公文写作知识培训

202X公文写作知识培训一、公文的特点和格式什么叫公文？公文全称公务文书。适用于党政单位、人民团体、企事业单位。在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。参加过公务员考试的都知道，这部分也是《行测》中必考内容，在日常工作中大多数企业也有严格的要求。公文特点一：种类繁多根据《党政单位公文处理工作条例》规定，公文种类包括：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15种。企业中常见的有通知、通报、请示、函、纪要等。公文特点二：有流向一般有上行文、下行文、平行文。上行文，下级单位对上级领导单位的行文。平行文，平级单位或不隶属单位间行文。下行文，上级单位向属下的单位行文。常见流向分别有，请示（上）、报告（上）、函（平）、批复（下）、通知（下）。请示：每天处理日常工作，普通人都用得到的“请示”类型。比如分公司向总部进行事宜申请批准的时候，常用《xxxx关于xx事项的请示》。通知：如果你是某个部门的综合或者秘书，经常需要起草《关于印发xxx的通知》，面向部门或者更多人。函：函一般是比较正式的类型，一般不是很重大的事情没有必要出函，但是一旦使用函了，表示非常重视某个项目，某个事件，需要对方引起重视，对方完成后也会回一个回函。比如某个企业《关于xxxxx的函》。二、公文格式公文格式通常是固定的，根据国家机关关于公文的格式规定来执行。正文格式如下：标题：

一、标题（三号黑体）（一）标题（三号楷体）1.标题（3号仿宋_GB2312）（1）标题（3号仿宋_GB2312）接着下来的若干层级都是3号仿宋_GB2312。正文字体：3号仿宋_GB2312，正文行距：一般固定值为27磅。正文中表格内字体为5号宋体，表格行距固定值15磅。二、企业对内对外经常使用的公文类型1.报告报告一般是下级单位向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位询问时所使用的一种陈述性公文。常见内容：

工作报告、情况报告、答复报告等。【基本框架】陈述基本情况——指明存在的问题——提出解决的对策;是什么——为什么——怎么办;背景与内涵——重要性与必要性——重要举措;目的——理由——打算。2.请示请示是“适用于向上级单位请求指示、批准”的公文类型。请示按内容、用途可以分为三种主要类型：求示性请示，求准性请示，求转性请示。请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否，请指示”、“当否，请批复”、“以上意见如可行(或如无不妥)，请批转有关单位执行”等。注意事项：务必一事一文、避免多头请示、不可越级请示、勿与报告混淆【基本框架】请示理由——事项——要求;是什么——为什么——怎么办;背景——目的——措施。3.通知通知是把需要知悉和遵照执行的事项、情况、要求告知、晓示特定对象的公文文种，适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。关键点：缘由、执行事项、执行要求。【基本框架】告知对象——告知事项——原因理由——落实要求。4.通报通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的文种。主要作用在于学习其他地区、单位、个人的经验，推动工作发展;吸取教训，防止类似问题的发生;了解情况，促进工作顺利开展。通报按用途分为三种：表彰性通报、批评性通报、情况通报。通报的主体为四部分：事由、分析判断、决定与措施、要求。【基本框架】事情原由——处理情况——经验教训总结——落实或预防要求

5.函适用范围：上下级之间、平行或不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的文种。其突出特点是多为平行文，用于同级单位之间、不同系统的单位之间公文往来。函，本质是一种书信，既有书信的一般特点，又要遵循公文的格式和规范性要求。注意事项：主送单位只能有一个、一事一函、缘由+事项+结束语+联系方式。【基本框架】是什么——为什么——怎么办;背景——理由——要求。

