鑫意农牧业有限公司原材料采购业务账务处理流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\z\t"标题1,1"1鑫意农牧业有限公司简介 鑫意农牧业有限公司原材料采购业务账务处理流程优化设计鑫意农牧业有限公司简介鑫意农牧业有限公司于2016年4月22日成立，注册资金为1200万人民币，注册地址为河南省安阳市汤阴县城关镇李孔村，公司类型为其他有限责任公司，公司的经营范围包括生猪、家禽的饲养销售；养殖技术及服务；生态农业科技研发；园艺花卉、无公害蔬菜、经济作物的种植、销售；销售：饲料、有机肥。公司内部主要的部门有财务部，采购部，生产部，人事部和销售部。图SEQ图\*ARABIC1公司组织结构公司组织结构如下（REF_Ref62049394\h图1）：图SEQ图\*ARABIC1公司组织结构董事长董事长总经理财务部采购部生产部人事部销售部鑫意农牧业有限公司原材料采购现状及流程鑫意农牧业有限公司原材料采购现状采购是企业生产运营活动的首要步骤，是企业成本控制的关键所在，也是企业各项生产经营活动的前提。由于公司的主要产品就是猪（肉），所以经营活动及目的也是使小猪在合理时间内健康成长到一定重量下的大猪，予以出售，在此过程中需要大量饲料以及兽药疫苗，所以公司日常采购原材料也主要是以上两类材料。公司原材料采购现状如下：采购目的：保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应。采购物品：饲料，兽药疫苗。采购时间：饲料是1星期一次，兽药疫苗是1个月一次。采购计划：生产部在周末或月末根据生产需要拟定请购计划，审核后交由采购部执行。采购实施：采购人员根据采购申请单合理选择供应商进行采购。采购物流：由采购人员跟踪货物的在途和到货情况。采购结算：采购员收集各项单据后交由总经理审核，再交财务审核，确认无误后由出纳按审批金额付款结算。采购评价：原材料入库后，采购人员会根据入库情况，产品数量、质量、价格对供应商进行记录。鑫意农牧业有限公司原材料采购业务流程该公司采购业务流程（REF_Ref62049459\h图2）：图图SEQ图\*ARABIC2采购流程计划申报：计划由生产部根据生产需要进行申请，并填写采购申请单，原则上是饲料一次申报1周用料，兽药疫苗一次申报1月用量，并填写《采购申请计划》。总经理审核：审核采购申请单采购实施：由采购员进行计划申报到九鼎、达可斯二家企业，并跟踪货物的在途与到货情况。入库开单：由公司保管员负责清点数量入库并开《入库单》。贴单：由采购员收集《入库单》《发票或货物款凭证》与财务粘贴单与费用报销单整理后交总经理审批。总经理审核：总经理根据单据情况审批，签字同意后可交财务审核财务审核：财务核实报帐手续、核算付款金额无误后签字确认。出纳付款：按审批金额付款。在整个采购过程中涉及到的账务处理主要如下：原材料在途时：借：在途物资——饲料——兽药疫苗贷：应付账款——供应商原材料入库时：借：原材料——饲料——兽药疫苗贷：在途物资——饲料——兽药疫苗付款结算时：借：应付账款——供应商贷：银行存款/库存现金鑫意农牧业有限公司原材料采购中存在的问题采购计划不完善采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。纵观公司的采购流程还算合理化，可是对于采购计划的制定还不够完善。在日常生产经营活动中也会发生饲料在仓库堆积时间过长；还时常有药品供应不上的问题。这些问题的造成主要是由于采购计划没有全面根据生产需要，库存情况等来制定，只是根据大概了解的情况、数据来做采购计划，所以导致货多压仓，货少供应不到位的后果，然而这直接会影响企业的成本、利润。就从这两个问题来说，饲料一次性采购太多，会占用仓库时间久、容量大，在此期间如遇不好天气，下雨过多还会导致仓库过于潮湿，导致饲料发霉受损，部分饲料不得不丢弃，这就是饲料采购过多造成了不必要的损失。有时候药品采购过少，而这段时间内小猪可能生病过多，急需用药治疗，可是药品不够，等再采购新的药品来救治，有些身体素质弱的小猪早就一命呜呼了。以上问题都是由于采购计划不完善造成的，采购计划没有根据生产需要、库存情况、物料消耗规律等方面综合的详实数据制定，采购计划制定者大多数时候没有考虑全面，多个因素下的数据对计划制定的影响，有时对拿到的数据没有进行核实，错误的数据更加使得采购计划不完善。单据传递效率低该公司属于比较传统型企业，采购流程还是由各项经办人员在采购申请单上签字盖章，没有使用电脑，都是走纸质化程序。一般情况下，根据公司生产需要进行采购业务时，采购价格在公司核定的采购价格范围之内的，直接交由总经理审核，审核通过后再采购；如果采购价格超过核定采购价格范围之外的，以及不在原来报价内的，需要报董事长批准之后才可执行。所以总经理和董事长就是审核最关键的环节，而总经理有时因为需要出去洽谈业务，需要他审核时不在公司就只能等他从外地回来才能审核，董事长也很少在公司，需要董事长签字时也只能等。所以对于纸质化的审核程序，审核人在审核时间点不在公司，会导致单据传递效率低，采购活动不能进行，原材料不能及时供应。缺乏对供应商的评价和管理在企业发展壮大和日益激烈的市场竞争的情况下，物流已经成为企业乃至整个市场经济的重要组成部分，而物流中的供应商，从筛选到管理和评价，在公司经营管理中已经成为企业提高核心竞争力的战略砝码。有效的供应商管理对企业来说尤为重要。