物资申购、采购、验收等各项制度与流程

物资申购、采购、验收等各项制度与流程一、物资采购制度1、采购员必须充分掌握市场信息，收集市场物资情况，预测市场供应变化，为医院物资采购提出合理化建议。2、严把质量关，认真检查物资质量，力求价格低廉，供货及时。3、采购的物资要适用，避免盲目采购造成积压浪费。4、严格按采购计划办事，执行物资预算，遵守财经纪律。5、外加工订货，要对生产厂家及物资的性能、规格、型号等进行考察，将结果与使用单位协商，择优订货。6、签订合同，必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等；否则，造成的损失由采购人员负责。7、及时与库房联系，做到购货迅速，减少运输中转环节，降低库存量。二、物资验收制度1、凡购进一切公用物资，必须经库房办理验收入库手续，方可记账、领用。2、库房验收时，对数量、质量、规格等应认真检查，并做到发票与实物相符，否则不予入库。3、各科室未办请购、审批手续而擅自采购的物品，一律不得验收入库。4、验收新购物品不得与私人物品调换，或以领物单作验收、入库。三、仓库物资管理制度1、认真贯彻执行国家的经济政策和各项规章制度，遵守财经纪律，任何人不能以权谋私，假公济私，损害国家集体利益。2、加强计划管理，通过会计核算及时正确地反映计划执行情况。每月报计划，由领导批准，方可采购，防止积压。3、一切物资入库时，必须在规定时间内办理验收入库手续。入库前，必须检验数量、质量、规格、型号，合格方可入库。入库的物资设备、说明书资料不齐全或质量、数量、规格不符时，不得入库，由采购人员负责与供货单位联系处理。4、仓库管理要做到三清、两齐、四号定位和九不，即①三清：规格清、材质清、数量清；②两齐：库容整齐、摆放整齐；③四号定位：按物类或设备的库号、架号、格号、位号存放；④九不：不锈、不潮、不冻、不腐、不霉、不变质、不坏、不漏、不爆。5、定期编制仓库与设备物资库存情况报表，月、季报仓库的账、卡。一切报表应符合规定，账物相符，并按国家规定的产品目录、顺序排列好台账。报表要准确，并与财务相符。6、物资发放须按计划执行，并且有一定批准手续，不符合手续的不得发放，并保存好原始凭证。7、各科室使用的一切物资要有专人领取和专人管理，严格物资领用制度，物资出入要有一定手续，建立台账，做到合理使用，杜绝浪费。8、及时掌握市场信息，根据医院临床、维修等方面的需要和保质、保量、齐全配套、经济合理、保障供应的原则，做好预测和采购的决策。9、采购工作必须做到坚持原则，掌握标准，执行制度，严格财经纪律，不允许有损公肥私的现象存在，做到无计划不采购，质量规格不明不采购，价格不合理不采购。采购物资做到及时、准确、质量高。10、库存物资必须按国家规定合理损耗。低值易耗物、仓库报废物资必须每月或每季度一报。经财务、审计等部门查看、审核报分管院长审批后报废，由财务科处理账务。如有损耗，查明原因写出报告，经院长审批账务处理。11、严格执行仓库岗位责任制，无关人员不准进入库内，库内禁止烟火。因工作玩忽职守造成物资损坏、仓库被盗者，视情节轻重给予严肃处理。12、物资出入库必须点数、过称，做到账、卡、物相符。物资不得出现损坏、变质、短缺等现象。四、领物制度1、科室要指定领物人，非领物人库房一律不受理。2、领取时，领物人要在“领物单”上签字。3、每周一、三、五为领物时间（特殊情况例外）。4、库房应坚持物资下送制度。5、科室领用的物品质量、规格不合格者，可在当天内到库房退换。五、设备、耗材招标流程为了进一步规范我院仪器设备配置审批工作,明确审批程序和要求,根据上级相关文件精神，制订本流程：（一）申购流程：科室提出申购计划→报医院院委会论证→报请主管院长审批→拟定招标采购计划→呈医院管理委员会审批→按程序报批。（二）计划执行：相关科室协助主管院长按照审批意见及医院管理委员会审批后的招标采购计划组织实施(大型设备委托招标)。