公司安全例会记录

公司安全例会记录一、总则

1.1目的与依据

为规范公司安全例会记录管理，确保会议内容准确、完整、可追溯，强化安全信息传递与问题整改闭环管理，依据《中华人民共和国安全生产法》《生产安全事故报告和调查处理条例》及公司《安全生产管理制度》等相关规定，制定本方案。安全例会记录作为安全管理的基础性文档，是分析安全形势、部署安全工作、追溯责任落实的重要依据，对提升公司整体安全管控水平具有关键作用。

1.2适用范围

本方案适用于公司各部门、各项目部及所属单位的安全例会记录管理工作，涵盖公司级、部门级、班组级等各类安全例会。会议类型包括但不限于：安全生产例会、安全专题会议、安全风险分析会、事故案例分析会、季节性安全工作部署会等。记录内容需涵盖会议基本信息、议程、发言要点、决议事项、问题整改要求及跟踪落实情况等。

1.3基本原则

（1）客观性原则：记录内容需真实反映会议过程，不得虚构、遗漏关键信息，确保数据准确、表述清晰。（2）完整性原则：涵盖会议全部要素，包括时间、地点、参会人员、议题、讨论过程、决议事项、责任分工及完成时限等。（3）及时性原则：会议结束后24小时内完成初稿，经审核后3日内定稿归档，确保信息传递高效。（4）规范性原则：采用统一记录模板，术语标准、格式统一，符合档案管理要求。（5）可追溯性原则：记录需明确责任主体与整改时限，便于后续跟踪检查与责任追溯。

1.4组织领导

（1）安全管理部为公司安全例会记录的归口管理部门，负责制定记录标准、模板审核、监督检查及人员培训。（2）各部门负责人为本部门安全例会记录的第一责任人，确保记录工作落实到位，指定专人担任记录人，记录人需具备一定的安全专业知识和文字表达能力。（3）公司办公室负责记录档案的保管与调用，确保档案安全、保密，未经批准不得外泄或复制。

1.5记录责任

（1）记录人职责：提前熟悉会议议题，准确记录参会人员、发言要点、决议事项及行动项，确保记录内容客观、完整；会后及时整理初稿，提交部门负责人审核。（2）审核人职责：对记录内容的真实性、完整性、规范性进行审核，重点检查决议事项是否明确、责任分工是否清晰、整改时限是否合理，审核通过后签字确认。（3）参会人员职责：积极配合记录工作，对记录内容有异议时及时提出，确保信息准确无误；对决议事项需按时落实并反馈进展。

1.6记录保密

安全例会记录涉及公司安全敏感信息，记录人需严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或向无关人员透露。记录档案存放于专用档案柜，由办公室专人管理，查阅需经部门负责人及以上领导批准，并登记查阅时间、查阅人及用途。

1.7动态管理

安全管理部每季度对各部门安全例会记录进行抽查，评估记录质量，发现问题及时通报并督促整改。每年对记录模板进行修订完善，结合国家法规更新及公司安全管理需求优化记录要素，确保记录工作持续适应安全管理要求。

二、会议组织与管理

会议组织与管理是确保安全例会高效运行的核心环节，它涵盖从筹备到结束的全过程管理，旨在保障会议有序开展、信息准确传递和问题有效解决。公司通过明确责任分工、规范操作流程，使会议成为安全管理的常态化工具。本章节详细论述会议的筹备、召开、记录准备及结束管理，确保每个环节符合安全管理的专业要求。

2.1会议筹备

会议筹备是会议成功的基础，需提前规划以避免临时混乱。筹备工作由安全管理部牵头，各部门协作完成，重点包括主题确定、议程制定和人员通知。

2.1.1确定会议主题

会议主题需紧扣公司安全形势，聚焦当前风险点或政策要求。主题来源包括上级指示、事故案例反馈或季节性安全需求。例如，在夏季高温期间，主题可能定为“防暑降温与设备维护安全”。主题确定后，需提交安全管理部审核，确保其符合公司安全战略，避免主题偏离实际需求。审核通过后，主题正式纳入会议计划。

2.1.2制定会议议程

议程是会议的路线图，需清晰列出议题、时间和负责人。议程制定基于主题分解，将大主题细化为具体讨论点，如“安全检查结果通报”“隐患整改方案”等。每个议题分配固定时长，一般控制在10-15分钟，确保会议紧凑高效。议程初稿由安全管理部草拟，经部门负责人审阅调整，最终形成正式议程，避免冗余或遗漏关键内容。

