酒店行业公章管理制度

酒店行业公章管理制度一、总则（一）目的为加强酒店公章管理，维护酒店的合法权益，确保公章使用的规范性、严肃性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门及全体员工在涉及酒店经营、管理、对外联络等工作中使用公章的相关行为。（三）定义本制度所称公章，是指酒店正式对外使用的具有法律效力的印章，包括酒店公章、合同专用章、财务专用章等。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.酒店公章的刻制必须严格按照国家相关法律法规及公安机关的规定办理。由行政部门负责提出申请，经酒店法定代表人批准后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。2.申请刻制公章时，应提交以下材料：酒店法定代表人签署的刻章申请；营业执照副本复印件；法定代表人身份证复印件；其他相关证明材料。3.刻章单位刻制完成后，应将印章及印模交付酒店行政部门，并办理交接手续。（二）公章的启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应在酒店内部进行公告，明确公章的使用范围、启用时间等信息。2.公章启用时，应在公安机关备案的印模上加盖骑缝章，并留存印模档案。3.同时，行政部门应将公章启用情况书面通知酒店各部门及相关岗位人员。（三）公章的废止1.因酒店名称变更、机构调整、公章损坏等原因需要废止公章时，由行政部门提出申请，经酒店法定代表人批准后，到公安机关办理公章废止手续。2.废止的公章应及时交回行政部门，由行政部门统一保管，并按规定进行销毁。3.行政部门应将公章废止情况书面通知酒店各部门及相关岗位人员，确保各部门不再使用废止的公章。三、公章的保管（一）保管责任1.酒店公章由行政部门指定专人负责保管，保管人员应具备较强的责任心和保密意识。2.合同专用章由合同管理部门指定专人负责保管，财务专用章由财务部门指定专人负责保管。3.各部门如需使用公章，应填写《公章使用申请表》，经相关负责人审批后，到保管部门办理用章手续。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专用印章盒内，实行双人保管、双人锁匙制度，确保公章的安全。2.保管人员应妥善保管公章，不得随意放置或转借他人使用。如因特殊原因需要临时交接公章时，应办理交接手续，并记录交接时间、交接人等信息。3.公章保管人员应定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、丢失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。四、公章的使用（一）使用原则1.严格遵守国家法律法规及酒店相关规定，确保公章使用的合法性、真实性和严肃性。2.公章使用应基于酒店正常的经营、管理活动，不得用于任何违法违规或损害酒店利益的行为。3.实行"谁使用、谁负责"的原则，使用人应对公章使用的后果承担相应的法律责任。（二）使用范围1.酒店公章的使用范围包括但不限于以下方面：以酒店名义对外签订的合同、协议等法律文件；酒店对外发布的公文、信函、报表等；酒店员工的人事任免、调动、奖惩等文件；其他需要加盖酒店公章的文件或材料。2.合同专用章的使用范围仅限于酒店对外签订的各类合同、协议等经济类法律文件。3.财务专用章的使用范围仅限于酒店财务核算、资金收付等相关业务。（三）使用流程1.用章申请各部门如需使用公章，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章内容、用章时间等信息。《公章使用申请表》应由部门负责人签字确认，并根据用章事项的性质提交相关领导审批。2.审批流程一般性用章事项，由部门负责人审批后，到保管部门办理用章手续。重要性用章事项，如涉及酒店重大决策、对外投资、担保等，应经酒店法定代表人或其授权的负责人审批。合同类用章事项，应按照酒店合同管理制度的规定进行审批，确保合同条款的合法性、完整性和准确性。3.用章登记保管人员在办理用章手续时，应认真核对《公章使用申请表》的审批情况，确认无误后，在《公章使用登记簿》上进行登记，记录用章时间、用章事项、用章内容、用章人等信息。用章人应在《公章使用登记簿》上签字确认。4.盖章操作保管人员应严格按照审批后的《公章使用申请表》内容进行盖章操作，确保盖章位置准确、清晰，不得擅自更改用章内容。盖章完成后，保管人员应将公章妥善保管，不得将公章交予用章人自行保管或携带外出。（四）特殊情况用章1.如遇紧急情况或因特殊原因无法提前办理用章审批手续时，用章人应电话请示相关领导同意后，先行盖章，但事后必须及时补办审批手续，并在《公章使用申请表》上注明原因。2.对于异地签订合同等特殊情况需要携带公章外出时，应经酒店法定代表人或其授权的负责人批准，并办理相关的携带公章外出审批手续。同时，应指定专人负责携带公章，确保公章的安全。五、公章的停用与销毁（一）停用1.公章因磨损、损坏、变更等原因需要停用的，由保管部门提出申请，经酒店法定代表人批准后，办理公章停用手续。2.公章停用后，保管部门应及时将停用的公章交回行政部门，并在《公章使用登记簿》上注明停用时间、原因等信息。（二）销毁1.对于废止或停用的公章，行政部门应按照国家相关规定进行销毁。销毁时，应填写《公章销毁申请表》，经酒店法定代表人批准后，由行政部门会同审计部门等相关人员共同进行销毁。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与销毁的人员签字确认。3.销毁后的《公章销毁申请表》及相关记录应存档保管，以备查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.酒店行政部门负责对公章的保管、使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保公章使用的规范性和安全性。2.审计部门负责对公章使用情况进行审计监督，检查是否存在违规使用公章的行为，发现问题及时提出整改意见。3.各部门负责人应加强对本部门员工使用公章情况的监督，确保本部门员工严格按照规定使用公章。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，酒店将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用公章给酒店造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、附