（三）招标的组织实施及相关工作：1、招标实施：（1）张贴招标公告（公告期至少7天）；（2）报名；（3）资质及证照审查：A、营业执照副本、组织机构代码证副本、税务登记证副本、医疗器械生产（经营）许可证、医疗器械注册证（包括医疗器械产品注册登记表）、制造商授权书等原件及复印件，复印件均需加盖单位鲜章。法定代表人提供本人身份证；受权人参加报名的必须提供“法人授权书原件”及受权人身份证，同时提供竞价产品的相关资料。C、设备销售授权书及相关资格文件。（4）招标：交报名费、保证金等；（5）招标结束后签订合同。（6）合同签字人员：使用科室、后勤部部长、分管院长、院长。2、招标组成人员：卫生局、纪检委、药监局（卫生材料、器械）、院级领导、院设备管理委员会成员、院招标小组成员、使用科室代表、职工代表及工作人员。3、验收人员：使用科室代表、后勤部、院监督委员会。4、招标采购物品验收合格后，使用科室主任或护士长、院监督委员会负责人、会计、财务科长、主管院长签字后按合同约定付款。合同履行完毕，立卷、归档。六、医疗设备登记、使用管理制度1.医疗设备使用前必须制定操作规程，使用时必须按操作规程操作，不熟悉仪器性能和没有掌握操作规程者不得开机。2.建立使用登记本，对使用情况、出现的问题进行详细登记。3.价值十万元以上的设备，应由专人保管、专人使用，无关人员不能上机。大型仪器设备必须取得卫生部规定的《大型医用设备应用质量合格证》方能投入使用，使用人员须持有《大型医疗设备上岗人员技术合格证》方能进行操作。4.医院设备使用科室，应指定专人负责设备的管理，包括科室设备台账、各台设备的配件附件管理、设备的日常维护检查。如管理人员工作调动，应办理交接手续。5.操作人员在医疗设备使用工程中不应离开工作岗位，如发生故障后应立刻停机，切断电源，并停止使用。检修由技术人员负责，操作人员不得私自拆卸或者检修；设备须在故障排除以后方能继续使用。6.操作人员应做好日常的使用保养工作，保持设备的清洁。使用完毕后，应将各种附件妥善放置，不能遗失。7.使用人员在下班前应按规定顺序关机，并切断电源、水源，以免发生意外事故。需连续工作的设备，应做好交接班工作。8.大型设备或对临床诊断影响很大的设备，发生故障停机时应及时报告院领导，通知医务部门、临床科室停止开单，以免给病人带来不必要的麻烦。9.使用科室人员要精心爱护设备，不得违章操作。如违章操作造成设备人为责任性损坏，要立刻报告科室领导及设备管理部门，并按规定对责任人作相应的处理。七、医疗设备（耗材）采购、验收、发放制度1、医疗设备（耗材）的购置，由医院根据医院发展需要、专业设置、科室重点，医疗业务发展等实际情况全面考虑。2、根据医院年度工作要点和规划，编制采购预算。3、各科室需要购置仪器设备(耗材)，由科室提出购置申请，提出可行性论证报告，交院办公室，院办公室传院领导、经院办公会研究同意传设备科。4、设备科收集相关仪器设备(耗材)的信息、价格，反馈给院办公室，经医院设备管理委员会审批后由设备科组织招标采购。5、采购的仪器设备（耗材）必须符合国家颁布的质量标准和检测标准，要认真进行资质审核。6、设备科、使用科室按采购合同对所购仪器设备(耗材)按品种、数量、质量进行验收，验收合格后及时入库。7、经审批同意购买仪器设备(耗材)的科室才能领取，未经审批的科室不能领取仪器设备(耗材)，库房不得出库。8、医院规定科室指定1-2人签领设备（耗材），其他人不得签领。一般限定只有护士长和兼职物资管理员签名才可领取，以保证设备的安全。9、仪器设备（耗材）出库保管员要做好出库登记，科室领取仪器设备(耗材)后要及时建账，定期盘存，做到账、物相符。八、试剂管理制度（一）试剂的计划、采购1、科室使用设备（仪器）的由医院招标采购，设备（仪器）使用试剂通过双方协调定价。选择具有专业资格，且证件齐全的公司购买各种检验试剂。