泛海物业档案管理手册样本

档案管理手册前言档案是历史真实记录，是公司发展过程见证。为保证公司档案资源真实、完整、有效，使档案资源更好地服务于公司改革与发展，现根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实行办法》等关于法律、法规和制度，坚持系统性、实用性、可操作性原则，针对公司档案工作现状，着眼于公司将来发展，编制了《档案管理手册》（如下简称“《手册》”）。《手册》由“机构设立与职责”、“档案分类方案”和“档案管理制度”三某些构成，其中“档案管理制度”涉及“文献归档管理制度”、“公司档案寻常保管制度”、“会计档案管理制度”、“声像档案管理制度”、“信用档案管理制度”和“电子档案管理制度”。三某些全面简介了档案工作内容、工作办法、操作技能等，直接指引公司档案工作实践。《手册》中所称“公司”指泛海物业管理有限公司。《手册》中所称“所属各单位”指公司所属子公司、分公司、在京管理处、会所《手册》合用于公司总部及各所属单位。所属各单位参照本《手册》制定本单位档案管理制度。二〇一二年二月

目录TOC\o"1-2"\h\z\u第一某些档案机构设立与职责 1第二某些档案分类方案 4第三某些档案管理制度 23文献归档管理制度 23公司档案寻常保管制度 35会计档案管理制度 40声像档案管理制度 48信用档案管理制度 53电子档案管理制度 57第一某些档案机构设立与职责总则第一条公司依照物业管理行业特点及公司运营管理模式，按照“统一领导、分级管理”原则，积极搭建档案管理体系，形成公司和所属各单位齐抓共管工作格局。档案机构设立及岗位管理职责第二条档案管理机构设立（一）公司总经理是档案管理最后领导人；公司行政管理部为执行机构，重要负责公司档案管理，并对所属各单位档案管理工作进行指引、监督和检查。（二）档案室是集中保管公司档案馆藏机构，是公司所有档案最后保管地。公司总部和所属各单位必要配备档案室，部门配备专用档案柜。（三）公司配备公司级档案管理员，同步兼任公司总部单位档案管理员，统筹公司总部及所属各单位档案管理工作；所属各单位配备单位档案管理员，统筹管理所在单位档案工作，负责接受、收集、整顿、保管和提供运用各类档案。各部门按需求配备部门级档案管理员，自行保管档案部门必要配有部门档案员，负责部门档案管理工作。（三）所属各单位档案管理分为三个阶段。第一阶段：由部门档案员保管，在项目发生、档案产生时，第一时间交部门档案员保管，将档案进行初步整顿，保证第一时间产生档案不流失。第二阶段：由公司档案员在本单位保管，各部门、项目依照档案重要限度和移送期限，将档案分类、分批送交档案室。第三阶段：定期向公司行政管理部移送（详细条款见《公司档案寻常保管制度》第五章《档案移送》）。第三条公司及所属各单位档案员职责（一）认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作法律法规及关于政策。制定档案工作筹划，进行工作总结，并对总部各部门、所属各单位档案管理工作进行指引、监督、检查。（二）负责对所在单位各部门各类档案接受、分类、编制检索工具，进行科学系统管理，有权回绝接受不符合归档规定档案，有权规定关于部门或所属各单位按原则重新收集齐全完整。（三）对档案进行保管、登记、记录和定期清查工作。所属各单位档案员每月对单位档案进行自查，将详细状况以文字形式上报公司行政管理部；公司档案员每年对所属各单位档案管理工作进行抽检，对不符合规定及时提出整治意见并跟进整治状况。（四）对重要档案进行整顿立卷。（五）按照集团规定，建立统一格式公司档案台帐，规范全公司档案台账系统，所属各单位档案员须将每年档案台帐上报至公司行政管理部备案。（六）公司及单位档案员积极配合人力部门和财务部门档案管理工作，做好整体档案衔接。（七）提供档案运用服务，并对档案室资源进行开发运用，编写大事记与专项，更好发挥档案价值，体现公司历程与风采。（八）对档案室馆藏进行补充和完善，如设立分类表、增长新项目、修订目录等。（九）积极开展档案知识宣传工作，增强全体人员档案意识。对保管期限已满档案进行鉴定并负责向主管领导报告解决意见。（十）组织部门档案员进行业务学习和业务培训。（十一）树立和加强保密观念，做好文献、资料，档案保密、保管工作。第四条公司各部门、所属各单位部门档案员职责（一）部门档案员负责本部门档案工作，承担本部门文献、资料、图纸和实物档案形成、积累、保管、整顿、立卷归档工作，工程资料应随工程进度同步收集、整顿并按关于规定向单位档案员移送，保证归档文献材料完整、精确、系统。（二）依照部门不同各类文献形成特性，及时制定案卷类目，合理分类存储，便于平时运用和立卷归档。（三）积极接受单位档案员业务指引和监督检查，并按规定期间向公司档案员移送。归档案卷要做到：组卷合理，编码页号精确，目录填写清晰，案卷标题简要扼要。（四）财务部门、人力部门档案员负责该专项档案管理工作。（五）人事部门档案员负责人事档案收转，及时将收集人事档案材料转递至员工档案存储地。（六）积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守秘密法》，注意文献材料安全和保密工作。第二某些档案分类方案档案分类原则第一条档案分类原则是以公司所有档案为对象，根据公司管理职能，结合档案构成内容及其形成特点，保持档案之间有机联系，既能满足档案分类管理需求，又可适应此后发展需要，具备一定包容性和延伸性，便于科学管理和开发运用。第二条为了便于管理运用，本方案只设到二级类目。二级及如下类目可依照实际自行调节。类目设立及标记符号第三条依照管理职能及公司档案实际状况，我司档案分类设立六个一级类目。即：党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类、物业管理类、会计档案类。有些档案难以归入如下大类，可依照实际需要增设一级类目。第四条类号：类号是指类目的记符号。用以表达类目在分类体系中位置和排列顺序。类目级位表达上下位从属关系。党群工作类A行政人事管理类B经营管理类C品质管理类D物业管理类E会计档案类F第五条分类二级及二级如下类目采用阿拉伯数字数字标记，并采用八分法编号，即从1.2...8，八位数字表达前八个类目，第九类目则在9背面扩展，第九类目用91，第十类目用92…依此类推，直至第十六类目用98结束。档案分类办法及编号排列第六条编号是用来标记档案一组代码，具备唯一性，档号不得重复。档案编号普通编写在案卷封面和脊背上，在编号时，英文字母与阿拉伯数字之间不用隔开。阿拉伯数字标记类目层次中间用间隔号“．”隔离开，分类号与时间、案卷号中间用间隔号“-”隔离开。第七条党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类分别按“专项—年度”进行分类，一种年度一种案卷流水号。第八条为了保持项目完整性，依照物业管理特点，特规定将基本管理类、房屋管理及维修养护类、共用设施设备管理类、保安、消防车辆管理类、环境卫生管理类、绿化管理类、精神文明建设类、管理效益类作为物业管理类二级类目。物业管理类三级类目按物业管理项目设立。第九条会计档案类二级类目按文献形式（名称）设立。按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按会计凭证、会计账簿、财务报告及其她等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度/月份顺序排列。第十条声像档案、信用档案及电子档案等其她非纸质形式档案，其形成和反映内容、作用与纸质档案有不可分割联系，普通不单独设立类目，可视其内容特性在区别载体形式前提下，同纸质档案相应分类编号，按类别顺序排架。考虑其载体形式和保管规定不同，应分柜保管。声像档案、信用档案、电子档案采用按类别区别代号大流水编号，按类别分别排架办法，声像档案代号为“S”，信用档案代号为“X”，电子档案代号为“D”。