浙大外事管理办法

浙大外事管理办法一、总则（一）目的本办法旨在规范浙江大学（以下简称“学校”）外事工作的管理，加强国际交流与合作，提高学校国际化水平，促进教育、科研和社会服务事业的发展，确保外事活动的顺利开展，维护学校和国家的利益。（二）适用范围本办法适用于学校各单位及师生员工与境外机构、组织和个人开展的各类外事活动，包括但不限于国际合作科研、学术交流、学生交流、教师访学、国际会议、培训项目、校际合作等。（三）基本原则1.遵守法律法规：外事活动必须遵守中华人民共和国法律法规以及学校所在地的相关规定，尊重国际惯例和对方国家（地区）的法律法规、文化习俗。2.服务学校发展：外事工作要紧密围绕学校的中心工作，服务于教学、科研和人才培养目标，积极拓展国际交流与合作渠道，提升学校的国际影响力和竞争力。3.规范有序管理：建立健全外事工作管理制度和流程，加强对外事活动的全过程管理，确保外事工作规范、有序、高效进行。4.安全风险防控：高度重视外事活动中的安全问题，强化安全意识，制定安全预案，有效防范和应对各类安全风险，保障师生员工的人身安全和学校的财产安全。二、外事管理机构与职责（一）学校外事工作领导小组1.组成：学校外事工作领导小组由学校主要领导担任组长，分管外事工作的校领导担任副组长，成员包括相关职能部门负责人。2.职责：全面领导学校外事工作，制定外事工作方针政策和发展规划。审议学校重要外事规章制度、重大外事项目和合作协议。协调解决外事工作中的重大问题，决策外事工作中的重要事项。（二）国际合作与交流处1.职责：贯彻执行国家外事工作方针政策和学校外事工作领导小组的决定，归口管理学校外事工作。制定和完善学校外事工作规章制度，并组织实施。负责学校外事活动的统筹规划、组织协调和审核报批工作。拓展国际交流与合作渠道，建立和维护与境外高校、科研机构、企业等的合作关系。负责学校师生员工出国（境）的手续办理、行前教育和回国后的总结汇报工作。管理学校聘请的外籍教师和专家，协助相关单位做好外事接待工作。负责外事工作的信息收集、统计分析和档案管理工作。（三）各单位外事工作小组1.组成：各单位成立外事工作小组，由单位负责人担任组长，成员包括外事秘书和相关业务骨干。2.职责：负责本单位外事工作的具体组织实施，落实学校外事工作要求。制定本单位外事工作计划，审核本单位师生员工的外事申请，报国际合作与交流处审批。协助国际合作与交流处做好本单位外事活动的组织协调、安全管理和总结汇报工作。负责本单位外事信息的收集、整理和报送工作。三、外事活动管理（一）外事活动计划1.各单位应根据学校发展规划和本单位工作需要，制定年度外事工作计划，并于每年[具体时间]前报国际合作与交流处备案。2.外事工作计划应明确活动主题、内容、时间、地点、参与人员、经费预算等详细信息。（二）外事活动审批1.师生员工开展外事活动，应提前填写《浙江大学外事活动申请表》，并按照以下程序进行审批：一般外事活动由所在单位外事工作小组审核后，报国际合作与交流处审批。重要外事活动（如涉及重大合作项目、重要学术交流、校际合作协议签署等）由所在单位外事工作小组审核后，经国际合作与交流处审核，报学校外事工作领导小组审批。2.审批部门应在收到申请后的[规定工作日]内完成审批工作，并将审批结果通知申请人。如遇特殊情况需要延长审批时间的，应及时向申请人说明原因。（三）外事活动实施1.外事活动实施前，主办单位应做好各项准备工作，包括但不限于活动方案制定、人员组织、场地安排、设备准备、资料翻译、安全保障等。2.外事活动实施过程中，主办单位应严格按照批准的活动方案进行，确保活动顺利进行。如有变更，应提前报原审批部门批准。3.外事活动结束后，主办单位应及时进行总结，并在[规定时间]内将活动总结报告报国际合作与交流处备案。总结报告应包括活动基本情况、取得的成效、存在的问题及改进措施等内容。四、出国（境）管理（一）出国（境）审批1.师生员工因教学、科研、学术交流、培训等原因出国（境），应按照以下程序进行审批：填写《浙江大学师生员工出国（境）申请表》，并提交相关证明材料（如邀请函、会议通知、合作协议等）。所在单位外事工作小组审核后，报国际合作与交流处审批。国际合作与交流处审核通过后，报学校人事处、财务处等相关部门会签。学校领导审批。2.审批部门应严格按照国家有关规定和学校政策进行审批，重点审查出国（境）目的、必要性、经费来源等。（二）出国（境）手续办理1.经批准出国（境）的师生员工，应按照国家有关规定和学校要求，办理护照、签证、通行证等相关手续。2.国际合作与交流处负责协助师生员工办理出国（境）手续，并提供必要的指导和服务。（三）出国（境）行前教育1.国际合作与交流处应组织开展出国（境）行前教育，对出国（境）人员进行外事纪律、安全知识、法律法规等方面的培训。2.出国（境）人员应认真参加行前教育，了解相关要求和注意事项，签订《浙江大学出国（境）人员承诺书》。（四）出国（境）期间管理1.