某网球俱乐部采购审批管理制度

某网球俱乐部采购审批管理制度

一、总则本俱乐部采购审批管理制度旨在规范俱乐部的采购行为，确保采购工作的公正、透明、高效，有效控制采购成本，保障俱乐部各项业务的顺利开展。本制度适用于俱乐部内所有部门涉及的各类物资、服务等采购活动。俱乐部采购审批管理工作遵循以下原则：1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.必要性原则：采购需求必须基于俱乐部实际业务需要，避免不必要的采购。3.经济性原则：在保证采购物品和服务质量的前提下，追求性价比最优，降低采购成本。4.透明性原则：采购审批过程应保持透明，接受相关部门和人员的监督。二、采购审批组织架构及职责（一）采购审批小组成立俱乐部采购审批小组，成员包括俱乐部高层管理人员、财务负责人、相关业务部门负责人等。采购审批小组负责全面指导、监督俱乐部的采购审批工作，对重大采购项目进行决策。其主要职责如下：1.制定和修订采购审批管理制度及相关流程。2.审议和批准年度采购预算。3.对预算外采购项目进行审批。4.处理采购过程中的重大争议和问题。（二）采购部门采购部门是俱乐部采购工作的执行机构，负责具体采购项目的实施。其主要职责如下：1.根据各部门提交的采购申请，编制采购计划。2.寻找合格的供应商，进行询价、比价、议价等工作。3.组织采购合同的谈判、签订与执行。4.跟踪采购订单的执行情况，确保按时、按质、按量收货。5.整理和归档采购相关文件和资料。（三）需求部门需求部门是采购物品或服务的使用部门，负责提出采购需求并协助采购部门完成采购工作。其主要职责如下：1.根据工作需要，提前提出采购申请，详细说明采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与供应商的选择和评估。3.对采购回来的物品或服务进行验收，确保符合使用要求。（四）财务部门财务部门负责对采购活动进行财务监督和审核。其主要职责如下：1.审核采购预算，确保采购支出在预算范围内。2.对采购合同的财务条款进行审核，防范财务风险。3.负责采购款项的支付审核和账务处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.每年末，各需求部门根据下一年度的工作计划和业务发展需求，编制本部门的采购预算草案。采购预算应详细列出采购项目名称、规格、数量、预计单价、总价等信息。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总和初步审核，结合市场价格行情和俱乐部历史采购数据，对预算进行合理性评估，提出调整建议。3.财务部门对采购预算进行综合审核，重点审核预算的资金安排是否合理，是否符合俱乐部整体财务状况和年度资金计划。4.采购审批小组对经过采购部门和财务部门审核后的采购预算进行审议和批准，形成俱乐部年度采购预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行。在采购过程中，如因特殊情况需要调整预算，需求部门应填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排等信息。2.采购预算调整申请需经采购部门、财务部门审核后，报采购审批小组审批。经批准的预算调整申请作为采购执行和财务核算的依据。四、采购申请与审批流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》。申请表应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计金额、用途、需求时间等详细信息，并附上相关的需求说明文件，如项目计划、技术规格要求等。2.需求部门负责人对《采购申请表》进行审核，确认采购需求的合理性和必要性，签字后提交给采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到需求部门提交的《采购申请表》后，对申请内容进行初审。初审内容包括采购项目是否在预算范围内、技术规格是否明确、是否有可替代产品等。2.采购部门根据初审情况，对采购申请提出处理意见。如申请符合要求，采购部门在《采购申请表》上签字确认，并进入后续审批流程；如申请存在问题，采购部门应及时与需求部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（三）财务部门审核财务部门对经过采购部门初审的《采购申请表》进行财务审核。审核重点包括采购预算的执行情况、资金来源是否落实、预计付款方式等。财务部门根据审核结果在《采购申请表》上签署审核意见。（四）审批小组审批1.对于预算内且金额较小的采购项目，经采购部门、财务部门审核通过后，由采购审批小组授权的负责人进行审批。2.对于预算内金额较大或重要的采购项目，以及预算外采购项目，需提交采购审批小组进行集体审批。采购审批小组根据项目情况进行综合评估，做出批准或不批准的决定。3.采购审批小组审批通过的《采购申请表》作为采购部门实施采购的依据。如审批未通过，采购部门应及时通知需求部门，并说明原因。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的基本情况、产品或服务范围、质量保证能力、价格水平、信誉状况等。