第十一条档号示意：一、公司总部档号示意：例：F01-.01-04第四卷1月一级类目（会计档案）二级类目(会计凭证)二、分公司档号示意：例：民生金融中心行政部1月第四卷档号如下MS-B01.02-.01-04第四卷1月一级类目（行政类）二级（公司来文）单位代码第十二条案卷排架（一）党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类，分别按大类、年度、专项排架，即把同一大类案卷一方面按年度分排。（二）物业管理类按大类、年度、项目（一种项目、一种年度、一种专项）排架。对于分阶段和项目更新、改造、维护、维修中形成归档文献材料，采用预留空位方式保持项目档案完整、系统。（三）会计档案按会计凭证、会计账簿、会计报表、其她分别进行排架。档案分类、归档范畴与保管期限表一级类目名称(代号)二级类目名称(代号)基本范畴保管期限A党群工作类01党群综合党群综合公司关于党组织、工会工作形成请示、报告、告知、决定永或长B行政人事管理类01行政工作01公司历史编制工作历史沿革、基本状况简介、大事记、年鉴及编制永久02公司来文1、公司来文、内部签报三年03公司发文2、公司发文、工作联系函、（红头文献）三年04会议材料1、年度工作会议全套材料三年2、召开重要专业会议成套材料（需要执行）3、周工作例会形成文献材料及会议记录、纪要等4、综合性和专业会议文献材料5、公司内部各部门、各子公司会议纪要05公司综合性事务工作1、年度综合性、专项性规划、方案、筹划、总结、报告、告知（重要）永久2、内部联系单、传阅文献三年3、参加社会活动形成长或短4、重要信访材料永久5、车辆、会议、出差等行政类规章制度长或短02机构设立与人力资源机构设立与人事任免材料1.公司成立、合并、撤销、公司变改名称、性质、迁址等材料永久2.公司制定劳动人事方面规章制度、筹划、总结、告知、决定等长或短3.机构设立、人员编制方面文献材料长期4.公司员工任免与招聘、升降、奖惩永久5.员工招聘录取、辞退等长或短人力资源管理1.劳动工资筹划、总结、报表、工资调节、改革方案等永或长2.员工教诲、培训名单、合同、教材等培训方面文献材料永或长3.公司员工工资、晋级、调资、转正等长或短4.记录报表、员工名册、劳动合同永或长C经营管理类01经营决策公司管理1、公司重大战略性经营决策、公司改革发展规划、方针目的管理（年度、长远）永久2、经营工作会议全套材料长期02综合管理综合工作1、公司注册登记、营业执照、资质级别申报、审查资料、法人授权委托书、公司整顿和升级等资料永久2、公司社会信誉记载资料永久3、管理体系、认证资料、证书等永或长4、奖励证书（重要/普通）长或短5、公司经营产生各类证照永或长03股证业务股证业务1、公司章程，三会议事规则，专门委员会实行细则，股证业务有关制度等永或长2、董事会（专门委员会）、监事会会议文献材料及会议记录、决策及其她有关永久3、股东大会文献材料及会议记录、决策及其她有关永久4、报送监管机构文献及重要复函原件永或长5、监管机构及证券交易所重要批复文献永或长6、公司定期报告永或长7、投资关系管理关于资料，公司与投资者交流记录长或短8、公司股权变动文献永久高管资料1、基本资料，身份证复印件、声明与承诺等永久2、高管考核文献永久资本运作1、非公开发行文献存档永或长2、公司债涉及上报、评级文献永或长公文董事会、监事会公文、红头文献永久合同对外订立合同原件（股证事务有关）永久其她资料泛海物业简讯等长或短04审计管理审计管理1.公司审计工作筹划、报告、总结、决定、办法、报表、会议纪录与纪要等永或长2.本公司专项审计告知、报告、决定、评价书、调查与证明等材料永或长3.财务监督、财务审计永或长4.对所属公司重要成员进行经济责任和资产经营审计永或长5.工程造价管理永或长05案件管理案件管理1、公司涉诉案件报告、总结等文献永或长2、备案、起诉、开庭、上诉等有关材料永或长3、委托代理合同及授权文献永或长4、法律意见书、代理意见和证据材料永或长5、判决书、裁定书、调解书、判决书等司法文书永或长06筹划筹划1、公司中长期筹划、年度筹划永久2、关于筹划工作管理长或短07财务管理财务管理1.财务管理制度、规定、办法、告知永或长2.财务管理筹划、总结、报表永或长3.流动资金核定永或长4.固定资产新增、报废、调拨永或长5.专项资金提取、分派永或长资金管理1、成本核算、经济活动分析等长或短2、工程款清欠工作形成文献材料长期价格管理关于价格管理、各种补贴补贴原则发放文献长期08物资管理物资采购与供应1、招标、调研、定标、采购申请、采购筹划、合格供方管理档案等永久2、与供货单位订立料具、购配件供应合同长期09发展经营物业管理投标物业管理业务投标、管理策划类资料长期D品质管理类01管理体系三标一体管理体系策划、管理体系文献、管理评审等长或短长或短长或短02品质监控内、外部审核管理目的控制、品质监控、目的责任考核、内部审核、外部审核等长或短E物业管理类01基本管理按规划规定建设，住宅及配套设施投入使用建设用地规划允许证建设工程规划允许证规划总平面图、道路规划图、市政设施管网综合规划图、绿地规划图、建筑工程消防验收意见书、人防验收报告、建筑名称核准书等与项目建设关于资料规划变更批准文献临建房屋批准文献竣工备案表项目竣工总平面图单体建筑、构造、设备安装竣工图附属公建配套设施、地下管网工程竣工图设施设备安装、使用和维修保养技术资料各单项工程竣工验收证明材料永久已办理承办查验手续公共区域及共用设施设备承办查验资料业主专属某些分户承办查验资料遗留问题解决记录竣工资料移送记录房屋质量保证书和房屋使用阐明书房屋销售合同及附件样本开发公司向第三方承诺与物业服务关于资料（如销售承诺、设备售后服务资料等）永久由一家物业服务公司实行统一专业化管理物业服务公司营业执照、资质证书永久专项服务单位营业执照、资质证书等复印件专项服务合同满足物业服务合同和安全生产规定专项服务单位选取、监督检查、评审记录短期建设单位在销售房屋前，与选聘物业服务公司订立前期物业服务合同，双方责权利明确1、与建设单位订立前期物业服务合同永久在房屋销售合同订立时，购房人与物业服务公司订立前期物业服务合同，双方责权利明确1、前期物业服务合同或暂时管理规约承诺书永久建立专项维修资金，其管理、使用、续筹符合关于规定专项维修资金缴纳记录（仅合用于住宅项目）专项维修资金使用记录，涉及申请、批准、备案、施工管理及验收记录房屋及设施设备大中修管理规定（仅合用于大厦项目）永久房屋使用手册、装饰装修管理规定及管理规约等各项公众制度房屋使用手册装饰装修管理规定管理规约永久业主委员会按规定程序成立，并按章程履行职责1、业主委员会成立备案资料及履行职责记录永久业主委员会与物业服务公司订立物业服务合同，双方责权利明确1、与业主委员会订立物业服务合同永久物业服务公司制定争创筹划和详细实行方案，并经业主委员会批准公示争创筹划及实行方案专有某些占建筑物总面积1/2以上业主且占总人数1/2以上业主批准证明短期建立健全各项管理制度、各岗位工作原则及应急预案，有贯彻办法及考核办法行政管理制度人事管理制度财务管理制度工程管理制度客户服务管理制度公共秩序管理制度公共环境清洁管理制度园林绿化管理制度节能环保管理制度公众安全及突发事件应急制度安全生产管理制度安全警示标志管理制度短期项目管理人员和专业技术人员持证上岗；员工统一着装，佩带明显标志，工作规范，作风严谨管理人员接受专业培训并获得证书各类专业人员及各专项服务单位操作人员有专业技术岗位证书，涉及消防监控员、电梯维修工、高低压电工、公共卫生从业人员健康检查证明等员工佩戴工牌并对工牌实行管理员工着装整洁，语言、行为规范人事行政管理工作实行筹划、实行记录、考核记录短期应用计算机、智能化设备等当代化管理手段，提高管理效率配备对讲、监控、门禁等不少于3项智能化管理服务设施配备计算机、传真机、网络等办公设备，满足合同规定计算机可实现对客户信息、收费、房屋、设施设备、工作筹划、财务、人事等工作信息化管理长期在收费、财务管理等方面执行关于规定；至少每半年公开一次物业服务费收支状况按合同及有关规定收取各类费用费用收