行政管理印章管理制度

行政管理印章管理制度总则目的为加强公司行政管理印章的管理，确保印章使用的规范性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构行政管理印章的刻制、保管、使用、废止等相关管理活动。印章分类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的具有最高效力的印章。2.法定代表人章：用于特定文件或业务需要，代表法定代表人行使职权的印章。3.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据等相关财务业务的印章。5.部门章：各部门为处理本部门业务而使用的印章。6.其他专用章：根据公司业务需要刻制的具有特定用途的印章，如发票专用章等。印章的刻制刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门根据公司实际情况和相关规定，对刻制申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。刻制流程1.经公司领导审批同意后，行政管理部门统一安排印章刻制工作。选择具有资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制。2.印章制作单位应按照公司提供的样式和要求进行刻制，确保印章质量清晰、规范。3.印章刻制完成后，行政管理部门负责对印章进行验收，检查印章的内容、规格、材质等是否符合要求。验收合格后，办理印章交接手续，将印章移交至指定的保管人。备案登记1.新刻制的印章，行政管理部门应及时在公安机关进行备案登记，并留存备案证明文件。2.同时，行政管理部门应建立印章管理台账，详细记录印章的名称、规格、刻制时间、保管人、使用记录等信息。印章的保管保管原则1.实行专人保管制度，每枚印章必须指定专人负责保管，确保印章安全。2.保管人应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交与他人保管或使用。3.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并采取必要的防盗、防火、防潮等措施。保管职责1.公司公章、法定代表人章由行政管理部门负责人指定专人保管。2.合同专用章由公司合同管理部门负责人指定专人保管。3.财务专用章由公司财务部门负责人指定专人保管。4.部门章由各部门负责人指定专人保管。5.其他专用章由相关业务部门负责人指定专人保管。保管要求1.保管人应严格遵守印章保管规定，不得擅自使用印章。如需使用印章，应按照本制度规定的审批流程进行申请。2.印章保管人临时有事需要离岗时，应将印章移交至部门负责人指定的临时保管人，并办理交接手续。3.印章保管人离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章安全交接。交接手续应包括印章名称、数量、交接时间、交接双方签字等内容，并由部门负责人监交。印章的使用使用原则1.严格按照规定的审批流程使用印章，未经批准，任何人不得擅自使用印章。2.使用印章应确保用途合法、合规，不得用于任何违法违规或损害公司利益的行为。3.印章使用应建立登记制度，详细记录印章使用的时间、事由、批准人、使用人等信息，以备查询和追溯。使用审批流程1.公司公章、法定代表人章涉及公司重大事项、对外签订合同、出具重要文件等需要使用公司公章或法定代表人章的，由相关部门填写《印章使用申请表》，详细说明使用事由、文件名称、文号等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。行政管理部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批同意后，方可使用印章。2.合同专用章使用合同专用章签订合同的，由合同承办部门填写《合同用印申请表》，并附上合同文本。合同承办部门负责人对合同内容进行审核，签字确认后，报公司合同管理部门审核。合同管理部门对合同条款、格式等进行审核，审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批同意后，方可使用合同专用章。3.财务专用章使用财务专用章办理财务结算、票据等相关业务的，由财务部门相关人员填写《印章使用申请表》，详细说明使用事由、金额、票据号码等信息，并经财务部门负责人签字确认后，按照财务审批流程进行审批。财务审批通过后，方可使用财务专用章。4.部门章各部门使用部门章办理本部门业务的，由部门相关人员填写《印章使用申请表》，经部门负责人签字确认后，即可使用部门章。部门章使用应严格限定在本部门业务范围内，不得超越权限使用。5.其他专用章使用其他专用章办理相关业务的，由相关业务部门填写《印章使用申请表》，详细说明使用事由、文件名称等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。行政管理部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批同意后，方可使用其他专用章。使用要求1.印章使用人应在印章使用登记薄上详细记录印章使用的相关信息，包括使用时间、事由、批准人、使用人等，并签字确认。2.印章使用人应确保印章使用的文件内容与审批内容一致，不得擅自更改文件内容。3.印章使用完毕后，应立即将印章归还原保管人，并办理归还手续。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需预先加盖印章的，应在印章上注明日期、用途，并严格控制使用范围和数量。印章的废止废止情形1.公司名称变更、机构撤销、业务调整等原因导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗等原因需要废止的。3.其他原因需要废止印章的。废止流程1.印章使用部门或保管人发现印章需要废止时，应填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批同意后，发布印章废止通知。3.印章废止通知应明确印章名称、废止日期、废止原因等信息，并要求各部门停止使用该印章。4.印章保管人收到印章废止通知后，应立即将废止印章交回行政管理部门。行政管理部门对废止印章进行封存，并定期进行销毁。销毁处理1.印章销毁应采用安全、可靠的方式进行，确保印章内容无法恢复。2.销毁印章时，应由行政管理部门、审计部门等相关人员共同监督，并填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、数量、销毁时间、销毁方式、监督人员签字等信息。3.《印章销毁登记表》应作为印章管理档案的重要组成部分，妥善保存。印章的监督与检查监督机制1.公司行政管理部门负责对印章的管理和使用情况进行定期监督检查，确保印章使用的规范性和安全性。2.审计部门负责对印章管理和使用情况进行不定期审计，发现问题及时提出整改意见，并监督整改落实情况。3.公司内部员工有权对印章管理和使用过程中的违规行为进行举报，公司将对举报信息进行及时调查和处理。检查内容1.印章保管情况，包括保管人是否符合规定、保管地点是否安全等。2.印章使用审批流程执行情况，是否存在未经批准擅自使用印章的情况。3.印章使用登记情况，登记信息是否完整、准确。4.印章废止处理情况，是否按照规定进行废止和销毁。问题处理1.对于监督检查中发现的问题，行政管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门或个人限期整改。2.整改完成后，相关部门或个人应将整改情况书面报告行政管理部门。行政管理部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。3.对