行政会议制度管理制度

行政会议制度管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保公司行政会议的有序、高效进行，提高决策效率与执行力，制定本会议管理制度。会议应遵循公开、民主、集中、效率的原则。

二、适用范围

本制度适用于公司行政级别以下（不含行政级别）的各类会议，包括但不限于周例会、月度总结会、临时性会议等。

三、会议类型

1.常规会议：定期召开的会议，如周例会、月度总结会等；

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议；

3.专题会议：针对特定主题或项目召开的会议。

四、参会人员

1.会议主持人：由会议召集人或指定人员担任，负责会议的组织、主持、总结等工作；

2.参会人员：与会议主题相关的人员，包括部门负责人、相关岗位人员等；

3.记录人：由会议主持人指定，负责会议纪要的记录和整理。

五、会议时间

1.常规会议时间由公司统一规定，如有特殊情况需调整，由会议主持人提前通知；

2.临时会议时间根据工作需要和参会人员时间安排，由会议召集人确定；

3.会议应严格控制时间，确保高效进行。

六、会议地点

1.会议地点由会议主持人提前预定，确保场地、设备等条件满足会议需求；

2.如需变更会议地点，会议主持人应及时通知参会人员。

七、会议通知

1.会议主持人应在会议召开前，通过邮件、电话等方式通知参会人员；

2.会议通知应包括会议时间、地点、议程、参会人员等信息；

3.参会人员收到会议通知后，应及时回复确认。

八、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况需提前向会议主持人请假；

2.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免影响会议进行；

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得随意离场、喧哗、打断他人发言；

4.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，按时完成相关工作。

九、保密原则

1.会议涉及的公司内部信息、商业秘密等，参会人员应严格保密；

2.会议纪要未经允许，不得随意传播、泄露。

十、本制度的解释权归公司行政管理部门所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主持人根据工作需要，确定会议主题、议程、参会人员、会议时间等；

2.会议主持人提前预定会议室，并检查会议设备是否正常运行；

3.会议主持人制定会议议程，并在会议召开前至少3个工作日将会议通知及议程发送给参会人员；

4.参会人员收到会议通知后，应及时回复确认，如有特殊情况需请假。

二、会议签到

1.会议开始前10分钟，记录人应到达会议室，准备会议签到表；

2.参会人员应在会议开始前5分钟到达会议室，进行签到；

3.会议主持人应在会议开始前对参会人员进行点名，确认参会人员到齐。

三、会议议程执行

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题和议程；

2.会议按照议程逐项进行，每个议题的讨论时间由会议主持人控制；

3.与会人员在讨论议题时，应围绕主题发言，言简意赅，避免偏题；

4.会议主持人应确保每个参会人员都有发言机会，并对争议性问题进行协调、引导；

5.会议主持人应对重要决策进行总结，确保与会人员对决策结果达成一致。

四、会议记录

1.记录人应详细记录会议的讨论内容、决策结果、责任分工等；

2.记录人应在会议结束后1个工作日内整理出会议纪要，并发送给会议主持人审核；

3.会议主持人审核通过后，将会议纪要发送给所有参会人员，要求大家按照会议纪要执行任务。

五、会议总结

1.会议主持人应在会议结束前对本次会议的成果、不足之处进行总结；

2.会议主持人应对下次会议的主题、时间等进行预告，并征询参会人员的意见和建议；

3.参会人员应对会议效果进行评价，对会议组织、议题讨论等方面提出改进意见。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与；

2.参会人员离开会议室时，注意整理个人物品，保持会议室整洁；

3.会议主持人或指定人员负责关闭会议室门窗、电源等，确保会议室安全。

本章详细阐述了会议的筹备、签到、议程执行、记录、总结和结束等流程，旨在规范会议组织，提高会议效率。参会人员应严格遵守本章规定，共同维护会议秩序。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.记录人应根据会议内容，准确、详实地编制会议纪要，确保纪要内容全面、清晰；

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任分工等信息；

3.记录人应在会议结束后1个工作日内完成会议纪要的编制，并提交给会议主持人审核；

4.会议主持人审核通过后，将会议纪要发送给所有参会人员，并抄送相关部门。

二、会议纪要的阅读与确认

1.参会人员收到会议纪要后，应在2个工作日内阅读完毕，并对纪要内容进行确认；

2.如参会人员对会议纪要内容有异议，应及时向会议主持人提出，经核实后进行修改；

3.确认无误的会议纪要，参会人员应签字或邮件回复确认，以便于跟踪执行情况。

三、会议决策的执行与跟踪

1.参会人员应根据会议纪要中的责任分工，按时完成相关工作任务；

2.会议主持人或指定人员应定期（如每周）对会议决策的执行情况进行跟踪，确保工作进度；

3.如在工作中遇到问题或困难，应及时与会议主持人沟通，寻求解决方案；

4.对于未按会议纪要执行的参会人员，会议主持人应进行提醒、督促，必要时进行问责。

四、会议纪要的存档与管理

1.记录人应将已发布的会议纪要按照时间顺序进行存档，以便于查询和追溯；

2.会议纪要的存档可采用纸质文件和电子文件两种形式，确保数据安全；

3.公司行政管理部门应定期对会议纪要进行整理、归档，以备后续参考。

五、会议纪要的修订与更新

1.如会议决策在执行过程中发生变更，会议主持人应及时通知记录人，对会议纪要进行修订；

2.记录人应在收到通知后1个工作日内完成会议纪要的修订，并重新发布；

3.修订后的会议纪要应明确标注修订内容和日期，并重新发送给参会人员进行确认。

本章主要明确了会议纪要的编制、发布、阅读确认、执行跟踪、存档管理和修订更新等环节，旨在强化会议决策的执行力，确保公司各项工作有序推进。参会人员应严格按照本章规定，共同落实会议纪要的相关工作。

第四章会议室管理规定

一、会议室预定

1.会议室预定采取预约制度，由会议主持人或指定人员提前通过公司内部预定平台或向行政管理部门进行预定；

2.预定时需提供会议时间、参会人数、所需设备等信息，以确保会议室配置满足会议需求；

3.预定成功后，预定人将获得会议室使用权，如有特殊原因需取消或变更会议，应提前通知行政管理部门。

二、会议室配置与维护

1.行政管理部门负责对会议室进行日常管理与维护，确保会议室设备设施齐全、功能正常；

2.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板、会议电话等；

3.定期对会议室进行清洁、保养，保持会议室环境整洁、舒适。

三、会议室使用规范

1.会议主持人应确保会议在预定时间内开始和结束，遵守会议室使用规定；

2.参会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏、涂抹，如有损坏，需照价赔偿；

3.会议期间，请保持手机静音或振动，避免影响会议进行；

4.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室卫生。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用过程中，参会人员应关注消防安全，遵守公司消防安全规定；

2.保密会议需在会议室门口明显位置放置保密标识，提醒参会人员注意保密；

3.会议结束后，会议主持人或指定人员负责检查会议室，确保无遗漏的保密文件和物品。

五、会议室资源协调

1.行政管理部门应合理分配会议室资源，优先保证公司重要会议需求；

2.如遇到会议室资源紧张，行政管理部门可根据实际情况进行协调，确保会议正常进行；

3.鼓励部门间共享会议室资源，提高会议室使用效率。

本章针对会议室的预定、配置与维护、使用规范、安全与保密以及资源协调等方面进行了详细规定，旨在提高会议室使用效率，为公司各类会议提供良好的会议环境。参会人员及行政管理部门应共同遵守本章规定，确保会议室管理工作的顺利进行。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司行政管理部门所有。如有疑问