2.1.3通知参会人员

参会人员通知需提前3天完成，确保相关人员预留时间。通知内容包括会议时间、地点、议程及准备要求。通知方式以公司内部邮件为主，辅以短信提醒，确保信息覆盖所有相关方。参会人员包括部门负责人、安全专员及一线班组长，必要时邀请外部专家。通知中明确要求参会人员提前准备发言材料，如安全报告或问题清单，以提升会议讨论质量。

2.2会议召开

会议召开是实施安全管理的核心阶段，需主持人引导和参会人员配合，确保会议有序进行。重点包括主持人职责、参会要求和纪律管理。

2.2.1主持人职责

主持人由安全管理部指定，通常为安全主管或部门经理，负责掌控会议节奏和方向。主持人需提前熟悉议程，在会议开始时重申主题和目标，确保讨论不偏离主题。讨论过程中，主持人需平衡各方发言，避免少数人垄断时间，并适时总结要点，形成共识。例如，在讨论隐患整改时，主持人需引导参会人员明确责任人和时限，确保决议可执行。主持人还需处理突发情况，如设备故障或争议，确保会议按时结束。

2.2.2参会人员要求

参会人员需按时出席，不得无故缺席。缺席需提前向安全管理部请假，并由部门负责人指定代理人。参会人员需携带相关材料，如安全记录或整改报告，并积极参与讨论。发言时需简明扼要，聚焦问题解决，避免空泛议论。例如，一线班组长需汇报现场安全状况，提出具体需求，而非仅抱怨问题。参会人员还需尊重他人意见，避免冲突，营造开放氛围，以促进信息共享和经验交流。

2.2.3会议纪律

会议纪律是保障效率的关键，需严格执行。会议开始前，主持人宣布纪律要求，如关闭手机、禁止随意走动。会议期间，参会人员需专注讨论，不得私下交谈或处理无关事务。对于违反纪律者，主持人可口头提醒，情节严重者记录在案，影响后续参会资格。纪律管理确保会议环境安静有序，提高讨论深度和决策质量。

2.3会议记录准备

会议记录准备是确保信息准确捕捉的基础，需在会前完成工具和人员配置，为记录工作奠定基础。

2.3.1记录人指定

记录人由各部门指定，通常为文员或安全专员，需具备快速书写和归纳能力。指定过程基于部门推荐，安全管理部审核，确保记录人熟悉安全术语和会议流程。记录人需提前与主持人沟通，了解议程重点，避免遗漏关键点。例如，在风险分析环节，记录人需特别注意数据细节，如事故频率或整改率。记录人还需定期接受培训，提升记录技巧，如速记和摘要能力。

2.3.2记录工具准备

记录工具需标准化，确保记录一致性和可追溯性。工具包括纸质记录本、录音设备和电子文档模板。纸质记录本用于现场速记，需编号存档；录音设备需提前测试，确保音质清晰；电子模板基于公司标准设计，包含字段如时间、地点、发言摘要等。工具准备由记录人负责，会前1小时完成检查，避免设备故障影响记录。例如，录音设备需备用电池，以防断电。工具使用需遵循保密原则，录音仅用于记录整理，不得外泄。

2.3.3记录内容预览

记录内容预览是确保记录针对性的步骤，需在会前预览会议材料。记录人需提前阅读议程和相关文件，如安全报告或政策更新，熟悉背景信息。预览过程中，记录人标记关键议题，如“高风险区域整改”，并在记录本上预留空间。预览后，记录人与主持人确认重点，确保记录方向正确。例如，在事故分析会前，记录人需预览事故报告，突出原因和教训，避免记录泛泛而谈。

2.4会议结束

会议结束是形成成果和启动后续行动的关键阶段，需高效完成记录整理和审核，确保问题闭环。

2.4.1形成初步记录

会议结束后，记录人需立即整理记录，形成初步文档。整理基于现场速记和录音，提炼核心内容，如决议事项、责任人和时限。记录需客观中立，避免主观评价，例如，记录“决定由维修部在下周完成设备检查”，而非“维修部应尽快检查”。初步记录需包含会议基本信息，如时间、地点、参会名单，并在24小时内完成草稿。整理过程中，记录人需核对发言要点，确保准确性，如数字或名称无误。

