加强老年大学档案管理工作的探讨

加强老年大学档案管理工作的探讨摘要：新形势下，随着我国公共医疗技术水平不断提升及社会经济高度发展，人口老龄化问题日益严峻，老年大学作为丰富老年人群体文化生活及精神世界的重要机构，是顺应人口老龄化发展的重要体现。老年大学档案记录了老年学员的综合发展情况、学校教育规划、教育教学方案等，可以为提高老年大学教育质量及教学成效提供有力支持。该文首先对新形势下老年大学档案管理的分散性、复杂性特点进行分析，然后探究了现阶段各老年大学档案管理工作中普遍存在的问题，如档案管理信息更新变化快、传统档案管理模式仍占主流、高素质档案管理人才不足、档案管理工作环境较差等问题，严重制约着档案参考利用价值的发挥。最后，文章提出加强老年大学档案管理工作的策略，以供相关教育机构及工作人员参考借鉴。关键词：老年大学；档案管理；工作创新策略；新形式；信息技术；教育改革中图分类号：G777；G271文献标识码：A文章编号：2096-4110（2024）06（b）-0185-05ExplorationonStrengtheningtheManagementofArchivesinSeniorUniversitiesPENGYuanyuan（HezeElderlyUniversity，HezeShandong，274000，China）Abstract：Underthenewsituation，withthecontinuousimprovementofChina'spublicmedicaltechnologylevelandthehighlydevelopedsocio-economicsituation，theproblemofpopulationagingisbecomingincreasinglysevere.Asanimportantinstitutiontoenrichtheculturallifeandspiritualworldoftheelderlypopulation，universitiesfortheelderlyareanimportantmanifestationthatconformstothedevelopmentofpopulationaging.Thearchivesofsenioruniversitiesrecordthecomprehensivedevelopmentsituationofseniorstudents，schooleducationplanning，educationandteachingplans，etc.，whichcanprovidestrongsupportforimprovingthequalityandeffectivenessofsenioruniversityeducation.Thisarticlefirstanalyzesthedispersedandcomplexcharacteristicsofarchivemanagementinelderlyuniversitiesunderthenewsituation，andthenexploresthecommonproblemsinarchivemanagementworkinvariouselderlyuniversitiesatpresent，suchasrapidupdatesandchangesinarchivemanagementinformation，traditionalarchivemanagementmodelsstilldominate，insufficienthigh-qualityarchivemanagementtalents，andpoorarchivemanagementworkenvironment，whichseriouslyrestrictthevalueofarchivereferenceutilization.Finally，thearticleproposesstrategiestostrengthenthearchivemanagementofelderlyuniversities，forreferenceandreferencebyrelevanteducationalinstitutionsandstaff.Keywords：Universityfortheelderly;Archivesmanagement;Workinnovationstrategy;Newform;Informationtechnology;Educationreform面对我国人口老龄化日益严峻的问题，如何丰富老年人晚年生活成为各领域所面临的重大工作难题[1]。