知在特定范围告知；通告公开告知二是通知为印发文件；通告为特定场合张

贴或新闻媒体公布。三是通知要求受文对象执行；通告为告知

或遵守规定。四是通知要求主动执行；通报是被动遵守近似文种辨析(6)通知与通报相同：告知一定事项不同：一是通知侧重提出工作意见和要求；通报侧重告诉情况，可提或不提要求二是通知可批转、转发、印发公文；

通报不可以。近似文种辨析(7)请示与报告相同：都是向上级机关反映情况不同：一是请示提出请求事项，请上级答复

报告陈述情况，请上级阅知。二是请示必须事前报；报告一般事后也可事前事中报。三是发文效力不同。请示须答复。近似文种辨析(8)决定、命令(令)、通报相同：三者都可表彰先进；决定与通报还可批评、惩戒错误过失。不同：一是命令(令)发文机关须具法定权限。二是命令(令)表彰级别高，对重大突出成绩

授予荣誉称号；决定次之，主要用于命名性表彰；通报又次之，对某一业务或工作表彰

文种使用的常见问题(1)缺少文种。正式公文要有文种(2)使用非法定文种。一是使用15个文种外的总结、要点、方案、答复、汇报、方案等做文种二是重叠使用文种，如“意见报告〞，“请示函〞，“请示报告〞文种使用的常见问题(3)混用或错用文种。一是该用“函〞却用“请示〞；二是该用“请示〞却用“报告〞；三是对近似文种选择不当。三、公文格式公文格式范畴(1)公文格式的18个要素及其位置(2)承载公文的介质，如纸张开本、规格、印刷、装订等要求(3)公文文字、数字、外文使用标准18个要素及其位置版头6个〔首页红色线上〕：份号，密级和保密期限，紧急程度，发文机关标志，发文字号，签发人主体9个〔首页红色线和末页红色线之间〕：标题，主送机关，正文，附件说明，发文机关署名，成文日期，印章，附注，附件版记2个〔末页红色线下〕：抄送机关，印发机关和印发日期版心外1个：页码版头局部份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。常见问题：一是涉密文件不标注份号；二是数字不按规定标注〔一般6位数，3至6位均可〕；三是标注位置不标准〔应在左上角〕。2023/10/1841版头局部密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限，涉密公文应当根据内容涉密程度分别标注“绝密〞“机密〞“秘密〞和保密期限。常见问题：一是随意定密。不该定密的定密，该定密的不定密；定密过高或过低，保密期限过短或过长；二是标注不标准〔应在份号下〕。2023/10/1842版头局部紧急程度。公文的送达和办理时限要求。紧急公文应当分别标注“特急〞“加急〞，电报应当分别标注“特提〞“特急〞“加急〞“平急〞。——“特提〞是指须即刻办理的事项；——“特急〞是指须2日内办理的事项；——“加急〞是指须4日内办理的事项；——“平急〞是指须6日内办理的事项。2023/10/1843版头局部发文机关标志。由发文机关全称或标准化简称加“文件〞二字组成，也可使用发文机关全称或标准化简称。联合行文时，可并用联合发文机关名称，也可单独用主办机关名称。常见问题：一是版头与署名或印章不一致〔可用简称或全称〕；二是版头不标准〔如使用已取消的加括号文种形式〕。2023/10/1844版头局部发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。常见问题：一是发文代字概括不准确〔如过长、不庄重、党政不分、字号过多〕；二是标注不标准或位置不正确〔上行文居左，与最后一个签发人姓名处于同一行〕。2023/10/1845版头局部签发人。上行文应当标注签发人姓名。常见问题：一是上行文不标注签发人；二是联合行文没标全或标注位置不正确〔两个错误例如〕。姓名应为楷体。2023/10/1846主体局部标题。由发文机关名称、事由和文种组成。常见问题：一是断行不准确〔应保持词义相对完整，不能出现长方形或沙漏形〕；二是错用标点符号〔只可使用书名号和引号，行政机关一般不用标点符号〕。2023/10/1847主体局部常见问题：一是没有顶格编排；二是主送机关间标点符号使用不标准〔同级同类机关间应用顿号，同级不同类机关间应用逗号，以冒号结尾〕；三是名称过多导致首页不能显示正文时，没有将名称移至版记。主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、标准化简称或者同类型机关统称。