2.4.2审核与确认

初步记录需经审核流程，确保内容完整和合规。审核由部门负责人和安全管理部共同负责，部门负责人检查记录的真实性，安全管理部审核格式和术语一致性。审核通过后，记录人发送给参会人员确认，收集反馈意见。确认过程需在3天内完成，参会人员如有异议，需书面提出，记录人据此修改。例如，在确认阶段，安全专员指出记录遗漏了整改细节，记录人需补充完整。最终记录经双方签字确认，成为正式档案，为后续跟踪提供依据。

三、会议记录规范与内容要求

会议记录是安全例会管理的核心载体，其规范性与完整性直接影响安全信息的传递效能与问题追溯能力。本章从记录要素、内容分类、表述规范及模板应用四个维度，系统构建会议记录的标准化框架，确保记录工作既符合管理要求又具备实操价值。

3.1记录基础要素

会议记录需包含不可缺失的基础信息，这些要素构成记录的骨架，确保档案的完整性与可检索性。

3.1.1会议基本信息

记录必须包含会议全称、时间（精确到分钟）、地点（具体会议室或现场区域）、主持人姓名及职务、记录人姓名及职务。参会人员需按部门分类列出，标注缺席人员及原因。例如："2023年10月15日14:00，三楼会议室，主持人：安全管理部张经理，记录人：生产部李秘书。参会：生产部全体班组长（缺勤：王工-因公出差）。"

3.1.2会议背景与目标

需简明阐述会议召开的直接动因与预期成果。背景描述应基于近期安全数据或上级指令，目标需具体可衡量。如："背景：第三季度设备故障率上升15%；目标：制定设备维护标准流程，降低故障率至10%以下。"

3.1.3议程执行情况

逐项记录议程项的实际讨论时长、完成状态（完成/部分完成/未完成）及关键结论。例如："议程1：安全检查通报（完成，讨论时长20分钟）结论：A车间3处隐患需立即整改。"

3.2记录内容分类

根据会议性质差异，记录内容需针对性聚焦，避免信息冗余或缺失。

3.2.1例会核心内容

常规安全例会需重点记录：

-安全指标完成情况：如"本月工伤事故0起，较上月下降50%"

-隐患整改闭环：具体问题、责任部门、整改时限、验证结果

-下一阶段重点：如"11月开展消防演练，各部门需在10月25日前提交方案"

3.2.2专题会议要点

针对特定议题的专题会议，记录应突出：

-问题根源分析：采用"5Why"法记录分析过程，如"设备漏油→密封老化→采购标准未更新→2019年未修订采购规范"

-解决方案细节：明确技术参数、资源需求、责任人，如"更换耐高温密封件（型号：HT-200），采购部负责11月10日前到货，维修组实施安装"

-风险评估结果：量化风险等级及应对措施，如"新工艺安全风险值7（中风险），需增加双人操作监控"

3.2.3应急处置记录

突发安全事件处置会议需包含：

-事件经过：时间线、关键动作、目击证词

-应急响应：启动时间、措施执行、资源调配

-后续处理：事故调查组成立、家属安抚、舆情管控

3.3表述规范要求

记录语言需遵循客观、准确、简洁原则，避免主观臆断与模糊表述。

3.3.1客观性原则

采用直接引语与间接引语结合方式，保留原意但去除冗余。例如："张工提出：'高空作业安全带必须全程佩戴，不得因麻烦而取下'"可简化为"张工强调：高空作业全程佩戴安全带是硬性要求"。

3.3.2数据呈现规范

所有数据需注明来源与统计口径。如："本月隐患整改率85%（统计范围：9月1日-30日排查的200项隐患）"。百分比数据需同步标注基数，避免绝对值缺失。

3.3.3决议事项格式

决议采用"行动项+责任主体+完成时限"三要素结构。如："行动项：修订《设备操作规程》第5.3条；责任主体：技术部；完成时限：2023年11月15日前"。禁止使用"尽快""适时"等模糊时间表述。

