公司不动产管理制度

公司不动产管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司不动产的管理，确保公司不动产的安全、完整、合理使用，提高不动产的使用效益，保障公司资产的保值增值，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、全资子公司、控股子公司等涉及的所有不动产，包括土地、房屋建筑物、在建工程、机器设备、运输工具等固定资产，以及办公家具、电子设备等低值易耗品。3.基本原则统一管理原则：公司不动产实行统一规划、统一调配、统一核算、统一监督的管理体制，确保公司不动产的整体效益最大化。合理配置原则：根据公司的战略规划、业务发展需要和实际情况，合理配置不动产资源，提高资源利用效率。安全第一原则：加强不动产的安全管理，建立健全安全管理制度，确保不动产的安全使用，防止安全事故的发生。规范操作原则：严格按照国家法律法规和公司内部管理制度的规定，规范不动产的购置、使用、处置等各项操作流程，确保管理工作的规范化、标准化。二、管理机构及职责1.管理机构公司设立不动产管理委员会（以下简称"管委会"），作为公司不动产管理的决策机构。管委会主任由公司总经理担任，成员包括财务总监、行政总监、法务总监、各部门负责人等。管委会下设办公室，设在行政部门，负责管委会的日常工作。2.管委会职责审议公司不动产管理的重大决策，包括不动产的购置、处置、租赁、抵押等。制定和修订公司不动产管理制度，并监督制度的执行情况。协调公司各部门之间在不动产管理方面的工作关系，解决不动产管理过程中出现的重大问题。定期听取公司不动产管理工作汇报，对不动产管理工作进行指导和监督。3.办公室职责负责管委会的日常工作，组织召开管委会会议，起草会议纪要等文件。贯彻执行管委会的决策和公司不动产管理制度，具体负责公司不动产的日常管理工作。组织开展公司不动产的清查、盘点工作，定期编制不动产报表，及时掌握不动产的数量、价值、使用状况等信息。负责公司不动产的购置、处置、租赁、抵押等业务的具体操作和手续办理，协调与相关部门和单位的关系。建立健全公司不动产档案管理制度，负责不动产档案的收集、整理、归档和保管工作。对公司各部门的不动产使用情况进行监督检查，及时发现和纠正违规行为。完成管委会交办的其他工作任务。4.各部门职责行政部门：负责公司办公场所、办公设备等不动产的日常管理和维护工作，制定办公区域的使用规划，合理调配办公资源，确保办公秩序的正常运行。财务部门：负责公司不动产的财务核算和资金管理工作，建立不动产台账，准确记录不动产的增减变动情况，定期进行财务审计和监督，确保不动产的财务信息真实、准确、完整。法务部门：负责公司不动产管理过程中的法律事务咨询和审核工作，参与不动产购置、处置、租赁、抵押等合同的起草、审核和签订工作，确保公司不动产管理行为的合法性和合规性。使用部门：负责本部门使用的不动产的日常管理和维护工作，合理使用不动产资源，确保不动产的安全和正常使用，配合公司不动产管理部门做好相关工作。三、不动产购置管理1.购置计划各部门根据公司的业务发展需要和实际工作情况，提前编制不动产购置计划，明确购置的不动产名称、规格型号、数量、预算金额、购置时间等内容。购置计划经部门负责人审核后，报行政部门汇总。行政部门根据公司的整体规划和资源状况，对各部门的购置计划进行综合平衡和审核，提出调整意见后报管委会审批。经管委会审批后的购置计划作为公司不动产购置的依据，各部门必须严格按照计划执行。如因特殊情况需要调整购置计划，必须重新履行审批手续。2.采购流程行政部门根据批准的购置计划，负责组织实施不动产的采购工作。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等，具体采购方式应根据国家法律法规和公司内部管理制度的规定，结合不动产的性质、价值、采购数量等因素确定。在采购过程中，行政部门应严格按照采购程序进行操作，确保采购过程的公开、公平、公正。