2023/10/1848主体局部常见问题：一是首页不显示正文；二是自然段之间距离过宽；三是层次序号使用不标准，正确例如：“一、〞“〔一〕〞“1.〞“〔1〕〞。首个盖章页一般应同时显示正文、发文机关署名和盖章。正文。公文的主体，用来表述公文的内容。2023/10/1849主体局部常见问题：一是有附件却没有附件说明；二是标注位置不正确〔正文下空一行左空两字，回行时应与上一行附件名称首字对齐〕；三是标注方法不正确〔附件顺序号应为阿拉伯数字，如附件：1.附件名称后不应标注标点符号〕。附件说明。公文附件的名称和顺序号。2023/10/1850主体局部常见问题：一是没有署名〔?条例?规定盖章或不盖章的公文都要署名，不能只盖章不署名〕；二是与标题中发文机关不一致；三是联合行文没有署全。发文机关署名。署发文机关全称或者标准化简称。2023/10/1851主体局部常见问题：一是没有使用阿拉伯数字；二是没有使用领导最后签发日期〔局部会议通过事项和电报除外〕；三是没有区分盖章和不盖章的位置〔盖章的，成文日期右空四字，以成文日期为准居中编排发文机关署名〕。成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。2023/10/1852主体局部常见问题：一是上行文没有盖章〔上行文必须盖章，普发下行文可盖可不盖，电报首页盖发电章〕；二是联合行文盖章不全；三是印章与发文机关标志不符；四是盖章位置不标准〔上边缘应距正文一行之内，下边缘压成文日期，印章之间不能相交或相切〕。印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可不加盖印章。2023/10/1853公文加盖印章的样式2023/10/1854主体局部常见问题：一是位置或格式不标准〔左空2字加圆括号标注在成文日期下一行，不能在版记上一行〕；二是内容杂乱〔请示件只需注明主办机关的联系人及联系方式〕。附注。主要标明公文的发布层次、印发传达范围等需要说明的事项。请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。2023/10/1855主体局部附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。常见问题：一是没有与正文装订在一起〔确实无法一起装订时，应在附件的左上角顶格标注“发文字号+附件+附件顺序号〕；二是标题与附件说明不一致。2023/10/1856版记局部抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。应当使用机关全称、标准化简称或者同类型机关统称。常见问题：一是将请示性公文抄送给下级机关；二是给上级机关仍然使用“抄报〞而不用“抄送〞；三是标点符号不标准〔同级同类机关间应该用顿号，不同级或不同类机关间应该用逗号，末尾用句号〕。2023/10/1857版记局部印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。常见问题：一是把成文日期当印发日期〔应为送印日期〕；二是标注不标准，如印发机关和印发日期没写全或没写“印发〞；三是增加额外内容，如校对人、审核人、内局部送人员姓名或印制份数及存档等内容。2023/10/1858版心外局部页码。公文页数顺序号。常见问题：一是附件页码单独标注；二是页码标注不标准，如标注在版心内或居中标，或不左双右单标，或版记前有空页时在版记处标页码。2023/10/1859包含全部要素的首页样式2023/10/1860包含全部要素的尾页样式四、行文规那么〔一〕行文规那么是什么？行文规那么，是指机关行文中必须遵循的规定和原那么〔能否行文，选什么文头和字号，用什么文种〕。

根据隶属关系和职权范围明确行文方向，选择恰当行文方式。〔二〕行文总规那么1.行文应当确有必要。意指行文理由、依据要充分，行文条件要成熟，工作确需，不发不行2.讲求实效〔针对性和可操作性〕要能切实解决问题、有效推开工作〔二〕行文总规那么3.隶属关系和职权范围定行文关系行文关系决定行文方向(1)领导关系，如省委与市委(2)指导关系，如省委宣传部与市委宣传部由此派生上行文〔主要使用请示，报告〕下行文〔决定，意见，通知，通报，命令，批复，纪要〕〔二〕行文总规那么(3)平行关系，同一组织系统的同级机关，如省委宣传部与省委政法委(4)不相隶属关系，非同一组织系统的任何机关单位间，如省委组织部与市民政局

