哈工大合同管理办法

哈工大合同管理办法一、总则（一）目的为加强哈尔滨工业大学（以下简称“学校”）合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家相关法律法规及学校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各单位以学校名义签订的各类合同，包括但不限于科研合作合同、技术服务合同、物资采购合同、工程建设合同、租赁合同、知识产权转让与许可合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守国家法律法规及学校规章制度。2.风险防控原则强化合同风险意识，对合同全过程进行风险评估与防控，确保学校利益不受损害。3.职责明确原则明确合同管理各环节的职责分工，确保合同管理工作有序开展。4.效益优先原则在保障学校合法权益的前提下，注重合同履行的经济效益和社会效益。（四）管理职责1.学校合同管理工作实行统一领导、分级负责的管理体制。2.学校设立合同管理工作领导小组，负责统筹协调学校合同管理工作中的重大事项。领导小组组长由学校分管领导担任，成员包括学校办公室、发展规划处、财务处、审计处、法务办公室等相关部门负责人。3.学校办公室作为合同管理的综合协调部门，负责合同管理工作的组织、协调和指导，审核合同的形式要件，建立合同管理台账，监督合同履行情况等。4.业务主管部门负责本部门合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等具体管理工作，对合同的真实性、合法性、可行性负责，并配合学校办公室做好合同管理的相关工作。5.财务处负责对合同的资金条款进行审核，确保合同资金来源合法、使用合理，并监督合同款项的收付情况。6.审计处负责对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督，防范合同风险。7.法务办公室负责对合同的合法性进行审查，提供法律咨询和服务，处理合同纠纷等法律事务。二、合同的签订（一）合同的起草1.合同一般由业务主管部门负责起草。起草合同应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方的权利和义务，确保合同条款完整、准确、清晰，避免出现模糊不清、歧义或容易引发争议的表述。2.合同文本应使用国家规定的标准格式或行业通用格式，如无标准格式，应根据实际情况制定规范的合同文本。合同文本应包括但不限于以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息；合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等；合同价款或报酬及其支付方式、支付时间；合同履行的期限、地点和方式；合同的验收标准、验收方式及验收时间；合同的违约责任及争议解决方式；其他双方认为需要约定的条款。（二）合同的审核1.业务主管部门起草的合同初稿完成后，应提交本部门负责人进行初审。初审主要审查合同内容是否符合本部门业务要求，条款是否完整、合理，权利义务是否对等，风险是否可控等。2.初审通过后，业务主管部门应将合同文本及相关材料提交学校办公室、财务处、审计处、法务办公室等相关部门进行会签审核。学校办公室负责审核合同的形式要件，包括合同格式是否规范、签字盖章是否齐全等。财务处负责审核合同的资金条款，包括资金来源是否合法、支付方式是否合理、预算是否落实等。审计处负责对合同的签订、履行等情况进行审计风险评估，提出审计意见。法务办公室负责对合同的合法性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险等，并提供法律意见。3.各审核部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并提出书面审核意见。业务主管部门应根据审核意见对合同进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。（三）合同的签订1.经审核通过的合同，由业务主管部门负责人签字后，报学校法定代表人或其授权代表签字，并加盖学校公章或合同专用章。2.学校法定代表人的授权应明确授权范围、授权期限等内容，并以书面形式出具。被授权人应在授权范围内签订合同，不得超越授权权限。3.合同签订后，业务主管部门应及时将合同副本送学校办公室、财务处、审计处、法务办公室等相关部门备案。三、合同的履行（一）履行责任1.合同签订后，业务主管部门作为合同履行的责任主体，应负责组织实施合同的履行工作，确保合同约定的各项义务得到全面履行。2.业务主管部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。3.在合同履行过程中，如遇不可抗力、政策调整等不可预见、不可避免的因素导致合同无法正常履行或需要变更、解除合同的，业务主管部门应及时向学校报告，并采取有效措施减少损失。（二）合同款项的支付1.合同款项的支付应严格按照合同约定的支付方式、支付时间和支付金额执行。业务主管部门应根据合同履行情况，及时填写付款申请单，提交财务处审核。2.财务处应按照学校财务管理制度和合同约定，对付款申请进行审核。审核通过后，办理款项支付手续。3.