履历文件管理办法

履历文件管理办法一、总则（一）目的本管理办法旨在规范公司履历文件的管理，确保履历文件的完整性、准确性和安全性，为公司的人力资源管理、决策支持以及合规运营提供有力保障。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工的履历文件管理，包括但不限于入职履历、岗位变动履历、培训履历、绩效履历等各类与员工工作经历和表现相关的文件。（三）定义1.履历文件：指记录员工个人基本信息、教育背景、工作经历、职业技能、培训经历、绩效表现等方面情况的各类文件资料。2.管理部门：公司人力资源部门为履历文件的归口管理部门，负责履历文件的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.使用部门：各业务部门根据工作需要，可按照规定程序查阅、使用履历文件。（四）管理原则1.合法性原则：履历文件的管理应符合国家法律法规和公司相关规定，确保文件的收集、整理、保管和使用过程合法合规。2.准确性原则：履历文件应如实反映员工的真实情况，保证信息的准确性和可靠性。3.完整性原则：全面收集员工各个阶段的履历信息，确保履历文件的完整性，避免信息缺失。4.保密性原则：严格保护履历文件中涉及员工个人隐私的信息，未经员工本人同意，不得擅自泄露。5.便捷性原则：在确保安全和保密的前提下，建立高效的履历文件查阅和使用机制，方便公司内部各部门根据工作需要获取相关信息。二、履历文件的收集与整理（一）收集渠道1.新员工入职：新员工在入职时应按照公司要求填写《员工履历表》，并提交相关证明材料，如学历证书、学位证书、工作经历证明、培训证书等。人力资源部门负责对新员工提交的履历信息进行审核和收集。2.岗位变动：员工岗位发生变动时，所在部门应及时通知人力资源部门，并提交员工岗位变动相关信息，如岗位变动申请表、工作交接记录等。人力资源部门负责更新员工履历文件中的岗位信息。3.培训与发展：员工参加各类培训后，培训组织部门应及时将培训相关信息反馈给人力资源部门，包括培训课程名称、培训时间、培训成绩等。人力资源部门负责将培训信息录入员工履历文件。4.绩效考核：绩效考核部门应在每次考核结束后，及时将员工的绩效考核结果及相关评价信息提供给人力资源部门。人力资源部门负责将绩效考核信息整理归档，更新员工履历文件中的绩效记录。（二）信息审核1.人力资源部门在收集履历文件时，应对员工提交的各类信息进行审核，确保信息的真实性、准确性和完整性。2.对于重要信息，如学历证书、工作经历证明等，应通过电话核实、背景调查等方式进行验证。3.如发现信息存在虚假或不实情况，应及时与员工沟通，要求其更正或补充相关信息。如员工拒不配合，公司有权采取相应措施，直至解除劳动合同。（三）整理要求1.人力资源部门应按照统一的格式和标准对收集到的履历文件进行整理。每份履历文件应包括《员工履历表》及相关证明材料的复印件，并按照时间顺序进行排列。2.对于电子履历文件，应建立规范的命名规则，确保文件名能够准确反映员工的基本信息和履历内容。同时，应定期对电子履历文件进行备份，防止数据丢失。3.整理后的履历文件应进行分类存放，可按照员工部门、岗位、入职时间等维度进行分类，以便于查阅和管理。三、履历文件的归档与保管（一）归档流程1.人力资源部门在完成履历文件的收集和整理后，应及时将其移交至公司档案管理部门进行归档。2.档案管理部门在接收履历文件时，应按照档案管理的相关规定进行核对和登记，确保履历文件的数量、内容和整理情况符合要求。3.档案管理部门应根据履历文件的分类情况，将其存入相应的档案柜或电子档案系统中，并建立档案索引，以便于快速查找和检索。（二）保管期限1.员工履历文件的保管期限应根据国家法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，员工在职期间的履历文件应永久保存；员工离职后，其履历文件应至少保存[X]年。2.对于涉及公司重要商业秘密、知识产权或法律纠纷的员工履历文件，应按照相关保密规定和法律要求延长保管期限。（三）保管环境1.档案管理部门应确保履历文件的保管环境安全、整洁、防潮、防火、防虫、防盗。