由此派生平行文，多用函接洽。平行单位依职权可相互行文，还可用函请求批准和答复〔二〕行文总规那么4.行文方式(1)逐级行文。仅向直接上级机关或直接下级机关行文(2)多级行文。省委将文件发至市(州)和县(市、区)。下级机关遇紧急突发情况向直接上级机关和更高一级上级机关同时报文(3)越级行文。因特殊原因越过直接上级机关向更高一级机关直至中央行文〔三〕向上级机关行文规那么1.原那么上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级和同级机关，不抄送下级机关。

主送1家为了明确主办机关责任，防止推诿、扯皮。抄送便于同时了解。特殊情况或跨系统工作，需同时请示两个上级机关的，可联合行文送两个上级机关党委、政府可联合行文报上级党委、政府〔三〕向上级机关行文规那么2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

对部门报文权限的规定。重大事项：涉及全局性的工作部署、重要政策的制定、重要人事安排、特殊敏感事项等〔三〕向上级机关行文规那么3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。

责权相适应，标准中间转关行文行为，发挥职能作用，提出参考性意见供上级机关参考，防止不作为。〔三〕向上级机关行文规那么4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

一文一事，即一件公文只请示一个事项，且请示的事项要具体，有利于审核、办理和答复。常见问题：(1)报告中夹带请示事项或以建议提出请示事项;(2)一件请示文中包含多个请示事项;(3)请示事项模糊不具体。〔三〕向上级机关行文规那么4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(1)遇到不符合报文规定或违反行文规那么的请示件，可作退文处理〔要求重新报送〕(2)向上级报送请示应留联系人及号，附必要背景材料、情况说明等。〔三〕向上级机关行文规那么5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

(1)行文应当机关对机关。公务行为一般不宜以个人名义报送。(2)直接交办事项为领导明确需报送本人事项，落实领导批示办理不属直接交办范畴〔三〕向上级机关行文规那么6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

受双重领导的机关，如纪检监察机关等，抄送是为了沟通、通报情况，为上级机关决策和实施领导提供依据。〔四〕向下级机关行文规那么1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(1)受理机关为负责贯彻执行、办理公文和应当知晓公文内容的机关。(2)抄送应确有必要。下级党委、政府重要行文抄送上级党委、政府，部门重要行文抄送同级党委、政府。〔四〕向下级机关行文规那么2.党委、政府的办公厅〔室〕根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。

(1)标准向下级党委、政府行文的规那么。(2)未经授权提出指令性要求，是违反组织程序和行文规那么的，受文机关可拒绝执行.〔四〕向下级机关行文规那么3.需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

减少政府发文总量。行政机关某些事项需经政府审批的，可在报经政府审批同意后，在文中注明经政府同意自行发文。〔四〕向下级机关行文规那么4.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

(1)标准上级党委、政府部门向下级党委、政府的相关部门行文的规那么。(2)可使用相应的文种下发业务工作规划、标准、部署、任务等。如遇超越部门职权范围的事项，应联合其他相关部门行文，重要的需报请本级党委、政府行文。〔四〕向下级机关行文规那么5.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或撤销

3个环节控制协商一致：一是起草调研环节需召集座谈会研究讨论形成共识；二是形成初稿后书面征求相关部门意见；三是审核环节需重点审核相关部门书面反响意见，确保意见一致。如不一致需返回协调〔四〕向下级机关行文规那么6.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

与向上行文第6款照应，目的是使领导机关间、上下级机关间及时沟通情况，以便开展工作、防止决策失误。〔五〕其他行文规那么1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。

(1)标准联合行文的规那么。(2)明确了联合行文的条件〔同级〕和不得联合行文的情形〔各自职权范围内事〕〔五〕其他行文规那么2.联合行文具体条件(1)各联署机关行政层级相当;(2)有共同管理或业务关联的事项(3)联合行文应当确有必要，不宜过多;(4)可以同级党委、政府，同级党委、政府的部门，也可党委、政府与上级党委、政府的部门，或党委、政府部门与军事机关部门、群团、事业单位等(5)主办机关排在前面，其他单位按顺序排〔五〕其他行文规那么3.党委、政府部门依据职权可以相互行文

(1)标准部门之间相互行文的规那么。(2)党委、政府部门在职权范围内可相互发布、传达要求周知或执行