视光公司采购管理制度

视光公司采购管理制度总则目的为规范公司采购工作流程，加强采购管理，确保采购活动的合法性、合理性、规范性和高效性，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司对视光产品、设备、原材料、办公用品及其他物资的采购管理。基本原则1.按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排采购数量和时间，避免盲目采购和库存积压。2.质量优先原则：确保所采购的物资符合国家相关标准和公司质量要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。3.成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高公司经济效益。4.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守法律法规和公司廉洁制度，不得接受供应商的贿赂或不正当利益，确保采购过程公正、透明。采购组织与职责采购部门1.负责制定采购计划和预算：根据公司年度生产经营计划和实际需求，结合库存情况，编制采购计划和预算，并报上级领导审批。2.供应商管理：开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价，确保供应商的供货能力和质量。3.采购执行：按照批准的采购计划和预算，组织实施采购活动，与供应商签订采购合同，跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应。4.采购成本控制：通过市场调研、谈判协商等方式，降低采购成本，提高采购效益。5.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、执行和归档等工作，确保合同的合法性、有效性和完整性。6.采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的风险，制定相应的风险控制措施，确保采购活动的顺利进行。需求部门1.提出采购需求：根据本部门的生产经营计划和实际工作需要，及时、准确地向采购部门提出采购需求，包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等。2.参与采购评审：协助采购部门对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评审，提供专业意见和建议。3.验收采购物资：负责对采购物资进行验收，确保物资符合质量要求和合同约定，并及时反馈验收结果。财务部门1.审核采购预算：对采购部门编制的采购预算进行审核，确保预算的合理性和准确性。2.资金支付管理：按照公司财务制度和采购合同约定，审核采购付款申请，办理资金支付手续，确保资金支付的安全、合规。3.采购成本核算：对采购成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。质量管理部门1.制定质量标准：负责制定采购物资的质量标准和验收规范，确保采购物资符合公司质量要求。2.参与供应商评估：协助采购部门对供应商的质量管理体系进行评估，确保供应商具备稳定的质量控制能力。3.监督采购物资验收：对采购物资的验收过程进行监督，确保验收工作的公正性和准确性。采购流程采购计划制定1.需求收集：各需求部门应在每月末或季度末，根据本部门的生产经营计划和实际工作需要，填写《采购需求申请表》，详细列出所需物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等信息，并提交给采购部门。2.需求汇总：采购部门收到各需求部门提交的《采购需求申请表》后，进行汇总整理，结合公司库存情况，分析物资需求的合理性和紧迫性。3.采购计划编制：采购部门根据需求汇总情况，编制月度或季度采购计划，明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间、采购预算等信息，并报上级领导审批。4.采购计划调整：在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营计划调整等原因需要对采购计划进行调整，采购部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容及调整后的采购计划，并报上级领导审批。供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门根据采购计划和物资需求，通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式，寻找潜在的供应商，并收集其相关信息，包括公司概况、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等。2.供应商评估：采购部门组织相关部门（如需求部门、质量管理部门、财务部门等）对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、质量控制、价格水平、交货期、售后服务等方面。评估方式可采用问卷调查、实地考察、样品测试、供应商面谈等多种形式。3.供应商选择：采购部门根据供应商评估结果，综合考虑供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等因素，选择合适的供应商，并与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。4.供应商管理：采购部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、合作历史、交易记录、考核评价等进行详细记录。定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。根据考核评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。采购执行1.采购订单下达：采购部门根据批准的采购计划，向选定的供应商下达采购订单，明确采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。采购订单应采用书面形式或电子形式，并经双方签字确认。2.采购合同签订：对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括合同标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经公司法律顾问审核，确保合同的合法性、有效性和完整性。3.采购跟踪与催货：采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。