档案柜应定期进行检查和维护，确保其完好无损。2.对于电子履历文件，应采取有效的数据备份和存储措施，防止数据丢失或损坏。同时，应定期对电子档案系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对履历文件进行清查，确保档案的完整性和准确性。清查工作可每年进行一次，也可根据实际情况不定期进行。2.在清查过程中，如发现履历文件存在丢失、损坏、信息错误等情况，应及时进行查找、修复和更正，并记录相关情况。四、履历文件的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部各部门因工作需要查阅履历文件时，应填写《履历文件查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准后，提交至人力资源部门。2.人力资源部门对查阅申请进行审核，如申请理由合理、查阅内容与工作相关，应予以批准，并指定专人协助查阅。3.涉及员工个人隐私或敏感信息的履历文件，未经员工本人书面同意，不得查阅。如因工作需要确需查阅的，应按照公司相关规定履行审批手续，并严格保密查阅内容。（二）查阅流程1.查阅申请人持经批准的《履历文件查阅申请表》到人力资源部门指定地点进行查阅。查阅过程中，应在指定人员的监督下进行，不得擅自复印、拍照或带出档案原件。2.如需复印履历文件中的部分内容，应经人力资源部门同意，并按照规定进行登记。复印后的文件应妥善保管，不得随意传播。3.查阅结束后，查阅申请人应将履历文件归还人力资源部门，并在《履历文件查阅登记表》上签字确认查阅情况。（三）使用限制1.履历文件仅供公司内部使用，未经公司书面同意，不得将履历文件提供给外部单位或个人。2.各部门在使用履历文件时，应严格按照查阅目的使用，不得擅自扩大使用范围或用于其他非工作目的。3.对于履历文件中的信息，应严格保密，不得泄露给无关人员。如因工作失误或故意泄露导致员工权益受损，公司将依法追究相关人员的责任。五、履历文件的保密与安全（一）保密措施1.公司全体员工应严格遵守公司的保密制度，对履历文件中涉及的员工个人隐私和公司机密信息予以保密。2.人力资源部门和档案管理部门应加强对履历文件的管理，设置专门的档案保管场所，配备必要的安全设施，确保履历文件的安全。3.在履历文件的收集、整理、归档、保管和查阅过程中，应采取必要的保密措施，如限制接触人员、加密存储电子文件等，防止信息泄露。（二）安全管理1.档案管理部门应建立健全履历文件的安全管理制度，加强对档案保管场所的安全防范，定期进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。2.对于电子履历文件，应采取有效的安全防护措施，如设置访问权限、安装杀毒软件、定期进行数据备份等，防止电子文件被篡改、丢失或遭受病毒攻击。3.如发生履历文件丢失、被盗或泄露等安全事件，应立即采取应急措施，如报告公司领导、通知相关部门和员工、配合有关部门进行调查等，并及时采取补救措施，降低损失和影响。六、履历文件的销毁（一）销毁条件1.履历文件在保管期限届满后，如不再需要继续保存，应按照公司相关规定进行销毁。2.对于因其他原因需要销毁的履历文件，如文件内容涉及公司机密信息且已过保密期限、文件存在严重错误或虚假信息等，应经公司相关部门批准后进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门应定期对到期或需要销毁的履历文件进行清理和造册，填写《履历文件销毁申请表》，注明文件名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并提交至公司领导审批。2.经公司领导批准后，档案管理部门应指定专人负责履历文件的销毁工作。销毁过程应进行现场监督，确保文件被彻底销毁，防止文件信息泄露。3.履历文件销毁后，应在《履历文件销毁登记表》上记录销毁情况，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人员等信息，并由相关人员签字确认。（三）销毁记录1.档案管理部门应妥善保存履历文件的销毁记录，包括销毁申请表