3.4记录模板应用

标准化模板是提升记录效率与质量的工具，需根据会议类型灵活选用。

3.4.1模板设计原则

模板应包含：

-固定信息区（会议编号、密级、归档号）

-动态内容区（按议程设计的填空式表格）

-签核区（参会人员签字栏、审核意见栏）

3.4.2模板使用规范

-例会采用"数据+问题"导向模板，突出指标对比与整改追踪

-专题会使用"分析-方案-验证"流程模板，强化逻辑链条

-应急处置启用"时间轴+决策树"模板，确保关键节点不遗漏

3.4.3电子化管理

记录完成后需在24小时内录入安全管理系统，自动生成：

-会议纪要PDF版本（含电子签章）

-行动项看板（自动推送责任人）

-历史记录检索库（支持关键词、日期、部门多维度查询）

3.5记录质量管控

建立三级审核机制，确保记录内容真实可用。

3.5.1记录人自查

重点检查：

-议程项与记录内容是否对应

-数据是否与原始材料一致

-决议要素是否完整

3.5.2部门负责人复审

侧重：

-专业术语准确性（如"LOTO"是否规范为"上锁挂牌"）

-责任部门划分合理性

-整改时限是否符合公司规定

3.5.3安全管理部终审

把控：

-敏感信息脱密处理（如涉密工艺参数需标注"内部资料"）

-与同类会议记录的逻辑一致性

-档案编号与归档路径正确性

3.6特殊场景处理

针对会议中的非常规情况，需有明确应对策略。

3.6.1争议问题记录

当讨论出现分歧时，记录各方观点及表决结果。如："关于是否引入新检测设备，生产部支持（5票），设备部反对（3票），最终决定：暂缓采购，先进行小规模试点。"

3.6.2临时动议处理

新增议题需标注"动议"字样，记录提出人、理由及处理方式。如："动议：增加安全培训频次；理由：新员工操作失误率上升；处理：纳入下次例会议程"

3.6.3延会与续会

四、会议记录的整理与归档

会议记录的整理与归档是确保安全信息有效保存和可追溯的关键环节，涉及从初稿完成到档案管理的全流程操作。本章详细阐述记录整理的标准流程、归档分类规则、电子化管理方法、保密措施及查阅机制，旨在实现安全例会记录的规范化、系统化保存，为后续安全管理工作提供可靠依据。

4.1记录整理流程

记录整理需遵循标准化操作程序，确保信息准确完整且符合管理要求。记录人作为第一责任人，需在会后立即启动整理工作，通过多轮审核形成最终档案。

4.1.1初稿整理

会议结束后2小时内，记录人需根据现场速记和录音设备内容，完成初步记录整理。整理过程需核对参会人员名单、发言要点及决议事项，确保与会议实际进程一致。例如，针对设备隐患整改讨论，需明确记录责任部门、具体整改措施及完成时限，避免模糊表述。初稿整理完成后，需在记录本上标注“初稿”字样及整理日期，提交部门负责人进行初步审核。

4.1.2审核修订

部门负责人收到初稿后，需在24小时内完成审核工作。审核重点包括：信息真实性核查（如参会人员名单是否完整）、数据准确性核对（如事故统计数字是否与原始报告一致）、决议要素完整性检查（如责任主体是否明确、时限是否合理）。审核过程中发现的问题，需由记录人当场修订并标注修订位置。例如，若发现某隐患整改时限表述为“尽快”，需修订为具体日期“2023年11月30日前”。审核通过后，负责人在记录本上签字确认，形成修订版记录。

4.1.3定稿确认

修订版记录需在3日内提交安全管理部进行终审。终审侧重于格式规范性和术语统一性，如检查“LOTO”是否规范为“上锁挂牌”等标准术语。终审通过后，记录人需将定稿内容录入公司安全管理系统，生成唯一编号（如“AQHJ20231015-001”），并打印纸质版本。纸质记录需由安全管理部负责人、部门负责人及记录人共同签字，标注“正式归档”字样及归档日期，完成定稿确认流程。

4.2归档管理规范

归档管理需建立分类明确、存放有序的档案体系，确保记录可快速检索且长期保存。档案管理员负责执行归档操作，定期检查档案状态。

4.2.1分类标准

安全例会记录按会议类型分为三级分类：一级按部门划分（如生产部、设备部），二级按会议性质划分（如例会、专题会、应急会），三级按时间顺序排列。例如，“生产部-例会-2023年10月”构成完整分类路径。特殊会议（如事故分析会）需单独设立“专项档案”类别，标注“涉密”字样。分类标签需使用统一格式，如“[部门]-[类型]-[年月]”，便于系统化管理。

4.2.2保存期限

根据记录重要性差异，设定不同保存期限：常规例会记录保存3年，专题会议记录保存5年，事故应急处置记录永久保存。保存期限从记录归档日期起计算，到期前3个月由档案管理员启动鉴定程序。对于涉及重大安全隐患或事故的记录，需延长保存期限至10年以上，并标注“重要档案”标识。保存期满的记录，需经安全管理部负责人批准后方可销毁，销毁过程需记录存档。

