销售小样发货管理制度

销售小样发货管理制度总则目的为规范公司销售小样发货流程，确保销售小样能够准确、及时、安全地送达客户手中，提高客户满意度，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司所有销售小样的发货管理，包括但不限于产品小样的包装、运输、交付等环节。基本原则1.准确性原则：确保发货信息准确无误，包括产品名称、规格、数量、客户信息等。2.及时性原则：按照客户要求的时间节点安排发货，确保小样能够及时送达。3.安全性原则：在发货过程中，采取必要的措施确保产品安全，防止损坏、丢失等情况发生。4.责任明确原则：明确各环节的责任人和职责，确保发货流程顺畅。发货流程订单接收1.销售部门负责接收客户的小样订单，订单内容应包括产品名称、规格、数量、客户信息、交货时间等。2.销售部门对订单进行审核，确认订单信息准确无误后，将订单录入公司的销售管理系统。库存核对1.仓储部门根据销售管理系统中的订单信息，核对库存情况，确认是否有足够的产品小样可供发货。2.如库存不足，仓储部门应及时通知销售部门，并说明预计补货时间。销售部门与客户沟通，协商调整交货时间或解决方案。包装准备1.根据产品小样的特性和客户要求，仓储部门选择合适的包装材料进行包装。2.包装材料应确保能够有效保护产品，防止在运输过程中受到损坏。同时，包装上应标明产品名称、规格、数量、客户信息等。3.在包装过程中，应注意产品的摆放整齐，避免相互挤压、碰撞。发货通知1.仓储部门完成包装后，填写发货通知单，通知物流部门安排发货。发货通知单应包括订单编号、产品名称、规格、数量、客户信息、交货时间、发货地址等。2.物流部门收到发货通知单后，安排车辆或快递进行发货，并及时更新物流信息。发货运输1.物流部门选择合适的运输方式，确保产品能够安全、及时地送达客户手中。对于贵重或易损产品，应选择有保险的运输方式。2.在运输过程中，应采取必要的防护措施，如防震、防潮、防盗等，确保产品安全。3.物流部门应及时跟踪物流信息，如发现异常情况，应及时与客户沟通，并采取相应的措施解决问题。交货签收1.产品送达客户后，物流人员应要求客户在送货单上签字确认。送货单应包括订单编号、产品名称、规格、数量、客户信息、交货时间、签收时间等。2.客户签收后，物流人员应及时将送货单反馈给销售部门和仓储部门。销售部门负责将客户签收信息录入销售管理系统，作为订单完成的依据。发货管理职责销售部门1.负责接收客户的小样订单，并进行审核和录入。2.与客户沟通交货时间和发货细节，及时协调解决客户问题。3.跟踪订单发货情况，及时反馈给客户和其他相关部门。仓储部门1.负责核对库存，确保有足够的产品小样可供发货。2.按照要求进行产品小样的包装，确保包装质量。3.填写发货通知单，通知物流部门安排发货。4.负责发货后的库存管理和账目核对。物流部门1.根据发货通知单安排车辆或快递进行发货，确保发货及时。2.选择合适的运输方式，确保产品安全运输。3.跟踪物流信息，及时反馈物流状态，解决物流过程中出现的问题。质量部门1.对发货的产品小样进行质量抽检，确保产品质量符合标准。2.如发现质量问题，及时通知相关部门采取措施解决。发货异常处理库存不足1.当库存不足时，仓储部门应及时通知销售部门，销售部门与客户沟通，协商调整交货时间或解决方案。2.如客户同意调整交货时间，销售部门应及时更新订单信息，并通知仓储部门和物流部门。3.如客户不同意调整交货时间，销售部门应与客户协商其他解决方案，如提供替代产品或部分发货等。产品质量问题1.在发货前，质量部门发现产品质量问题，应及时通知仓储部门停止发货，并对问题产品进行处理。2.如已发货的产品小样出现质量问题，物流部门应及时通知客户，并协助客户处理问题。销售部门负责与客户沟通解决方案，如换货、退货等。3.质量部门对质量问题进行调查分析，找出原因，采取措施防止类似问题再次发生。物流延误1.如因物流原因导致发货延误，物流部门应及时通知销售部门和客户，并说明延误原因和预计到货时间。2.销售部门负责与客户沟通，协商解决方案，如给予客户一定的补偿或其他优惠措施。3.物流部门应采取措施加快运输速度，尽快将产品小样送达客户手中。货物丢失或损坏1.如在运输过程中发生货物丢失或损坏，物流部门应及时通知销售部门和客户，并提供相关证明材料。2.销售部门负责与客户沟通解决方案，如按照合同约定进行赔偿或重新发货等。3.物流部门配合销售部门进行调查，确定责任归属，并采取措施加强运输管理，防止类似问题再次发生。发货记录与档案管理发货记录1.销售部门、仓储部门和物流部门应分别建立发货记录台账，记录订单发货的详细信息，包括订单编号、产品名称、规格、数量、客户信息、发货时间、交货时间、签收时间等。2.发货记录应及时更新，确保数据的准确性和完整性。档案管理1.销售部门负责收集、整理发货过程中产生的各类文件和资料，包括订单、发货通知单、送货单、物流凭证、质量检验报告等。2.按照档案管理规定，对发货档案进行分类、编号、装订，并妥善保管。3.发货档案的保存期限应符合公司档案管理要求，以便日后查询和追溯。考核与奖惩考核指标1.发货准确性：考核发货信息的准确性，包括产品名称、规格、数量、客户信息等。2.发货及时性：考核是否按照客户要求的时间节点安排发货。3.发货安全性：考核发货过程中产品的安全情况，是否发生损坏、丢失等情况。4.客户满意度：考核客户对发货服务的满意度。考核方式1.销售部门、仓储部门和物流部门每月对发货情况进行自评，并提交自评报告。2.公司定期对各部门的发货情况进行抽查和评估，结合客户反馈意见，综合确定各部门的考核得分。奖惩措施1.对于发货工作表现优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书等。2.对于发货工作中出现失误或违规行为的部门和个人，公司视情节轻重给予批评、警告、罚款等处罚。如因发货问题给公司造成重大损失的，将追究相关人员的法律责任。培训与沟通培训1.公司定期组织发货流程培训，提高相关人员的业务水平和操作技能。培训内容包括发货流程、包装要求、物流知识、质量标准等。2.新员工入职时，应进行发货流程的专项培训，确保其熟悉发货工作的各项要求。沟通1.销售部门、仓储部门和物流部门之间应建立良好的沟通机制，及时沟通发货过程中的问题和信息。2.定期召开发货协调会议，总结发货工作中的经