6.纪要会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的文种。纪要中记载的安排部署工作、解决和处理问题的思路、方案、措施的内容，属于对策范畴。与会议记录不同的是，记录往往属于原始记录，对内容未加提炼加工，而纪要则须主旨突出、层次清楚，体式更加严格规范。注意事项：根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内容。简明扼要，只记要点，是法定行政公文。在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。【基本框架】是什么——为什么——怎么办;背景——理由——措施——要求。7.批复是用于答复下级单位请示事项的文书。在实践中也有许多行文关系不当、错用文种的例子，主要表现在同级单位之间、上级政府所属部门与下级政府之间，本为同级关系，应用“函”而用了“批复”。基本框架：是什么——为什么——怎么办;背景理由——答复指示——工作要求。8.意见意见是用于对重要问题提出见解和处理办法的文种，其内容主体为对策。作为上行文，可用于向上级单位报请批转或转发有关事项;作为下行文，可用于领导单位或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。以下行文即提出解决问题的对策措施的情况居多。意见的标题由发文单位、事由和文种组成。意见正文的基本结构：由引言、主体和结尾三部分。【基本框架】是什么——为什么——怎么办;是什么——为什么——怎么办——怎么样(要达到什么要求);背景与目的(重要性、必要性)——工作举措——工作要求;背景与现状——必要性或原因理由——工作要求;目的——理由——安排——要求。三、公文中经常发生的错误易错点1：语言重复、啰嗦

经公司领导批准同意2017年5月25日-31日下午18:45工作人员24小时夜以继日轮班作业易错点2：词序、语序不当

关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，限期要求解决。岷江航电工程是乐山市委、市政府及广大市民备受关注的大型市政工程。易错点3：公文用语口语化

贵公司10号文关于要买汽车的请示已经收到了，内容完全知晓。本项工作经过咱们大家的共同努力……易错点4：语法错误

我公司于9月30日召开表彰先进个人集体大会，董事长和其他公司领导同志出席了这次会议。易错点5：逻辑混乱

总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9折。2016年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次。易错点6：称谓问题2017年3月14日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司蒋勇副总主持召开合作方案讨论会。参加会议的有天安公司行政部、财务部、清华设计院、森达工贸有限公司。易错点7：公文用语不当我们的请示已送去一个多月，你们为什么迟不予批复？四、其他须注意的地方1.关于附件，序号文件名不能有标点符号。正文附件排序与系统排序一致。2.打印存档，如果你是专门秘书的话，最好打印存档以便查阅。3.发文备注紧急程度。特急件，自文件印发日起，文件内容落实时间为2个工作日。急件，文件内容落实时间为5个工作日。不标注，超过5个工作日。如果公司有额外的规定可以另外说明。

函函是指不相隶属的两个单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。函是一种平行文，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行单位之间行文，而且可以在不相隶属的单位之间行文，其中包括上级单位或者下级单位行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属两个单位之间相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级单位询问具体事项，还可以用于上级单位答复下级单位的询问或请求批准事项，以及上级单位催办下级单位有关事宜，如要求下级单位函报报表、材料、统计数字等。一、函的特点

（一）沟通性函对于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。（二）灵活性表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级单位的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，可以不编发文字号，甚至可以不拟标题。（三）单一性函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。二、函的作用

“函”有下列三方面的作用：(一)相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导(二)询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于单位离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。(三)向有关主管部门请求批准。如《民政部关于请安排每年生产三百辆矿山专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的。函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。2000年国务院发布的《国家行政单位公文处理办法》(以下简称《办法》)规定，“函，适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。这说明，除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。国务院办公厅《关于实施<国家行政单位公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》在阐述“函的效力”时强调指出：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发单位权限决定的法定效力。”例子：国务院办公厅就宁波海关的行政级别问题答复浙江省人民政府和海关总署时，用的就是函的形式：

国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅(局)级直属海关问题的复函国办函〔2002〕31号浙江省人民政府、海关总署：浙江省人民政府《关于宁波海关升格为正厅级直属海关的请示》(浙政〔2001〕27号)收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下：同意宁波海关升格为正厅(局)级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制。其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。国务院办公厅二〇〇二年四月十八日这份重要的文件，虽然以“函”的形式出现，但实质上具有法定效力，浙江省人民政府、海关总署均应按此执行。所以，那些把“函”只作为一般书信对待的做法，认为“函”不如其他公文文种有权威的想法，都应该得到纠正。三、函的分类

函可以从不同角度分类：（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于单位与单位之间正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上单位名称、成文时间并加盖公章即可。（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知函，催办函，邀请函、律师函、告知函、请示答复函，转办函，催办函，报送材料函等等。四、函的结构

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要包括规范性公函的结构、内容和写法三个方面。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部主要包括标题、主送单位两个项目内容。1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文单位名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。2、主送单位。即受文并办理来函事项的单位单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。（二）正文其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。（三）结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。（四）结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运