【公文基础】公文写作培训公文写作格式以及要点

公文写作主讲****一、公文的含义……………………3二、公文的种类……………………3三、公文的格式……………………4

书面格式……………………5

行文规则……………………6四、计划、总结及其例文…………9五、通知及其例文…………………14六、通报及其例文…………………18七、请示及其例文…………………22八、报告及其例文…………………25九、公文函及其例文………………28十、证明信及其例文………………32十一、会议纪要及其例文…………35十二、会议记录及其例文…………40目录一、公文的含义公文即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在公务活动中所使用的具有法定效力和规范体式的各种书面材料。二、公文的种类（一）根据法定地位可分为法定公文和非法定公文（二）2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》列出了13类公文为法定公文。法定公文主要有：命令（令）、报告、请示、通知、通报、通告、公告、决定、议案、函、会议纪要、批复、意见。非法定公文主要有：章程、办法、制度、细则、计划、规划、调查报告、总结、简报、经济合同和经济活动分析报告、预决算报告、审计报告等。（三）根据行文方向可分为上行公文、平行公文和下行公文三、公文的格式公文的组成部分有三大部分：文头、主体、文尾（一）文头部分包括版头、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、份号（二）主体部分包括标题、主送机关（单位）、正文、附件、发文机关、印章或签署、成文日期（三）文尾部分包括主题词、抄送机关、附注、印发机关、印发时间等。公文书面格式：文

份号

0000001（机密等级和保密期限）头

（紧急程度）部分

×××〔20××〕×

号签发人：×××

指上行文×××关于××××的（请示）通知主

（主送机关）：体（正文）…………………………

…………部附件：1.×××××份分2.×××××份

××××(印章)

指下行文二0××年×月×日（此件发至××××级）

（附注：××××）主题词：××××××文抄报：××××××××××××××××××尾××××××××。部

抄送：××××××××××。分承印单位二0××年×月×日印发

(共印××份)××××文件指下行文行文规则：1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请求和报告。3、部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。4、同级单位、部门与下一级政府可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。5、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。6、向下级部门的重要行文，应当同时抄送直接上级部门。7、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。公文写作格式以及要点计划、总结及其例文通知及其例文通报及其例文请示及其例文报告及其例文

公文函及其例文证明信及其例文会议纪要及其例文会议记录及其例文

1、计划（1）含义

计划是人们为了在一定时间内实现预定目标或完成某项工作任务，而事先拟定的具体指标、措施、要求和行动步骤的书面材料。

常见的安排、打算、设想、意见、要点、方案等都属于计划范畴。计划、总结（2）写作要领

①标题。没通过或不成熟的计划，可在标题后面用括号注明：草案、讨论稿、征求意见稿等字样。

②正文。一般包括开头、主体和结尾三个部分。开头，是正文的导语，主要交待基本情况，概括说明制定计划的目的意义，或指出制定计划的依据、原则等。主体，是计划的基本内容，必须具备三要素，即目标与任务、措施、步骤，缺一不可。结尾，是计划的补充，一般提出希望和号召。计划的正文中的制定依据可明确简要的反映出过去工作的经验教训（但不用展开），因一份切实可行的计划是在总结过去的基础上制定出来的。

③落款。单位名称或个人姓名、成文时间。

2、总结(1)含义

总结是单位或个人对某一时期的工作或某项任务的完成情况进行回顾、分析、评价的事务性公文。

和计划的主要区别：计划解决“做什么”和“怎么做”的问题；总结解决“做了什么”和“做得怎样”的问题。

(4)格式①标题。由三种写法：一是按照公文标题的格式写，如《广东康发有限公司二○○七年度工作总结》；二是按照一般新闻的标题写法，如《建优秀保安队伍保省医一方平安》；三是用正题和副题的写法，如：建优秀保安队伍保省医一方平安──广东省人民医院康发公司保安部二000年工作总结②正文。一般包括开头和主体两部分。开头，一般不写得太长，有一段文字或几句话表述清楚就行了。主体，是正文的重点，一般写情况概述，即在什么基础上开展工作，采取了哪些措施和方法，取得了什么成绩和效果；遇到过什么问题，是怎样解决的，等等。然后，再写经验教训、存在问题和努力方向。③落款。单位名称和写作时间。单位名称已在标题中的，可不在署名，也有把单位名称写在标题下面的。例文：

