推动企业财务共享服务中心建设和发展的对策探讨

引言随着信息技术的发展，当今企业的市场竞争不再局限于产品质量，而是科技创新、管理水平方面的竞争。财务共享服务中心作为一种新型的财务管理模式，依托信息管理系统，使用统一的会计核算方法处理重复性的业务，实现对企业财务的有效管控。财务共享服务中心的建设能够推动企业管理转型，提升市场竞争实力。但就目前而言，财务共享服务中心的建设还存在很多问题，如何整合信息系统、优化业务流程等，都是企业亟待解决的问题，本文主要围绕这些内容展开讨论，以促进财务共享服务中心发展。一、财务共享服务中心概述（一）财务共享服务中心的概念财务共享服务中心源于20世纪90年代末，经过长期发展，目前已成为成熟的财务共享服务模式，能够减少企业的运营成本提高经济利润。其建立于信息技术基础之上，作为会计数据信息集成中心，可生成专业十足的财务报告。信息共享背景下，无论是企业总部还是子公司，都能在财务系统中拿到财务报告，节约了时间和人力，提高了业务效率。和以往的财务管理模式相比，财务共享服务模式以信息技术为平台，在业务处理中优化、整合组织结构，并以客户需求为基准提供各种服务，减少企业的运用成本提升客户的满意程度。总的来讲，财务共享服务中心是企业为减少经营成本而建设的数据共享平台，在该平台下，企业领导、管理人员都可找寻财务信息，以了解企业的财务情况及时调整战略方案。同时，基于客户需求制定个性化的服务方案，进而提升企业的经营收益。（二）财务共享服务中心的特点1.实施背景多样化新时期，企业想要经受住市场环境的考验，需要转变管理理念、革新管理模式，特别是财务管理方面。随着科学技术的发展人们进入信息化时代，信息种类多样、复杂，要求各行各业建设和自身相符的信息共享平台。从当前来讲，有一部分企业运行的财务管理模式已然不再符合要求，财务共享服务中心的建设显得至关重要。另外，行业市场竞争的激烈性，也会为共享中心的建设、运用提供了平台。2.成本集约，规模优势显著传统财务工作模式下，需要财务人员每天处理大量会计业务。而财务共享中心可集中处理各地区的业务，一方面，减少了对会计机构和人员的需求，降低了企业的管理层级。另一方面，还能减少单份数据的成本，提升财务管理效率。3.统一规范流程，管理效率高传统模式下，企业各分支的财务部门很难按照统一的标准进行核算，影响会计信息的准确性。而财务共享服务中心下，主要采用规范化的流程、规则代替陈旧的会计核算方法，拥有企业总部、子公司的所有财务数据，并快速汇总和分析。（三）财务共享服务中心的优势1.控制经营风险在传统的财务管理模式下，核算标准、业务流程不统一，各机构的处理方法也不同。虽然总部进行过统一培训，但具体执行有一定偏差，财务共享服务中心建设后，核算标准、业务流程标准化，极大的提高了企业的财务管控效率。首先，强化事前管控，各项支出在前期申请时得到控制，减少成本支出。其次，集中审核与核算，减少个别人员暗箱操作，降低运营风险。最后，加强合同管控，不规范的合同严禁入账，强化发票管控规范发票处理流程，杜绝出现超预算支付的情况。2.防范财务风险在财务管理工作表现上，大型企业和小型企业有着很大的区别，大型企业规模大、子公司多，分布于各地，因此财务工作具有资金分散、业务量多等特点，给财务管理工作的开展和发展带来一定难度。而财务共享服务中心下，能够有效、快速的解决相关问题，依托计算机、大数据等技术，提高财务管理工作的信息化水平，有助于财务人员科学把控财务风险，提升财务管理水平。3.推动会计工作转型，提升会计水平在企业管理中引入财务共享平台，不仅能优化内部组织结构和形式，更有利于提高财务管理效率，减少生产、运营成本。现今，部分企业在共享中心方面的经验已相对丰富，要转变会计核算理念和手段，提高会计工作的质量，促进业财融合完善财务共享服务机制，统一管理业务和财务，在推动核算财务方式转型的同时，整体化管理财务信息提高财务管理的工作质量。4.提高财务管理水平对于财务共享服务中心而言，其不只是依托信息化建立的单一业务平台，也可以在一体化平台下规范管理，实现业务流程、管理活动的统一性，提升企业的财务管理水平。同时，将财务人员从重复、庞杂的工作中解放出来，减轻工作压力，将更多精力放在财务风险评估、防范等工作中，改善财务工作现状，提高工作效率。5.增强企业的战略控制能力财务共享服务中心的运用，能够为企业领导、财务人员提供新的工作理念，各机构按照统一要求和口径工作，实现财务活动的系统化操作，方便各级领导动态跟踪财务状况。