企业印章管理制度

企业印章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用行为，防范印章使用风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的各类印章管理，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章及其他专用章等。3.印章管理原则依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。专人负责原则：明确专人负责印章的保管和使用，确保印章使用的安全性和规范性。审批授权原则：严格印章使用审批流程，未经授权不得擅自使用印章。风险防范原则：强化印章使用过程中的风险意识，采取有效措施防范印章使用不当引发的各类风险。二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司各类印章由行政部门统一负责刻制。刻制前，需填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质、用途等信息，并经公司法定代表人或其授权人批准。行政部门应选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量和安全性。印章刻制完成后，行政部门应及时将印章交付使用部门，并办理交接手续。交接时，需填写《印章交接登记表》，双方签字确认。2.印章启用新印章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确印章的名称、启用日期、使用范围等信息。印章启用后，使用部门应按照本制度规定的程序和要求使用印章，确保印章使用的规范性和严肃性。三、印章的保管1.保管职责公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由行政部门指定专人负责保管，部门章及其他专用章由各部门指定专人负责保管。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管规定，确保印章安全。印章保管人员不得擅自将印章交与他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，需经公司法定代表人或其授权人批准，并办理书面委托手续。2.保管方式印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。印章保管人员应定期对印章进行检查和维护，确保印章清晰、完好。如发现印章损坏或遗失，应及时报告并采取相应措施。3.保管环境要求印章保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，避免印章受潮、生锈或损坏。印章保管场所应安装监控设备，确保印章保管过程的安全和可追溯性。四、印章的使用1.使用范围公司公章适用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等各类重要文件的签署。合同专用章适用于公司对外签订的各类合同、协议等经济合同文件的签署。财务专用章适用于公司财务核算、资金收付、税务申报等财务相关文件的加盖。法定代表人章适用于公司法定代表人授权范围内的文件签署、资金支付等事项。部门章及其他专用章适用于各部门内部文件、通知、报表等的加盖，以及与本部门业务相关的特定事项。2.使用流程填写《印章使用申请表》：使用人需详细填写申请表，注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并签字确认。审批：根据用印事项的性质和审批权限，提交相应领导审批。一般事项由部门负责人审批，重要事项需经公司法定代表人或其授权人审批。盖章：印章保管人员在审核《印章使用申请表》及相关文件无误后，方可盖章。盖章时应确保印章清晰、端正，骑年盖月。登记：印章保管人员应在用印后及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。3.特殊情况处理如遇紧急情况，无法按照正常审批流程用印时，使用人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。对于异地用印的情况，可通过邮寄、传真等方式将《印章使用申请表》及相关文件发送给印章保管人员，经审批同意后，由印章保管人员按照规定盖章，并将盖章后的文件邮寄或传真给使用人。五、印章的停用与销毁1.停用情形因公司机构调整、名称变更、业务终止等原因，印章不再使用时，应及时办理停用手续。印章损坏或遗失，无法继续使用时，应立即停用，并采取相应措施进行处理。2.停用流程使用部门或保管人员填写《印章停用申请表》，注明停用原因、印章名称等信息，并提交行政部门审核。行政部门审核通过后，发布印章停用通知，明确印章停用日期和后续处理要求。印章保管人员在收到停用通知后，应将印章妥善保管，并停止使用。3.销毁程序对于需要销毁的印章，由行政部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，经公司法定代表人或其授权人批准。销毁时，应至少有两名监销人员在场，确保印章销毁过程的真实性和彻底性。印章销毁后，监销人员应在《印章销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告公司领导。六、印章使用的监督与检查1.内部监督行政部门负责对公司印章使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章使用符合本制度规定。各部门负责人应加强对本部门印章使用情况的监督和管理，发现问题及时纠正。2.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.检查记录与报告行政部门应建立印章使用监督检查记录档案，记录检查时间、检查内容、发现问题及处理情况等信息。对于检查中发现的重大问题或违规行为，行政部门应及时