食品公司用章管理制度

食品公司用章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司总部及各下属分支机构。2.适用范围本制度所指印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章以及其他专用章等。3.印章管理原则遵循"严格审批、规范使用、专人保管、确保安全"的原则，确保印章使用合法、合规、合理，防止印章被盗用、冒用、滥用等情况发生。二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司各类印章由行政部门统一负责刻制。刻制前，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经公司法定代表人或授权人批准。行政部门应选择具有资质、信誉良好的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量。新印章刻制完成后，行政部门应及时将印章样式备案，并将印章实物移交专人保管。2.印章启用新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等内容，并经公司法定代表人或授权人批准。行政部门应将印章启用的相关信息通知公司各部门，并在公司内部进行公告。印章启用后，原印章如有需要废止，应及时办理废止手续，并按照公司档案管理规定进行妥善保管。三、印章的保管1.保管人员职责公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章由行政部门指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管。保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度，确保印章安全。保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要临时委托他人保管，需经行政部门负责人批准，并办理书面委托手续。保管人员应建立印章使用登记台账，详细记录印章使用日期、使用部门、使用事项、批准人等信息，确保印章使用情况可追溯。保管人员如发现印章丢失、被盗或损坏等情况，应立即向行政部门报告，并采取相应的措施，如挂失、补办等，以防止印章被非法使用。2.保管要求印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、密码箱等，并确保存放环境安全，防止印章受潮、损坏或被盗。印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏或磨损情况，应及时向行政部门报告，并申请更换印章。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需提前加盖印章的，必须经公司法定代表人或授权人批准，并在盖章后对空白处进行标注或作废处理。四、印章的使用1.使用流程申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、用途、使用期限等内容，并按照公司审批流程提交相关部门负责人或授权人审批。审批：审批人应认真审核申请事项，确保申请事项合法、合规、合理，并在《印章使用申请表》上签署审批意见。对于涉及重大事项或金额较大的合同等文件，需经公司法定代表人审批。用印：印章保管人员在收到经审批通过的《印章使用申请表》后，应仔细核对申请表上的审批意见、申请事项等信息，确认无误后，方可在文件上加盖印章。盖章时应确保印章清晰、端正，位置恰当。登记：印章使用完毕后，保管人员应及时在印章使用登记台账上进行登记，并将《印章使用申请表》存档保管。2.使用范围公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等；代表公司签署重要文件、合同等；办理公司相关资质证书、营业执照等证照的年检、变更等手续；以及其他需要加盖公司公章的事项。合同专用章：专门用于签订公司各类合同、协议等经济业务文件。财务专用章：用于公司财务收支、结算、票据等相关业务，如开具发票、支票、汇票等。法人章：用于公司法定代表人在相关文件、合同等上的签字确认，或在办理银行开户、销户、账户信息变更等业务时使用。部门章：用于各部门内部的文件、通知、报表等，以及与本部门业务相关的对外联系文件，但不得用于签订合同、协议等经济业务文件。其他专用章：根据公司实际需要刻制的专用章，如发票专用章、报关专用章等，应严格按照规定的使用范围使用。3.禁止使用情况未经公司法定代表人或授权人批准，不得擅自使用印章。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。不得将印章转借他人使用，严禁在非公司业务范围内使用印章。不得在与公司利益冲突或损害公司利益的文件、合同等上加盖印章。五、印章的停用与销毁1.停用因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等内容，并经公司法定代表人或授权人批准。行政部门应及时将印章停用的相关信息通知公司各部门，并在公司内部进行公告。印章停用后，保管人员应将印章妥善保管，不得随意丢弃或销毁。2.销毁对于已停用且不再使用的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、规格、停用日期、销毁原因等内容，并经公司法定代表人或授权人批准。行政部门应选择具有资质、信誉良好的销毁单位进行印章销毁，并在销毁过程中进行监督，确保印章彻底销毁。印章销毁后，行政部门应将销毁证明及相关记录存档保管，以备查阅。六、监督与检查1.监督机制公司设立印章管理监督小组，由行政部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人等组成，负责对公司印章管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.检查内容印章保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管环境是否安全、印章存放是否规范等。印章使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、使用登记台账是否完整等。印章停用与销毁情况，包括停用手续是否完备、销毁程序是否合规等。3.违规处理对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告