出国（境）人员应严格遵守国家外事纪律和学校规章制度，按照批准的行程和任务开展活动，不得擅自变更行程、延长在外停留时间或从事与批准任务无关的活动。2.出国（境）人员应保持与学校和所在单位的联系，定期汇报在外工作、学习和生活情况。如遇重大事项或突发事件，应及时向学校和所在单位报告。（五）回国（境）后管理1.出国（境）人员回国（境）后，应在[规定时间]内到国际合作与交流处办理销假手续，并提交《浙江大学出国（境）人员总结报告》。2.国际合作与交流处应组织对出国（境）人员进行考核评价，考核结果作为其职务晋升、职称评定、岗位聘任等的重要依据。五、外籍教师和专家管理（一）聘请程序1.各单位因教学、科研等工作需要聘请外籍教师和专家，应提前填写《浙江大学聘请外籍教师和专家申请表》，并提交相关材料（如个人简历、学历证明、工作经历证明、教学科研成果等）。2.国际合作与交流处审核通过后，报学校人事处审批。3.经学校人事处审批同意后，国际合作与交流处负责办理聘请手续，并与外籍教师和专家签订聘用合同。（二）日常管理1.国际合作与交流处负责外籍教师和专家的日常管理工作，包括但不限于工作安排、生活服务、安全保障、外事纪律教育等。2.各单位应协助国际合作与交流处做好外籍教师和专家的管理工作，为其提供必要的工作条件和生活便利。（三）解聘与续聘1.外籍教师和专家聘用期满，如需续聘，各单位应提前[规定时间]填写《浙江大学续聘外籍教师和专家申请表》，报国际合作与交流处审核，经学校人事处审批后办理续聘手续。2.如因工作需要提前解聘外籍教师和专家，各单位应提前[规定时间]提出申请，报国际合作与交流处审核，经学校人事处审批后办理解聘手续。六、外事接待管理（一）接待计划1.学校各单位接待境外来访团组，应提前制定接待计划，并填写《浙江大学外事接待申请表》，报国际合作与交流处审批。2.接待计划应包括来访团组基本情况、来访目的、行程安排、接待人员、经费预算等详细信息。（二）接待实施1.外事接待应遵循热情友好、务实节俭的原则，根据来访团组的级别和性质，安排相应规格的接待活动。2.接待单位应按照批准的接待计划进行接待，确保接待工作顺利进行。如有变更，应提前报原审批部门批准。3.外事接待过程中，接待单位应注重与来访团组的交流与沟通，宣传学校的办学理念、学科优势和科研成果，积极拓展合作领域。（三）接待经费管理1.外事接待经费应按照学校财务制度的有关规定进行管理，严格控制经费支出，确保经费使用合理、合规、透明。2.接待单位应在接待活动结束后的[规定时间]内，将接待经费使用情况报国际合作与交流处审核，并按照学校财务报销规定办理报销手续。七、外事经费管理（一）经费预算1.各单位开展外事活动，应根据活动内容和实际需要，编制详细的经费预算，并报国际合作与交流处审核。2.外事经费预算应包括国际旅费、住宿费、伙食费、公杂费、会议费、培训费、设备费、资料费等各项费用。（二）经费审批1.外事经费预算经国际合作与交流处审核后，报学校财务处审批。2.学校财务处应严格按照国家有关规定和学校财务制度进行审批，确保经费预算合理、合规。（三）经费使用1.外事经费应专款专用，严格按照批准的预算和用途使用，不得擅自扩大开支范围或提高开支标准。2.外事活动结束后，主办单位应及时办理经费报销手续，并提供真实、合法、有效的报销凭证。（四）经费监督1.学校财务处和审计部门应加强对外事经费使用情况的监督检查，确保经费使用规范、安全。2.如发现违反外事经费管理规定的行为，学校将依法依规追究相关人员的责任。八、外事安全管理（一）安全责任1.学校各单位是外事活动安全管理的责任主体，单位负责人是外事活动安全管理的第一责任人。2.出国（境）人员应自觉遵守外事安全规定，增强安全意识，确保自身安全。（二）安全制度1.学校建立健全外事安全管理制度，包括但不限于外事活动安全预案制定、安全风险评估、安全培训教育、安全检查等。2.各单位应根据学校外事安全管理制度，结合本单位实际情况，制定具体的安全管理措施，并组织实施。（三）安全保障1.外事活动主办单位应提前对活动场地、交通、住宿、餐饮等进行安全检查，确保活动场所和设施符合安全要求。2.出国（境）人员应购买必要的保险，了解目的地国家（地区）的安全形势和风俗习惯，遵守当地法律法规，注意人身财产安全。（四）突发事件处置1.外事活动中发生突发事件，主办单位应立即启动安全预案，采取有效措施进行处置，并及时向学校和相关部门报告。2.学校应及时协调相关部门，提供必要的支持和帮助，妥善处理突发事件，确保师生员工的生命财产安全。九、外事档案管理（一）档案范围外事档案包括学校外事工作中形成的各类文件、资料、协议、合同、报表、总结等具有保存价值的材料。（二）档案收集1.各单位应指定专人负责外事档案的收集工作，确保外事活动结束后及时将相关材料整理归档。2.国际合作与交流处应定期对外事档案进行收集、整理和归档，确保外事档案的完整性和准确性。（三）档案整理与保管1.外事档案应按照档案管理的有关规定进行分类整理、编号装订，并建立电子档案。2.外事档案应妥善保管，存放于专门的档案库