胡集电厂二期档案管理规定

胡集电厂二期档案管理规定一、总则（一）目的为加强胡集电厂二期项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设、生产运营及后续维护提供可靠的信息支持，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于胡集电厂二期项目建设、调试、生产运营等全过程中形成的各类文件材料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：项目档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程参与原则：档案管理工作贯穿项目建设的全过程，从项目策划、设计、施工到竣工验收等各个环节，档案管理人员应同步参与，进行文件材料的收集、整理和归档。3.真实性原则：档案内容应真实反映项目建设和生产运营的实际情况，不得伪造、篡改。4.便于利用原则：档案的整理和分类应便于检索和查询，满足项目各方面对档案信息的利用需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责胡集电厂二期项目档案的全面管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度。2.制定和完善项目档案管理的各项规章制度，并组织实施。3.负责项目档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。4.对项目各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。6.参与项目建设过程中的重要会议和活动，及时收集相关文件材料。7.负责档案信息化建设，建立和维护项目档案管理信息系统。（二）项目各部门项目各部门负责本部门在项目建设和生产运营过程中形成的文件材料的收集、整理和初步归档工作，并指定专人负责与档案管理部门的沟通协调。其主要职责包括：1.明确本部门档案管理的责任人，确保文件材料的及时收集和整理。2.按照档案管理部门的要求，对本部门形成的文件材料进行分类、编号和装订。3.在规定时间内将整理好的文件材料移交档案管理部门。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。三、档案分类及编号（一）档案分类胡集电厂二期项目档案分为工程前期文件、设计文件、施工文件、调试文件、生产运营文件等几大类，每大类下再根据具体内容进行细分。具体分类如下：1.工程前期文件项目立项批复、可行性研究报告及相关批复文件。环境影响评价报告及批复文件。项目建设用地批准文件、土地出让合同等。项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等。2.设计文件初步设计文件，包括设计说明书、图纸、概算等。施工图设计文件，包括各专业图纸、设计变更通知单等。设计交底记录、图纸会审记录等。3.施工文件施工组织设计、施工方案等。工程开工报告、复工报告等。施工技术交底记录。原材料、构配件及设备的质量证明文件，如质量检验报告、合格证等。施工过程中的隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。工程质量事故处理记录。施工日志。4.调试文件调试大纲、调试方案。设备单体调试记录、分系统调试记录、整套启动调试记录等。调试报告，包括调试总结报告、性能试验报告等。5.生产运营文件生产运行规程、操作规程、检修规程等。设备台账、运行记录、检修记录、维护记录等。安全生产文件，如安全管理制度、安全检查记录、事故应急预案等。技术改造文件，包括改造方案、技术协议、验收报告等。（二）编号规则档案编号采用分类编号法，由档案类别代码、项目代码、年度代码、顺序号等组成。具体编号规则如下：1.档案类别代码：根据档案分类设置，用两位大写字母表示，如"GQ"表示工程前期文件，"SJ"表示设计文件等。2.项目代码：用四位数字表示胡集电厂二期项目代码。3.年度代码：用四位数字表示文件形成年度。4.顺序号：用四位数字表示该类档案在本年度内的流水号。例如：一份工程前期文件中关于项目立项批复的档案编号为"GQ000120230001"，其中"GQ"为工程前期文件类别代码，"0001"为项目代码，"2023"为年度代码，"0001"为顺序号。四、档案收集与整理（一）收集要求1.项目各部门应按照档案管理的有关规定，及时收集本部门在项目建设和生产运营过程中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对收集到的文件材料，应进行认真核对，确保其真实性、准确性和有效性。对于不符合要求的文件材料，应及时补充或修正。3.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件及相关的声像资料等。电子文件应采用通用格式存储，并确保其可读性和可追溯性。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类及编号规则，对收集到的文件材料进行分类整理。2.纸质文件应进行装订，去除金属物，采用A4纸规格进行折叠或裁剪，确保页面整齐、美观。3.电子文件应按照分类要求进行存储，建立清晰的文件夹结构，并对文件进行命名，命名应体现文件的类别、项目、年度等关键信息。4.声像资料应进行分类整理，标注拍摄时间、地点、内容等信息，并进行数字化存储。5.对整理好的档案应编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者等内容，确保目录清晰、准确，便于检索。五、档案归档（一）归档范围1.项目建设和生产运营过程中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括上述档案分类中的所有内容。2.与项目相关的外部文件，如上级主管部门的批复文件、行业标准规范等。（二）归档时间1.工程前期文件应在项目完成立项、审批等相关手续后及时归档。2.设计文件应在设计任务完成后，按照设计阶段进行归档，初步设计文件在评审通过后归档，施工图设计文件在交付施工单位前归档。3.施工文件应随工程进度同步归档，每月底将当月形成的施工文件整理归档。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等应在验收合格后及时归档。4.调试文件应在调试工作完成后，按照调试阶段进行归档，设备单体调试记录、分系统调试记录等在调试完成后及时归档，整套启动调试记录在整套启动验收合格后归档。5.生产运营文件应定期归档，每年年底将本年度形成的生产运营文件整理归档。（三）归档程序1.项目各部门整理好的文件材料，经本部门负责人审核签字后，填写《档案移交清单》，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，对不符合要求的档案，应退回移交部门重新整理。3.档案管理部门对验收合格的档案进行登记、编号，并按照档案分类要求进行上架存放。六、档案保管（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.档案应采用标准的档案盒、档案柜进行装具，档案盒应符合国家相关标准，档案柜应坚固耐用，便于存放和检索。2.档案盒应标明档案类别、项目代码、年度、顺序号等信息，档案柜应进行编号，并建立档案存放位置索引。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限根据国家有关规定和项目实际情况确定，一般工程前期文件、设计文件、重要的施工文件、调试文件等保管期限为永久；一般性的施工文件、生产运营文件等保管期限为长期（10年以上）；短期（5年以下）保管的档案主要是一些临时性的文件材料。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整、准确和安全。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制《档案清查报告》，对清查情况进行总结，并提出改进措施。七、档案利用（一）利用范围1.项目建设、生产运营、维护等相关人员因工作需要可查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要查阅档案，应按照公司相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人批准。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过15天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、涂改、污损，如有损坏应照价赔偿。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、数量、用途、归还日期等。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目相关技术专家、财务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据档案的保管期限、价值等因素，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制《档案鉴定销毁清册》，经公司主管领导批准后实施销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，一般采用焚烧或粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、档案名称、数量、销毁方式等，并由监销人员签字确认。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立胡集电厂二期项目档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）系统功能1.档案录入：实现档案目录及全文信息的录入，支持多种格式文件的上传。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.借阅管理：对档案借阅申请、审批、归还等流程进行信息化管理，记录借阅情况。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类报表。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和修改。（三）数据维护1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。2.及时更新档案信息，保证系统中档案信息与实际档案一致。对档案的新增、修改、删除等操作应进行详细记录。十、奖励与处罚（一）奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金等。具体奖励情形如下：1.及时、准确、完整地收集和整理档案，为项目建设和生产运营提供重要信息支持的。2.在档案管理工作中提出创新性建议或方法，有效提高档案管理水平的。3.积极配合档案管理部门工作，对档案管理工作做出显著贡献的。