4.2.3物理归档操作

纸质记录需存放在专用档案柜中，按分类编号顺序垂直排列。档案柜需放置在干燥、通风的独立房间，温度控制在18-22℃，湿度保持在45%-60%。每份记录需装入无酸档案袋，袋面标注编号、标题及归档日期。档案柜需加锁管理，钥匙由档案管理员和安全管理部负责人共同保管。每年末，档案管理员需对所有纸质记录进行清点，核对数量与记录是否一致，形成《档案清点报告》存档。

4.3电子化管理

电子化管理通过信息化手段提升记录存储效率和安全性，实现线上线下同步管理。系统管理员负责维护电子档案系统。

4.3.1系统录入要求

定稿记录需在归档当日录入公司安全管理系统，录入内容包括：会议基本信息、议程执行情况、决议事项及行动项。系统自动生成电子档案编号，与纸质记录编号保持一致。录入时需确保数据完整，如参会人员名单需包含缺席人员及原因，行动项需明确责任部门和完成时限。系统支持关键词检索功能，可按日期、部门、议题等条件快速调取记录。

4.3.2备份与安全机制

电子档案需采用“本地+云端”双备份策略。本地备份存储于公司服务器，每日自动增量备份；云端备份通过加密通道传输至第三方云存储平台，每月进行全量备份。系统设置三级权限管理：普通员工可查阅本部门记录，部门负责人可查看全部门记录，安全管理部负责人拥有最高权限。敏感记录（如涉密会议）需额外开启“访问审批”功能，查阅需经安全管理部负责人书面批准。

4.4保密与查阅机制

保密机制是防止安全信息泄露的重要保障，查阅流程需兼顾效率与安全。保密专员负责监督执行。

4.4.1保密措施

所有安全例会记录均标注密级，分为“内部公开”“秘密”“机密”三级。内部公开记录可在部门内部传阅，秘密记录仅限部门负责人及以上人员查阅，机密记录需经总经理批准。记录传递需使用加密邮件或专用文件传输系统，禁止通过普通邮件或即时通讯工具发送。纸质记录复印需经部门负责人批准，复印件需标注“复印件无效”字样并登记备案。涉密记录的销毁需使用碎纸机处理，并由保密专员全程监督。

4.4.2查阅流程

员工因工作需要查阅记录时，需提交《查阅申请表》，说明查阅目的、记录编号及所需信息范围。申请表经部门负责人审批后，提交安全管理部。保密专员核对申请人权限，确认无误后提供查阅服务。查阅需在指定阅览室进行，禁止携带手机、相机等设备。查阅过程中如需摘录，需使用专用摘录纸，由保密专员核对内容后签字确认。查阅记录需在《档案查阅登记簿》上签字，注明查阅时间、内容及归还情况。

五、会议记录的应用与跟踪

会议记录的价值不仅在于信息保存，更在于推动安全管理的实际改进和问题解决。本章聚焦会议记录的后续应用机制，通过建立决议跟踪、数据分析、效果评估及持续改进的闭环体系，确保会议成果转化为具体行动，实现安全管理的动态优化。

5.1决议事项的跟踪机制

决议跟踪是连接会议决策与现场执行的关键环节，需通过明确责任、流程化操作和异常处理，确保每项决议落地见效。

5.1.1责任分工与时间节点

每项决议需明确“责任部门-负责人-具体任务-完成时限”四要素，形成可执行的行动清单。例如，某例会决议“更换车间老化照明设备”，需标注：责任部门为后勤部，负责人为王工，具体任务为采购LED灯具并安装完成，完成时限为2023年11月15日前。责任分工需避免模糊表述，如“相关部门”需具体到“生产部”“设备部”等具体部门。时间节点需量化，如“11月15日前”而非“月底前”，便于进度监控。

5.1.2跟踪流程与工具

跟踪流程采用“周汇报-月汇总-季评估”三级机制：责任部门每周五提交《决议进展表》，内容包括已完成工作、未完成原因及下一步计划；每月5日前，安全管理部汇总各部门进展，形成《月度决议跟踪报告》；每季度末，组织决议跟踪评估会，分析整体完成情况。跟踪工具包括电子看板和纸质台账，电子看板通过公司OA系统展示，实时更新决议状态（如“进行中”“已完成”“延期”），纸质台账由安全管理部存档，确保线上线下数据一致。