支凭证长期3、物业服务费收支状况每半年公示一次，公示内容符合法规规定及合同商定短期房屋及其共用设施设备等档案资料齐全，分类成册，管理完善，查阅以便一、房屋及设施设备管理资料上年度房屋、设施设备安全检查表房屋完损级别评估记录共用部位及共用设施设备月/年度维修养护筹划共用部位及共用设施设备巡视检查、维修养护记录使用环保、节能材料实行记录有限空间管理记录空置房管理记录二、档案管理资料齐全，分类成册，有目录并查阅以便档案使用管理记录档案保管环境、用品符合档案管理规定短期分户档案、房屋及其配套设施权属清册，查阅以便建立业主分户档案，基本信息齐全共用部位及共用设施设备产权清册永久24小时值班，设立服务电话，接受业主和使用人对物业服务报修、询问、投诉等各类信息收集和反馈，并及时解决，有记录值班表、值班/交班记录公示服务电话，24小时受理客户信息，有解决记录，按月进行记录分析设立客户接待室，有专人负责接待客户来访有客户回访记录，入户维修回访率不低于30%、投诉回访率100%，并按月进行记录分析接待人员使用服务语言，具备专业服务素质物业服务中心公示物业服务公司营业执照、资质证书，服务原则、收费根据和原则、项目负责人照片短期定期进行满意度调查，对合理意见及时整治，满意率达95%以上征询内容应与物业服务合同中商定服务内容相符每年集中进行一次公开物业服务满意度调查，每次问卷率不低于85%满意率达到95%，有记录分析征询成果、整治办法及贯彻状况向业主公示，不少于7天整治办法贯彻状况记录短期贯彻维修服务承诺，维修及时率100%、返修率不高于1%，并有回访记录维修工作单管理规范维修记录与服务承诺相符每月对维修工作单进行记录分析，维修及时率100%，返修率不高于1%回访记录与维修工作单相符短期02房屋管理及维修养护主出入口设有社区平面示意图，重要路口设有路标，组团及幢、单元（门）、户门标号标志明显（仅合用于住宅项目）1、现场符合规定永久大厦、栋号、楼层、房号标志明显，大堂内布置合理并设立引路方向平面图，驻大厦各单位名录标记在大堂内明显位置（仅合用于大厦项目）大厦名称及地名标志齐全楼层各类标志齐全、完好、统一大厦平面图大厦内单位位置指引牌永久无违背规划私搭乱建，无擅自变化房屋用途现象1、物业服务公司无违背规划和擅自变化房屋用途行为，对违规行为进行劝阻、报告有关部门永久房屋外观完好、整洁；外墙饰面、涂料等装饰无脱落、无污渍外墙清洁、完好、无破损、无脱落住宅项目每周对房屋外立面及附着物进行巡视，大厦项目每月对大厦外立面及附着物进行巡视外墙清洗记录短期室外广告牌、霓虹灯等按规定设立，保持整洁统一美观，无安全隐患或破损经主管部门审批，手续齐全室外广告牌、霓虹灯等安装牢固、规范，无安全隐患，有巡视检查记录。存在安全隐患要书面告知，并限期整治对室外广告牌、霓虹灯等设施管理符合合同商定长期阳台封闭统一有序，色调一致；不得安装防盗网、遮阳篷等对防盗网、遮阳篷安装进行监督管理对违背规定行为进行劝阻、报告有关部门，存在安全隐患要书面告知，并限期整治长期空调安装位置统一，冷凝水集中收集，支架无锈蚀对空调安装位置进行监督管理冷凝水统一收集，支架无锈蚀存在安全隐患要书面告知并限期整治长期房屋装饰装修符合规定，禁止拆改房屋承重构造及管线等行为按关于规定办理装修手续，对装修方案进行审核装修管理合同、装修安全管理合同装修人员审核、备案记录告知关于装饰装修禁止行为和注意事项每日巡视检查，对违背关于规定行为进行劝阻、解决、报告有关部门装修查验记录装修管理资料分户存档未发生擅自变动主体和承重构造影响房屋使用安全行为装修施工单位营业执照、资质备案记录消防主管部门批准文献、专业改造设计审批文献（仅合用于大厦项目）永久03共用设施设备管理共用配套设施完好，无随意变化用途1、现场查看符合规划设计，配套设施完好永久共用设施设备运营、使用及维护按规定规定有记录，无事故隐患，专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范设施设备完好无损设施设备台帐，便于查阅永久绝缘、计量用品清单，按规定检测各专业岗位人员配备方案年度设施设备维修养护筹划运营记录齐全，内容满足合同、规范规定设施设备标志管理符合规范，统一、完整，满足安全运营需要能源定期监控、记录、分析，节能办法贯彻到位设施设备巡检、运营、维修养护记录设施设备安全检查、评估记录排班、交接班记录操作运营分级检查记录记录定期进行记录分析、归档突发事件应急物资专业岗位配备符合合同、行业操作规定，现场操作人员持证件上岗弱电、避雷等安全系统运营正常设备机房有防小动物、防火等安全办法；张贴设备系统图、应急预案流程图、特种作业人员资格证书短期室外无架空管、线1、现场符合规定短期排水、排污管道畅通，无堵塞外溢现象排水排污管道畅通雨水井、化粪池疏通、清掏记录雨水井、排污管道巡检记录排放检测管理记录（仅合用于住宅项目）短期道路畅通，路面平整；井盖无缺损、无丢失道路无堆积物，路面无破损井盖完好短期供水设备运营正常，设施完好、无渗漏、无污染；二次生活用水有严格保障办法，水质符合卫生原则水箱清洗消毒记录水质化验报告，公示供水卫生允许证、健康证供水故障解决记录水箱间安全管理办法生活用水消毒设备运营正常、紫外线消毒灯管定期更换并记录现场符合规定短期合理安排用水、节水筹划节水筹划及实行记录用水记录、分析报告短期给排水系统设备、阀门、管道正常1、现场符合规定短期限水、停水按规定期间告知客户1、停水、限水及时告知短期给排水系统遇有故障，维修人员在规定期间内进行抢修1、维修人员15分钟内到达现场短期给排水系统故障应急解决办法1、给排水故障解决记录短期严格执行供电系统管理办法，记录完整；供电设备运营正常，配电室管理符合规定，路灯、楼道灯等公共照明设备完好高压用品配备齐全倒闸操作符合规范并记录停电告知单，限电及时告知配电室安全警示标志齐全暂时用电、超负荷用电管理办法并记录暂时用电安全检查记录共用部位照明正常配电室操作工具整洁、齐全，便于取用短期电梯按规定或商定期间运营，安全设施齐全，无安全事故；轿厢、井道等保持清洁；电梯机房、井道等通风、照明良好电梯轿厢内张贴年检合格证、乘客须知；明确运营时间定期检查安全装置并记录电梯机房配有盘车手轮、平层标志电梯维保单位监督管理记录电梯运营浮现故障，维修人员20分钟到达现场现场检查符合规定机房通风，照明良好电梯运营、维修养护、巡视记录齐全规范安全警示标志齐全短期电梯轿厢、井道、机房保持清洁1、电梯轿厢、井道、机房等保持清洁短期排除电梯险情解决办法1、电梯险情处置记录长期供暖设施设备正常运营；冬季供暖室内温度不低于18摄氏度供暖温度应符合规定并提供测温记录压力容器、压力表检查报告供暖设施设备定期安全巡检并记录供暖系统打压试水记录事故解决记录短期供暖供气系统管道、阀门运营正常无隐患1、事故解决记录短期设备及机房环境整洁，无杂物。机房符合设备规定明确设备机房管理、安全负责人设备、机房及重点部位有完善安全管理办法并有效执行设备机房按规范配备消防器材设备机房配备必要应急照明、通讯等设施设备机房配备温湿度计环境监测设备和保障设备，环境符合规定短期配备专业技术人员，严格执行操作规程1、配备专业技术人员符合合同、行业操作规定短期设施设备良好，运营正常现场重要设备运营状况良好，符合合同商定原则设施设备管理责任事故记录短期备用发电机管理办法（仅合用于大厦项目）备用发电机管理记录备用发电机油料存储安全、充分短期按工作原则规定期间排除故障，保证各弱电系统正常工作弱电设施设备巡视检查、维修养护并记录弱电设施设备故障解决记录短期监控系统等智能化设施设备管理办法运营信息按规定期间保存，满足查询需求监控系统运营、测试记录短期中央空调系统运营正常测温记录水塔噪音管理记录空调系统清洗消毒记录短期空调系统遇有故障，维修人员在规定期间内进行抢修1、维修人员15分钟内到达现场短期空调系统故障应急解决办法1、空调系统故障解决记录短期道路、楼道、大堂等公共照明完好共用部位照明正常短期04保安、消防、车辆管理社区封闭式管理秩序维护方案岗位分布图、监控点位图、红外报警位置图等出入口有人员值守短期24小时值班及巡逻；秩序维护员熟悉社区环境，贯彻岗位职责秩序维护员具备专业素质，应熟知岗位职责、突发事件应急预案，服务规范实行24小时值班并记录秩序维护员名单、排班表及岗位分派表巡逻路线图及巡逻记录短期危及人身安所有位有明显标志和详细防范办法安全标志设立清单，设立合理危及人身安所有位防范办法短期消防设施设备可随时启用，消防通道畅通消防器材、设施分布图及台帐，安全疏散图，配备符合规范。