集团总部采购管理制度

集团总部采购管理制度一、总则（一）目的为规范集团总部采购工作流程，加强采购管理，确保采购活动的合法性、合规性、经济性和有效性，保障集团各项业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部各部门及下属子公司（如有）涉及的所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.合规性原则：严格按照集团内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程透明、公正、公开。3.经济性原则：在满足业务需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高资金使用效益。4.有效性原则：采购的物资和服务应符合质量要求，能够有效满足集团业务运营的实际需要。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括集团高层管理人员、相关部门负责人等。其职责如下：1.审议重大采购项目的采购策略和预算安排。2.审批采购项目的招标方案、评标标准等重要文件。3.对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商选择、合同签订等。（二）采购执行部门集团总部设立采购部门，作为采购活动的执行主体，负责具体采购业务的操作。采购部门职责如下：1.根据各部门的采购需求，编制采购计划并组织实施。2.开展供应商开发、评估与管理工作，建立供应商数据库。3.组织采购招标、询价、谈判等采购活动，选择合适的供应商和采购方式。4.负责采购合同的起草、签订、执行与跟踪，协调处理合同履行过程中的问题。5.收集、整理采购相关信息，定期向上级汇报采购工作进展情况。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等详细信息，并对采购需求的合理性和准确性负责。同时，配合采购部门开展采购工作，参与供应商选择、验收等环节。（四）其他相关部门1.财务部门：负责审核采购预算、支付款项，对采购成本进行核算和监督。2.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。3.法务部门：为采购活动提供法律支持，审核采购合同等法律文件，防范法律风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务发展需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购金额、交付时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.对于紧急采购需求，需求部门应在申请表上注明"紧急"字样，并说明紧急原因，以便采购部门优先处理。（二）采购计划编制采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总、分析和评估。根据需求的紧迫性、采购金额大小、市场供应情况等因素，编制采购计划，明确采购方式、采购时间安排、预算控制等内容。采购计划经采购部门负责人审核后报上级领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，考察其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况，建立供应商备选库。2.供应商评估定期或不定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格变动、售后服务等方面。采购部门可采用问卷调查、实地考察、数据分析、与其他合作企业交流等方式收集评估信息，并根据评估结果对供应商进行分级管理。3.供应商选择根据采购项目的特点和需求，从供应商备选库中选择合适的供应商参与采购活动。对于重大采购项目，应采用招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式，按照规定的程序和标准选择供应商；对于一般性采购项目，可采用询价、单一来源采购等方式。在选择供应商过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通和谈判，争取有利的采购条件，如价格、付款方式、交货期等。（四）采购实施1.招标采购对于达到集团规定招标金额标准的采购项目，采购部门应组织招标活动。编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。接收供应商的投标文件，并按照招标文件规定的时间、地点和程序进行开标、评标。根据评标结果，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。2.询价采购对于采购金额较小、市场货源充足且价格比较透明的采购项目，采购部门可向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠的供应商作为成交对象，并与其签订采购合同。3.竞争性谈判采购对于技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择的采购项目，采购部门可组织竞争性谈判。确定参与谈判的供应商名单，与供应商进行多轮谈判，就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部门应按照规定的程序进行审批，并与供应商进行协商谈判，签订采购合同。（五）采购合同签订与执行1.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应提交法务部门进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。合同经双方签字盖章后生效。2.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付物资或服务。需求部门应配合采购部门做好合同执行过程中的验收工作，按照合同约定的质量标准对采购物资或服务进行检验。