供货方案及管理制度

供货方案及管理制度总则1.目的本制度旨在规范公司供货流程，确保所采购货物的质量、及时性和成本效益，保障公司生产经营活动的顺利进行，满足客户需求，提高公司整体运营效率和竞争力。2.适用范围本制度适用于公司所有原材料、零部件、设备及其他物资的采购供应活动，包括但不限于直接采购、委托采购、招标采购等方式。3.基本原则质量第一原则：优先选择质量可靠、符合行业标准和公司要求的供应商及产品，确保所采购物资能够满足公司生产、销售及客户使用的需求。公平公正原则：在供应商选择、采购谈判、合同签订等环节，遵循公平、公正、公开的原则，维护公司和供应商的合法权益。成本效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本，提高资金使用效率，实现公司经济效益最大化。诚实守信原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，诚实守信，履行合同约定，共同维护良好的市场秩序。供货流程1.需求预测与计划市场调研：市场部门定期收集、分析市场动态、行业趋势及竞争对手信息，结合公司销售计划、生产计划等，预测各类物资的需求变化，为采购计划提供依据。需求申报：各部门根据生产、销售、研发等实际需求，提前填写物资需求申请表，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并提交至采购部门。采购计划制定：采购部门汇总各部门需求信息，结合库存情况，编制月度、季度及年度采购计划，明确采购物资的种类、数量、时间安排等，报公司领导审批后执行。2.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，根据公司采购需求和供应商评价标准，对潜在供应商进行初步筛选，确定入围供应商名单。供应商评估：采购部门会同相关部门对入围供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量管理体系、环保措施、价格水平、交货期、售后服务等方面的情况，形成供应商评估报告。供应商选择：根据供应商评估结果，采购部门组织相关部门进行综合评审，选择合适的供应商，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。供应商管理：采购部门定期对供应商进行跟踪评估，建立供应商绩效档案，记录其交货及时性、产品质量、售后服务等表现，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时进行整改或淘汰。3.采购订单下达采购申请审核：采购部门收到各部门提交的物资需求申请表后，对其进行审核，确认需求的合理性和必要性，对于不符合要求的申请及时反馈给申请部门并说明原因。采购订单生成：采购部门根据审批通过的采购计划和需求申请表，向选定的供应商下达采购订单，明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息。订单审批：采购订单下达后，按照公司审批流程，提交相关领导进行审批，确保采购订单符合公司规定和要求。4.采购合同签订合同起草：采购部门根据采购订单内容，起草采购合同，明确双方的权利义务、质量标准、交货方式、付款方式、违约责任等条款。合同审核：采购合同起草完成后，提交法务部门、财务部门等相关部门进行审核，确保合同条款合法合规、风险可控、财务可行。合同签订：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订正式合同，并加盖公司公章或合同专用章。5.物资验收到货通知：采购部门在物资预计到货前，提前通知仓库管理部门及相关使用部门做好验收准备工作。初步验收：物资到货后，仓库管理部门会同质量检验部门按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格型号、外观等进行初步验收，核对无误后填写物资到货验收单。质量检验：质量检验部门按照质量标准对物资进行抽样检验，出具检验报告，对于检验合格的物资办理入库手续，对于不合格的物资及时通知采购部门与供应商协商处理。验收记录：物资验收过程中，相关部门应做好验收记录，包括物资名称、规格型号、数量、到货时间、验收情况等信息，以备后续查询和追溯。6.付款管理发票审核：采购部门收到供应商开具的发票后，对发票的真实性、合法性、准确性进行审核，确保发票内容与采购合同一致。付款申请：采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请表，附上发票、验收单等相关凭证，提交财务部门审核。付款审批：财务部门对付款申请表及相关凭证进行审核后，按照公司审批流程提交相关领导进行审批，确保付款符合公司财务制度和资金安排。款项支付：经审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时向供应商支付货款。供货质量管理制度1.质量标准制定采购部门应会同质量检验部门、技术部门等相关部门，根据公司生产经营需求和行业标准，制定各类物资的质量标准，明确物资的规格型号、性能指标、检验方法等要求。质量标准应定期进行评估和修订，确保其符合市场变化和公司发展的需要。