追缴违纪资金管理制度

追缴违纪资金管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，严肃财经纪律，规范对违纪资金的追缴工作，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司发生经济往来的外部单位和个人在公司经营活动中出现违纪行为涉及资金的追缴管理。（三）基本原则1.依法依规原则严格依据国家法律法规、公司内部规章制度开展违纪资金追缴工作，确保追缴行为合法合规。2.事实清楚原则对违纪行为所涉及的资金情况进行全面、准确的调查核实，做到事实清晰、证据确凿。3.及时追缴原则发现违纪行为后，应及时启动追缴程序，最大限度减少公司损失。4.责任追究原则对造成违纪行为的相关责任人依法依规追究责任。二、违纪行为界定（一）内部员工违纪行为1.贪污行为利用职务之便，侵吞、窃取、骗取或以其他手段非法占有公司财物。2.挪用公款行为未经批准，擅自将公司资金挪作个人使用或借贷给他人。3.职务侵占行为利用职务便利，将本单位财物非法占为己有。4.虚报费用行为通过伪造、变造、虚开发票等手段虚报费用，骗取公司资金。5.违规收受礼品礼金及回扣行为在业务往来中，违反规定收受合作单位或个人的礼品、礼金、回扣等财物。6.其他违反公司财务制度及廉洁纪律的行为（二）外部单位及个人违纪行为1.合同欺诈行为在签订、履行合同过程中，通过虚构事实、隐瞒真相、假冒身份等手段骗取公司资金。2.商业贿赂行为为谋取不正当利益，给予公司工作人员财物或其他利益，或者接受公司工作人员的贿赂。3.不当得利行为没有合法根据取得利益而使公司遭受损失的行为。4.其他违反与公司签订的协议或约定，给公司造成资金损失的行为。三、追缴程序（一）线索发现与报告1.内部审计、监察部门在日常工作中发现员工或外部单位及个人存在违纪行为线索，应及时进行初步核实。2.财务部门在账务处理、资金监控过程中发现异常情况，可能涉及违纪资金的，应立即向相关部门报告。3.其他部门或员工发现违纪行为线索，应及时向公司领导或相关职能部门报告。（二）调查核实1.成立专项调查组根据违纪行为的性质和严重程度，由公司领导牵头，组织内部审计、监察、财务等相关部门人员成立专项调查组，负责对违纪行为进行全面调查。2.制定调查方案明确调查目的、范围、方法、步骤及人员分工等，确保调查工作有序进行。3.收集证据通过查阅文件资料、账目凭证、谈话询问、实地走访等方式，收集与违纪行为相关的各种证据，包括书证、物证、证人证言、视听资料等。4.形成调查报告调查组对调查情况进行综合分析，形成详细的调查报告，说明违纪行为的事实、性质、涉及金额、造成的损失、相关责任人等情况，并提出处理建议。（三）告知与沟通1.向违纪人员或单位送达告知书在作出追缴决定前，将违纪事实、拟追缴金额及依据等以书面形式告知违纪人员或单位，听取其陈述和申辩意见。2.沟通协商对于涉及外部单位的违纪行为，可根据实际情况与对方进行沟通协商，争取其主动配合退还违纪资金。如对方对违纪事实有异议，应进一步核实情况，做好解释说明工作。（四）追缴决定1.根据调查结果和相关规定，公司领导班子集体研究作出违纪资金追缴决定。2.追缴决定应明确追缴对象、追缴金额、追缴期限等内容，并以书面形式送达违纪人员或单位。（五）执行追缴1.财务部门根据追缴决定，负责具体的资金追缴工作。2.对于内部员工，可从其工资、奖金、福利等收入中扣除相应的违纪资金；对于外部单位或个人，可通过银行转账、函告支付等方式要求其退还违纪资金。3.在追缴过程中，如遇到困难或阻力，相关部门应积极协调，采取必要的措施确保追缴工作顺利进行。（六）异议处理1.违纪人员或单位对追缴决定有异议的，可在收到追缴决定之日起[X]个工作日内，向公司提出书面申诉。2.公司收到申诉后，应在[X]个工作日内进行复查，并将复查结果书面通知申诉人。如复查后维持原追缴决定，申诉人仍不履行的，公司将通过法律途径解决。四、资金管理与监督（一）追缴资金的管理1.设立专门账户对于追缴回来的违纪资金，财务部门应设立专门账户进行核算和管理，确保资金安全、清晰记录每一笔收支情况。2.账务处理按照财务会计制度的规定，及时对追缴资金进行账务处理，准确反映资金的来源、去向及余额。（二）监督检查1.内部审计部门定期对追缴资金的管理情况进行审计监督，检查资金收缴、核算、使用等环节是否合规。2.监察部门对追缴工作过程进行监督，防止出现违规操作、滥用职权等问题。3.公司应定期对追缴工作进行总结分析，针对存在的问题及时完善相关制度和流程。五、责任追究（一）对违纪人员的责任追究1.对于内部员工的违纪行为，根据情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分；涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。2.因违纪行为给公司造成经济损失的，责令其赔偿相应损失；情节严重的，依法追究其民事赔偿责任。（二）对相关管理人员的责任追究1.对于在违纪资金追缴工作中存在失职、渎职行为的管理人员，视情节轻重给予相应的行政处分。2.因管理不善导致违纪行为发生或追缴工作不力的，追究相关管理人员的领导责任。六、法律支持与配合（一）法律咨询公司聘请专业法律顾问，为违纪资金追缴工作提供法律咨询服务，确保追缴行为符合法律法规要求。（二）司法诉讼对于经沟通协商仍拒不退还违纪资金或对追缴决定拒不执行的，公司应及时收集证据，依法向人民法院提起诉讼，通过法律手段维护公司合法权益。在司法诉讼过程中，积极配合司法机关的工作，提供必要的