送水公司财物管理制度

送水公司财物管理制度一、总则（一）目的为加强公司财物管理，保障公司资产安全与完整，规范财物采购、使用、维护及处置等行为，提高财物使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于送水公司全体员工及与公司财物相关的各类活动。（三）基本原则1.统一管理原则公司财物实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算，确保财物管理的规范化、科学化。2.分级负责原则根据财物管理职责，明确各级管理人员和使用人员的责任，做到责任到人。3.效益优先原则注重财物的使用效益，合理配置资源，避免浪费和闲置，提高公司经济效益。4.依法管理原则严格遵守国家有关法律法规和财务制度，依法进行财物管理活动。二、财物管理职责（一）公司管理层职责1.审批公司财物管理制度、年度财物预算及重大财物采购、处置等事项。2.监督检查公司财物管理工作，确保财物安全与完整，提高财物使用效益。（二）财务部门职责1.负责制定和完善公司财物会计核算制度，准确记录和反映公司财物的增减变动及结存情况。2.编制年度财物预算，监控预算执行情况，定期进行财物预算分析。3.审核各类财物采购、报销等财务事项，办理款项收付结算。4.定期组织财物清查盘点，编制财物清查报告，提出财物管理建议。（三）采购部门职责1.根据公司需求和预算，制定财物采购计划，组织实施采购活动。2.选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物资的质量和价格合理。3.负责采购物资的验收、入库等工作，办理采购款项支付手续。（四）仓库管理部门职责1.负责公司各类财物的入库、保管、出库等日常管理工作。2.建立健全财物保管制度，确保财物安全，定期进行盘点清查，保证账实相符。3.对库存财物进行分类存放、标识清晰，做好防潮、防火、防盗等工作。（五）使用部门职责1.负责本部门财物的日常使用、维护和管理，合理安排财物使用，提高使用效率。2.配合采购部门做好财物采购需求的提出，参与财物验收工作。3.对损坏或闲置的财物及时报告，配合相关部门进行处置。三、财物采购管理（一）采购计划1.各部门根据业务需求和实际情况，于每年年底前向采购部门提交下一年度财物采购需求计划，包括采购物品的名称、规格、数量、预算金额等。2.采购部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合公司财务预算和实际资金状况，编制年度财物采购计划，报公司管理层审批。（二）采购流程1.采购申请使用部门因工作需要采购财物时，应填写《采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途、预计采购金额等内容，并经部门负责人审核签字后提交采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行审核，对于金额较大或重要的采购项目，需报公司管理层审批。经审批同意后，采购部门方可组织实施采购。3.供应商选择采购部门通过市场调研、供应商推荐、招标、询价等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、产品质量、价格水平等情况，定期对供应商进行评估和考核。4.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经公司法律顾问审核后，由双方签字盖章生效。5.采购验收采购物资到货后，采购部门应及时通知仓库管理部门和使用部门进行验收。验收人员按照采购合同和相关标准，对物资的数量、规格、型号、质量等进行检验。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，协商解决退换货等问题。6.款项支付财务部门根据采购合同、验收单、发票等凭证，审核无误后办理款项支付手续。对于预付款项，应严格按照合同约定进行支付，并跟踪款项使用情况。四、财物仓库管理（一）入库管理1.仓库管理部门在收到采购物资后，应及时进行验收。验收合格的物资，仓库管理人员根据物资的类别、规格、型号等进行分类存放，并填写《入库单》，详细记录物资的名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库日期等信息。2.《入库单》一式三联，一联仓库留存，一联交采购部门作为采购结算依据，一联交财务部门作为记账凭证。（二）保管管理1.仓库管理人员应按照物资的特性和保管要求，合理安排存放位置，确保物资安全。对于易损、易潮、易燃、易爆等特殊物资，应采取相应的防护措施进行保管。2.建立物资保管台账，详细记录物资的出入库情况，定期进行核对，保证账实相符。3.仓库应保持整洁、通风良好，定期进行盘点清查，及时发现和处理物资的损坏、变质、过期等问题。（三）出库管理1.使用部门因工作需要领用物资时，应填写《出库单》，注明领用物资的名称、规格、型号、数量、用途等内容，并经部门负责人审核签字后提交仓库管理部门。