另外，保证财务数据的完整度，使财务工作公开、透明，为企业重大战略的制定、调整提供支持，实现可持续发展。二、企业财务共享服务中心的建设现状和存在问题（一）财务共享服务中心的建设现状随着各领域对财务共享服务中心重视度的提高，近年来获得飞速的发展，而且各大企业也在积极构建共享中心，有的已建成使用。分析国内外情况发现，共享中心的发展已趋于平稳，比如欧洲的财务共享服务中心市场比去年增长42%，在过去的几年里，其以独特的优势迅速袭击全世界，尤其是发达国家，如美国2007年的财务共享服务业务比去年增长105%，即便是发展平稳的现今，欧美国家仍以3%-8%的速度增长。在我国，财务共享服务中心正在稳步发展，这种全新的管理模式也被各大企业认可和推广，推动了企业管理模式的转型升级。据调查，我国有超过80%的企业已建财务共享服务中心，并配备了足够的基础设施、运营体系。信息技术发展应用背景下，财务共享中心逐渐发展为数据共享中心，不仅能收集、分析各种财务数据，更能分析、预测经营数据。（二）财务共享服务中心建设存在的问题1.调研准备不充分部分企业在建设财务共享服务中心前，未深入研究运营模式。部分领导在共享中心建设期间，未安排内部员工进行市场调研，造成选址设计不合理。比如，国内某企业在财务共享服务中心建设初期，一方面，由于业务部门配合度不高，加之企业内部财务人员不专业，妨碍共享中心的建设和应用。另一方面，国内也有部分企业不具备专业素质高的财务人员，弱化共享中心的核算能力，无法支撑各业务的开展，影响财务数据信息的质量，更不利于后续工作的开展。财务信息数据不精准，引发各部门投诉，这样建设的财务共享服务中心也就无法发挥出实际作用。2.财务共享服务中心未发挥职能由于企业领导不了解共享中心的职能，限制了其作用的发挥。共享中心自带服务二字，应发挥服务职能，但很多机构认为财务共享服务中心隶属于管理部门，有些认为共享中心由财务部门管理，和财务工作共同开展。上述错误认识，导致共享中心的职能界定混乱，妨碍其在企业管理中的运用。另外，其建设需要信息部门的配合，共性工作难以分清是由共享服务负责还是信息部门负责，部门之间有壁垒，协调、配合有难度和问题。3.财务共享服务中心模式单一调查显示，企业财务共享服务中心建设中存在对应模式、运行价值单一的问题。基于实际情况分析，大多数企业未及时更新思想和技术，导致最终建的共享中心不符合财务管理需求，出现本质上的差异。由于思想认识偏差，工作经验不足，在具体建设中缺乏引导，影响共享中心建设的推进。在企业建设相关模式时，不了解建设的必要性，不重视模式背后价值的挖掘，虽然从思想上明确了共享中心，但是其能否良好运行，能否转为财务管理职能等，都存在一些不确定性，影响最终的建设效果。4.组织架构和业务流程不合理财务共享服务中心的建设需要重组业务流程、组织架构，但不同企业的组织框架、业务特征不同，缺乏统一的模式和标准，即便初始设置合理，也会随着业务开展、战略目标的调整而变化。目前，我国有部分企业未严格执行规章制度、组织架构，工作流程和职能部分重复，部门之间缺乏共享、协调机制，这些都不利于财务共享服务中心的建设。个别企业在运行共享中心时，缺乏对流程、业务管控的认识，业务人员、管理人员沟通不及时，无法共享企业的运营数据和结果，影响共享中心作用的发挥。5.信息化基础薄弱部分企业信息化基础薄弱，影响共享中心的建设和成果，具体表现为：（1）部分企业在信息化推进过程中，仍采用层次递进的方式。此过程中，企业各层级会根据自身认知补充信息，致使信息流动时遗漏、变更，影响信息的准确性。（2）信息化建设过程中，业务人员、管理人员沟通不及时，导致财务管理人员做出错误的判断，影响财务信息的真实性。6.管理团队的综合素养不高管理人员的工作素养是影响企业财务管理效率的关键因素，尤其是理论知识、专业知识的缺乏，使得企业的经济、财务管理很难获得成效。基于工作经验分析，管理人员要接触很多人，既要具备良好的接待能力，还要具有应对各种问题的能力和经验。当前，企业对管理人员的要求不高，工作灵活性受到一定的限制。基于专业知识分析，部分企业对经济管理人员的要求不高，导致企业各岗位缺乏专业化的人才。在职业道德方面，不重视企业文化建设的必要性，管理者、员工职业道德缺失，造成企业管理混乱。7.其他问题（1）内控措施有待完善。采用统一的标准对子公司进行管控，未必能获得良好的收益。在财务共享服务中心构建过程中，虽然能融合这些公司，但会降低内控力度，无法结合每个公司的具体情况，需要花费很长的时间调整，而且相应体系、流程也要重组，投入的成本、时间和最终效果不成正比。