公司耐耗品管理制度

公司耐耗品管理制度一、总则（一）目的为加强公司耐耗品的管理，规范耐耗品的采购、使用、保管、报废等流程，提高耐耗品的使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有耐耗品的管理，包括但不限于办公设备、办公家具、工具、仪器仪表等。（三）定义1.耐耗品：指使用期限较长，价值较高，反复使用且基本保持原有实物形态的物品。2.归口管理部门：负责耐耗品管理的具体工作，如采购、发放、调配、报废等，并对耐耗品的使用情况进行监督和检查。二、管理职责（一）采购部门职责1.根据各部门需求和库存情况，编制耐耗品采购计划，经审批后组织采购。2.选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购的耐耗品符合质量要求。3.负责采购耐耗品的到货验收、入库手续办理等工作。（二）使用部门职责1.提出耐耗品的需求申请，明确规格、型号、数量等要求。2.负责本部门耐耗品的领用、使用和日常保管，确保耐耗品的正常使用和安全。3.定期对本部门耐耗品的使用情况进行盘点，发现问题及时报告。（三）仓库管理部门职责1.负责耐耗品的入库、存储、保管和发放工作，建立库存台账，定期盘点库存。2.按照规定的存储条件保管耐耗品，确保耐耗品的质量不受损。3.根据审批后的发放单发放耐耗品，做好发放记录。（四）财务部门职责1.负责耐耗品采购资金的审核和支付。2.对耐耗品的采购成本、折旧等进行核算和管理。3.参与耐耗品报废的审核工作。（五）资产管理部门职责1.制定耐耗品管理制度和相关流程，并监督执行。2.定期对公司耐耗品的管理情况进行检查和评估，提出改进意见。3.协调各部门之间的耐耗品管理工作，处理耐耗品管理中的重大问题。三、耐耗品采购管理（一）采购计划编制1.各部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度的业务发展需求和耐耗品的使用状况，填写《耐耗品需求申请表》，详细列出所需耐耗品的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息，提交至归口管理部门。2.归口管理部门汇总各部门的需求申请后，结合库存情况进行分析，编制年度耐耗品采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、采购时间、预算金额等内容。3.采购计划经部门负责人审核、分管领导审批后，报资产管理部门备案。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商作为耐耗品的采购对象。2.对于新的供应商，采购部门应进行实地考察和资质审核，收集其营业执照、税务登记证、产品质量认证、生产许可证等相关资料，评估其供应能力和信誉状况。只有通过审核的供应商才能进入合格供应商名录。3.采购部门应定期对供应商进行评估，根据供应商的交货质量、交货期、售后服务等方面的表现，对供应商进行打分评级。对于表现不佳的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，应将其从合格供应商名录中剔除。（三）采购合同签订1.采购部门根据审批后的采购计划，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交法律合规部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。审核通过后的合同方可加盖公司公章或合同专用章，并由授权代表签字确认。3.采购部门应将采购合同副本及时分发给仓库管理部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。（四）采购验收1.耐耗品到货后，采购部门应及时通知仓库管理部门进行验收。仓库管理部门应按照采购合同和相关标准，对到货的耐耗品进行数量、规格、型号、外观等方面的检查。2.对于需要进行质量检验的耐耗品，采购部门应通知质量管理部门或相关专业人员进行检验。检验合格的耐耗品方可办理入库手续；检验不合格的耐耗品，采购部门应及时与供应商联系，要求其退换货或采取其他补救措施。3.验收人员应填写《耐耗品验收单》，详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员、耐耗品名称、规格、型号、数量、质量状况等信息。验收单经验收人员、仓库管理人员签字确认后，作为入库的依据。四、耐耗品库存管理（一）入库管理1.仓库管理部门根据验收合格的《耐耗品验收单》，办理耐耗品的入库手续。入库时，应按照耐耗品的类别、规格、型号等进行分类存放，并建立库存台账，记录耐耗品的入库时间、名称、规格、型号、数量、供应商等信息。2.