5.1.3异常处理机制

对于未按时完成的决议，需启动异常处理流程：责任部门需在截止日前3个工作日提交《延期申请》，说明原因（如资源不足、技术难题）及新的完成时限；安全管理部组织相关部门召开专题会，分析问题根源，制定解决措施。例如，某设备维修决议因“关键配件缺货”延期，需协调采购部联系供应商加急生产，同时调整维修计划，将原定11月10日的完成时限延长至11月20日，并向安全管理部提交《变更申请表》，经审批后更新跟踪系统。

5.2记录数据的分析应用

会议记录中的数据是分析安全形势、识别风险趋势的重要依据，需通过系统化分析，为安全管理决策提供支撑。

5.2.1安全趋势分析

从历史记录中提取关键数据，如隐患类型分布、整改率变化、事故发生率等，形成趋势分析报告。例如，2023年第三季度记录显示，“高空作业安全带未佩戴”问题占比达35%，较第二季度上升15%，需重点关注；隐患整改率从8月的80%提升至9月的90%，反映出整改流程的优化效果。趋势分析需结合季节性因素，如夏季高温时段，“设备过热”问题占比增加，需提前制定防暑降温措施。

5.2.2风险预警

基于数据分析结果，建立风险预警机制，对高频问题或潜在风险发出预警信号。例如，某车间“设备漏油”问题连续两个月出现，安全管理部向该车间发出《风险预警通知书》，要求增加设备检查频次，每周提交专项报告；对于“新员工操作失误”率上升的情况，启动“一对一”培训计划，由老员工带教新员工，降低风险。预警信号需分级管理，如“一般预警”（需关注）、“重要预警”（需整改）、“紧急预警”（需立即行动）。

5.2.3经验萃取与推广

从记录中提炼成功经验和最佳实践，形成可复制的案例，推广至全公司。例如，某车间通过“设备维护标准化流程”，将故障率从每月5次降至2次，安全管理部将该流程整理为《设备维护最佳实践》，组织其他车间学习；对于“隐患排查方法”的创新，如“使用红外测温仪检测设备温度”，通过培训会议推广至一线班组，提升排查效率。经验萃取需具体化，包括操作步骤、注意事项、实施效果等，避免泛泛而谈。

5.3跟踪效果评估

效果评估是检验决议落实情况的关键环节，需通过科学指标和周期性评估，确保跟踪工作达到预期目标。

5.3.1评估指标体系

建立包含定量与定性指标的评估体系：定量指标如“决议完成率”（目标≥95%）、“隐患整改率”（目标≥90%）、“事故发生率下降率”（目标≥10%）；定性指标如“员工安全意识提升”“流程优化效果”“部门协作效率”。评估指标需可量化，如“决议完成率”计算公式为“已完成决议数/总决议数×100%”，“事故发生率下降率”计算公式为“（上期事故数-本期事故数）/上期事故数×100%”。

5.3.2评估周期与方式

评估周期分为月度、季度、年度：月度评估由各部门自行开展，重点检查单项决议完成情况；季度评估由安全管理部组织，采用“数据核查+现场检查”方式，如核对《决议进展表》与现场整改情况是否一致；年度评估由公司安全生产委员会牵头，全面分析全年决议跟踪效果，形成《年度安全绩效评估报告》。评估方式需客观公正，避免主观臆断，如现场检查需拍照留证，数据核查需与原始记录比对。

5.3.3评估结果应用

评估结果与部门绩效考核挂钩，对表现优秀的部门给予奖励，对表现不佳的部门进行整改。例如，某部门季度决议完成率达100%，隐患整改率达95%，给予部门绩效加分1000元；某部门决议完成率仅为80%，需提交《整改计划》，明确改进措施和时限，并在下季度评估中重点跟踪。评估结果还需用于优化跟踪流程，如发现“电子看板更新不及时”问题，需增加系统提醒功能，确保信息实时更新。

5.4持续改进措施

持续改进是提升会议记录应用效果的核心，需通过流程优化、能力提升和制度完善，形成闭环管理。

5.4.1流程优化

根据评估结果和跟踪实践，优化决议跟踪流程。例如，发现“纸质台账填写繁琐”问题，将纸质台账改为电子化填报，通过手机APP提交进展，提高效率；发现“跨部门决议协调不畅”问题，建立“部门联席会议”机制，每月召开一次，协调解决跨部门问题。流程优化需征求一线员工意见，如通过问卷调查收集对跟踪流程的建议，确保优化措施符合实际需求。