采购人员应认真审核供应商的资质、信誉、产品质量等情况，选择合格的供应商进行采购。采购合同签订前，法务部门应对采购合同的条款进行审核，确保合同的合法性和合规性。采购合同签订后，行政部门应及时将合同副本送财务部门备案，并按照合同约定组织实施不动产的验收、付款等工作。3.验收与付款不动产购置完成后，行政部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括不动产的数量、规格型号、质量、性能等是否符合合同约定和相关标准要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。财务部门根据验收报告和采购合同，办理不动产的付款手续。付款时，财务部门应严格审核相关凭证，确保付款的准确性和合规性。对于不符合合同约定或验收不合格的不动产，财务部门有权拒绝付款。行政部门应及时将不动产交付使用部门，并办理相关交接手续。使用部门应按照规定对不动产进行登记和管理，确保不动产的安全和正常使用。四、不动产使用管理1.使用登记公司对所有不动产实行使用登记制度。各部门领用不动产时，应填写《不动产领用登记表》，详细记录不动产的名称、规格型号、数量、领用时间、领用人等信息，并经部门负责人签字确认后报行政部门备案。行政部门根据《不动产领用登记表》，建立公司不动产台账，对不动产的领用、归还等情况进行实时跟踪和管理。2.使用规范各部门应按照规定的用途使用不动产，不得擅自改变用途。如需改变用途，必须报行政部门审核，并经管委会批准后办理相关手续。使用部门应爱护不动产，定期对不动产进行维护和保养，确保不动产的正常使用。如发现不动产存在损坏或故障，应及时向行政部门报告，并配合行政部门进行维修。使用部门应合理安排不动产的使用，提高资源利用效率，避免浪费。对于闲置的不动产，应及时通知行政部门进行调配。3.安全管理公司高度重视不动产的安全管理工作，建立健全安全管理制度，明确安全责任，加强安全教育和培训，提高员工的安全意识和防范能力。各部门应落实安全管理措施，确保不动产的安全使用。如制定安全操作规程、配备必要的安全设施和消防器材、定期进行安全检查等。在发生安全事故时，使用部门应立即采取应急措施，并及时向行政部门和公司领导报告。行政部门应会同相关部门进行事故调查和处理，分析事故原因，总结经验教训，采取有效措施防止类似事故的再次发生。五、不动产处置管理1.处置范围公司不动产处置是指公司因各种原因对不动产进行的出售、转让、报废、置换等行为。处置范围包括闲置不动产、已达到使用年限且无使用价值的不动产、因技术进步等原因需要淘汰的不动产、因公司改制、重组等原因需要处置的不动产等。2.处置程序各部门根据实际情况，提出不动产处置申请，填写《不动产处置申请表》，详细说明处置的原因、不动产的基本情况、处置方式、处置价格等内容，并附相关证明材料。申请经部门负责人审核后，报行政部门。行政部门对处置申请进行初步审核，核实不动产的相关情况，提出审核意见后报管委会审批。经管委会审批同意处置的不动产，行政部门应按照规定的处置方式组织实施。处置方式包括公开拍卖、招标转让、协议转让、报废处理等，具体处置方式应根据国家法律法规和公司内部管理制度的规定，结合不动产的性质、价值、市场情况等因素确定。在处置过程中，行政部门应严格按照处置程序进行操作，确保处置过程的公开、公平、公正。处置价格应参考市场价格，并报管委会备案。处置完成后，行政部门应及时办理不动产的产权变更或注销手续，并将处置结果报财务部门进行账务处理。财务部门应按照规定对处置收入进行核算和管理，确保处置收入及时足额入账。3.处置监督公司建立健全不动产处置监督机制，加强对不动产处置过程的监督检查。法务部门应对处置行为的合法性和合规性进行审核，确保处置行为符合国家法律法规和公司内部管理制度的规定。审计部门应对不动产处置情况进行审计监督，重点审查处置程序是否合规、处置价格是否合理、处置收入是否及时足额入账等。如发现问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。