老年大学是我国教育领域为顺应人口老龄化发展趋势，降低老龄化问题所带来的不利影响所制定的应对策略，可以在极大程度上满足广大老年人的实际生活需求及娱乐需求。截至目前，全国老年大学数量达7万多所，老年人不仅可以在老年大学学习各类知识及技能，同时还丰富了自己的生活。现阶段，老年大学学员数量仍处于高速增长状态，这就对档案管理工作提出了更高要求。但是从当前部分老年大学档案管理情况来看，仍然存在较多问题尚未解决，影响着老年大学教育工作质量与成效。由此可见，对如何加强老年大学档案管理工作进行探讨，具有较强的现实意义。1老年大学档案管理的特点第一，分散性特点。相比较于普通高等教育，老年大学教育参与主体包含了学校、教师、老年人群体，因此大学档案管理内容也包含了学校发展建设规划、教师教育教学方案、老年人身份信息等。这些档案一部分保存在学校档案室，一部分分散于教师或者老年人手中。由此可见，老年大学档案管理工作具备分散性特点。第二，复杂性特点。老年大学的教育对象是老年人群体，其入学时间、受教育水平等存在一定差异，增加了人力资源档案复杂性。此外，老年大学开设的课程较为丰富，如养生保健、国画书法、烹饪手工等多门课程，加剧了教育教学档案的复杂性[2]。2老年大学加强档案管理的必要性档案管理工作是老年大学综合管理工作的重要组成部分，在经验总结、规律认知、历史记录、未来规划指导等层面发挥积极作用。近几年来，国内各大老年大学档案管理工作逐步做到了专人专管、持续规范，并取得了显著成效。下文就新形势下老年大学加强档案管理的必要性进行具体阐述。2.1档案管理工作代表着学校形象老年大学档案管理工作经历了长期发展，已经逐步形成了完善严谨的工作流程、规章制度等，档案资料积累、整合、分类、开发利用等环节均可以如实反映学校的整体形象。只有做到资料齐全、信息精准，方可反映出老年大学精细化管理水平。此外，档案管理人员的专业能力、综合素养、对档案管理工作的认知等情况，也能够在一定程度上反映老年大学发展状况；档案资料存放与布局、各类现代化技术在档案管理工作中的运用等，反映老年大学生的统筹能力及各项工作方案的落实情况。由此可见，档案管理工作是老年大学的形象缩影，做好档案管理工作至关重要。2.2档案管理工作可以调动教职工的爱校情怀老年大学档案管理人员在教职工进行工作交流合作过程中，可以利用档案管理工作逐步深化教职工的爱校情怀。例如，老年大学每年组织开展的教职工职称评定活动，都会核实教职工个人的档案资料；教职工及其子女所参与的社会活动也会定期核实检查。此外，老年大学生每次的检查工作都是随机的，由于部分学校档案管理人员并不是专职人员，平时负责的管理内容较多，在言行举止上需要加强规范。如此一来，部分教职工就会将对档案管理工作的不满情绪带到课堂上，无法保障教学质量。加强老年大学档案管理工作则可以让教职工顺利完成查对工作，教师也会提升对档案管理工作的认同感，深化个人爱校情怀，提高教育工作质量。2.3档案管理工作对校园文化建设至关重要各项档案资料可以清楚地记录老年大学的发展历史，如果没有档案管理工作的支持，老年大学无法记录和总结规范发展历史。学校历任校长提出的办学理念、发展战略，将这些理念转化为广大教职工的实践行动、各时期学校的制度建设与完善情况、社会各界对学校的认可程度等内容，均会在老年大学档案中的得到体现。因此，老年大学应当加强档案管理，依据本校实际情况发挥好档案资料的应有价值。2.4档案管理工作可以为教学评估提供精准材料教学评估工作是一项针对性、政策性很强的工作内容，对学校建设与发展发挥着至关重要的作用。不仅可以提高老年大学的教育教学质量，同时还可以为学校管理工作注入新活力。通过教学评估，进一步明确老年大学办学思路，提高教学工作的重要地位，实现规范化管理。而教学评估工作需要以大量原始档案资料为基础，加强档案管理则可以提升老年大学教学评估客观行、公正性。3现阶段老年大学档案管理现状现阶段，国内各老年大学的学生档案管理工作已经逐步形成规模化、规范化工作机制，并且工作成效日渐显著。具体表现为以下几个方面：第一，档案管理室极具规模，格局明朗、分类清晰。部分老年大学生还在档案管理室中设置了奖杯陈列、影像资料陈列位置，设置了文字档案资料储藏柜等；第二，专门成立了档案管理工作小组，权责明确，做到了责任到人；第三，严格按照档案资料的内容、价值进行分类储存管理，档案内容齐全且完整；第四，注重对学员获奖证书、资料的收集工作；第五，工作人员注重利用现代化技术手段推进档案管理工作，并建立了电子档案，与传统纸质档案管理工作相对接。3.1档案管理信息更新变化快相比较于我国普通高等教育，老年大学在教育对象、内容、目标、教学周期上存在很大不同。