××大学1995—1996学年第二学期政治理论学习和形势任务教育计划一、内容1、继续深入学习《邓小平同志建设有中国特色社会主义理论学习纲要》。着力在重点专题的领会和科学体系的把握上下功夫。2、关于领导干部要讲政治的问题。从理论和实践的结合上深刻领会。3、李鹏总理在八届全国人大四次会议上所作《政府工作报告》。4、国际形势。二、要求1、党委中心组要带头学好，尤其要在“领导干部一定要讲政治”这个问题上下更大功夫。2、处级干部要在搞好自身学习的基础上，切实领导和组织好本部门教职工的学习。3、教师和政工干部要以高度的自觉性和责任心，学好用好，其要求标准不低于处级干部。4、要始终坚持理论联系的原则……（略）三、措施1、中心组坚持两周学习一次……（略）2、各党总支根据党委的要求……（略）3、宣传部将邀请部分专家和领导干部作专题报告……（略）四、时间从3月~6月……（略）

××学院党委宣传部一九九六年三月一日

通知是知照性公文，是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。

一、通知的特点：

1、知照性。通知的主要功能在于知照。

2、广泛性。通知的广泛性表现在多方面。

3、时效性。通知有一定的时效要求。

二、通知的分类：

1、批转、转发、颁发性通知。

2、指示性通知。

3、事务性通知。

4、会议通知。

5、任免通知。通知通知各部门负责人：自定于明天（4月26日）举行部门负责人会议，布置有关公司新产品发布会事宜，请各单位准时派人参加。经理办公室2007.4.25问题例文：点评一、标题不规范。“发文机关+事由+文种”，内部通知可以省去发文机关。二、主送单位不规范。文件只能主送给单位，不能主送个人。三、正文不规范。事务性通知的正文一般由“发文缘由+通知事项+执行要求”三部分构成。四、落款不规范。落款包括发文机关（下文的公文因盖了公章，不必再署发文机关）和成文日期。成文日期应用小写汉字，右空四字排布。会议通知公司各部门：为了部署新产品发布会的相关工作，兹定于明天（4月26日）下午两点在公司七楼会议室举行部门负责人会议，请各部门负责人准时参加。经理办公室二OO八年四月二十三日上例通知应修改为：一、通报的概念

通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。通报的应用也比较广泛，可以用于表扬好人好事、新风尚；也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生；还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动工作。通报二、通报的分类

（一）表彰性通报。是用来表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。

（二）批评性通报。是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。

（三）情况通报。是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导面上工作为目的的通报。三、通报的结构、内容和写法通报一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。通报的首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。（二）正文。通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。（三）尾部。包括发文机关署名和成文时间两个项目内容。有的在通报标题中已标明发文机关名称，这里就不必再写。

××市人民政府

关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报各县（市、区）人民政府、市属各部门：“九五”计划期间，我市各级党委、政府和有关部门高度重视计划生育工作，认真贯彻省计划生育条例，切实加强对计划生育工作的领导，全面完成了省下达的“九五”人口计划和各项计划生育指标任务。二000年度，全市人口出生率降到5%，平均生育率为0.87，低于全国、全省水平。这是全市各级干部、计划生育工作者和全市人民共同努力的结果。为了进一步推动我市计划生育工作的深入开展，市人民政府决定授予××县等三十五个单位“全市计划生育先进集体”光荣称号，授予×××等四十五位同志“全市计划生育先进工作者”光荣称号。希望受到表彰的单位和个人，要戒骄戒躁，继续努力，为我市计划生育工作向深层次、高质量发展做出新的贡献。二00一年，是“十五”计划的第一年，各级政府和广大干部要全面贯彻落实好党的十五届四中全会精神，继续把计划生育工作放在更加重要的地位，坚持不懈地抓下去，切实加强领导，坚持按《条例》规定依法管理，大力加强基层基础工作，力争我市“十五”期间人口出生率控制在5%以内，为本世纪末实现我市人口控制在四百万以下的目标而努力奋斗。附：××市计划生育先进集体、先进工作者名单。