（2）缺乏风险管控。风险管控是财务共享服务中心运行的关键措施，但很多企业都忽视这一点，引发各种各样的风险，其中最突出的是单据遗失风险、付款风险，比如有的企业出现不该支付款项支付、发票丢失等情况，增加运营成本，影响企业发展。三、推动企业财务共享服务中心建设和发展的对策（一）开展充分的调研准备工作在建设财务共享服务中心前，企业要科学配置资金，做好前期的调查、分析工作，充分准备所需资料。立足于企业的情况、财务工作特征，明确共享中心的位置，制定规范化的流程，优化处理建设对策和流程，制定完善的管理程序和制度。建设实务中企业要制定设计方案并严格执行。一方面，结合调查结果、企业的经营现状，对共享模块进行科学的设计，在企业内部推广值得注意的是，在各模块推广前，要安排专人进行测试，通过后再运用。另一方面，分阶段运行财务模式，促进业财融合。（二）领导积极参与，营造共享服务文化财务共享服务中心的建设是一个复杂的工作，涉及原有人员、流程的变动。因此财务共享服务中心的建设要得到企业领导的支持，领导的支持、推动是顺利建设共享中心的保证，具体可从以下几点进行：（1）加大宣传推广力度，让财务人员、员工意识到财务共享中心建设的重要性，消除员工的疑惑。为推进共享中心建设，领导可带领员工到兄弟企业参观、学习，切实了解共享中心的价值。（2）在企业内部营造良好的工作氛围，宣传推广共享服务的内容和作用。由于共享中心的建设需要花费很多时间和成本，缺乏文化层面的支持将很难推进。（3）建立健全激励机制，发挥员工的主动性，鼓励基层员工参与到共享中心的建设、运行中，奖励有贡献的员工，使员工在变革、发展中得到一定的回报。（三）创新财务共享服务中心模式企业在建设财务共享服务中心时，可从业财融合层面入手，深入挖掘相关内容和价值，和其他模式相融合发挥出共享中心的作用。以业财融合为原则，明确共享中心的建设目标，从财务、业务有机融合层面入手，明确各层级间的关系。通过共享中心明确工作性能，指导后续工作、制定战略目标，推动企业稳步发展。（四）规范制度流程，建立组织保障体系财务共享服务中心既涉及财务部门的整合，更涉及其他部门、职能的改造，是将以往独立、分散在多层级的职能和组织进行再造，最终形成财务共享服务中心，集中处理财务数据，提供财务分析报告，制定科学的财务战略方案等。由于涉及不同部门与组织，因此在财务共享服务中心建设期间，要制定统一的制度和标准，组建组织保障部门，保证各部门、组织严格按要求工作，同时根据企业的管理需要、市场发展的动态和内部环境变化等，对相关流程与制度进行改善、优化。总的来讲，共享中心是对财务管理流程的再造和改善，建成运营后也要持续优化，确保其高效、稳定的运行。（五）加强信息化建设，提升信息化水平（1）优化信息化平台。财务共享服务中心的建设建立于信息技术基础之上，云计算、大数据等技术的应用，对企业的信息化水平提出了严格的要求。信息化建设既是财务管理的要求，更是企业未来发展的保障。在企业信息化建设过程中，要从以下几个方面着手：解决总部、子公司信息不对称的问题，加大综合管理平台的建设。将财务部门频繁使用的系统整合到该平台上，使用者只需要一次登记，就能访问其他的相关系统；整合共享服务和业务系统，可使用XBRL方式，最大化的集成和使用财务数据；改进现有软件、硬件研发通用数据接口，减少财务信息的丢失或转换，确保财务信息在各部门无障碍的交互使用。（2）建设集前端业务系统、财务核算系统、税务系统等各种系统于一体的信息系统，促进财务共享服务中心高效运作，为企业财务、业务工作的开展提供数据支持。（六）提高管理人才队伍的综合素养（1）优化招聘管理环节。在企业招聘员工时，要结合工作计划、发展战略制定招聘计划。如果基于计划仍未招聘到足够的员工，可聘用额外员工填补空缺。为保证新老员工享有同等的待遇，企业要采用相应的措施，比如内部竞争，为他们提供同等的发展机会，提高对企业的认同感。（2）加大培训力度。员工素质和工作质量、企业发展有着直接的关系。因此，企业应强化工作人员的培训，重点讲会计准则、相关规范提升专业技能水平，提高工作效率；进行财务软件方面的培训，提高信息技术运用能力，熟练运用各类软件，提高财务管理工作的效率。同时，促进实践操作、理论知识的结合，帮助他们学习最新的知识和技能，为财务共享服务中心的建设提供可靠依据。（3）建立完善的激励制度。一方面，科学设置岗位等级，建立阶梯式的员工晋升机制、成长路径，激发工作热情。另一方面，建立绩效考