消防器材及其标志完好引路标志齐全消防器材、设施保养筹划并定期巡视、维修养护、检测并记录消防通道畅通义务消防组织，逐级订立消防安全责任书消防安全巡视检查并记录消防安全检查隐患整治记录消防管理人员应掌握消防知识，培训、演习筹划、记录，每年演习两次消防设备设施故障解决记录短期消防控制中心24小时值班，消防系统可随时启用实行24小时值班并记录消防控制中心人员名单、排班表短期无火灾安全隐患易燃易爆危险物品、场合等重点事项及重点部位管理记录现场无安全隐患短期机动车停车场管理责任明确，车辆进出有登记停车场车位平面图停车管理服务合同停车场巡视检查记录固定车辆登记表及出入证发放记录暂时出入车辆记录公示停车收费原则、停车场管理规定车辆停放有序岗位设立图标志标线规范、清晰短期进出车辆管理有序交通警示标志齐全车辆行驶有序短期非机动车车辆停放有序公示车辆停放管理须知摆放整洁、无随意停放短期结合项目特点，制定安全防范办法重点部位安全管理记录现场符合规定短期05环境卫生管理卫生设施完备，实行垃圾分类管理清洁工具、设施设备清单及设施点位图垃圾容器分类配备清洁工具、设施设备保持清洁短期明确清洁人员责任范畴，实行原则化清洁保洁员岗位分派名单和保洁负责区域制定保洁工作筹划、巡视检查记录重点部位定期消毒筹划并记录清洁剂、药剂符合环保规定，有专人管理短期垃圾日产日清，定期消毒灭杀垃圾清运记录消毒灭杀筹划并记录灭鼠、除虫点位图、管理记录短期房屋共用部位共用设施设备无蚁害1、现场符合规定短期社区内道路等共用场地无纸屑、烟头等废弃物1、现场符合规定短期房屋共用部位保持清洁，无擅自占用和堆放杂物；楼梯扶栏、门、窗等干净1、现场符合规定短期商户管理有序，符合卫生原则商户管理记录现场符合规定短期无违背规定饲养宠物1、对违规行为进行劝阻，报告有关部门短期油烟排放符合环保原则排放管理记录对违规行为进行劝阻、报告有关部门短期06绿化管理绿化管理办法与社区环境相符绿化现状平面图绿化设备、工具台帐重点树木品种标牌管理短期绿地无变化使用用途和践踏、占用绿地巡视检查记录现场符合规定短期花草树木长势良好，修剪整洁美观，无病虫害，无斑秃绿化档案绿化药剂、肥料使用管理记录作业有安全防护办法符合一级养护原则短期绿地无纸屑、烟头等1、现场符合规定短期贯彻项目内部、天台、屋顶等绿化管理办法1、绿植摆放满足合同规定并记录短期07精神文明建设开展故意义、健康向上社区文化活动社区内设立宣传、告示栏等各类宣传资料及宣传栏内容健康、有益举办各类活动筹划、记录、照片等短期积极配合社区文化建设1、实行活动记录短期全体业主和使用人能自觉维护公众利益，遵守项目各项管理规定1、现场符合规定短期项目管辖范畴内未发生违法案件1、无重大违法案件证明材料短期08管理效益物业服务费用收缴率98%以上1、项目费用收缴状况短期提供便民有偿服务提供特约服务清单、收费原则，恰当形式公示，符合合同商定或业主需求便民服务记录短期本社区物业服务经营状况1、项目费用收支状况登记表短期F会计档案类01会计凭证会计凭证原始凭证、记账凭证其中：涉及外单位凭证永久银行对账单及银行存款余额调节表02会计账簿会计账簿钞票和银行存款日记账明细账25年总账固定资产卡片涉及外单位会计账簿辅助台账永久03财务报告财务报告月季度会计报表5年年度会计报表（决算）永久审计报告永久04其她其她发票、收据永久税务资料永久会计移送清册永久会计档案保管清册会计档案销毁清册25年各类会计软盘、磁盘永久S声像档案1.党和国家领导人、关于上级领导以及知名人士来我司视察、检查工作或从事其他重大活动所形成声像材料永久2.反映公司概貌声像材料3.反映公司名称、公司历届重要领导人照片4.公司工商、税务注册登记、行业允许、资质级别、房产土地证等各类证书照片5.荣获国家、省（部）、市、总公司、局（院）以上荣誉称号各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖典礼声像材料6.公司召开各类重要会议形成重要声像材料（涉及大会会场、主席台、重要领导发言等场面）7.反映公司生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动声像材料8.出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成声像材料9.公司在对外宣传报道中形成声像材料以及各电台、电视台关于本单位宣传报道声像材料长期10.公司或公司参加制发科教片、电视片、新闻记录影片等声像材料11.公司有参照运用价值外购、互换、征集声像材料X信誉档案1.资质凭证材料：营业执照、税务登记证、财务登记证、法人代码证、资质（允许）证、质量认证体系证书、验资报告等文献永久2.荣誉证书材料：奖杯、奖状、奖牌、锦旗等文献3.年检资信材料：工商年检、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等文献4.经营服务材料：客户、代理商和其她合伙者资质、信誉文献，客户反馈、投诉记录，产品售后服务记录5.公司各项专利证书6.各种学会、协会证书7.馈赠礼物D电子档案按《档案分类、归档范畴和保管期限表》收集归档，并应涉及有关支持软件和有关数据永久第三某些档案管理制度文献归档管理制度总则第一条为做好文献资料立卷归档工作，保证案卷质量，以达到档案规范化、原则化规定，依照《中华人民共和国档案法》，结合我公司实际状况，特制定本制度。第二条归档文书档案按年度和组织机构分类，并整顿立卷；各部门或所属公司在各项工作、活动中形成具备保存价值文字、图表、声像等各种载体文献材料，都要按照文献资料立卷归档规定分别立卷归档。第三条单位档案员负责归档文献整顿工作指引、检查；各部门负责归档文献整顿和归档。第四条各所属单位要建立健全归卷制度。对解决完毕或者领导批存文献材料，由本部门、所属单位档案员及时收集、归档。归档范畴及保管期限第五条文献材料归档范畴及保管期限按照《档案分类、归档范畴与保管期限表》执行。第六条文献材料保管期限分为永久、长期(16－50年左右)和短期(3-5年)三种。（一）凡是记述和反映各单位重要职能活动和基本历史面貌，对各单位工作有长远运用价值文献材料，应列为永久保管。（二）凡是反映各单位普通活动，在相称长时期内对公司工作有查考运用价值文献材料，应列为长期保管。（三）凡是在较短时期内各单位需要查考文献材料，应列为短期保管。第七条文献材料保管期限计算，文书文献材料应从案卷所属年度，物业管理类材料应从归档后来(如一种项目分批归档，则从最后一批档后)下一年一月一日算起。归档立卷第八条归档文献立卷即将归档文献以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒、使之有序化过程。第九条归档文献中如下文献不应当列入公司归档范畴：（一）本单位产生不归档文献材料1、任免、奖惩非我司人员文献；2、普发供参阅，不办文献材料；3、重份文献；4、无查考运用价值事务性、暂时性文献；5、未经会议讨论、未经领导审视、签发未生效文献、普通性文献历次修改稿(公司总经理及以上级别领导亲笔修改稿和最后定稿除外)；6、各单位内各部门互相抄送文献材料，不履行公文行文、简介信等；7、各部门收集供参照文献材料。（二）下级单位报送文献材料：1、简报、状况反映类文献；2、不应抄报或越级备案文献；3、抄报备案普通性、暂时性文献。明确列入单位归档范畴外材料，容许部门档案员留存以便备查；无需留存文献，各部门档案员应当统一按照公司规定进行解决。