六、不动产租赁管理1.租赁计划各部门因业务需要租赁不动产时，应提前编制租赁计划，明确租赁的不动产名称、面积、用途、租赁期限、预算金额等内容，并报行政部门汇总。行政部门根据公司的整体规划和资源状况，对各部门的租赁计划进行综合平衡和审核，提出调整意见后报管委会审批。经管委会审批后的租赁计划作为公司不动产租赁的依据，各部门必须严格按照计划执行。如因特殊情况需要调整租赁计划，必须重新履行审批手续。2.租赁合同行政部门根据批准的租赁计划，负责组织签订租赁合同。租赁合同应明确租赁双方的权利和义务、租赁期限、租金标准、租金支付方式、租赁不动产的用途、维修责任、违约责任等内容。在签订租赁合同前，法务部门应对合同条款进行审核，确保合同的合法性和合规性。合同签订后，行政部门应及时将合同副本送财务部门备案，并按照合同约定组织实施租金的收取和支付等工作。3.租金管理财务部门负责公司不动产租金的核算和管理工作，建立租金台账，准确记录租金的收取和支付情况。行政部门应按照合同约定及时向承租方收取租金，并将租金收入及时足额上缴财务部门。财务部门应按照规定对租金收入进行核算和管理，确保租金收入及时入账。如承租方逾期支付租金，行政部门应及时催缴，并按照合同约定收取滞纳金。如承租方长期拖欠租金或违反租赁合同约定，行政部门应及时采取措施，维护公司的合法权益，必要时可通过法律途径解决。七、不动产抵押管理1.抵押申请公司因融资、担保等业务需要抵押不动产时，由相关部门提出抵押申请，填写《不动产抵押申请表》，详细说明抵押的原因、不动产的基本情况、抵押金额、抵押期限等内容，并附相关证明材料。2.抵押评估行政部门会同财务部门委托具有资质的评估机构对拟抵押的不动产进行评估，确定抵押价值。评估机构应按照国家法律法规和相关行业规范的要求，客观、公正地进行评估，并出具评估报告。3.抵押审批抵押申请经部门负责人审核后，报行政部门。行政部门对抵押申请进行初步审核，核实不动产的相关情况和评估报告，提出审核意见后报管委会审批。经管委会审批同意抵押的不动产，行政部门应按照规定办理抵押登记手续。4.抵押登记行政部门负责办理不动产抵押登记手续，确保抵押登记的合法性和有效性。抵押登记完成后，行政部门应及时将抵押登记证明文件送财务部门备案。5.抵押管理财务部门负责对不动产抵押情况进行跟踪和管理，定期核对抵押金额、抵押期限等信息，确保抵押资产的安全。如发现抵押资产存在风险或出现异常情况，财务部门应及时向行政部门和公司领导报告，并采取相应的措施进行防范和化解。八、不动产清查与盘点1.清查盘点计划公司定期组织不动产清查盘点工作，每年至少进行一次全面清查盘点。行政部门应根据公司的实际情况，制定不动产清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、人员、方法等内容。2.清查盘点实施在清查盘点过程中，行政部门应组织相关部门和人员对不动产进行实地清查盘点，核实不动产的数量、规格型号、质量、使用状况等信息，并与不动产台账进行核对。对于清查盘点中发现的问题，如不动产的盘盈、盘亏、损坏、报废等，应及时查明原因，分清责任，并填写《不动产清查盘点报告表》，提出处理意见。3.清查盘点报告清查盘点结束后，行政部门应根据清查盘点情况编制不动产清查盘点报告，详细说明清查盘点的基本情况、发现的问题及处理意见等内容。清查盘点报告经行政部门负责人审核后，报管委会审批。4.结果处理经管委会审批后的清查盘点报告作为公司不动产管理的重要依据，各部门应按照报告中提出的处理意见及时进行整改。对于不动产的盘盈、盘亏等情况，财务部门应按照规定进行账务处理，确保公司财务信息的真实、准确、完整。九、不动产档案管理1.档案内容公司不动产档案包括不动产购置合同、租赁合同、抵押合同、产权证书、评估报告、清查盘点报告等相关文件资料。2.档案整理行政部门负责对公司不动产档案进行整理和归档，按照档案管理的要求，将相关文件资料分类、编号、装订成册，并建立档案目录。3.档案保管不动产档