××市人民政府（盖章）

二00一年二月五日

例文请示是“向上级机关请求指示批准”时所使用的文种。一、请示的特点：

（1）针对性（2）呈批性（3）单一性（4）时效性二、请示的分类

（1）请求指示性请示

（2）请求批准性请示

（3）请求批转性请示

请示

三、请示的写法

请示一般由标题和正文两部分组成。

（1）标题

请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《××广东康发有限公司关于××××××的请示》；另一种是由事由和文种构成，如《关于开展年度评先工作的请示》。

（2）正文

请示正文由开头、主题和结语等部分组成。开头主要交待请示的缘由，它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。撰写时原因要讲得客观、具体，理由要讲得合理、充分。主体部分主要说明请求事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。结语部分应另起一段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。

关于增设秘书专业的请示××省教育厅：为适应社会主义现代化建设的需要，我校拟增设秘书专业（本科），××年秋季开始招生。秘书是各级领导的参谋和助手。随着建设事业的发展，社会对秘书的要求越来越多，据了解，仅本省县以上党政机关和企事业单位现在所需秘书人员，就在××人以上。目前各级机关的秘书，基本上没有受过系统的、严格的秘书专业教育和训练，专业素质不能适应新形势的要求，开设秘书专业，培养高层次的秘书人才，刻不容缓，具有战略意义。为筹建文秘专业，我校己成立了筹备小组，成立了秘书学教研室。现有秘书专业教师18人，其中教授3人、副教授6人、讲师8人。近两年，自编了一部分教材，分别与××、××等机构联合举办过多期秘书人员培训班，积累了一定的经验。依靠现有的师资力量，有把握办好秘书专业。我们设想，秘书专业本科，学制四年，以培养县以上党政机关和企事业单位秘书工作人员为目标。明年开始招生，每年招40～50人，到××××年，在校学生达160～200人。以上请示当否，请批复。附件：1.《普通高等学校增设本科专业申请表》一份

2.《××大学秘书专业（本科）教学计划》一份3.《××大学秘书专业现有教师情况表》一份

××大学（印章）××××年××月××日例文报告的分类与写作报告一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期组成，其他格式按规定和行文需要标注。

①呈报性报告。呈报性报告又可分工作报告、综合报告、专题报告、检查报告等。•工作报告：•综合报告：•专题报告：•检查报告：②呈转性报告

报告请示和报告的区别：

1、行文目的不同

2、行文时限不同

3、内容和结构不同请示和报告的写作要点：请示：一文一事；单头请示（如需另一个知晓，可用抄送，但不得抄送下级机关）；不越级请示；不可以行文给领导个人（不少人出于求快的愿望，喜欢将请示直接行文给主管领导个人）。报告：不得夹杂请示事项。如请示：例：“上述意见可否，请从速批示”欠尊重；“关于***我司已三次上报请示，均杳无回音，希望这次请示不要石沉大海。否则，一旦造成不良后果，我部将无法承担其责任，请给予批示”这是威胁性的结尾。如报告：例：“妥否，请批示”属失当。××中学关于×××同志职称评定的报告市教委：接到你们9月6日对我中学××同志职称评定情况的查询，我们立即进行了调查，现将有关情况汇报如下：××同志是我中学语文教员。该同志于1963年下半年至1966年上半年在××大学受过三年函授教育，学习了有关课程。因“文化大革命”的到来，未能取得学历证明。今年上半年评定职称时，根据上级有关文件精神，因缺学历证明，决定暂缓评定他的高级教师职称，待取得证明后补办。该同志认为这是刁难，故向市教委写了申诉。接到市教委的查询后，我们立即派人去××大学调查到了有关材料，他们己出具了该同志的学历证明。现在，我校己为××同志补办了评定高级教师的手续，并向本人说明了情况，他表示满意。特此报告。××中学（印章）××××年××月××日例文公文函函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函的特点：1．平等性和沟通性2．灵活性和广泛性3．单一性和实用性函的结构、内容和写法公函由首部、正文和尾部三部分组成。（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。1、开头。主要说明发函的缘由。2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。撰写函件应注意的问题：函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。关于商请派车运送民工的函××省交通厅：为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队。但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。妥否，请尽快函复，以便办理有关手续。

