文件及制度管理办法

文件及制度管理办法一、总则（一）目的为加强公司文件及制度管理，确保文件的准确性、完整性和规范性，提高工作效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有文件及制度的制定、审核、发布、执行、修订、废止等管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：文件及制度的制定必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.规范性原则：文件及制度的内容应规范、准确、清晰，具有可操作性。3.统一性原则：公司内部文件及制度应保持统一，避免出现矛盾和冲突。4.时效性原则：文件及制度应根据公司发展和实际工作需要及时修订和更新。二、文件管理（一）文件分类1.行政文件：包括公司决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复等。2.业务文件：涉及公司各项业务活动的文件，如合同、协议、技术文件、业务流程等。3.财务文件：包括财务预算、决算、报表、审计报告等。4.人事文件：如员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核文件等。5.其他文件：不属于以上分类的其他文件。（二）文件编号1.公司对各类文件进行统一编号，编号规则如下：行政文件：[公司简称]XZ[年份][序号]业务文件：[公司简称]YW[年份][序号]财务文件：[公司简称]CW[年份][序号]人事文件：[公司简称]RS[年份][序号]其他文件：[公司简称]QT[年份][序号]2.编号中的年份为文件发布的年份，序号为该类文件当年发布的顺序号。（三）文件起草1.文件起草部门应根据工作需要，明确文件的主题、目的、内容和要求。2.起草文件时应使用规范的语言文字，内容应准确、完整、清晰，逻辑严谨。3.文件起草完成后，起草人应填写《文件起草审批表》，注明文件名称、编号、起草部门、起草人、起草日期、文件主题、主要内容等信息，并提交部门负责人审核。（四）文件审核1.部门负责人应对起草的文件进行审核，重点审核文件内容是否符合公司政策和实际工作需要，是否与其他相关文件协调一致，语言文字是否规范等。2.审核通过后，部门负责人在《文件起草审批表》上签署审核意见，并提交分管领导审批。（五）文件审批1.分管领导应对审核通过的文件进行审批，审批重点包括文件的必要性、可行性、合法性等。2.审批通过后，分管领导在《文件起草审批表》上签署审批意见，并提交总经理审批。（六）文件发布1.总经理审批通过的文件，由行政部门负责编号、排版、印刷，并按照规定的范围进行发布。2.文件发布形式包括纸质文件和电子文件。纸质文件应加盖公司公章，并发放到相关部门和人员；电子文件应上传至公司内部办公系统或指定的共享文件夹。3.行政部门应建立《文件发放登记表》，记录文件的发放时间、发放部门、发放份数等信息。（七）文件执行1.各部门和人员应认真执行公司发布的文件，按照文件要求开展工作。2.对于涉及多个部门的文件，相关部门应密切配合，协同执行。3.行政部门应定期对文件执行情况进行检查和督促，确保文件得到有效执行。（八）文件修订1.文件在执行过程中，如发现存在问题或不适应公司发展需要，应及时进行修订。2.文件修订由原起草部门负责，修订程序与文件起草程序相同。3.修订后的文件应重新进行审核、审批和发布，并及时更新相关的纸质文件和电子文件。（九）文件废止1.文件因不再适用或其他原因需要废止时，由原起草部门提出废止申请，填写《文件废止申请表》，注明文件名称、编号、废止原因等信息，并提交行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报分管领导和总经理审批。3.经审批同意废止的文件，行政部门应及时在公司内部办公系统或指定的共享文件夹中删除，并收回已发放的纸质文件。三、制度管理（一）制度分类1.基本制度：规定公司基本组织架构、管理体制、运行机制等方面的制度，如公司章程、组织架构管理制度等。2.专项制度：针对公司某一特定业务或管理领域制定的制度，如财务管理制度、人力资源管理制度等。3.工作制度：规范公司日常工作流程和操作规范的制度，如考勤制度、会议制度等。（二）制度制定1.制度制定部门应根据公司发展战略和实际管理需要，提出制度制定计划，并填写《制度制定申请表》，注明制度名称、制定目的、适用范围、主要内容等信息。2.制度制定计划经分管领导审核、总经理批准后实施。3.制度起草部门应按照制度制定计划，开展制度起草工作。起草过程中应充分征求相关部门和人员的意见和建议，确保制度的科学性、合理性和可操作性。4.制度起草完成后，起草人应填写《制度起草审批表》，提交部门负责人审核。（三）制度审核1.部门负责人应对起草的制度进行审核，重点审核制度内容是否符合公司政策和实际管理需要，是否与其他相关制度协调一致，语言文字是否规范等。2.审核通过后，部门负责人在《制度起草审批表》上签署审核意见，并提交分管领导审批。（四）制度审批1.分管领导应对审核通过的制度进行审批，审批重点包括制度的必要性、可行性、合法性等。2.审批通过后，分管领导在《制度起草审批表》上签署审批意见，并提交总经理审批。（五）制度发布1.总经理审批通过的制度，由行政部门负责编号、排版、印刷，并按照规定的范围进行发布。2.制度发布形式包括纸质文件和电子文件。纸质文件应加盖公司公章，并发放到相关部门和人员；电子文件应上传至公司内部办公系统或指定的共享文件夹。3.行政部门应建立《制度发放登记表》，记录制度的发放时间、发放部门、发放份数等信息。（六）制度执行1.各部门和人员应严格执行公司发布的制度，按照制度要求开展工作。2.对于违反制度的行为，应按照制度规定进行处理。3.行政部门应定期对制度执行情况进行检查和评估，及时发现制度执行过程中存在的问题，并提出改进措施。（七）制度修订1.制度在执行过程中，如发现存在问题或不适应公司发展需要，应及时进行修订。2.制度修订由原起草部门负责，修订程序与制度制定程序相同。3.修订后的制度应重新进行审核、审批和发布，并及时更新相关的纸质文件和电子文件。（八）制度废止1.制度因不再适用或其他原因需要废止时，由原起草部门提出废止申请，填写《制度废止申请表》，注明制度名称、编号、废止原因等信息，并提交行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报分管领导和总经理审批。3.经审批同意废止的制度，行政部门应及时在公司内部办公系统或指定的共享文件夹中删除，并收回已发放的纸质文件。四、文件及制度的保管（一）保管原则文件及制度应妥善保管，确保其完整性、准确性和安全性，便于查阅和使用。（二）保管方式1.纸质文件应分类存放于专门的文件柜中，并按照文件编号或日期顺序排列，便于查找。2.电子文件应存储于公司服务器或其他指定的存储设备中，并建立相应的文件夹结构进行分类管理。3.重要文件及制度应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限1.文件及制度的保管期限根据其性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为13年，适用于一般性文件和制度。中期保管期限为310年，适用于重要文件和制度。长期保管期限为10年以上，适用于具有长期保存价值的文件和制度。2.保管期限届满后，经行政部门审核、分管领导批准，可按照规定进行销毁。（四）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅文件及制度时，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件名称、编号、查阅目的等信息，并提交部门负责人审批。2.经审批同意后，查阅人可到行政部门指定地点查阅文件。查阅时应保持文件的整洁和完整，不得擅自涂改、复印或带出指定地点。3.公司内部人员因工作需要借阅文件及制度时，应填写《文件借阅申请表》