第十条立卷分工（一）规章制度、会议纪要、红头文献、文献批复、抄送文献等，由下发、编制部门（所属各单位）立卷归档；（二）专业性或详细业务性，由各部门（所属各单位）立卷归档；（三）各部门（所属各单位）召开专门会议或研究专项报告所形成材料，由各部门（所属各单位）负责立卷归档；（四）两个以上部门（所属各单位）共同完毕工作，由主办部门（所属公司）负责立卷归档。第十一条立卷程序文献材料要按年度、专项、价值分类立卷。（一）文献按年度立卷，必要对的区别文献所属年度，对于跨年度进行，或写成年份和内容针对年份不完全一致,应详细分析，才干拟定放在哪一年度立卷。详细如下：1.普通收文和发文，放在文献形成年度，即文献落款年度；2.年度筹划、总结、报告、预决算、记录报表放在针对年度；3.跨年度筹划、规划、预算放在开始年度；4.上一年总结和下一年筹划写在一起，以总结为主放在总结年度；以筹划为主，放在筹划年度；5.跨年度会议文献，有针对年放在针对年，无针对年放在开始年度；6.跨年度请示与批复，放在批复年度，也可以放在批复事件针对或生效年度立卷；无批复重要请示放在请示年度，并在备考表内阐明。（二）档案按专项立卷，必要将文献按其内容所反映问题分开。1.一种专项、一项工作、一起案件、一次会议形成文献必要构成一卷或持续几卷；2.一份文献正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文与被转发文和各种文字形成同一份文献，必要放在一起立卷；3.同一事、同一专项文献、传真，应一起立卷；4.反映两个以上专项相近文献材料，以其反映重要问题为准；（三）分价值：按照《档案分类、归档范畴与保管期限表》规定保管期限，将文献按永久、长期、短期三个不同保管期限分别组卷。第十二条档案管理员每月应将收集文献材料清理一次，对文献要标注密级。秘密级是公司普通秘密，泄露会在一定限度上使公司权益遭受损害；机密级是公司重要秘密，泄露会使公司遭到较大损害；绝密级是公司最重要秘密，泄露会使公司遭到严重损害。不标注视为普通档案，即普通级档案，指公司员工应知、应晓普通事项，泄露不会对公司权益导致损害。第十三条归档时间（一）行政人事类档案按形成自然年度归档，将需归档文献收集齐全，构成保管单位，于次年三月底此前归档；（二）会计类在会计年度终了后，立卷归档，暂在财务部门保管一年；（三）物业管理类档案资料要与项目物业管理过程同步。（四）公司注册登记文献等资料，部门档案员或（该部门未设立档案管理员）经办人须在获得证照、资料后五个工作日内送我司公司档案员归档保存；各公司档案员在收到上述重要资料后，一种工作日内整顿完毕录入更新档案管理台账；（五）合同在订立后一种周内完毕正本原件扫描并归档；（六）案件类档案在案件结案后，次年三月底前立卷；（七）专项活动声像材料在活动结束后一种月内归档，工程项目声像材料在工程竣工后随工程施工资料一并归档；（八）信用档案应随时归档；（九）电子档案应按照相相应纸质文献规定期间归档；（十）其她类文献依照其特殊性由产生部门拟定适当归档时间，普通在事件完结后次年三月前；（十一）各部门不需要随时运用档案原件，应及时完毕档案整顿立卷和档案台账录入，移送到单位档案室集中管理。所属各单位每年定期向公司上报归档筹划，保证历史档案完整，同步为公司档案编研提供保障；（十二）公司档案室作为接受方应对未及时移送档案单位需进行催办。详细形式采用巡检、抽查和收集电子目录台账方式。第十四条装订（一）装订时，批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；正本在前，定稿在后；非诉讼案件结论、判决性材料在前，根据性材料在后；（二）一种卷内有重要和次要文献，按重要限度、时间顺序装订；（三）工程按根据性材料、基本性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列装订；（四）科研课题按准备阶段、研究阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励等时间阶段排列装订；（五）案卷内工程文献材料排列规定文字材料在前，图样在后。（六）装订时，尽量保持文献原始面貌。采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左侧装订，应将左、下侧对齐。永久保存文献用原子夹或无酸纸封套符合档案保管规定材料。长期、短期保存文献可用钉装，必要使用不锈钢钉。第十五条全宗卷内文献材料，是随着全宗管理延续而逐渐增长，平时须注意积累，把全宗卷管理中产生文献材料，先归入预设卷夹内，于次年三月底迈进行整顿立卷归档。采用单项内容独立成册方式装入全宗卷盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表。项目文献材料过多时，可分装数盒。形成分卷，可在全宗卷号后加短横和分卷序号。第十六条编目、编号（一）编制卷内目录（附表1）1、序号：填写顺序号2、文献编号：按原文献编号据实著录3、责任者：制发文献组织或个人，即文献发文机关或签名者。填写责任者项时使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“我司”等含义不明、难以判断简称。4、文献材料题名：文献标题。没有标题或标题不规范，应自拟标题，外加“[]”号。5、日期：文献归档时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如1月1日，标注“6、页号：应填写每份文献首页上标注页号，该卷最后一份文献标注起止页号(例如100-120)。7、备注：注释文献需阐明状况。（二）编制卷内备考表卷内备考表（附表2）要阐明卷内文献件数、页数，不同载体文献数量，阐明卷内文献组卷状况及修改、补充、移出、销毁、参照等状况和鉴定性意见。1、立卷人：由构成本卷责任者签名。2、检查人：由对案卷质量进行审核责任者签名。3、立卷时间：指立卷人完毕立卷时间。4、检查时间：指检查人检查案卷时间。第十七条归档档案资料需及时建立和更新《档案台帐》。（附表3）。如归档文献内容涉及各种公司，应分别在有关单位目录表中进行著录，并注明原件存址号，以便检索。归档时为原件，后因报政府部门备案或移送无法归还文献应对目录相应内容及时调节。实物档案（如奖牌、奖杯等）应用数码相机拍照转为电子文献形式录入台账存档。第十八条单位档案员要随时更新档案台账，并以年度将归档文献目录刻制光盘保存。第十九条为了便于运用和保管，归档案卷质量必要符合下列十条原则。（一）归档文献，齐全完整；（二）分类清晰，保持联系；（三）题名确切，容易查找；（四）卷内排列，系统条理；（五）保管期限精确；（六）密级划分恰当；（七）蓝图折叠，符合规定；（八）卷皮书写，正楷整洁；（九）案卷装订，整洁美观；（十）声像资料，清晰清晰。第四章附则第二十条本制度由公司行政管理部负责解释。第二十一条本制度自发布之日起执行（试行）。附件1卷内文件目录顺序号题名归档人归档日期页号备注附表2卷内备考表本卷状况阐明：立卷人________________________检查人________________________立卷时间______________________检查时间______________________附件3档案台账序号档案编号档案名称卷内档案资料名称归档日期保存期限存档人备注编制人：公司档案寻常保管制度档案保管制度第一条具备专用档案室，门窗结实，保证档案安全。第二条公司档案室在条件容许状况下，应安装专业密级架，以增大库房容量。或配备专用档案柜、架，排列办法科学有序，各类档案按类别规定排架，柜、架应注明标记。第三条档案室内绘制档案存储示意图，以便运用，便于存取。第四条档案室中专项档案采用专柜保管方式。每柜中档案按卷宗号列。（一）原则档案柜：指各单位各业务原则文献，涉及公司章程、制度、原则图、合同范本等。（二）工程档案柜：指各单位针对项目生产主营业务生成档案，涉及设计图纸、施工图纸、项目证照、项目技术文献、项目合同、竣工档案等。（三）行政档案柜：指各单位形成行政、经营文书类档案，涉及公文发文、来文解决、会议材料等。