档案管理制度llf1

档案管理制度llf1一、总则1.目的本档案管理制度旨在规范公司各类档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为公司的各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案，包括但不限于文件、合同、协议、报告、记录、证照等。3.职责分工综合管理部负责制定、修订和完善档案管理制度，并监督制度的执行情况。各部门负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，并指定专人作为兼职档案管理员，负责具体的档案管理事务。档案管理人员负责对公司各类档案进行集中统一管理，包括档案的接收、分类、编号、存储、检索、借阅、利用和销毁等工作。二、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销等过程中产生的各类文件和资料，如工商登记材料、公司章程、股东会决议等。公司内部形成的各类文件，包括通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结等。公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等。公司在生产、经营、管理等活动中产生的各类记录，如财务报表、审计报告、统计报表、质量检验报告、设备维护记录、员工考勤记录等。公司获得的各类荣誉证书、资质证书、专利证书、商标证书等。公司员工的个人档案，包括入职登记表、劳动合同、培训记录、考核记录、薪酬福利记录、奖惩记录等。2.收集要求各部门应及时将本部门产生的档案资料收集齐全，确保档案的完整性。对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集复印件，并注明原件存放处。档案资料应真实、准确、完整，不得擅自修改、涂抹、伪造。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序、目录清晰。4.整理方法分类：根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类、资质荣誉类等类别。编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号规则如下：档案类别代码：用两位大写字母表示，如"XG"表示行政管理类，"DQ"表示党群工作类等。年份代码：用四位阿拉伯数字表示，如"2023"表示2023年形成的档案。顺序号：用四位阿拉伯数字表示，从0001开始依次编号。排列：按照分类和编号顺序，将档案依次排列存放。编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。三、档案的归档1.归档时间各部门应在档案形成后的[X]个工作日内，将整理好的档案移交至档案管理人员进行归档。对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的[X]个工作日内完成归档。2.归档程序各部门兼职档案管理员填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并签字确认。档案管理人员对移交的档案进行核对，确认无误后在《档案移交清单》上签字接收，并将档案存入相应的档案库房。四、档案的保管1.档案库房建设公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品、档案密集架等，确保档案存储环境的安全和适宜。2.档案存储方式档案应按照分类和编号顺序，存放在档案密集架上，便于查找和管理。对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，确保数据的安全性和完整性。3.档案保管期限根据档案的重要程度和利用价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种：永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、营业执照、税务登记证、审计报告、年度财务报表等，应永久保管。长期保管的档案：凡是在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，如合同协议、重要会议记录、工作计划、工作总结等，保管期限为[X]年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，如一般性文件、临时性通知、员工考勤记录等，保管期限为[X]年。4.档案定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、存储环境等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对受潮档案进行干燥处理、对霉变档案进行消毒处理等。定期检查的结果应记录在《档案检查记录》中，并存档备查。五、档案的检索与利用1.检索工具编制《档案目录索引》，作为档案检索的主要工具。《档案目录索引》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容，并按照分类和编号顺序进行编排。建立电子档案检索系统，利用计算机技术对电子档案进行分类、编号、存储和检索，提高档案检索的效率和准确性。2.检索方法档案检索应根据档案的类别、题名、日期、编号等信息进行查询。档案管理人员应根据利用者的需求，提供准确、快捷的检索服务。3.利用申请公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息，并经部门负责人签字同意后，提交至档案管理人员。公司外部人员因特殊原因需要查阅档案的，应提交单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，方可查阅。4.利用审批档案管理人员对《档案查阅申请表》进行审核，对于符合查阅条件的，在申请表上签字批准，并注明查阅时间、地点、方式等信息。对于涉及公司机密的档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。5.利用登记档案管理人员应对档案查阅情况进行登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅目的、查阅范围、归还日期等信息。档案查阅登记应采用纸质和电子两种方式进行，并存档备查。6.档案归还查阅人应在规定的查阅时间内归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认档案完整无损后，在《档案查阅申请表》上签字注销。如发现档案有损坏、丢失等情况，查阅人应承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。档案鉴定工作应定期进行，一般每年进行一次。2.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人和档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和审批。3.鉴定内容档案鉴定工作主要对档案的保管期限、密级等进行重新审查和判定，确定档案是否仍具有保存价值。对于已超过保管期限且无保存价值的档案，应进行销毁处理。4.销毁程序档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查和登记，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。《档案销毁清单》经档案鉴定工作小组组长签字确认后，报公司分管领导审批。经批准后，档案管理人员按照规定的方式对档案进行销毁，并在《档案销毁清单》上注明销毁方式、时间、地点等信息。《档案销毁清单》应永久保存，并存档备查。七、档案的保密与安全1.保密制度档案管理人员应严格遵守公司的保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人不得擅自将档案带出查阅室。对于涉及公司机密的档案，应按照公司的保密规定进行管理，采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。2.安全制度档案库房应安装安全监控设备，确保档案存储环境的安全。档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。档案管理人员应严格遵守档案