5.4.2能力提升

加强记录人和跟踪人员的专业能力培训，提升其信息处理和问题解决能力。例如，每季度组织“记录技巧”培训，内容包括速记方法、归纳技巧、术语规范等；针对跟踪人员，开展“项目管理”培训，学习进度控制、风险识别、沟通协调等技能。能力提升还需通过实践锻炼，如让记录人参与例会筹备，熟悉会议流程；让跟踪人员参与现场检查，了解实际情况。

5.4.3制度完善

根据跟踪实践和评估结果，修订和完善相关制度，确保跟踪工作有章可循。例如，修订《安全例会管理制度》，增加“决议跟踪”章节，明确责任分工、流程步骤、评估标准等内容；制定《决议跟踪考核办法》，细化考核指标和奖惩措施，如对连续三次完成率达100%的部门，给予“安全管理先进部门”称号。制度完善需符合法律法规要求，如根据《安全生产法》更新“事故应急处置”相关条款，确保制度合规性。

六、监督与考核机制

监督与考核机制是保障安全例会记录制度有效落地的核心手段，通过建立全流程监督体系、量化考核标准及结果应用闭环，确保记录工作规范执行并持续改进。本章从监督主体、考核指标、结果应用及持续优化四个维度，构建科学合理的监督考核框架，推动安全管理水平稳步提升。

6.1监督主体与职责

多元化监督主体形成立体化监督网络，明确各层级监督职责，确保监督工作无死角、全覆盖。

6.1.1部门内部监督

各部门负责人为第一监督责任人，需每月对本部门安全例会记录进行抽查，重点检查记录的及时性、完整性和决议执行情况。抽查比例不低于30%，覆盖不同类型会议记录。发现问题时，当场记录《监督检查记录表》，明确整改要求及完成时限。例如，发现生产部某次例会记录未标注隐患整改责任人，需在3个工作日内完成补充，并由部门负责人签字确认整改结果。

6.1.2安全管理部专项监督

安全管理部每季度组织一次全公司范围的专项督查，采用“四不两直”方式（不发通知、不打招呼、不听汇报、不用陪同接待、直奔基层、直插现场），随机抽取10%的会议记录进行深度核查。核查内容包括：记录要素是否齐全、数据来源是否可追溯、决议跟踪是否闭环。督查结果形成《专项督查报告》，通报公司管理层并纳入部门年度考核。

6.1.3公司级联合督查

每半年由安全生产委员会牵头，联合人力资源部、审计部开展跨部门联合督查。督查范围覆盖所有部门，重点检查记录管理制度的执行漏洞及历史问题的整改效果。督查中发现重大问题（如记录造假、重大隐患未跟踪），立即启动问责程序，视情节轻重对责任人给予通报批评、绩效扣分直至纪律处分。

