项目跟踪报备管理制度

项目跟踪报备管理制度目的为加强公司对项目跟踪过程的管理与监督，确保项目信息的及时、准确传递，提高项目跟踪效率与成功率，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内部所有项目的跟踪报备工作，包括但不限于项目前期调研、立项申请、招投标、合同签订及执行等各个阶段。原则1.及时性原则：项目跟踪人员应及时将项目进展情况进行报备，确保信息的时效性。2.准确性原则：所报备的信息必须真实、准确，不得虚报、瞒报。3.完整性原则：涵盖项目跟踪全过程的关键信息，保证信息的完整性。项目跟踪报备职责分工项目跟踪负责人1.负责具体项目的跟踪工作，全面了解项目动态。2.按照规定格式和要求定期进行项目跟踪报备。3.对项目跟踪过程中发现的问题及时反馈并提出解决方案。部门主管1.审核项目跟踪负责人提交的报备信息，确保信息准确、完整。2.协调解决项目跟踪过程中涉及本部门的问题。3.对项目跟踪工作给予指导和支持。公司管理层1.掌握公司整体项目跟踪情况，根据报备信息进行决策。2.对重大项目跟踪问题进行协调和决策。项目跟踪报备流程项目启动阶段1.项目跟踪负责人在获取项目信息后，填写《项目跟踪报备表启动阶段》，内容包括项目名称、来源、简介、预计启动时间等。2.将报备表提交给部门主管审核，部门主管审核通过后报送至公司管理层备案。项目调研阶段1.跟踪负责人持续跟进项目调研情况，定期更新《项目跟踪报备表调研阶段》，详细记录调研进展、遇到的问题及解决方案。2.每周至少向部门主管汇报一次调研情况，重大问题及时汇报。部门主管审核后报送公司管理层。立项申请阶段1.当项目进入立项申请环节，跟踪负责人在报备表中详细说明立项背景、依据、可行性分析等内容，形成《项目跟踪报备表立项申请阶段》。2.按照公司立项审批流程，跟踪负责人配合相关部门完成立项申请文件的准备与提交，同时将报备表依次提交部门主管、公司管理层审批。招投标阶段1.跟踪项目招投标动态，在《项目跟踪报备表招投标阶段》中记录招标公告发布、投标文件准备、开标评标等关键节点信息。2.及时向部门主管汇报招投标过程中的异常情况，如竞争对手动态、招标方特殊要求等。部门主管审核后报送公司管理层。合同签订阶段1.项目确定中标后，跟踪负责人负责跟进合同起草、审核、签订进度，在报备表中记录合同主要条款、签订时间等内容，即《项目跟踪报备表合同签订阶段》。2.合同签订完成后，将报备表提交部门主管存档，并抄送公司管理层。合同执行阶段1.跟踪负责人定期对项目合同执行情况进行跟踪，更新《项目跟踪报备表合同执行阶段》，包括项目进度、质量情况、付款情况、客户反馈等。2.每月向部门主管提交合同执行情况报告，重大问题随时汇报。部门主管审核后报送公司管理层。项目跟踪报备内容要求基本信息1.项目名称、编号、所属行业、规模等。2.项目业主或客户信息，包括名称、联系人、联系方式等。项目进展1.按照项目阶段详细描述进展情况，如已完成的工作、正在进行的工作、下一步计划等。2.对于关键工作节点，需明确时间、责任人及完成情况。问题与风险1.跟踪过程中发现的问题，如技术难题、资金短缺、竞争压力等。2.对项目可能产生的风险进行评估，并提出相应的应对措施。沟通协调情况1.与项目相关方（业主、合作伙伴、政府部门等）的沟通频率、方式及主要沟通内容。2.协调解决的问题及协调结果。其他重要信息1.项目相关的政策法规变化、行业动态等信息。2.对项目跟踪工作有重要影响的其他事项。项目跟踪报备时间要求定期报备1.项目跟踪负责人应每周提交一次项目跟踪周报，总结本周项目进展情况、问题及下周工作计划。2.每月提交一次项目跟踪月报，内容更加详细全面，包括项目整体进度、重点问题分析及解决方案、下月工作重点等。即时报备1.当项目出现重大问题、突发事件或关键节点变化时，跟踪负责人应在第一时间向部门主管和公司管理层进行即时报备。2.即时报备应包括事件描述、影响分析及初步应对措施等内容。项目跟踪报备审核与反馈审核流程1.项目跟踪负责人提交的报备信息首先由部门主管进行审核。2.部门主管应在收到报备信息后的[X]个工作日内完成审核，审核内容包括信息的准确性、完整性、合规性等。3.审核通过后的报备信息报送公司管理层；若审核不通过，部门主管应明确指出问题所在，并返回跟踪负责人进行修改完善。反馈机制1.公司管理层对报备信息进行审阅后，如有意见或建议，应及时反馈给部门主管和跟踪负责人。2.跟踪负责人根据反馈意见对项目跟踪工作进行调整，并在下一次报备中汇报改进情况。项目跟踪报备监督与考核监督措施1.公司设立专门的项目跟踪报备监督小组，定期对项目跟踪报备工作进行检查。2.监督小组通过查阅报备记录、实地走访项目现场、与相关人员沟通等方式，核实报备信息的真实性和准确性。考核指标1.报备及时性：考核项目跟踪负责人是否按照规定时间提交周报、月报及即时报备。2.信息准确性：检查报备信息与实际项目情况的符合程度。3.问题解决能力：根据跟踪过程中发现的问题及解决情况进行评估。4.沟通协调效果：考察与项目相关方沟通协调工作的成效。考核结果应用1.对于项目跟踪报备工作表现优秀的个人或团队，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.对于未达到考核要求的，视情节轻重给予警告、扣减绩效分数、降职等处罚。项目跟踪报备文档管理文档分类1.项目跟踪报备表：按照项目阶段分为启动阶段、调研阶段、立项申请阶段、招投标阶段、合同签订阶段、合同执行阶段报备表。2.项目跟踪报告：包括周报、月报、即时报告等。3.相关支持文件：如项目调研资料、招投标文件、合同文本、沟通记录等。文档存储1.所有项目跟踪报备文档应统一存储在公司指定的电子文档管理系统中，按照项目名称和阶段进行分类存放。2.对于纸质文档，应进行扫描备份后存储在电子文档管理系统，并建立纸质文档索引以便查询。文档查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅项目跟踪报备文档的，应按照公司文档查阅流程进行申请，经批准后方可查阅。2.如需借阅项目跟踪报备文档，必须办理借阅手续，并在规