（四）信用、声像、电子档案柜：由于这三类档案载体不同分别分柜保管。（五）绝密档案专柜（预留柜）：存储公司重要、绝密性高、运用性低档案。该柜须严格管理，控制使用。第五条档案在部门保管期间，各部门须将档案存储在专用柜中并上锁。禁止浮现档案随意堆放，分散放置状况。第六条各单位人力部门和财务部门产生专项档案由本部门自行保管，单位档案员作为辅助管理人员须做好所在单位整体档案衔接工作并提供档案存储硬件设施。第七条库藏档案如有移送、销毁等状况时，需注明因素，并保存根据。第八条底图存储应有专柜，以平放为宜。电子档案需防磁、防病毒。第九条单位档案员必要熟悉档案库存状况，每年对库藏档案进行检查核对，做到账、物相符。如发既有误，应及时改正。对破损和变质档案，要及时进行修补和复制。档案保密制度第十条档案室是公司机要机构，非档案工作人员未经批准不得擅自抽取档案、资料。第十一条档案管理员要遵守职业道德，严守公司秘密，不准向外泄露关于机密性内容，不该说绝对不说，不该借阅绝对不借，不该复制绝对不复制。第十二条公司重要档案应另柜保管，专人负责，严格管理，控制使用。第十三条凡查阅属于保密文献或涉及个人文献材料，须经总经理批准。第十四条借阅档案人员要在指定地点查阅档案。第十五条运用公司重要档案，应严守公司秘密，不得擅自抄录、复制和对外发布。第十六条凡因违背档案保密制度，导致失、泄密事故，应视情节轻重，予以批评教诲或纪律处分，状况严重者追究法律责任。档案记录制度第十七条档案记录要有专人负责，实事求是填报各种数据。第十八条建立健全档案记录台账，随时做好档案记录工作。第十九条认真做好档案材料收集、整顿、保管、鉴定、移出、运用等登记工作。第二十条认真做好档案管理基本状况记录、档案库藏量记录、档案提供运用记录及其效果记录工作。第二十一条每年年初填报档案室基本状况年报。第二十二条各种记录材料及关于数字均应有状况分析，并留底存档，以备查考。档案借阅、复制、查阅制度第二十三条公司员工因工作需要借阅、复制、查阅本部门普通档案，须填写《档案运用登记表》（见附表1），完毕借、查阅登记程序后，方可查阅和借阅。第二十四条借阅、复制、查阅审批权限如下：一、董事长、总经理可运用公司所有档案。二、总监及以上级别人员可运用分管工作内容档案。三、部门负责人可运用与该部门职能有关档案。四、其她人员依照审批权限运用关于档案。第二十五条借阅档案时，将所借文献年限、文号名称、内容等填入运用登记表，完毕登记、审批程序后，档案管理员取出资料，借阅者应当面验明运用项目与否相符，如无误方可阅览、复印和借出。查档普通应在档案室指定地点查阅。会计档案借阅参照手册《会计档案管理制度》。第二十六条档案运用审核一、凡运用档案者均须填写《档案运用登记表》。二、凡运用在权限外机密（含）级以上档案资料，还须填写《档案运用审批表》（附表2），标明越权限运用文献密级限度，完毕登记和审批程序后，方可办理有关手续。三、紧急借阅文献手续欠齐备，如领导不在无法签字，应视状况进行电话请示，事后及时补签手续。四、档案管理员借出档案前必要审核借阅手续与否完备，与否经有审批权限领导审批。不得向未办理借阅手续或手续不全人员提供或透露档案信息。第二十七条借阅期限普通最长不得超过十天，经批准借阅绝密档案和孤本档案最长不得超过一周。借阅档案使用后应及时归还，如不能按期归还，可续借，但需重新办理借阅手续。第二十八条借阅档案者有责任对所借档案加以爱护，保持整洁，禁止涂改，拆卷、抽页剪裁，不得折叠、损坏。注意安全和保密。第二十九条档案归还时，档案管理人员要将归还档案当面检查有无损坏现象，与原借阅登记项目逐个核对清晰，验明无差错后，方可销清手续。第三十条凡借阅者离职，所借档案，需在离开前归还，办理离职手续，须有档案室签字，证明无借失关系。第三十一条外单位运用档案资料，经总经理批准后方能运用，原则上不能将档案带离档案室。对摘抄、复印材料，档案室有责任进行审查。档案移送第三十二条移送内容（一）所属各单位自行做好档案和资料归档和使用管理工作，每年度将电子档案台账移送公司备案；（二）各部门按照《档案分类、归档范畴与保管期限表》定期将档案归集、移送至公司档案室（公司人力部门、财务部门除外）。第三十三条移送规定（一）各部门（公司人力部门、财务部门除外）于次年三月底前将文书档案及其电子目录按形成自然年度归档，移送至公司档案室；（二）声像档案依照归档时间完毕归档后移送，信用档案形成后随时移送公司档案室；（三）工程所有结算手续办理完毕后三个月内将完整项目档案（涉及档案目录编制原则、分类原则，检索目录及卷宗文献目录）整顿完毕并依照公司规定做好移送工作；（四）人力资源档案、会计档案依照实际状况可由本部门自行保管，不再移送；（五）公司领导批存档案，各部门（所属公司）须按公司规定移送。第三十四条公司在工作活动中形成档案，公司各部门和各所属单位将工作中形成有保存价值档案材料分类，组卷或装盒后，向档案室移送。第三十五条档案交接双方要当面清点核对好，并履行签字手续，不得任意转移、分散或销毁。档案室应做好案卷接受、移出、保管、运用等状况记录工作。第三十六条案卷质量检查为了保证移送档案质量，在档案移送时，单位档案员须对归档材料进行案卷质量检查，对于不合格归档材料应提出改正规定，由立卷人改正后再办理移送手续。第三十七条立档部门编制《档案移送审批表》（附表3）、《档案资料移送登记薄》（附表4），《档案资料移送登记薄》一式贰份，同步提供部门(所属各单位)档案目录编制原则或分类原则，并将归档文献检索目录及卷宗文献目录交公司档案员，交接双方逐项核对后签字承认，各留一份备查。档案鉴定与销毁制度第三十八条为了保证公司档案存贮优质化，充分发挥档案作用，对确无保存价值档案应进行鉴定、销毁。第三十九条档案鉴定工作是关系档案存毁政策性、政治性很强工作，要严肃认真，十分谨慎，任何人不得随意决定销毁任何档案材料。第四十条依照国家档案保管期限规定，制定公司档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，精确鉴定档案存毁。第四十一条成立由公司总经理、专业人员和档案管理人员参加鉴定领导小组。第四十二条凡通过鉴定提出失去运用价值和超过保管期限档案要登记造册，写出书面销毁报告。第四十三条将销毁清册和报告提交鉴定小组审批，经总经理签字后方可销毁。第四十四条销毁档案，要指定两人（专业人员、档案管理人员）监销，监销人员要在销毁清册上签字以示负责。第四十五条不得擅自留存、转让或出售待销毁档案。第四十六条为防止丢失泄密，应指派专人监护，并派专车送指定造纸厂监销。档案室管理制度第四十七条档案室应集中布置，自成一区。第四十八条档案室要做到八防。即：防火、防光、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘。第四十九条档案室内装具布置应成行地垂直于有窗墙面，外墙采光墙宜与装具间通道相相应，不得少于50cm，便于通风降湿。第五十条档案室内装具布置应考虑到防火通道。第五十一条档案室应科学地安设温湿度记录仪表，安装必备设备，采用相应办法。第五十二条将档案室温度应控制在14—24摄氏度，相对湿度控制在45—60％之间。第五十三条档案室内柜架排列应科学有序，便于查找。柜架编号应从左至右自上而下不间断。第五十四条定期投放防虫药物，发现虫霉及时解决。第五十五条档案室内必要配备相应档案消防器材，并按设备规定定期检查更换。第五十六条档案室不适当采用自然光源，有外窗应有窗帘、遮阳蓬等避光办法。第五十七条档案管理员离开档案室时随手关窗、关灯、锁门。并须对档案室定期进行检查，发现问题及时报告并采用办法予以解决。档案防火安全制度第五十八条建立健全档案库房防火组织。第五十九条制定安全防火责任制并贯彻到人。第六十条档案室内、外部防火通道要畅通。第六十一条档案室配备相应灭火器材，要会同消防部门定期检查灭火器效能，对不合格器材应及时更换。第六十二条档案室禁止烟火，禁止存储易燃、助燃、易爆物品。第六十三条档案库房内一切电器、电线要安全可靠。不能有超负荷、漏电现象。