2.供应商质量管理采购部门应要求供应商建立质量管理体系，提供相关质量认证文件，如ISO9001质量管理体系认证等。定期对供应商进行质量管理培训和指导，帮助其提高质量管理水平，确保所供物资质量稳定可靠。与供应商签订质量保证协议，明确双方在质量控制方面的责任和义务，约定质量问题的处理方式和赔偿条款。3.进货检验质量检验部门应按照质量标准和检验规范，对所有到货物资进行严格的检验，确保物资质量符合要求。对于关键物资和重要零部件，应进行全检；对于一般物资，可根据实际情况进行抽检。检验过程中发现的质量问题，应及时填写质量检验报告，并通知采购部门与供应商协商处理。4.不合格品处理对于检验不合格的物资，应及时隔离存放，并标识清楚，防止其混入合格品中。采购部门应与供应商沟通，要求其采取措施整改或更换不合格物资，对于因质量问题给公司造成损失的，应按照合同约定要求供应商承担相应的赔偿责任。质量检验部门应对不合格品的处理情况进行跟踪和记录，确保问题得到彻底解决。5.质量追溯建立物资质量追溯体系，记录物资的采购日期、供应商名称、批次号、检验报告等信息，以便在出现质量问题时能够快速追溯到问题源头。定期对质量追溯体系进行维护和更新，确保信息的准确性和完整性。供货成本控制制度1.成本预算编制采购部门应根据采购计划和历史采购数据，会同财务部门等相关部门编制采购成本预算，明确各类物资的采购成本目标。采购成本预算应包括物资价格、运输费用、仓储费用、检验费用等各项支出，并结合市场变化和公司实际情况进行合理预测。2.采购价格管理采购部门应定期收集市场价格信息，分析价格走势，与供应商进行谈判，争取合理的采购价格。建立采购价格评估机制，对采购价格进行定期评估和分析，与市场同类产品价格进行比较，及时发现价格异常情况并采取措施进行调整。通过招标采购、集中采购等方式，降低采购成本，提高采购效益。3.成本核算与分析财务部门应定期对采购成本进行核算，分析采购成本的构成和变化情况，为成本控制提供数据支持。采购部门应配合财务部门进行成本分析，查找成本控制的关键点和存在的问题，提出改进措施和建议。4.成本控制措施优化采购流程，减少中间环节，提高采购效率，降低采购成本。合理安排采购批量和采购时间，充分利用供应商的价格优惠政策，降低采购成本。加强与供应商的合作与沟通，建立长期稳定的合作关系，争取更有利的采购条件。对采购成本进行绩效考核，将采购成本控制指标纳入采购人员的绩效考核体系，激励采购人员积极采取措施降低采购成本。供货风险管理制度1.风险识别与评估采购部门应会同相关部门，对供货过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、物流风险等。采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态，及时调整采购策略，合理安排采购计划，避免因市场价格波动、供应短缺等因素给公司造成损失。供应商风险应对：加强供应商管理，建立备用供应商体系，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商的稳定性和可靠性。对于出现重大问题的供应商，及时采取更换、调整合作方式等措施。质量风险应对：严格执行质量标准和检验规范，加强进货检验和质量控制，与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿条款。对于质量问题频发的供应商，及时进行整改或淘汰。物流风险应对：选择可靠的物流供应商，签订物流服务合同，明确双方的权利义务和违约责任。加强物流过程监控，确保物资按时、安全送达公司。购买货物运输保险，降低物流运输过程中的风险损失。3.风险监控与预警建立风险监控机制，定期对供货风险进行跟踪和评估，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，通知相关部门采取应对措施。对风险应对措施的实施效果进行评估和反馈，不断完善风险管理制度和应对措施。供货合同管理制度1.合同签订采购合同应按照公司合同管理制度的要求，由采购部门起草，经法务部门、财务部门等相关部门审核后，报公司领导审批。合同签订前，应确保合同条款明确、具体、合法合规，避免出现模糊不清、歧义或违法条款。合同签订时，应加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字确认。2.合同执行采购部门应负责合同的执行，按照合同约定及时向供应商下达采购订单，跟踪物资的生产、运输、到货等情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。相关部门应配合采购部门做好合同执行工作，如仓库管理部门做好物资验收和入库工作，质量检验部门做好物资检验工作等。3.合同变更与解除如因市场变化、公司生产经营调整等原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议，并按照公司审批流程进行审批。如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，采购部门应按照合同约定和相关法律法规的要求，及时通知供应商，并办理合同解除手续。4.合同归档与保管采购合同签订后，采购部