进货查检记录管理制度

进货查检记录管理制度总则目的为加强公司进货管理，规范进货查检记录工作，确保所采购的货物符合质量要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有采购货物的进货查检记录管理，包括原材料、零部件、辅助材料、包装材料等。基本原则1.真实性原则：进货查检记录应如实反映货物的实际情况，确保记录信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖进货过程的各个环节，包括采购订单、到货凭证、检验报告等相关资料，保证记录的完整性。3.可追溯性原则：通过进货查检记录，能够清晰追溯货物的来源、采购时间、检验情况等信息，便于质量追溯和问题处理。4.及时性原则：进货查检记录应在规定时间内完成填写和归档，确保信息的时效性。进货查检记录职责分工采购部门1.负责采购订单的下达，确保订单信息准确无误，包括货物名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等。2.及时跟进采购订单的执行情况，与供应商沟通协调，确保货物按时、按质、按量到货。3.在货物到货前，提前通知质量检验部门做好检验准备工作。质量检验部门1.制定进货检验计划和标准，明确检验项目、检验方法、检验频次等。2.按照规定的检验标准和方法，对到货货物进行严格检验，确保货物质量符合要求。3.如实填写进货检验报告，记录检验结果，对检验合格的货物出具合格证明，对不合格货物出具不合格报告，并注明不合格原因。4.负责对不合格货物的处理进行跟踪和监督，确保不合格货物得到妥善处置。仓库管理部门1.在货物到货时，负责核对到货凭证与采购订单的一致性，检查货物的外包装、数量等是否与订单相符。2.协助质量检验部门进行货物的检验工作，提供必要的场地和设备支持。3.根据检验结果，办理货物的入库手续。对合格货物，按照规定的存储方式进行存放；对不合格货物，按照规定进行标识和隔离，防止不合格货物混入合格批次。4.负责建立货物库存台账，记录货物的出入库情况，确保账物相符。财务部门1.审核采购订单、进货发票等相关凭证，确保采购业务的真实性、合法性和合理性。2.根据进货查检记录和相关凭证，办理货款支付手续，确保货款支付与货物实际到货情况相符。进货查检记录流程采购订单下达1.采购部门根据公司生产经营计划和库存情况，确定采购需求，编制采购订单。采购订单应明确货物的详细信息，包括名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等。2.采购订单经采购部门负责人审核后，发送给供应商，并留存一份采购订单副本作为进货查检记录的原始资料。到货通知1.采购部门应在货物预计到货前[X]个工作日，通知质量检验部门和仓库管理部门做好检验和收货准备工作。通知内容应包括采购订单编号、货物名称、规格型号、数量、预计到货时间等。2.质量检验部门根据到货通知，安排检验人员和检验设备，制定具体的检验计划。货物检验1.货物到货时，仓库管理部门首先对到货凭证与采购订单进行核对，检查货物的外包装、数量等是否与订单相符。核对无误后，在到货凭证上签字确认，并将货物暂存于待检区。2.质量检验部门按照制定的检验计划和标准，对货物进行检验。检验项目可包括外观质量、尺寸规格、性能指标、理化特性等。检验方法可采用目视检查、量具测量、仪器检测、抽样试验等。3.检验人员应如实填写进货检验报告，记录检验项目、检验结果、检验日期、检验人员等信息。检验合格的货物，检验人员在货物外包装上粘贴合格标识，并出具合格证明；检验不合格的货物，检验人员在货物外包装上粘贴不合格标识，出具不合格报告，并注明不合格原因。不合格货物处理1.对于检验不合格的货物，质量检验部门应及时通知采购部门和仓库管理部门。采购部门负责与供应商沟通协调，确定不合格货物的处理方式，如退货、换货、补货等。2.仓库管理部门负责对不合格货物进行标识和隔离，防止不合格货物混入合格批次。在不合格货物处理期间，应妥善保管不合格货物，确保其安全和完整。3.如供应商同意退货，采购部门应及时办理退货手续，安排运输车辆将不合格货物退回供应商，并取得供应商的退货凭证。退货凭证应作为进货查检记录的补充资料进行归档。4.如供应商同意换货或补货，采购部门应与供应商协商确定换货或补货的时间和方式。仓库管理部门在收到换货或补货货物后，应重新进行检验，确保货物质量符合要求。货物入库1.经检验合格的货物，仓库管理部门根据检验报告和合格证明，办理货物入库手续。入库单应详细记录货物的名称、规格型号、数量、入库日期、存放位置等信息。2.仓库管理人员按照规定的存储方式，将货物存放于相应的仓库区域，并更新库存台账，确保账物相符。进货查检记录归档1.采购部门、质量检验部门和仓库管理部门应及时将进货查检记录相关资料进行整理和归档。归档资料应包括采购订单、到货凭证、进货检验报告、合格证明、不合格报告、退货凭证、入库单等。2.进货查检记录应按照时间顺序和类别进行分类存放，便于查阅和检索。同时，应建立电子档案备份，确保记录的安全性和可追溯性。进货查检记录要求记录内容1.采购订单：应包含订单编号、货物名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、采购部门、采购人员等信息。2.到货凭证：如送货单、发票等，应记录到货日期、供应商名称、货物名称、规格型号、数量等信息。3.进货检验报告：应详细记录检验项目、检验方法、检验结果、检验日期、检验人员等信息。对于不合格货物，还应注明不合格原因和处理意见。4.合格证明：应明确货物的检验合格结论，并加盖质量检验部门的公章或检验专用章。5.不合格报告：应记录不合格货物的详细信息、不合格原因、处理情况等。6.退货凭证：应包含退货日期、供应商名称、货物名称、规格型号、数量、退货原因等信息。7.入库单：应记录货物的名称、规格型号、数量、入库日期、存放位置、仓库管理人员等信息。记录格式1.进货查检记录应采用统一的格式，确保记录内容的规范性和一致性。格式可包括纸质表格和电子文档两种形式，纸质表格应使用A4纸张打印，电子文档应采用常见的办公软件格式，如Excel、Word等。2.记录表格应设置清晰的表头，注明各项记录内容的名称和填写要求。表格内容应简洁明了，易于填写和理解。记录填写1.记录填写应使用蓝黑墨水或碳素笔，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔填写。填写应工整、清晰，不得涂改、刮擦。如确需修改，应在修改处加盖修改人印章或签字确认。2.记录内容应完整、准确，不得遗漏重要信息。对于检验结果、不合格原因等关键信息，应详细描述，确保记录的可追溯性。3.记录填写完成后，应由填写人签字确认，并注明填写日期。多人参与的记录，应按照职责分工分别签字确认。记录保存期限进货查检记录应保存[X]年，以满足质量追溯和法律法规要求。保存期限届满后，经公司主管领导批准，可按照规定程序进行销毁。销毁记录时，应做好销毁记录，包括销毁日期、销毁内容、销毁方式、监销人员等信息。进货查检记录监督与考核监督检查1.公司内部审计部门定期对进货查检记录管理情况进行监督检查，检查内容包括记录的真实性、完整性、及时性、规范性等。2.质量保证部门不定期对进货查检记录进行抽查，核实货物的检验情况和质量状况，确保进货质量符合要求。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。考核办法1.建立进货查检记录管理考核机制，对采购部门、质量检验部门、仓库管理部门等相关部门的进货查检记录工作进行考核评价。2.考核指标包括记录的准确性、完整性、及时性、归档规范性等。考核方式可采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，考核结果与部门和个人的绩效挂钩。3.对于在进货查检记录管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反本制度规定，导致进货查检记录不完整、不准确或延误归档的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚或行政处分。附则解