某爵士乐即兴工作室会议记录管理细则

某爵士乐即兴工作室会议记录管理细则

一、总则1.目的：为了加强本爵士乐即兴工作室会议记录的规范化管理，确保会议信息的准确、完整记录与有效保存，以便为工作室的决策、工作执行与经验总结提供可靠依据，特制定本管理细则。2.适用范围：本细则适用于工作室内部所有正式会议的记录管理，包括但不限于管理层会议、部门工作会议、项目专项会议等。3.基本原则：会议记录应遵循真实性、准确性、完整性和及时性的原则。如实记录会议内容，准确反映会议讨论情况和决策结果，完整涵盖会议的各个关键环节，并在会议结束后及时整理和归档。二、记录人员职责1.会前准备-记录人员应提前了解会议议程和相关资料，明确会议主题和重点内容，以便更好地把握记录方向。-准备好记录所需的工具，如笔记本、录音设备（经会议主持人允许）等，确保记录工作顺利进行。2.会议记录-集中精力，全面、准确地记录会议中的发言内容、讨论要点、提出的问题及解决方案、重要决策等关键信息。-对于重要观点、数据和关键决策，要详细记录原话或准确表述，避免遗漏或误解。-注意记录会议中的特殊情况，如紧急问题的提出、临时动议等。3.会后整理-会议结束后，及时对会议记录进行整理和校对，补充遗漏信息，修正错误内容，确保记录的准确性和完整性。-将整理好的会议记录发送给会议主持人和相关参会人员进行审核确认，根据反馈意见进行修改完善。三、记录内容要求1.基本信息-记录会议的基本信息，包括会议名称、会议时间、会议地点、主持人、参会人员、缺席人员等。-明确会议的类型，如定期例会、临时会议、专项研讨会等，以便后续分类管理。2.会议议程：详细记录会议议程安排，包括每个议程的主题、讨论顺序和预计时间。对于实际会议中议程的调整情况，也要进行如实记录。3.讨论内容-完整记录会议中的讨论内容，按照发言顺序记录每位发言人的观点、意见和建议。-对于不同观点之间的争论和分歧，要准确记录各方的立场和论据，为后续分析和决策提供全面参考。4.决策结果-明确记录会议达成的决策结果，包括通过的决议、确定的行动计划、责任人和时间节点等。-对于未形成明确决策的事项，记录讨论情况和下一步的安排，如进一步调研、再次讨论等。5.行动事项：详细记录会议确定的行动事项，包括事项描述、负责部门或人员、完成时间、预期目标等。确保行动事项清晰明确，便于后续跟踪和落实。四、记录方式与格式1.记录方式-会议记录可采用手工记录和电子记录相结合的方式。手工记录用于即时记录关键信息，电子记录则便于后续整理、编辑和存储。-在条件允许的情况下，可使用录音设备辅助记录，但录音仅作为补充资料，不能替代正式的书面记录。2.格式要求-电子记录应采用统一的文档格式，如Word文档，以便于管理和共享。-文档标题应明确会议名称、会议时间，如“[工作室名称]管理层会议记录（[具体日期]）”。-正文部分应使用规范的字体和字号，如宋体、小四，行间距为1.5倍，以保证文档的清晰易读。-对记录内容进行合理分段，不同的议程、讨论内容和决策结果之间要有明显的区分，可使用小标题或空行进行分隔。五、审核与审批1.初步审核：会议记录整理完成后，记录人员应首先进行自我审核，检查记录内容的准确性、完整性和逻辑性，确保记录符合本细则的要求。2.主持人审核：初步审核通过后，将会议记录提交给会议主持人进行审核。主持人应重点审核记录是否准确反映会议讨论情况和决策结果，对于存在疑问或不准确的地方，及时提出修改意见。3.领导审批：对于重要会议的记录，经主持人审核后，需提交给工作室领导进行审批。领导从工作室整体工作的角度，对会议记录的内容和决策进行把关，确保记录能够为工作室的管理和决策提供有力支持。六、存储与归档1.存储方式-经审核和审批通过的会议记录应进行电子存储，建立专门的会议记录文件夹，按照会议类型、时间等进行分类存放，便于查找和管理。-同时，可根据实际需要，对重要会议记录进行纸质打印存档，确保记录的安全性和永久性。2.归档期限：会议记录的归档期限根据其重要性和相关性确定。一般情况下，普通会议记录的保存期限为[X]年，重要会议记录和涉及工作室重大决策的记录应长期保存。3.备份管理：为防止数据丢失，应对电子会议记录进行定期备份，备份数据可存储在外部存储设备或云端服务器上。同时，要确保备份数据的可恢复性，定期进行数据恢复测试。七、查阅与借阅1.查阅权限-工作室内部人员因工作需要可查阅会议记录。不同级别的人员根据其工作职责和权限，可查阅相应范围的会议记录。-查阅重要会议记录或涉及敏感信息的记录，需经工作室领导批准。2.查阅流程：查阅人员应填写《会议记录查阅申请表》，注明查阅目的、所需查阅的会议记录名称和时间范围等信息，提交给相关负责人审批。审批通过后，由档案管理人员协助查阅人员进行查阅。3.借阅规定-如需借阅会议记录，借阅人员应填写《会议记录借阅申请表》，说明借阅原因、借阅期限等，经审批后办理借阅手续。-借阅人员应妥善保管借阅的会议记录，不得擅自复制、传播或修改记录内容。借阅期限届满后，应及时归还。八、保密管理1.保密范围：会议记录中涉及工作室的商业机密、技术秘密、人事信息等敏感内容，均属于保密范畴。2.保密措施-档案管理人员应严格遵守保密制度，对会议记录的存储和查阅进行严格管理，防止保密信息泄露。-接触保密会议记录的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。在使用和传播会议记录时，必须遵守相关保密规定。3.违规处理：对于违反保密规定，导致会议记录中保密信息泄露的人员，工作室将根据情节轻重，给予相应的纪律处分和法律追究。九、监督与检查1.定期检查：工作室行政部门应定期对会议记录的管理情况进行检查，检查内容包括记录的准确性、完整性、存储与归档情况、查阅与借阅手续等。2.问题整改：对于检查中发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，要求相关责任人限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。3.考核评价：将会议记录管理工作纳入相关人员的绩效考核体系，对工作表现优秀的人员给予表彰和奖励，对工作不力的人员进行批评和处罚。十、附则1.本细则自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由工作室行