××省交通（印）××××年××月××日例文证明信是以机关、团体、个人的名义凭确凿的证据，证明某人身份、经历或者有关事件的真实情况的专用书信。证明信可分为组织证明信和个人证明信，前者又可分为普通书写证明信和印刷证明信。证明信的写作格式：

一般都由标题、称呼、正文、署名和日期构成。

（1）标题。在第一行中间常冠以“证明信”、“证明”或写明“关于ххх同志хх情况（或问题）的证明”。（2）称呼。顶格写上需要证明的单位的名称，之后加冒号。证明信（3）正文。是证明信的主体部分。另起一行，空两格写明被证明事项的全部事实，语言要准确、简明扼要。写完所证明的问题以后，另起一行空两格，加“特此证明”四字作结束语，不写祝愿、勉励之类的话。（4）署名、日期。在正文右下方署上证明单位（或个人）名称（姓名），并由证明单位或证明人盖公章或签名、盖私章，否则证明无效。个人证明信写好后应交证明人所在的单位签署意见，加盖公章，以示负责。证明信的内容如有涂改，必须在涂改处加盖公章。例文证明

××（性别，出生年月日）于×年×月×日至×年×月×日在××单位（应写明全称）任××（职称或职务），××年×月至×年×月在××单位任××（或从事何种工作）。书写人：××

××年×月×日会议纪要是根据会议的主导思想和会议记录，对会议的重要内容、决定事项进行加工整理、综合概括而形成的一种具有摘要性、记实性、指导性的法定公文。特点：纪要性、决议性、备查性、特殊性。分类:

按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。会议纪要会议纪要格式会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。1、标题有两种情况（1）会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。（2）召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。2、正文一般由两部分组成（1）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。（2）会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。写法

:一般由标题、正文、落款、日期构成。

（一）标题。会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。1．单标题：由“会议名称＋文种”构成。2．双标题：由“正标题＋副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。（二）正文。会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。1．导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。2．主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。会议纪要与会议记录的区别：会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

××县人民政府第六次常务会议纪要时间：××年××月××日上午八点半至十二点地点：县政府常务会议室主持：县长×××出席：副县长×××、××、××、办公室主任×××请假：×××（出差）列席：×××、×××、×××记录：×××现将会议讨论及决定的主要事项纪要如下：一、会议听取了副县长×××关于召开经济工作会议准备的情况汇报，讨论了扩大县属企业自主权的十条规定。会议同意县经济工作会议情况汇报，并决定于×月×日召开全县经济工作会议。今年各项经济工作指标，要以市经委下达的为准，不再调整县原各公司的主要经济指标。在县经济工作会议上，由县经委与县原各公司签订经济责任书。二、会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意见。三、会议同意将县政府办公室提出的转交机关工作作风的规定意见（讨论方案）印发各部门，广泛征求意见，作进一步修改后，以县政府文件印发。

××县人民政府办公室

××××年××月××日例文会议记录是会议期间记载会议进程和内容的原始性文件，是形成决定、决议、会议纪要等会议最后文件的基础。在一些法定性会议中，会议记录经发言者和会议领导人确认签字后，具有法律效力。

会议记录的种类：按记录的详略要求来分，会议记录可