规范部门费用管理制度

规范部门费用管理制度一、总则（一）目的为加强公司部门费用管理，规范费用报销流程，提高资金使用效益，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门的费用管理，包括但不限于办公费用、差旅费、业务招待费、通讯费、车辆使用费等。（三）基本原则1.预算控制原则：各部门应根据年度工作计划和实际需求，编制部门费用预算，并严格按照预算执行。2.合规性原则：费用报销必须符合国家法律法规和公司相关规定，严禁违规报销。3.真实性原则：费用报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚假报销。4.审批流程原则：严格执行费用报销审批流程，确保费用支出的合理性和必要性。二、费用预算管理（一）预算编制1.各部门应于每年[具体时间]前，根据公司年度经营目标和本部门工作计划，编制下一年度部门费用预算。2.费用预算应详细列出各项费用的名称、金额、用途、预计发生时间等，并说明费用预算的编制依据和合理性。3.部门费用预算经部门负责人审核后，报公司财务部门汇总审核。（二）预算审批1.公司财务部门对各部门上报的费用预算进行汇总审核后，提交公司管理层审批。2.公司管理层根据公司年度经营目标和财务状况，对各部门费用预算进行审批，并下达各部门执行。（三）预算执行1.各部门应严格按照公司下达的费用预算执行，不得擅自超预算支出。2.如因特殊原因需要调整费用预算，应提前向公司财务部门提出申请，经公司管理层审批后，方可调整。（四）预算监控1.公司财务部门定期对各部门费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。2.各部门应定期向公司财务部门报送费用预算执行情况报表，以便公司财务部门进行监控和分析。三、费用报销管理（一）报销凭证1.费用报销必须提供真实、合法、有效的报销凭证，包括发票、收据、报销单等。2.报销凭证应注明费用名称、金额、日期、付款单位等信息，并加盖发票专用章或财务专用章。3.对于不符合规定的报销凭证，公司财务部门有权不予报销。（二）报销流程1.费用报销人应按照公司规定的格式填写报销单，并将报销凭证粘贴在报销单后面。2.报销单经部门负责人审核签字后，报公司财务部门审核。3.公司财务部门对报销单进行审核，审核无误后报公司管理层审批。4.公司管理层审批通过后，公司财务部门按照规定的时间和方式支付报销款项。（三）报销时间1.费用报销人应在费用发生后[具体时间]内提交报销申请，逾期不予报销。2.公司财务部门每周[具体时间]集中办理报销业务，其他时间不予受理。（四）报销标准1.办公费用：办公费用包括办公用品、办公设备、水电费、物业费等。办公用品应按照公司规定的标准和流程进行采购和报销；办公设备的购置应按照公司固定资产管理制度进行审批和管理；水电费、物业费等应按照实际发生金额进行报销。2.差旅费：差旅费包括住宿费、交通费、餐饮费等。差旅费报销标准按照公司相关规定执行，具体标准如下：住宿费：根据出差地点和职级不同，设定不同的住宿标准。交通费：根据出差地点和交通方式不同，设定不同的交通费用标准。餐饮费：根据出差天数和职级不同，设定不同的餐饮补贴标准。3.业务招待费：业务招待费应严格控制，确因业务需要发生的业务招待费，应提前填写业务招待费申请单，经公司管理层审批后，方可进行报销。业务招待费报销标准按照公司相关规定执行，具体标准如下：招待对象：分为内部客户和外部客户。招待标准：根据招待对象和招待事由不同，设定不同的招待标准。4.通讯费：通讯费按照公司规定的标准进行报销，具体标准如下：职级：分为不同职级。报销标准：根据职级不同，设定不同的通讯费报销标准。5.车辆使用费：车辆使用费包括车辆购置、车辆保险、车辆维修、车辆加油等费用。车辆购置应按照公司固定资产管理制度进行审批和管理；车辆保险、车辆维修、车辆加油等费用应按照实际发生金额进行报销。四、费用审批管理（一）审批流程1.费用报销人填写报销单并粘贴报销凭证后，提交部门负责人审核。2.部门负责人审核报销单的真实性、合理性和必要性，审核通过后签字确认。3.部门负责人将审核通过的报销单提交公司财务部门审核。4.公司财务部门审核报销单的合法性、合规性和准确性，审核通过后签字确认。5.公司财务部门将审核通过的报销单提交公司管理层审批。6.公司管理层审批报销单的合理性和必要性，审批通过后签字确认。7.公司财务部门根据公司管理层的审批意见，支付报销款项。（二）审批权限1.部门负责人：负责审核本部门费用报销的真实性、合理性和必要性，审批金额在[具体金额]以下的费用报销。2.公司财务部门负责人：负责审核费用报销的合法性、合规性和准确性，审批金额在[具体金额]以上至[具体金额]以下的费用报销。3.公司管理层：负责审批金额在[具体金额]以上的费用报销。（三）特殊情况审批对于一些特殊情况的费用报销，如因紧急业务需要发生的费用、因不可抗力因素导致的费用增加等，应按照公司规定的特殊审批流程进行审批。五、费用支付管理（一）支付方式1.公司财务部门根据费用报销审批结果，按照规定的时间和方式支付报销款项。2.支付方式包括现金支付、银行转账、支票支付等，具体支付方式根据实际情况确定。（二）支付时间1.对于已审批通过的费用报销，公司财务部门应在[具体时间]内支付报销款项。2.如遇节假日或其他特殊情况，支付时间可适当顺延。（三）支付记录1.公司财务部门应建立费用支付记录，详细记录每一笔费用的支付时间、支付金额、支付方式、收款单位等信息。2.费用支付记录应妥善保存，以便日后查询和核对。六、费用监督管理（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对各部门费用管理情况进行审计，检查费用报销是否符合公司规定，是否存在违规行为。2.内部审计部门应及时发现问题并提出整改意见，督促各部门整改落实。（二）财务检查1.公司财务部门定期对各部门费用预算执行情况和费用报销情况进行检查，检查费用支出是否合理、合规，是否存在超预算支出等问题。2.财务检查应及时发现问题并提出整改意见，督促各部门整改落实。（三）举报制度1.公司设立举报邮箱和举报电话，接受员工对费用管理违规行为的举报。