如发现问题，应及时通知采购部门与供应商协商解决。财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理款项支付手续。（六）采购验收1.采购物资或服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。2.对于重要物资或服务，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。验收合格后，验收人员应在《采购验收单》上签字确认。3.如验收发现物资或服务存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至达到合同要求。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，经采购部门负责人审核后提交财务部门。2.财务部门对《付款申请表》及相关凭证进行审核，核实采购业务的真实性、合法性和准确性。审核通过后，按照集团财务管理制度办理付款手续。3.对于预付款项，财务部门应严格控制，确保预付款项的安全和合理使用。在供应商履行合同义务后，按照合同约定及时冲抵预付款或支付剩余款项。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据集团年度经营计划和各部门采购需求预测，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并与集团财务预算相衔接。2.各部门应配合采购部门做好采购预算编制工作，提供准确的采购需求信息。采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算的合理性和可行性。3.采购预算经采购部门负责人审核后报集团财务部门，由财务部门汇总平衡后提交集团管理层审批。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向集团管理层汇报采购预算执行情况。对超预算采购的项目，财务部门有权拒绝付款，并要求采购部门说明原因。3.采购部门应建立采购预算执行台账，记录采购项目的实际采购金额、采购数量、采购时间等信息，以便及时掌握预算执行情况，发现问题及时采取措施进行调整。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于供应商风险、市场风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。例如，对于供应商破产、市场价格大幅波动等风险，应重点关注并进行详细分析。（二）风险应对措施1.供应商风险应对加强供应商管理，通过多种方式对供应商进行考察和评估，选择资质良好、信誉可靠的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利义务和违约责任，降低因供应商违约带来的风险。建立供应商备用机制，对于关键物资或服务的供应商，应寻找多家备选供应商，以防单一供应商出现问题影响采购业务。2.市场风险应对关注市场动态，及时收集市场价格、供求信息等，分析市场变化趋势，为采购决策提供参考。采用灵活的采购策略，如套期保值、签订长期合同、分批采购等，降低市场价格波动对采购成本的影响。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购过程中的质量监督和检验。要求供应商提供质量保证文件，如质量检验报告、合格证等。对于重要物资或服务，可进行实地考察或抽检，确保质量符合要求。建立质量反馈机制，及时处理采购物资或服务出现的质量问题，要求供应商采取整改措施，避免类似问题再次发生。4.合同风险应对加强合同管理，严格按照合同签订流程进行操作，确保合同条款完整、准确、合法。定期对合同执行情况进行检查和跟踪，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。加强与法务部门的沟通协作，对重大合同进行法律审核，防范合同风险。5.法律风险应对采购活动严格遵守国家法律法规及集团内部规定，确保采购行为的合法性。加强对采购人员的法律培训，提高法律意识，避免因法律知识欠缺导致采购活动出现法律纠纷。涉及重大采购项目或复杂法律问题时，及时咨询法务部门意见，确保采购活动在法律框架内进行。六、采购信息管理（一）信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括供应商信息、市场价格信息、产品技术信息、政策法规信息等。2.定期对收集到的信息进行整理和分析，形成有价值的采购情报，为采购决策提供依据。例如，通过分析市场价格走势，为制定采购策略提供参考。（二）信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购部门与需求部门、财务部门、审计部门等相关部门之间的信息共享。各部门可通过平台查询采购需求、采购进度、合同执行情况、付款信息等内容，提高工作效率和协同性。2.在保证信息安全的前提下，采购部门应及时将采购相关信息向集团内部公开，接受监督。例如，定期公布采购项目成交结果、供应商评价情况等。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：主要考核采购物资或服务的实际采购价格与预算价格的差异率，评估采购成本控制效果。2.采购质量：通过验收合格率、退货率等指标，考核采购物资或服务的质量符合要求的程度。3.采购效率：以采购周期、按时交货率等指标，衡量采购部门完成采购任务的速度和及时性。4.供应商管理：从供应商开发数量、供应商满意度、供应商合作稳定性等方面，评估采购部门对供应商的管理水平。5.合规性：考察采购活动是否符合国家法律法规、集团内部规定及采购流程要求。（二）评估方法1.定期收集采购相关数据，按照设定的评估指标进行计算和分析。2.采用自评与互评相结合的方式，采购部门对自身采购工作进行自我评价，同时组织需求部门、财务部门等相关部门对采购部门进行评价。3.通过与历史数据对比、同行业对标等方式，综合评估采购绩效水平。（三）结果应用