每年请安所有门和电工技师检查一次，不安全隐患要随时排除。第六十四条定期组织档案管理员学习防火、灭火知识，经常进行消防安全教诲。第六十五条因管理不慎导致火灾事故，要负刑事责任。第九章附则第六十六条本制度由公司行政管理部负责解释。第六十七条本制度自发布之日起执行（试行）。附表1序号日期利用人所在部门借阅内容事由运用形式运用人签名归还备注档案编号文献（档案）名称日期经手人档案运用登记表附件2档案运用审批单编号：LY-××××-×××申请单位申请时间经办人运用文献资料名称事由运用形式文献密级绝密□机密□秘密□普通□部门负责人意见：年月日有关领导意见：年月日总经理批示：年月日附件3档案移送审批表编号：LY-××××-×××附移送清单张移送部门接受部门文献类别移送事由份数移送部门负责人意见：年月日接受部门负责人意见：年月日有关领导意见：年月日总经理批示：年月日附表4档案资料移送登记表序号档案编号档案名称卷内档案资料名称数量备注移送部门接受部门交接人呈送人日期日期会计档案管理制度总则第一条为加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，依照国家有关法律、法规和公司《资产财务基本管理制度》，制定本制度。第二条本制度合用于公司总部、各所属单位以及纳入公司合并会计报表范畴内其她主体。会计档案种类第三条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务重要史料和证据。详细涉及：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其她会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其她会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，涉及会计报表、附表、附注及文字阐明，其她财务报告。（四）其她类：银行存款余额调节表，银行对账单，其她应当保存会计核算专业资料，会计档案移送清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。（五）会计信息化所存储在磁性介质或光盘上会计数据。会计档案保管及调阅第四条财务部门专门负责保管会计档案，定期将财务部归档会计资料按类别、按顺序立卷登记入册，专室专柜保存。财务部门档案员是会计档案保管重要负责人；公司档案员辅助财务部门进行档案管理工作，做好全公司档案工作衔接。第五条会计档案保管期限分为永久保存和定期保存两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案保管期限，从会计年度终了后第一天算起。第六条会计档案调阅所有会计档案查阅，必要填写《会计资料调阅审批单》（见附件1），按规定程序办理。（一）财务人员因工作需要调阅会计档案时，必要按规定顺序，及时归还原处，若要调阅入库档案，应办理有关借用手续。（二）公司内各部门因公需要调阅会计档案时，必要经本部门主管领导批准、经主管会计工作负责人批准，方可办理有关调阅手续。（三）外单位人员因公需要调阅会计档案，应持有单位简介信，经主管会计工作负责人批准后，由档案员接待查阅，并详细登记调阅会计档案人员工作单位、查阅日期、查阅理由、会计档案名称、归还时间等。（四）调阅会计档案普通不得携带外出，若的确需要将调阅会计档案携带外出，必要经主管会计工作负责人批准，填写借据，办理借阅手续后，方能携出，并在商定限期内归还。（五）若需要复印会计档案时，应经主管会计工作负责人批准，并按规定办理登记手续后才干复印。（六）查阅或复制会计档案人员，禁止在会计档案上图画、拆封和抽换。会计档案移送第七条由于会计人员变动或会计机构变化等，会计档案需要转交时，须办理转交手续，并由监交人、移送人、接交人签字或盖章。第八条财务部门各岗位人员依照业务性质和需要制作符合管理规范各项会计档案，应按规定期限移送保管人。第九条会计人员工作调动或者因故离职，必要将本人所经管会计工作所有移送给接替人员。没有办清交接手续，不得调动或者离职。接替人员应当认真接管移送工作，并继续办理移送未了事项。第十条会计人员办理移送手续前，必要及时做好如下工作：（一）已经受理经济业务尚未填制会计凭证，应当填制完毕；（二）尚未登记账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章；（三）整顿应当移送各项资料，对未了事项写出书面材料；（四）编制移送清册，列明应当移送会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、钞票、有价证券、支票簿、发票、文献、其她会计资料和物品等内容；（五）实行会计电算化资料，移送人员还应当在移送清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘(磁带等)及关于资料、实物等内容。第十一条会计人员办理交接手续，必要有监交人负责监交。普通会计人员交接，由财务部经理监交；财务部经理交接，由公司主管会计工作负责人监交，必要时可由上级主管部门派人会同监交。第十二条移送人员在办理移送时，要按移送清册逐项移送，接替人员要逐项核对点收。（一）钞票、有价证券要依照会计账簿关于记录进行点交。库存钞票、有价证券必要与会计账簿记录保持一致。不一致时，移送人员必要限期查清。（二）会计凭证、会计账簿、会计报表和其她会计资料必要完整无缺。如有短缺，必要查清因素，并在移送清册中注明，由移送人员负责。（三）银行存款账户余额要与银行对账单核对，如不一致，应当编制银行存款余额调节表调节相符，各种财产物资和债权债务明细账户余额要与总账关于账户余额核对相符；必要时，要抽查个别账户余额，与实物核对相符，或者与往来单位、个人核对清晰。（四）移送人员经管票据、印章和其她实物等，必要交接清晰；移送人员从事会计电算化工作，要对关于电子数据在实际操作状态下进行交接。第十三条财务部经理移送时，必要将所有财务会计工作、重大财务收支和会计人员状况等，向接替人员详细简介。对需要移送遗留问题，应当写出书面材料。第十四条交接完毕后，交接双方和监交人员要在移送清册上签名或者盖章。并应在移送清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人员职务、姓名，移送清册页数以及需要阐明问题和意见等。移送清册普通应当填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。第十五条接替人员应当继续使用移送会计资料，不得自行另立新账，以保持会计记录持续性。第十六条会计人员暂时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理，财务部经理或者公司主管会计工作负责人必要指定关于人员接替或者代理，并办理交接手续。暂时离职或者因病不能工作会计人员恢复工作，应当与接替或者代理人员办理交接手续。移送人员因病或者其她特殊因素不能亲自办理移送经公司主管会计工作负责人批准，可由移送人员委托她人代办移送，但委托人应当承担相应法律责任。第十七条移送人员对所移送会计凭证、会计账簿、会计报表和其她关于资料合法性、真实性承担法律责任。会计档案销毁第十八条保管期限届满会计档案，除本制度第十九条规定情形外，按照如下程序销毁：（一）由各单位财务部门提出销毁意见并编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）公司总经理和财务负责人在会计档案销毁清册上订立意见后报上一级控股公司审批。（三）会计档案销毁时，应当由各公司资产财务部门及其她有关部门共同派员监销。（四）在会计档案销毁前，监销人员应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点、核对所要销毁会计档案；在会计档案销毁后，监销人员应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销状况报告给公司总经理和财务部门负责人。