右玉档案管理办法

右玉档案管理办法一、总则（一）目的为加强右玉档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作水平，为右玉的各项事业发展提供有力支持，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于右玉行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理：档案工作在右玉县委、县政府的统一领导下，实行分级负责、属地管理的原则。各单位应明确档案管理职责，确保档案工作有序开展。2.真实完整、安全保密：档案管理应确保档案内容真实、准确、完整，维护档案的安全与保密，防止档案信息泄露和损坏。3.方便利用、服务发展：档案管理应注重档案的开发利用，为右玉的经济建设、社会发展、文化传承等提供便捷高效的档案服务。（四）定义本办法所称档案，是指右玉行政区域内各单位在工作活动中形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构与人员（一）管理机构1.右玉县设立档案局，主管全县档案事业，对全县档案工作实行统筹规划、组织协调、监督指导。2.各单位应设立档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位的档案管理工作，并接受右玉县档案局的业务指导和监督检查。（二）人员职责1.档案局工作人员职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定右玉档案事业发展规划和规章制度，并组织实施。对全县各单位的档案工作进行监督指导，开展档案业务培训和宣传教育活动。负责接收、征集、整理、保管和提供利用全县重要档案资料，推进档案信息化建设。组织开展档案理论研究和学术交流活动，提高档案管理水平。2.单位档案管理人员职责贯彻执行国家和地方有关档案管理的法律法规和规章制度，制定本单位档案管理制度并组织实施。负责收集、整理、归档本单位在各项工作活动中形成的档案资料，确保档案的真实、完整、准确。对本单位档案进行科学分类、编号、编目和装订，建立健全档案检索体系，方便档案查询利用。负责本单位档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。积极开展档案信息资源开发利用工作，为单位领导决策和各项工作提供档案服务。定期向右玉县档案局报送档案工作情况统计报表和年度工作总结。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映右玉政治、经济、文化、社会等方面发展历程和成就的档案资料。2.各级党政机关、企事业单位在履行职能过程中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结报告、统计报表等档案。3.涉及右玉重点项目建设、重大活动、突发事件等方面的档案资料。4.右玉历史文化遗产、民俗风情、地方特色等方面的档案资料。5.其他对右玉具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各单位应建立健全档案收集制度，明确档案收集的范围、渠道、时间和要求，确保档案及时、完整地收集归档。2.档案管理人员应主动收集本单位形成的各类档案资料，对重要文件、会议记录等应实行跟踪收集，确保档案不遗漏。3.对接收的档案资料应进行认真核对，确保档案的真实性、完整性和准确性。对不符合要求的档案，应及时退回形成部门进行补充或修正。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，实现档案管理的规范化、标准化。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作、行政管理、业务工作、财务工作、人事工作等类别，并根据实际情况进行二级、三级分类。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循系统性、逻辑性和稳定性原则。3.编目：对每份档案编制目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、文号、页数等项目，确保目录准确、清晰。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，确保档案安全保管。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、存放有序。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.定期对档案库房进行清洁卫生，保持库房整洁。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全管理，确保档案安全。2.档案库房应安装防盗门窗、监控设备、报警装置等安全设施，确保档案库房安全。3.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止发生档案安全事故。（四）电子档案保管1.各单位应建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理。电子档案管理系统应具备档案收集、整理、存储、检索、利用、备份等功能。2.电子档案应按照纸质档案的分类方法进行分类、编号、编目，并与纸质档案建立对应关系。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。4.加强对电子档案的安全管理，采取加密、访问控制、防火墙等安全措施，防止电子档案信息泄露和损坏。五、档案的利用与开发（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和档案管理规定，确保档案利用合法合规。2.服务大局原则：档案利用应围绕右玉经济社会发展大局，为单位领导决策和各项工作提供有力支持。3.方便快捷原则：档案利用应简化手续，提高效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经单位负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经单位负责人批准后，方可复制。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（三）开发利用1.档案管理部门应积极开展档案信息资源开发利用工作，通过编写档案参考资料、举办档案展览、开展专题研究等形式，为右玉的经济建设、社会发展、文化传承等提供档案服务。2.加强与其他部门的合作，整合档案资源，实现档案信息共享，提高档案利用效率。3.鼓励社会力量参与档案开发利用，推动档案事业发展。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：各单位应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。2.科学鉴定原则：档案鉴定应依据国家有关法律法规和档案保管期限表，结合档案的实际情况，进行科学、合理的鉴定。3.确保安全原则：档案鉴定工作应确保档案信息安全，防止档案信息泄露和损坏。（二）鉴定组织1.各单位应成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案管理人员和相关业务人员组成。2.档案鉴定小组负责对本单位档案进行鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，确认无误后，编制销毁清单，报单位负责人批准。2.经批准销毁的档案，应在档案鉴定小组的监督下，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并做好销毁记录。3.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等内容，由档案鉴定小组成员签字确认。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。长期保管的档案：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。2.各单位应根据档案保管期限表，结合本单位实际情况，制定具体的档案保管期限表，并报右玉县档案局备案。七、监督与检查（一）监督检查主体右玉县档案局负责对全县各单位的档案管理工作进行监督检查。各单位应加强对本单位档案管理工作的内部监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理机构和人员配备情况。2.档案管理制度建设和执行情况。3.档案收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案安全管理情况。5.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：右玉县档案局定期对全县各单位的档案管理工作进行检查，一般每年不少于一次。2.专项检查：根据工作需要，右玉县档案局可对全县各单位的档案管理工作进行专项检查，如档案安全检查、档案信息化建设检查等。3.日常监督：右玉县档案局通过业务指导、电话询问、实地走访等方式，对全县各单位的档案管