如发现供应商未能按时交货或出现质量问题等情况，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题，并根据合同约定追究其违约责任。4.采购变更管理：在采购订单执行过程中，如因市场变化、生产经营计划调整等原因需要对采购订单进行变更，采购部门应及时填写《采购订单变更申请表》，说明变更原因、变更内容及变更后的采购订单信息，并报上级领导审批。采购订单变更申请经批准后，采购部门应及时与供应商沟通协调，确保变更后的采购订单得到有效执行。采购验收1.验收准备：采购物资到货前，采购部门应及时通知需求部门和质量管理部门做好验收准备工作。需求部门应安排专人负责验收，并根据采购合同和质量标准制定验收方案。质量管理部门应准备好相关的检测工具和设备，确保验收工作的顺利进行。2.初步验收：采购物资到货后，需求部门应首先对物资的数量、规格型号、外观等进行初步验收。如发现物资数量不符、规格型号错误、外观损坏等问题，应及时与供应商联系，要求其采取措施解决问题。3.质量验收：初步验收合格后，质量管理部门应按照质量标准对采购物资进行质量验收。质量验收可采用检验、测试、试用等方式进行，确保采购物资符合质量要求。对于重要物资或关键零部件，质量管理部门可委托第三方检测机构进行检测。4.验收报告编制：验收工作完成后，需求部门应填写《采购物资验收报告》，详细记录采购物资的名称、规格型号、数量、质量情况、验收结果等信息，并由验收人员签字确认。验收报告应一式三份，需求部门、采购部门和质量管理部门各留存一份。5.验收结果处理：如采购物资验收合格，需求部门应及时办理入库手续，并将验收报告提交给采购部门。采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款申请手续。如采购物资验收不合格，需求部门应及时与供应商联系，要求其采取措施解决问题。如供应商未能在规定时间内解决问题，采购部门应根据合同约定追究其违约责任，并可采取退货、换货、降价等措施。采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，填写《采购付款申请表》，详细列出采购物资的名称、规格型号、数量、采购金额、已付款金额、应付款金额、付款方式等信息，并附上采购合同、验收报告等相关凭证，提交给财务部门审核。2.付款审核：财务部门收到采购部门提交的《采购付款申请表》后，应按照公司财务制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的合法性、有效性和完整性，验收报告的真实性和准确性，付款金额的合理性和合规性等方面。如审核通过，财务部门应在《采购付款申请表》上签字确认，并提交给公司领导审批。3.付款审批：公司领导根据财务部门的审核意见，对采购付款申请进行审批。如审批通过，公司领导应在《采购付款申请表》上签字确认，并授权财务部门办理付款手续。4.付款执行：财务部门根据公司领导的审批意见，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款方式可采用支票、汇票、电汇、网银支付等多种形式。付款完成后，财务部门应及时登记入账，并将付款凭证复印件提交给采购部门备案。采购风险管理风险识别1.市场风险：市场价格波动、供求关系变化等因素可能导致采购成本上升或物资供应短缺。2.供应商风险：供应商破产、倒闭、违约、质量问题等因素可能导致采购物资无法按时、按质、按量供应。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理、不合法等因素可能导致合同纠纷或违约风险。4.验收风险：验收标准不明确、验收流程不规范、验收人员不专业等因素可能导致采购物资质量问题无法及时发现和解决。5.付款风险：付款流程不规范、付款时间不合理、付款方式不当等因素可能导致公司资金损失或信用风险。风险评估1.可能性评估：对识别出的采购风险进行可能性评估，分析其发生的概率大小。2.影响程度评估：对识别出的采购风险进行影响程度评估，分析其对公司生产经营活动、财务状况、声誉等方面的影响程度大小。3.风险等级划分：根据可能性评估和影响程度评估结果，对采购风险进行等级划分，确定高、中、低三个风险等级。风险应对1.风险规避：对于高风险事件，如供应商破产、合同纠纷等，应采取风险规避措施，如选择多个供应商、签订详细的合同条款等，避免风险的发生。2.风险降低：对于中风险事件，如市场价格波动、验收风险等，应采取风险降低措施，如加强市场调研、规范验收流程等，降低风险发生的概率和影响程度。3.风险转移：对于部分风险事件，如质量风险、信用风险等，可采取风险转移措施，如购买保险、要求供应商提供担保等，将风险转移给第三方。4.风险接受：对于低风险事件，如付款时间不合理等，可采取风险接受措施，如加强内部管理、优化付款流程等，在一定程度上降低风险的影响程度。采购监督与审计内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对本部门的采购工作进行自查，检查采购流程是否规范、采购合同是否合规、采购成本是否合理等方面的情况，并及时发现和纠正存在的问题。2.财务审计：财务部门应定期对采购部门的采购资金使用情况进行审计，检查采购付款是否符合公司财务制度和采购合同约定，是否存在资金浪费、挪用等问题。3.内部审计：公司内部审计部门应定期对采购部门的采购工作进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、采购成本是否合理、采购风险管理是否到位等方面的情况，并及时发现和纠正存在的问题。外部审计1.政府审计：政府审计部门有权对公司的采购活动进行审计，检查公司采购工作是否符合国家法律法规和政策要求，是否存在违法违规行为。2.社会审计：公司可委托社会审计机构对采购部门的采购工作进行审计，检查采购流程是否规范、采购合同是否合规、采购成本是否合理、采购风险管理是否到位等方面的情况，并出具审计报告。采购绩效评估评估指标1.采购成本：评估采购部门在采购过程中是否有效控制采购成本，降低采购价格。2.采购质量：评估采购部门所采购物资的质量是否符合公司要求，是否满足生产经营需要。3.采购交货期：评估采购部门是否能够按照采购合同约定的时间按时完成采购任务，确保物资及时供应。4.采购合同执行率：评估采购部门是否能够严格按照采购合同约定的条款执行合同，确保合同的有效履行。5.供应商满意度：评估采购部门与供应商之间的合作关系是否良好，供应商对采购部门的满意度如何。评估方法1.定期评估：采购部门应定期（如每月或每季度）对采购绩效进行评估，填写《采购绩效评估表》，详细记录各项评估指标的完成情况，并进行自我评价。2.综合评估：公司应定期（如每年）对采购部门的采购绩效进行综合评估，组织相关部门（如需求部门、质量管理部门、财务部门等）对采购部门的采购工作进行全面评价，确定采购部门的采购绩效水平。3.绩效反馈：公司应及时将采购绩效评估结果反馈给采购部门，让采购部门了解自身的工作表现和存在的问题，并制定相应的改进措施。激励措施1.绩效奖