6.2考核指标体系

量化考核指标体系将抽象要求转化为可衡量的标准，确保考核公平公正且具有导向性。

6.2.1记录质量指标

记录质量考核采用百分制，包含以下细分指标：

-及时性（30分）：会议结束后24小时内提交初稿得满分，每延迟1小时扣1分，扣完为止

-完整性（25分）：基础要素（时间、地点、参会人员等）缺失1项扣3分，决议要素（责任部门、时限）缺失1项扣5分

-准确性（25分）：数据与原始记录不符每处扣2分，表述模糊或歧义每处扣1分

-规范性（20分）：格式不符合模板要求每处扣1分，术语使用不规范每处扣1分

6.2.2决议执行指标

决议执行考核聚焦行动落地效果，设置以下关键指标：

-完成率（40%）：按期完成的决议项数占总决议项数的比例

-整改合格率（30%）：现场验证合格的整改项数占总整改项数的比例

-闭环率（30%）：完成整改并提交验证报告的项数占总整改项数的比例

6.2.3管理效能指标

管理效能指标反映记录工作的整体价值，包括：

-安全隐患发现数量：通过会议记录识别的新隐患数量

-事故预防贡献率：因会议决议落实避免的事故起数占同期事故总数的比例

-员工安全意识提升率：通过会议传达安全知识后，员工安全知识测试平均分提升幅度

6.3考核实施流程

标准化考核流程确保操作规范、结果可信，通过多维度数据采集与综合评价得出客观结论。

6.3.1数据采集方式

数据采集采用“系统自动抓取+人工核查”相结合的方式：

-系统自动抓取：安全管理部通过电子档案系统提取记录提交及时率、完成率等量化数据

-人工现场核查：考核小组每月随机抽取5个部门，现场检查记录原件与整改落实情况，拍照取证并记录《现场核查表》

6.3.2评分规则

采用“基础分+加减分”的动态评分规则：

-基础分：按6.2节指标体系计算部门得分

-加分项：创新记录方法（如引入信息化工具）加5-10分；提出重大安全改进建议并采纳加10-20分

-减分项：记录造假一票否决；重大隐患未跟踪导致事故扣50分；连续两次考核不达标扣部门负责人当月绩效20%

6.3.3结果公示与应用

考核结果在OA系统公示3个工作日，接受员工监督。无异议后，结果直接应用于：

-部门绩效考核：占年度安全考核权重的30%

-评优评先：连续三个月考核优秀的部门推荐为“安全管理示范单位”

-人员晋升：记录工作表现作为安全管理人员晋升的重要参考

6.4问题整改与持续改进

问题整改机制将考核发现的问题转化为改进动力，通过PDCA循环推动记录工作持续优化。

6.4.1问题分类与整改要求

根据问题严重程度分为三级：

-一般问题（如格式不规范）：责任部门在5个工作日内提交《整改计划》，明确措施及时限

-严重问题（如记录缺失关键项）：责任部门在3个工作日内制定专项整改方案，安全管理部备案

-重大问题（如决议造假）：立即启动问责程序，责任部门停工整顿3天，全员重新培训

6.4.2整改跟踪验证

安全管理部建立《整改跟踪台账》，对问题整改情况进行闭环管理：

-整改期限届满前1天发送提醒通知

-到期后3个工作日内组织现场验证，拍照留存整改证据

-验证不通过的退回重新整改，并扣减部门考核分数

6.4.3制度优化迭代

每年12月组织“记录管理优化研讨会”，基于全年考核数据与问题整改情况，修订完善制度：

-更新记录模板：根据新出现的记录类型优化模板结构

-调整考核指标：增删不适用指标，优化权重分配

-完善监督流程：简化繁琐环节，提升监督效率

修订后的制度经安全生产委员会审批后，次年1月1日正式实施。

七、保障措施

保障措施是确保安全例会记录制度长效运行的基础支撑，通过组织、资源、技术及文化等多维度协同发力，为记录管理提供持续动力。本章从责任体系、资源配置、技术支撑和文化建设四个方面，构建全方位保障框架，确保会议记录工作规范、高效、可持续开展。

7.1组织保障

明确的组织架构与责任分工是保障制度落地的核心，需通过层级化管理和协同机制，形成上下贯通的执行网络。

7.1.1责任体系构建

建立“公司-部门-班组”三级责任体系：公司层面由安全生产委员会统筹协调，每季度召开专题会议审议记录管理重大事项；部门负责人为本部门记录工作第一责任人，需每月召开内部协调会解决执行问题；班组长负责一线记录的日常监督，每周抽查班组记录质量。责任体系需明确边界，如安全管理部负责制定标准，各部门负责具体实施，避免职责交叉或真空。

7.1.2专项工作组机制

针对跨部门复杂问题，成立临时专项工作组。例如，针对“电子记录系统升级”需求，由安全管理部牵头，联合IT部、行政部成立工作组，制定需求清单、时间表和资源计划。工作组实行“双组长制”，由安全管理部负责人和IT部负责人共同担任组长，确保专业性与执行力。工作组每周召开进度会，解决系统开发、测试、上线中的问题，确保按期完成。

7.1.3沟通协调渠道

建立常态化沟通机制，包括：

-月度协调会：各部门记录负责人参会，汇报工作进展，协调跨部门问题

-专题研讨会：针对记录管理难点（如数据共享、保密冲突）组织专家讨论

-线上沟通群：建立“安全管理记录工作群”，实时解答疑问，分享最佳实践

沟通渠道需明确响应时限，如线上群内问题2小时内回复，月度会议决议3日内形成书面纪要。

7.2资源保障

充足的资源投入是保障记录工作顺利开展的前提，需从人力、物力、财力三方面提供支持。

7.2.1人力资源配置

根据部门规模和会议频次，合理配置记录人员：

-大型部门（如生产部）：配备专职记录员1名，兼职记录员2名

-中型部门（如设备