餐饮仓库采购管理制度

餐饮仓库采购管理制度总则目的为加强餐饮仓库采购管理，规范采购流程，确保采购的物资符合质量要求，降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司餐饮仓库所有物资的采购活动，包括食品原材料、调料、酒水、餐具、厨具等。基本原则1.按需采购原则：根据餐饮经营的实际需求，合理安排采购计划，避免盲目采购。2.质量优先原则：严格把控采购物资的质量，确保所采购的物资符合食品安全、卫生标准及相关行业要求。3.成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本。4.阳光采购原则：采购过程应公开、公平、公正，杜绝暗箱操作，确保采购信息透明。采购计划管理需求预测1.餐饮部门应定期（每周/每月）对各类物资的消耗情况进行统计分析，结合经营计划和市场变化趋势，预测未来一段时间内的物资需求。2.根据菜品销售数据、库存水平、季节因素等，制定详细的物资需求预测表，明确各类物资的品种、规格、数量等信息。采购计划制定1.采购部门根据需求预测表，结合现有库存情况，制定采购计划。采购计划应包括采购物资的名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等内容。2.采购计划应提前提交给相关部门审核，审核通过后报公司领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、经营调整等原因导致物资需求发生变化，餐饮部门应及时通知采购部门，采购部门根据实际情况对采购计划进行调整。2.调整后的采购计划需重新按照审核、审批流程进行操作。供应商管理供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.对收集到的供应商进行评估和筛选，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商作为合作伙伴。评估指标可包括企业规模、生产能力、质量管理体系、环保情况、行业口碑等。3.新供应商的引入需经过严格的考察和审批程序。采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量控制情况等，并要求供应商提供样品进行检验。检验合格后，填写《新供应商审批表》，经采购部门负责人、财务部门负责人、餐饮部门负责人等相关人员审核，报公司领导批准后，方可成为正式供应商。供应商评估1.采购部门定期（每季度/半年）对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时采取措施，如减少订单量、暂停合作、终止合作等。3.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如表彰、优先合作、价格优惠等；对违反合作协议的供应商，按照合同约定进行处罚，如扣除货款、赔偿损失等。供应商沟通与合作1.采购部门应与供应商保持密切的沟通与联系，及时了解供应商的生产经营情况、产品供应情况等信息，确保采购工作的顺利进行。2.定期与供应商召开沟通会议，共同商讨合作中存在的问题及解决方案，加强双方的合作与信任。3.在采购过程中，如出现质量问题、交货延迟等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取有效的措施进行解决，并跟踪处理结果。采购流程管理采购申请1.餐饮部门根据物资库存情况和经营需求，填写《采购申请表》，详细注明所需物资的名称、规格、数量、用途等信息，并提交给采购部门。2.《采购申请表》需经餐饮部门负责人审核签字，确保申请内容真实、合理。采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对申请内容进行审核，核实物资需求的合理性和必要性。2.根据采购金额的大小，按照公司审批权限规定，报相关领导审批。采购金额较小的由采购部门负责人审批；采购金额较大的需报公司领导审批。采购实施1.采购部门根据审批通过的采购计划，选择合适的供应商进行采购。采购方式可包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购等，具体采购方式应根据物资特点和采购金额等因素确定。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同应报公司法律部门审核，确保合同的合法性和有效性。3.在采购过程中，采购人员应严格按照采购合同的要求，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施进行处理，并追究其违约责任。验收入库1.物资到货前，采购部门应提前通知餐饮部门和仓库管理部门做好验收准备工作。2.物资到货后，仓库管理部门会同餐饮部门按照采购合同和相关标准对物资进行验收。验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量、包装等方面。3.验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写《入库单》，并将物资分类存放；验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退货或换货手续。付款结算1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，附上相关的发票、入库单等凭证，报财务部门审核。2.财务部门对《付款申请单》及相关凭证进行审核，审核无误后，按照公司财务制度和付款流程办理付款手续。3.付款方式应根据合同约定和公司财务政策执行，可采用支票、转账、电汇等方式。如采用预付款方式，应严格控制预付款比例和金额，并跟踪物资到货情况，确保预付款的安全。采购风险管理市场风险1.关注市场动态，及时了解物资价格波动情况，通过与供应商协商、签订价格调整协议等方式，降低价格波动对采购成本的影响。2.建立市场价格监测机制，定期收集、分析市场价格信息，为采购决策提供参考依据。质量风险1.加强对采购物资质量的检验和控制，严格按照质量标准进行验收。对重要物资或质量不稳定的物资，可增加检验频次或委托专业机构进行检验。2.要求供应商提供质量保证文件，如产品合格证、质量检验报告等，并对供应商的质量管理体系进行评估。3.建立质量追溯机制，对出现质量问题的物资，能够及时追溯到供应商和采购批次，采取有效的措施进行处理，如退货、换货、索赔等。供应商风险1.对供应商进行严格的资质审查和信用评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商作为合作伙伴。2.与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，以及违约责任，以降低供应商违约风险。3.定期对供应商进行评估和考核，及时发现供应商存在的问题，并采取相应的措施进行解决。如发现供应商存在严重违约行为，应及时终止合作关系。合同风险1.采购合同应明确双方的权利和义务，条款应清晰、准确、完整，避免出现模糊不清或歧义的表述。2.合同签订前，应报公司法律部门审核，确保合同的合法性和有效性。3.加强对采购合同执行情况的跟踪和监督，及时发现合同履行过程中存在的问题，并采取措施进行解决。如发现供应商违反合同约定，应及时追究其违约责任。库存管理库存盘点1.仓库管理部门应定期（每月/每季度）对库存物资进行盘点，确保账实相符。2.盘点前，仓库管理部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等信息。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对物资的品种、规格、数量、质量等信息，并做好记录。盘点结束后，编制《库存盘点表》，注明盘盈、盘亏情况及原因分析。4.对盘盈、盘亏的物资，应及时查明原因，按照公司规定进行处理。如属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。库存控制1.根据物资的消耗情况和采购周期，合理设定库存限额，确保库存物资既能满足经营需求，又不会造成积压。2.建立库存预警机制，当库存物资低于最低库存限额时，仓库管理部门应及时通知采购部门进行补货；当库存物资高于最高库存限额时，应暂停采购，采取促销、调拨等方式减少库存。3.定期对库存物资进行清理，及时处理积压、过期、变质等物资，降低库存成本和浪费。监督与考核内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购成本控制情况等。2.审计部门发现问题后，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购活动规范、合法、有效。采购人员考核1.建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、廉洁自律等方面进行考核。2.考核指标可包括采购任务完成情况、采购成本