第十九条保管期限届满但尚未结清债权、债务原始凭证和涉及其她未了事项原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。财务信息化档案管理第二十条财务信息化档案重要涉及存储在计算机硬盘中会计数据以其他磁性介质或光盘存储资产、财务、会计数据和计算机打印出来书面等形式财务数据。会计核算数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（涉及报表格式和计算公式）等数据。第二十一条财务信息化档案管理是重要会计基本工作，要严格按照财政部关于规定规定对会计档案进行管理，由专人负责。第二十二条对信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存储在两个不同地点第二十三条采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。第二十四条公司所使用财务软件（网络）全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止至该软件停止使用或有重大更改之后五年。第七章附则第二十五条本制度由公司行政管理部负责解释。第二十六条本制度自发布之日起执行（试行）。附件1：会计资料调阅审批单编号：调阅部门或单位日期年月日资料名称及内容资料共页使用方式1、查阅□2、复印□3、借用□在相应方式后□上划“√”调阅因素调阅人:部门负责人:归还时间年月日备注归还人:公司领导：财务总监或财务负责人：档案经管人：注：会计档案经管人员应严格执行会计档案管理制度，对发生“会计资料调阅申请单”要作好登记，并妥善保管。声像档案管理制度总则第一条声像档案是指公司在从事生产、技术、经营等工作活动中直接形成，具备保存运用价值以磁性材料或感光材料为载体、以影像、声音为重要反映方式历史记录。管理职责第二条单位档案员负责对声像档案进行收集、整顿、保管、鉴定、记录和运用，并对声像档案材料形成、积累和归档工作进行督促、指引和检查。第三条各声像档案材料形成部门和个人负责声像档案积累和整顿，并按规定向单位档案室移送归档。归档规定及归档范畴第四条归档规定（一）声像档案归档实行“谁主办，谁负责收集整顿”原则。任何公司个人不得据为己有。（二）单位档案员定期或不定期对各部门声像材料进行收集，保证材料完整和齐全。（三）归档声像档案应是原始记录。对某些需经常使用或素材过长需编辑整顿声像材料，可归原版复制片。（四）录像带必要画面清晰、声音清晰，录像带盒上要贴上标签，注明录制内容、录制时间、地点、机器型号及摄像者等。（五）录音带必要声音清晰，录音带盒上贴上标签，注明录音内容、录制时间、地点、盒数、编号及录制者等。（六）照片档案必要内容真实、主题突出、画面清晰。数码照片应挑选有代表性冲洗为纸质照片归档。照片底片不得磨损，每幅照片或每组照片都要有文字阐明，阐明该片所反映内容、时间、地点、人物、背景、照相者等。（七）缩微片上贴上标签，注明内容、编号及责任者等。（八）同一项目同一类别声像记录应存贮在同一磁性载体上。（九）底片册、照片册要立放；录音（像）带分别装盒放入专用贮存柜存储。第五条归档范畴（一）党和国家领导人、关于上级领导以及知名人士来我司视察、检查工作或从事其他重大活动所形成声像材料；（二）反映各单位概貌声像材料。（三）反映各单位名称、历届重要领导人照片。（四）公司工商、税务注册登记、行业允许、资质级别、房产土地证等各类证书照片。（五）荣获国家、省（部）、市、总公司、局（院）以上荣誉称号各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖典礼声像材料。（六）各单位召开各类重要会议形成重要声像材料（涉及大会会场、主席台、重要领导发言等场面）。（七）反映各单位生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动声像材料。（八）出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成声像材料。（九）各单位在对外宣传报道中形成声像材料以及各电台、电视台关于本单位宣传报道声像材料。（十）各单位或各单位参加制发科教片、电视片、新闻记录影片等声像材料。（十一）各单位有参照运用价值外购、互换、征集声像材料。整顿办法第六条底片不分属类，按形成时间先后顺序编号入底片册，并将底片号完整写在底片册相应位置及底片袋上，同步标注照片编号，装满一册为一卷，每一卷底片编一种流水号，底片不需要编制卷内目录。底片与照片分别存储。第七条照片整顿（一）照片档案整顿应有助于保持照片之间有机联系，普通按年度专项进行整顿。（二）照片构成应涉及照片、底片和文字阐明三某些，按照国标《照片档案管理规范》（GB/T11821－89）进行整顿。照片原版，以及翻版底片均应标注清晰。（三）相册内独立编流水号；大幅照片应放入专用档案盒或档案袋，与照片阐明一起存储，档案盒（袋）、照片应注明照片档号，相册内编号、填写单张照片阐明，注明“大幅”，标明存储地点。第八编目（一）声像档案在区别载体形式前提下与纸质档案相应分类编号，按一级类目顺序排架。因载体形式和保管规定不同应分库或分柜架保管。（二）声像档案载体用英文大写字母S标记。（三）声像档案应编写阐明，一种保管单位应有一种文字阐明涉及：内容、时间、地点、人物、背景、照相（像）者六要素。文字阐明要概括地揭示照片影像所反映所有信息，做到文字简洁、语句通顺。用阿拉伯数字表达时间，照片阐明要以自然张为单位编写。（四）编制案卷号：由类号、载体代号和案卷顺序号构成。即：AS.1第一卷声像类党群工作类保管第九条保管（一）保管声像档案应有专室或专用装具。（二）保管声像档案应按不同载体材料分别排架、保管。（三）照片与底片应分开保管，底片应装入特制底片袋或底片夹内,再装入专业底片档案册。接触底片时防止用手触摸。（四）经常检查声像档案保存状况。对长期保存录像带、录音带应每年倒带一次，发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时修补、复制。（五）库存声像档案要两年检查一次。第十条保管期限分别按相应纸质档案划分为永久、长期、短期。第十一条运用（一）运用声像档案要严格办理借阅登记手续。（二）外单位借阅声像档案时，办理档案借阅审批表方可借阅。（三）涉及专利和版权声像档案，本单位以外任何单位和个人运用档案，应按照《中华人民共和国专利法》和知识产权保护关于条款办理。第六章附则第十二条本制度由公司行政管理部负责解释。第十三条本制度自发布之日起执行（试行）。信用档案管理制度总则第一条信用档案是指公司在从事生产、经营等活动中，形成反映公司信用状况具备保存价值各种载体文献材料总称。管理职责和归档范畴第二条管理职责（一）各单位档案员负责信用档案管理和运用，并对信用档案材料形成、积累和归档工作进行督促和检查。（二）各部门及所属各单位所接受信用档案材料，必要移送至公司档案员归档。第三条归档范畴（一）资质凭证材料：营业执照、税务登记证、财务登记证、法人代码证、资质（允许）证、质量认证体系证书、验资报告等文献。（二）荣誉证书材料：奖杯、奖状、奖牌、锦旗等文献。（三）年检资信材料：工商年检、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等文献。（四）经营服务材料：客户、代理商和其她合伙者资质、信用文献，客户反馈、投诉记录，产品售后服务记录。（五）公司各项专利证书。（六）各种学会、协会证书。（七）馈赠礼物。整顿办法第四条编目、编号（一）纸质信用档案可按年度—专项进行整顿排序，以件为单位编件号。（二）荣誉证书档案按获奖内容与纸质档案相应分类编号。按获奖时间、内容整顿。一种获奖项目证书、奖杯等各种载体荣誉档案同步存在时，顺序编号。（三）填写信用档案目录（见《归集文献管理办法》