2、科室各专业组根据检测项目的需要提供试剂品种、规格、数量、产地等，填写试剂申请订购表，统一组织购买。（二）试剂验收、入库、发放1、供货公司根据科室提供的产品数量按时、保质、免费送至医院。2、试剂到货后，由医院药品会计、科室人员共同对照货物清单现场开箱验货，准确无误后共同签字确认,交使用科室保管使用。3、试剂发票与货物清单在办理完出、入库手续后，交科室、财务科、医院领导等相关部门审核、签字后交医院出纳办理付款事宜。4、病理科试剂同检验科试剂管理。（三）试剂使用登记试剂上机使用严格按照SOP文件执行及相关制度执行。九、仪器设备管理制度1、医院仪器设备由设备科负责管理，各科室设专职或兼职仪器设备管理人员。2、仪器设备管理人员应具有一定专业知识，热爱本职工作，不断提高业务水平。设备科应抓好管理人员的业务培训。3、仪器设备到货后，应立即进行验收和安装，在仪器设备的有效索赔期内做好仪器设备安装及调试工作，要反复考核仪器设备的性能、技术指标，认真填写大型设备验收报告。如未及时安装和验收者，要视情况追查责任，直至给予处分。4、建立仪器设备台账，做到账账相符、账物相符。5、各科室要建立相应的仪器设备的维护、保养制度，仪器设备的修理、报损按医院有关规定执行。6、大型精密仪器设备的使用人员，必须经技术培训、考核合格后才能上岗和指导使用设备。7、大型精密仪器设备要指定专人负责管理，其职责是贯彻仪器设备的规章制度及进行设备的日常维护保养、修理、保证设备正常运行等工作，负责填写设备运行日志及维修记录。8、大型精密仪器设备发生损坏、丢失，应迅速向主管部门报告，造成重大损失的责任者，应给予罚款或处分。9、大型精密仪器设备应按国家颁布的有关规定定期校准，保持设备的高精度。10、大型精密仪器设备的购置须有可行性论证报告并经设备管理委员会讨论后才能购买。十、仪器设备档案管理制度（一）2万元以上医疗设备从立项、购入直至报废所发生的一切有查考利用价值的文件，都应存档。（二）档案文件要有专人管理、专柜存放。（三）档案管理人员及时收集、整理、组卷、编号、装订、保管有关仪器设备档案。（四）仪器设备档案内容：1、设备申购资料：①设备购置申请单②专题报告③论证书④合同，经营许可证、注册证、营业执照、免税单⑤开箱单、安装调试验收记录等。2、仪器设备资料：①使用手册②其他有关原始资料。3、案卷必须具有清晰的目录和卷内目录，且保证案卷保存至少15年。4、归档时间：在仪器设备安装验收后即按归档内容及时送交档案管理部门。（五）档案管理人员完成上级部门下达的各类资料的查阅和统计工作，做到及时准确。（六）档案管理人员负责对破损、褪变的档案资料和图纸及时修表复制。（七）加强对档案柜的管理，环境和场所必须具有“八防”措施（防火、防盗、防光、防蛀、防鼠、防潮、防尘、防污染）。（八）院内借阅时，尽量提供复印件，原本由档案人员保管。（九）凡要求查阅设备档案的外单位和个人，必须凭介绍信经设备科或有关领导批准后，方可查阅，但不提供有关数据和技术资料。（十）原本如若借出，借阅人员必须爱护档案资料，不得勾划，污损或撕页，否则一经查实，轻者给予批评教育，重者给予罚款处理。十一、仪器设备巡检、保养、维修制度1、科室要严格遵守各项规章制度，管好用好仪器设备，明确管理人员职责，坚持“谁使用、谁负责、谁维修、谁保养”的原则。2、熟练掌握仪器设备的性能、操作规程、维护保养常识，提高仪器设备效益、提高使用率。3、做好仪器设备的防尘、防潮、防震、防腐蚀，定人保管、定期保养、定期检验，保证仪器设备性能和精密度，使仪器设备处于良好的工作状态。4、设备保管人员要做好日常保养工作，一级保养，由仪器保养人进行，主要是进行仪器外部清洁，检查有无异常情况，如声音、温度、指示灯等异常情况，进行局部检查和调整。仪器在使用过程中应随时观察运转情况及各种仪器指示是否正常，如有异常应立即关机并报告修理人员。