2.对于新的采购项目，采购部门根据需求部门提供的技术规格要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的潜在供应商，并向其发出询价函。3.采购部门组织需求部门、财务部门等相关人员对潜在供应商进行考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、售后服务水平等。必要时，可要求供应商提供样品进行测试。4.根据询价、考察和评估结果，采购部门选择至少三家合格的供应商作为候选供应商，并进行比价、议价，确定最终供应商。（二）供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价。考核周期为每季度一次，年度进行综合考核。2.采购部门、需求部门等相关人员根据日常采购情况，填写《供应商考核表》，对供应商的各项指标进行评分。考核指标包括产品质量合格率、交货准时率、售后服务响应速度等。3.根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商进行警告、减少采购份额或终止合作等处理。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购项目的具体条款进行谈判，包括价格、规格、数量、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等。谈判达成一致后，起草采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，合同条款应符合法律法规和俱乐部的相关规定。合同文本需经采购部门、财务部门、法务部门（如有）等相关部门审核，审核通过后由俱乐部授权代表与供应商签订合同。3.签订后的采购合同应一式多份，俱乐部采购部门、财务部门、需求部门、供应商等各执一份，作为采购执行和结算的依据。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通，了解订单进度，确保供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务。2.需求部门应做好收货准备工作，在货物到达时，按照合同要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量等。如发现货物存在问题，需求部门应及时通知采购部门，由采购部门与供应商协商解决。3.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付手续。在支付款项前，需审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合规。（三）合同变更与终止1.在采购合同执行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订《合同变更协议》。合同变更协议需经原合同审批流程进行审批。2.如出现供应商违约、不可抗力等原因导致合同无法继续履行，采购部门应及时通知供应商终止合同，并按照合同约定和法律法规要求处理相关事宜。终止合同的决定需报采购审批小组备案。七、采购验收管理（一）验收准备1.需求部门在收到采购部门的到货通知后，组织相关人员成立验收小组。验收小组应包括需求部门的专业技术人员、采购部门代表、质量管理人员等。2.验收小组根据采购合同和技术规格要求，制定详细的验收方案，明确验收标准、验收方法和验收流程。（二）验收实施1.验收小组按照验收方案对采购货物或服务进行验收。对于货物验收，应检查货物的外观、数量、规格、质量证明文件等；对于服务验收，应检查服务的完成情况、服务质量是否符合合同要求等。2.在验收过程中，验收小组应详细记录验收情况，填写《验收报告》。《验收报告》应包括验收项目、验收标准、验收结果、存在问题及处理建议等内容。（三）验收结果处理1.如验收合格，验收小组全体成员在《验收报告》上签字确认，需求部门接收货物或服务，并办理入库或使用手续。2.如验收不合格，验收小组应及时通知采购部门，由采购部门与供应商协商解决。解决方式包括退货、换货、补货、降价等，具体处理方式应根据合同约定和实际情况确定。处理结果应记录在《验收报告》中，并跟踪落实情况。八、采购监督与审计（一）内部监督1.俱乐部内部设立采购监督岗位或由相关部门（如行政部门、纪检部门）负责对采购审批过程进行监督。监督内容包括采购审批流程的执行情况、采购人员的廉洁自律情况等。2.监督人员有权查阅采购相关文件和资料，参与采购项目的重要环节，如供应商考察、开标评标等。发现问题应及时提出整改意见，并向采购审批小组报告。（二）审计监督1.定期对俱乐部的采购活动进行内部审计。审计部门应制定详细的审计计划，对采购预算的编制与执行、采购审批流程、供应商选择、采购合同管理、采购验收等环节进行全面审计。2.审计部门根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出审计建议。对于违规行为，应按照俱乐部相关规定进行严肃处理，并跟踪整改情况，确保采购活动规范、合法、有效。九、附则1.