该公司在供应商管理方面存在严重问题，供应商的选择权主要在总经理，供应商的选择标准单一，对供应商的评价没有系统的指标，就是简单记录材料单价、质量什么的，完全粗糙的形式主义，不够全面。由于供应商的问题，公司时常发生不能按时收货，部分材料质量不过关等问题。鑫意农牧业有限公司原材料采购业务账务处理流程优化设计编制完善的采购计划采购计划是采购活动以及公司经营活动的重要环节，对企业有十分重大的影响。完善的采购计划能为公司采购活动提供重要依据；不给企业造成不必要的损失，降低采购风险；合理调配各项资源，做到不浪费、不闲置，让公司实现利润最大化。所以编制完善的采购计划至关重要。针对采购计划不完善的问题，我们可以从以下几个方面来完善：1.要保证制定采购计划依据的数据来源准确性，需要提高职工素质，明确责任问题，建立惩罚机制。2.生产部制定采购计划时，要综合考虑各因素（生产计划，库存情况，物料消耗情况）。对于不同种类的原材料采购依据也不同，还要细分化，对于饲料，还需按照猪群类别来估计猪场饲料的需求量，首先查出相应的日粮定额或料肉比和平均日增重，然后按猪群周转计划，计算猪群量最后确定需求量。对于兽药疫苗，要考虑突发情况，比如季节天气的影响易导致猪群某个时间段生病过多，药品采购量就要比平时多。3.设立应急采购措施，主要是针对大型突发状况，防止出现供应中断或及时解决供应中断问题，该养殖企业很容易突发，特别现在非洲猪瘟还很严重的情况下，要保证兽药疫苗能及时供应。4.采购计划要明确原材料的需求时间，物资数量，物资名称，物资类型等内容。使用采购管理软件为了解决采购流程中单据传递效率低的问题，为了提高企业经营效率，公司可以使用ERP采购管理系统，完全可以解决人不在公司也能亲自在电脑上完成审核操作，让单据正常传递，使得采购流程更加快速化、精准化、高效化。ERP——EnterpriseResourcePlanning企业资源计划系统，是指在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP采购管理系统的使用，首先要进行初始化设置，主要是设置系统参数和录入期初数据，还要在系统中赋予有相关工作的职工的对应权力，采购系统设置完成后就可以开始进行正常的采购业务操作。一般而言，采购计划完成后就可以线上填写采购请购单，审核通过后就会生成采购订单，原材料到货后签收人员需填写采购到货单，入库后生成采购入库单，收到供应商出具的发票后再在系统里录入采购发票或根据采购订单生成（类型分类：增值税专用发票、普通发票、运费发票），然后是采购结算及采购成本核算（在存货核算子系统内进行记账），这样财务就能根据已经记账的单据直接生成凭证，对于结算后的发票自动传递到应付款管理系统，财务部门通过应付单据审核—制单处理—生成凭证。ERP采购管理流程如下（REF_Ref62157120\h图3）：图SEQ图\*ARABIC3ERP采购管理流程加强供应商管理图SEQ图\*ARABIC3ERP采购管理流程为了提高企业核心竞争力，公司要加强对供应商的管理、评价，建立科学合理的供应商管理评价体系，不断优化公司供应网络及采购流程。首先，对于供应商的选择，要先进行调查（对供应商的质量、价格、生产技术、生产管理、交货时间、地理位置等作评核。可以通过现场考察验证、样品检验和实验，合格后再列入合格供应商名列）。其次，对于供应商管理、评价方面，公司可以很好利用ERP系统进行供应商管理，可以每月对供应商的品质、交货能力、价格、服务水平等方面进行评价，每季度再进行一次总评，将供应商的等级分为A、B、C、D、E五个等级（REF_Ref62050138\h表1），建立专门的供应商档案。表SEQ表\*ARABIC1供应商等级及评分供应商等级考评得分A90-100B75-89C60-75D＜59E已停止交易最后，如果因为供应商提供物品品质不良或非特殊情况下的交货时间延误给我方造成的损失，由供应商负责赔偿；对于配合以及交货时经常出现质量问题的供应商直接予以淘汰，终止合作关系。供应商管理评价指标主要如下（REF_Ref62050197\h表2）所示：表SEQ表\*ARABIC2供应商定期评估汇总表供应商定期评估汇总表审核员:日期：供应商名称：评定项目评定内容评分评价确认结果质量水平（50分）进料批次合格率15质量保证体系15样品质量10对质量问题的处理10交货能力（30分）交货、样品及时性10增、减订货的处理能力10扩大供货的弹性10后援服务（20分）配套售后服务能力10零星订货保证10小计有效的供应商选择和管理评价，能使企业与供应商之间保持良性的合作关系，还能降低企业库存成本，降低交易费用，提高企业经营效益。优化后的采购流程图如下（REF_Ref62049740\h图4）：图SEQ图\*ARABIC图SEQ图\*ARABIC4优化后的采购流程采购计划请购总经理审核采购实施总经理、财务审核验收入库出纳付款评价供应商 优化后的采购流程，不同于之前的纸质化程序，主要是在ERP系统中进行操作，单据传递速度更快；在采购计划上也更加完善、精确；对于供应商管理方面也更加严格。总结随着社会经济的不断发展，企业越来越多，企业间的社会竞争也愈战愈烈，降低采购成本才能给公司带来更多的利益。该毕业设计是以鑫意农牧业有限公司为对象，分析了其原材料采购流程中存在的问题并提出了相应的解决方案。该公司的整个采购流程中采购计划制定不完善，纸质化的审核程序导致单据传递效率低，对于供应商方面也缺乏管理和评价。对很多其他的企业而言，采购流程中也存在些许相似的问题，这些问题都会导致采购成本过高，影响企业的经营效率。那么我也从这三个问题方面提出了优化方案：多方面完善采购计划，