库存台账应定期与财务部门的账目进行核对，确保账账相符。同时，仓库管理人员应定期对库存耐耗品进行实地盘点，确保账实相符。（二）存储管理1.仓库管理部门应根据耐耗品的特性和要求，设置合适的存储环境，确保耐耗品的质量不受影响。例如，对于电子设备应存放在干燥、通风的环境中，避免受潮、受热；对于易燃易爆物品应单独存放，并采取相应的防火、防爆措施。2.耐耗品应按照规定的存储方式进行摆放，做到整齐有序、便于查找。同时，应设置明显的标识牌，标明耐耗品的名称、规格、型号、数量等信息。3.仓库管理部门应定期对库存耐耗品进行检查，查看是否有损坏、变质等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。（三）发放管理1.使用部门因工作需要领用耐耗品时，应填写《耐耗品领用申请表》，注明领用耐耗品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后，提交至仓库管理部门。2.仓库管理部门根据审批后的《耐耗品领用申请表》，核实库存情况后发放耐耗品。发放时，应按照先进先出的原则进行，确保耐耗品的合理使用。3.仓库管理人员应在《耐耗品领用申请表》上签字确认，并更新库存台账。同时，应将发放的耐耗品信息录入公司的资产管理系统，以便进行跟踪和管理。（四）盘点管理1.仓库管理部门应定期对库存耐耗品进行盘点，盘点周期为[具体时间]。盘点时，应制定详细的盘点计划，明确盘点人员、盘点范围、盘点方法等。2.盘点人员应认真核对库存耐耗品的数量、规格、型号等信息，确保账实相符。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《耐耗品盘点差异表》，注明差异的耐耗品名称、规格、型号、数量、差异原因等信息。3.仓库管理部门应根据盘点结果编制《耐耗品盘点报告》，详细说明盘点情况、差异原因及处理建议。盘点报告经仓库管理人员、财务人员签字确认后，提交至资产管理部门。资产管理部门应根据盘点报告，及时调整库存台账和财务账目，并对差异原因进行深入分析，采取相应的改进措施，防止类似问题再次发生。五、耐耗品使用管理（一）领用登记1.使用部门在领用耐耗品时，应指定专人负责办理领用手续，并在《耐耗品领用登记表》上签字确认。领用登记表应记录耐耗品的名称、规格、型号、数量、领用时间、领用人等信息。2.领用人应对领用的耐耗品负责，妥善保管和使用，不得擅自转借、挪用或丢失。如因工作需要转借他人，应经部门负责人批准，并办理相关转借手续。（二）使用培训1.对于一些操作复杂或专业性较强的耐耗品，采购部门或归口管理部门应在耐耗品发放前，组织使用部门的相关人员进行使用培训，确保使用人员熟悉耐耗品的性能、操作方法、注意事项等。2.使用培训应形成培训记录，记录培训时间、培训地点、培训内容、培训人员等信息。培训记录应作为使用人员掌握耐耗品使用技能的证明材料。（三）日常维护1.使用部门应定期对耐耗品进行日常维护，确保其正常运行和使用寿命。日常维护的内容包括清洁、保养、润滑、调试等。2.使用人员在使用耐耗品过程中，如发现异常情况应及时停止使用，并报告部门负责人。部门负责人应及时安排专业人员进行维修或检查，确保耐耗品的安全使用。（四）报废管理1.耐耗品出现下列情况之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且无法正常使用的；因技术进步或其他原因，已被淘汰或不再适用的；损坏严重，无法修复或修复成本过高的；丢失或被盗，且无法找回的。2.使用部门填写《耐耗品报废申请表》，详细说明耐耗品的名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，提交至资产管理部门。3.资产管理部门组织相关专业人员对申请报废的耐耗品进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于符合报废条件的耐耗品，资产管理部门应出具《耐耗品报废鉴定报告》。4.财务部门根据《耐耗品报废鉴定报告》和相关规定，对报废耐耗品进行账务处理，核销其账面价值。5.已报废的耐耗品应集中存放，并定期进行清理。对于有回收价值的报废耐耗品，可由资产管理部门统一进行处理，回收款项上缴公司财务。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对耐耗品的管理情况进行审计，检查采购、库存、使用、报废等环节是否符合本制度的规定，是否存在违规操作、浪费等问题。对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）定期检查资产管理部门应定期对各部门的耐耗品管理情况进行检查，检查内容包括耐耗品的采购计划执行情况、库存管理情况、使用情况、报废情