老年大学教育教学工作面向的主要对象是广大中老年群体，属于可自主选择是否接受的教育模式，对老年人进行短期的，针对性较强的教学与培训。老年人可以根据自己的兴趣爱好选择学习课程，并且老年大学的课程种类较为丰富。但是老年大学由于教学周期短、学院构成较为复杂、人员流动速度快等特点影响，因此其档案管理工作难度较大。例如，很难高效开展学员个人信息录入与实时管理等，在一定程度上加剧了老年大学教育工作的混乱性。此外，老年大学学员并非同一时间统一入学的，每一名学员的受教育程度不同，学校需要根据学员个体的实际情况制定针对性培训课程。但是受到专业课程多、人员构成复杂等因素影响，学校档案管理部门无法及时更新档案资料，加大了档案管理难度。3.2传统档案管理模式仍占主流根据我国多数老年大学档案管理情况来看，可以发现以纸质档案为主体的传统人工管理模式仍然占主流[3]。虽然随着我国科技领域创新发展，多数老年大学推进了教育信息化建设工作，但是在档案管理领域仍存在信息技术应用不足的情况。究其原因主要有以下几方面：第一，老年大学档案管理人员尚未熟练掌握网络技术，甚至部分年龄较大的档案管理人员对网络技术及新型档案管理模式持有抵触心理，更倾向于使用纸质档案开展档案管理工作。第二，老年大学学员缺少网络信息习惯与思维，在自主学习活动中无法利用信息平台查阅学习资料或者上传身份信息等，因此部分老年大学为了迁就学员仍然使用传统纸质档案管理模式。第三，老年大学的教育收入有限，多为当地政府部门财政拨款及社会公益机构捐款，因此导致老年大学现代化档案管理创新工作资金不足，迫于无奈仍使用传统纸质档案管理模式。3.3高素质档案管理人才不足老年大学档案管理工作的顺利开展与改革创新离不开专业人才的支持与助力。可以说，档案管理人员的专业能力及综合素养是老年大学档案工作质量的决定性因素之一。现阶段老年大学在组织开展档案管理工作中存在高素质管理人才不足的问题。最新调查数据显示，某老年大学109名档案管理人员中本科及以上学历的仅占32人，专科学历的人员也仅有41人。其中，近20%至35%的档案管理人员没有接受过系统教育与专业培训，这就在一定程度上制约着老年大学档案管理工作的质量提升与创新发展。3.4档案管理工作环境较差老年大学档案管理工作环境也是影响档案管理工作质量及最终管理成效的重要因素。由于当前多数老年大学管理者尚未认识到推进档案管理创新与服务模式改革工作的重要意义，因此对档案管理工作的建设资金投入力度较低，最终导致老年大学无法获得充足资金引进先进技术及设备，也无法构建完善的档案管理平台[4]。这不仅限制了老年大学档案管理工作的效用发挥，同时还加剧了档案管理工作的滞后性，不利于老年大学教育教学工作的顺利开展。此外，档案管理工作环境较差还会影响档案管理人员的工作积极性，无法保障档案管理工作的质量。4加强老年大学档案管理工作策略4.1更新档案管理理念档案管理是老年大学教育教学工作中的重要组成部分，蕴含的教育工作资料、学员综合能力发展资料、教学方案等，都可以为老年大学优化教育教学服务水平提供有力支持。如果老年大学不及时创新改革档案管理模式，势必会导致各类档案资料管理无序，从而影响档案开发利用效率。针对现阶段老年大学普遍存在的传统纸质档案管理模式占主流的情况，老年大学档案管理人员应当形成与时俱进的思想理念，认清现代化信息技术为老年大学档案管理工作带来的新机遇，以此推进档案管理创新与服务模式改革工作。第一，形成数字化档案管理意识。新形势下科技领域创新发展，各类现代化信息技术被广泛应用于各领域中。老年大学档案管理工作人员也应当形成数字化档案管理意识，对传统档案管理模式进行改革创新。将各类纸质版档案资料转变为电子档案并储存到计算机云端，利用信息平台检索功能开展档案资料查询与修改服务工作[5]。第二，老年大学应当定期对档案管理人员进行思想教育，并通过考核检测管理人员的档案管理理念更新效果。档案管理人员则需要树立终身学习意识，借助多种渠道学习数字化档案管理技能，从而提高老年大学档案管理成效。第三，在得到学校领导的高度重视以后，档案管理工作中所面临的部分问题就会迎刃而解，学校档案管理规范性也会明显提升。但是由于老年大学日常工作涉及课堂教学、实践活动、教学管理、后勤保障、财务管理等内容，工作复杂性较强。因此，学校领导不可能将全部精力放在档案管理上。基于此，老年大学生负责档案管理工作人员应当主动寻求领导支持，抓住时机及时向领导阐明档案管理的重要价值，用真实案例打动领导。例如，做好档案管理工作可以为学校创造更大价值、实现降本增效，从而为档案管理工作获取经费、设备等方面支持，为老年大学档案管理工作顺利推进奠定坚实基础。