5、二级保养，属预防性修理，由仪器保养人会同维修人员共同进行，对设备的主体部分或主要组件进行检查，调整精度，必要时应更换易损件。6、大型、精密贵重设备，保管人员不能进行仪器设备内部保养及维修，不得擅自拆卸仪器设备。7、设备科定期对设备使用、保养情况进行检查，对设备的工作运行情况进行功能检查或精度检查。属国家计量法规定的强检计量仪器定期由计量部门进行鉴定。针对检查发现的问题，及时提出改进意见。8、仪器设备如需维修，应由科室提出维修申请，设备科经核查后按程序进行上报、维修。十二、申请订购医疗设备的规定1、进口设备①申请进口医疗设备，按上级的规定每年按时上报下一年度计划。为此，各科室平时积累有关资料，对所需订购的设备于每年年初选好样本，按要求填好正式订货卡单，由科主任签署意见后送交设备科汇总，报院长批准。②各科室应根据医疗、教学、科研的需要，平时注意搜集资料，对所需仪器的性质、质量认真了解，对大型贵重仪器国内已有使用单位者，应尽量先进行考查，组织论证评价，必要时可报请院领导批准，组织专人考察。以确定哪一个国家、厂商、型号的更为适用。③凡是没有样本，并提不出仪器的性能、质量情况的，均不能申请订货，设备科亦不接受此类申请。若需查阅样本资料者，可到资料室查阅。④急需的个别设备如价格低于二千美元，可以不受以上申报日期的限制，随时与设备科联系，报院长批准后，尽量与有关单位争取外汇指标，待落实后方可订货。2、国产设备①各科应在上一年12月底，编好下年度国产大型贵重仪器（单机一千元以上）申请计划。在填写申请计划前，应选好产地、厂家、型号，并尽量提供样本，由科主任签署意见后送交设备科。②设备科根据申请计划，对需用情况进行调配研究后，编制全院的医疗设备计划，上报院长批准后，再与有关单位办理订货手续。③凡是国产新型较贵重的仪器，各科应尽可能到使用单位考查。确有把握时再行申请。④如属医疗、教学、科研急需，单机低于一千元的医疗设备，在编制年度计划未申请者，可以随时写申请报告，科主任签署意见后送交设备科，由设备科根据需要报请院长批准后进行安排，对外订货。⑤除设备科正常供应的各种消耗性的医疗设备和卫生材料外，由需增加新品种，使用单位要先写申请报告，由科主任签署意见报批。申请报告应先送交设备科审查，报院长批准后，由设备科负责办理订货。⑥各科一律不得自行对外签定订货合同。职工外出参加各种会议时，对会议上由厂商介绍的产品，应将合同单带回，设备科按以上规定办理订货，任何个人均不得代表医院签定订货合同。十三、医疗仪器管理规定1、凡有医疗设备的科室，要逐机建立使用管理责任制，指定专人管理，严格使用登记。认真检查保养，保持仪器设备处于良好状态，随时开机可用，并保证账、卡、物相符。2、新进仪器设备在使用前要由设备科负责验收、调试、安装。组织有关科室专业人员进行操作管理、使用和训练，使之了解仪器的构造、性能、工作原理和使用维护方法后，方可独立使用。凡初次操作者，必须在熟悉该仪器的同志指导下进行。在未熟悉该仪器的操作前，不得连接电源，以免接错电路，造成损坏。3、仪器使用人员要严格按照仪器的技术标准、说明书和操作规程进行操作。使用仪器前，应判明其技术状态确实良好，使用完毕，应将所有开关、手柄放在规定位置。4、不准搬动的仪器，不得随意挪动。操作过程中操作人员不得擅自离开，发现仪器运转异常时，应立即查找原因，及时排除故障，必要时应请医疗设备管理科协助，严禁带故障和超负荷使用和运转。仪器损坏需修理者，可按规定将修理单逐项写清楚，轻便仪器送设备科修理；不宜搬动者，将修理单送至设备科，由设备科维修人员签收并注明修复日期，按时交付使用。5、仪器设备（包括主机、附件、说明书）一定保持完整无缺，即使破损失灵部件，未经设备科检验亦不得任意丢弃。6、凡属临床科研的仪器，科室间调剂使用时，一定要经主管科室主任批准，仪器管理人员要办理交接手续，用毕及时归还，验收后放回原处。7、仪器用完后，