2.仓库管理人员根据《出库单》进行物资发放，核对物资的名称、规格、型号、数量等信息无误后，办理出库手续，并在《出库单》上签字确认。3.《出库单》一式三联，一联仓库留存，一联交使用部门作为领用凭证，一联交财务部门作为记账凭证。（四）盘点清查1.仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点清查，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点清查工作应制定详细的盘点计划，明确盘点人员、范围、方法和时间安排。2.盘点人员在盘点过程中应认真核对物资的实际数量与保管台账记录是否一致，检查物资的质量状况，发现问题及时记录并报告。3.盘点结束后，仓库管理人员应根据盘点结果编制《盘点报告》，详细说明盘点情况、盘盈盘亏原因及处理建议。经财务部门审核后，报公司管理层审批。对于盘盈盘亏的物资，应按照公司规定进行账务处理。五、财物使用与维护管理（一）使用管理1.各部门应合理安排财物使用，提高使用效率，避免浪费和闲置。对于大型设备或贵重财物，应指定专人负责使用和管理，并建立使用登记制度。2.使用人员应严格按照财物的操作规程进行操作，不得擅自更改或拆卸财物设备。如因操作不当造成财物损坏的，应承担相应的赔偿责任。3.财物使用过程中，如发现故障或异常情况，使用人员应及时报告相关部门进行维修处理，不得继续使用存在安全隐患的财物。（二）维护管理1.建立财物维护保养制度，定期对财物进行维护保养，确保财物的正常运行和使用寿命。对于大型设备或关键财物，应制定详细的维护保养计划，并安排专业人员进行维护保养。2.采购部门负责与供应商协商确定财物的售后服务条款，及时联系供应商对故障财物进行维修或更换零部件。对于超出质保期的财物，根据实际情况安排维修费用预算。3.财务部门对财物维护保养费用进行核算和控制，确保费用支出合理合规。六、财物处置管理（一）处置范围1.已超过使用年限且无法继续使用的财物。2.因技术进步、产品更新换代等原因，已被淘汰或不再适用的财物。3.因自然灾害、意外事故等原因导致损坏且无法修复或修复成本过高的财物。4.其他需要处置的财物。（二）处置方式1.报废对于已无使用价值的财物，经公司管理层批准后进行报废处理。报废财物由仓库管理部门集中存放，定期进行清理。2.出售对于尚可使用但公司不再需要的财物，经评估后进行出售。出售财物应遵循公开、公平、公正的原则，通过市场竞价等方式确定合理的出售价格。3.捐赠对于符合条件的财物，经公司管理层批准后可以进行捐赠。捐赠财物应办理相关手续，确保捐赠行为合法合规，并做好记录。（三）处置流程1.提出申请使用部门或仓库管理部门发现需要处置的财物后，应填写《财物处置申请表》，详细说明财物的名称、规格、型号、数量、购置时间、处置原因、处置方式等内容，并提交相关证明材料。2.审核评估财务部门对《财物处置申请表》及相关证明材料进行审核，评估财物的账面价值和处置价值。对于价值较大或情况复杂的财物处置项目，公司可委托专业评估机构进行评估。3.审批决策经财务部门审核和评估后，《财物处置申请表》报公司管理层审批。公司管理层根据财物处置的必要性、合理性及处置方式等进行决策。4.处置实施根据公司管理层的审批意见，相关部门组织实施财物处置工作。对于报废财物，仓库管理部门负责清理并做好记录；对于出售财物，采购部门负责组织招标、谈判等出售工作；对于捐赠财物，由相关部门办理捐赠手续。5.账务处理财务部门根据财物处置的实际情况，按照国家财务制度的规定进行账务处理，确保公司资产账实相符。七、财物核算与监督（一）财物核算1.财务部门按照国家统一的会计制度和公司财物管理制度，对公司财物进行准确的会计核算。设置相应的会计科目，记录财物的增减变动及结存情况。2.定期编制财物报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表及财物明细报表等，真实、准确、完整地反映公司财物状况和经营成果，为公司管理层提供决策依据。（二）财物监督1.公司内部审计部门定期对公司财物管理情况进行审计监督，检查财物管理制度的执行情况、财物采购、使用、保管、处置等环节的合规性和效益性。2.审计部门在审计过程中发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反财物管理制度的行为，按照公司规定进行严肃处理。3.接受财政、税务、审计等外部监管部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供公司财物管理的有关资料和情况。八、奖励与处罚（一）奖励1.对在财物管理工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰和奖励。2.奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。具体奖励标准和方