4.2提高档案管理技术水平新形势下，推进现代化档案管理建设与发展已经成为一种必然趋势，老年大学应当提高档案管理技术水平，以此确保档案管理工作效能最大化。第一，深化数字技术应用度。例如，针对现阶段各种纸质档案利用文件扫描仪器将其转化为电子档案或图片，然后上传至档案数据库中。或者以录像、视频等形式做好档案资料记录工作，促使各类档案资料发挥好参考与利用价值。第二，利用微缩技术和现代科技加强档案保密管理。例如，在储存档案过程中使用自带数据备份功能的服务器、将办公站与办公网络对接、利用光盘库进行刻录备份等；又如，制定物理阻隔或者网络防火墙安全措施，合理规避黑客入侵、电脑病毒侵害等，确保老年大学档案完整性与安全性。4.3提高档案工作服务水平老年大学档案组织开展档案管理工作的主要目的就是为了实现教育资源高效共享，从而不断提高教育教学质量及效率，提高老年学生的满意度。针对现阶段老年大学档案管理工作中存在的传统档案管理模式滞后性问题，档案管理工作人员应当做好服务质量提升工作，优化档案管理模式，提高档案开发效率与利用价值。第一，设计档案资料检索工具，编研利用率高的档案资料，然后利用计算机设备、信息化管理体系等推进档案管理工作，不断提高老年大学档案管理工作的科学性与规范性，为老年大学生提供高质量教育服务。第二，优化档案收集与储存管理流程[6]。在档案资料收集过程中，档案管理人员可以按照不同门类、载体等进行分类收集，精准过滤无用价值的档案资料，释放更多档案储存与利用空间。第三，老年大学档案管理人员应当注重提升工作效率，在实际工作中明确档案管理目标、不同档案使用方向等，确保档案管理质量。4.4引进先进技术设备新形势下，各老年大学要想顺利推进档案管理创新与服务模式改革工作，真正实现现代化档案管理，还应当注重合理设计良好的档案管理工作环节。工作环境中包含了思想层面及基础设施层面[7]。针对思想层面，老年大学在提高全体职工对档案管理工作重视度的过程中就可以逐渐营造全员参与、全过程及全方位管理的氛围，为老年大学档案管理工作的顺利开展营造良好的思想环境。基础设备层面，老年大学则需要结合实际档案管理需求引进先进技术及设备，为档案管理创新奠定坚实的物质环境基础。第一，定期更新计算机和互联网等现代化设备，构建档案信息化管理平台，提高档案资料传输及处理效率。例如，老年大学可以利用现代信息技术开发档案管理软件、档案数据库等，按照档案类型、应用价值、机密等级等进行分类储存。同时，利用信息平台与各部门或者其他老年大学进行档案信息交互，持续完善档案管理体系，促使各类档案资料在老年大学教育教学工作中发挥最大化效能[8]。第二，由于基础设备引进需要充足资金的支持，对此老年大学需要加强与外部企业的合作，拉拢投资，以此满足老年大学档案管理创新需求，营造良好的工作环境。4.5健全档案管理组织机构在加强老年大学生档案管理过程中，管理部门应当注重依据实际情况建立健全档案管理机构，加强校方对档案管理工作的有效领导。学校不仅应当成立专门负责的档案管理工作小组，同时还应当成立领导小组，及时为老年大学档案管理工作提供指导、监督、检查。领导小组在日常工作中主要负责认真分析当前档案管理所涉及的经费、设备、档案开发利用等问题，及时改善档案管理工作条件。同时，利用先进信息技术逐步构建档案管理信息化网络，确保档案管理工作与学校其他工作协同开展。此外，领导小组还应当深刻解读《档案法》，然后依据学校实际情况，不断深化教职工档案管理意识，形成人人重视、全员参与的档案管理工作体系[9]。4.6丰富储藏室，提高档案综合管理成效老年大学在组织开展档案管理工作过程中，应当注重多层次、多渠道地收集各类档案资料，以此弥补传统纸质档案中存在的信息不完善、收集不及时、开发利用率低等问题。这样就可以在丰富档案馆藏的同时，促使档案管理人员将更多精力集中到档案开发利用上，不断提高老年大学生档案管理工作的质量及效率。例如：建立科学合理的档案馆藏室结构，加强对图片、视频、音频等影像资料档案，锦旗、牌匾、奖杯、证书等实物档案的收集力度。不同载体、不同类型、不同内容的档案资料均包含了学校的发展历史，能够为老年大学建设发展提供数据支持。4.7注重挖掘潜能，提升档案服务效率各老年大学在推进档案管理工作过程中，应当把握好工作初衷，发挥好各类档案资料的服务价值，以便工作人员利用档案指导学校教育工作，推进学校建设与可持续发展[10]。基于此，在实际档案管理工作中，相关工作人员应当打击一切形式化行为，避免出现工作人员整理毫无头绪的劣质档案，最终导致优秀档案无法陈列在档案室的情况发生。要想最大限度发挥好档案服务价值，学校领导还应当高度重视教职工使用档案行为的规范性，确保全体教职工认清档案管理的现实意义，为老年大