对于涉及预付款、进度款、结算款等分期支付的合同，业务主管部门应在每次付款前，对合同履行情况进行核实，确保付款条件已成就。（三）合同的变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务主管部门应及时与对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.变更协议的签订程序应参照合同签订的相关规定执行，即先由业务主管部门起草，经相关部门审核后，报学校法定代表人或其授权代表签字，并加盖学校公章或合同专用章。3.如因一方违约或其他原因需要解除合同的，业务主管部门应及时通知对方，并按照合同约定或法律法规规定办理解除合同的手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。4.合同变更或解除后，业务主管部门应及时将相关情况通知学校办公室、财务处、审计处、法务办公室等相关部门，并对合同变更或解除所涉及的事项进行清理和结算。四、合同的验收（一）验收责任1.合同履行完毕后，业务主管部门应负责组织对合同标的进行验收。验收工作应严格按照合同约定的验收标准、验收方式及验收时间进行。2.业务主管部门应成立验收小组，验收小组应由相关专业人员组成，确保验收工作的专业性和公正性。验收小组应在验收结束后出具验收报告，明确验收结论。（二）验收程序1.业务主管部门应在合同约定的验收期限前，通知对方提交验收申请及相关验收资料。对方应按照要求及时提交验收申请及验收资料，包括但不限于产品质量合格证明、技术资料、服务报告等。2.验收小组应根据合同约定和相关验收资料，对合同标的进行实地检查、测试、评估等验收工作。验收过程中，如发现合同标的存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，验收小组应及时要求对方进行整改，直至达到验收标准。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告，验收报告应包括验收依据、验收范围、验收方法、验收结果等内容，并由验收小组成员签字确认。验收报告作为合同履行情况的重要证明文件，应妥善保存。五、合同的档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务主管部门应及时将合同文本及相关材料整理归档，包括合同初稿、审核意见、会签单、授权委托书、变更协议、解除协议、验收报告、付款凭证等。2.学校办公室应建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行详细记录，确保合同管理信息的完整性和准确性。（二）档案保管1.合同档案应按照学校档案管理的相关规定进行保管，确保档案的安全和完整。合同档案应分类存放，便于查阅和管理。2.合同档案的保管期限应根据国家法律法规及学校相关规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限应适当延长。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到学校办公室办理查阅手续。2.查阅合同档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.涉及合同机密信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露合同机密信息。六、合同纠纷的处理（一）纠纷预防1.业务主管部门在合同签订前，应充分了解对方的主体资格、信用状况、经营能力等情况，对合同相对方进行必要的尽职调查，防范合同风险。2.在合同履行过程中，业务主管部门应加强与对方的沟通与协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。如发现对方存在违约行为或可能导致纠纷的迹象，应及时采取措施，如发函催告、协商解决等，维护学校的合法权益。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，业务主管部门应及时向学校报告，并会同法务办公室等相关部门进行研究分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的具体情况，选择合适的解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼等。在选择纠纷解决方式时，应充分考虑学校的利益和实际情况，确保纠纷得到妥善解决。3.对于涉及金额较大、影响较大的合同纠纷，学校应成立专门的纠纷处理工作小组，负责组织协调纠纷处理工作。纠纷处理工作小组应及时收集、整理相关证据，依法维护学校的合法权益。七、监督与检查（一）内部监督1.学校办公室负责对合同管理工作进行日常监督检查，定期对合同签订、履行、变更、解除等情况进行抽查，发现问题及时督促整改。2.财务处负责对合同款项的收付情况进行监督检查，确保合同款项的收付符合学校财务管理制度和合同约定。3.审计处负责对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督，对发现的问题提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）责任