某游泳俱乐部办公耗材采购制度

某游泳俱乐部办公耗材采购制度

1.1为规范某游泳俱乐部（以下简称“俱乐部”）办公耗材采购行为，加强内部控制，降低运营成本，提高资源使用效率，保障俱乐部各项工作有序开展，推动办公管理规范化、精细化，助力俱乐部游泳体育事业蓬勃发展，根据国家相关法律法规及俱乐部实际运营需要，制定本制度。1.2本制度适用于俱乐部各部门、各岗位的办公耗材采购活动，包括但不限于打印纸、中性笔、笔记本、文件夹、墨盒、硒鼓、订书机、回形针、胶带、档案袋等日常办公所需耗材。1.3办公耗材采购应遵循以下基本原则：1.3.1按需采购原则：根据实际工作需求制定采购计划，避免盲目采购造成库存积压或资源浪费；1.3.2节约高效原则：优先选择性价比高、节能环保的产品，鼓励重复利用和节约使用，降低办公成本；1.3.3公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内部监督，确保采购行为合规合法；1.3.4权责明确原则：明确各环节责任主体，建立健全采购流程中的审批、执行、验收等岗位责任制；1.3.5绿色环保原则：优先选用节能环保型耗材，推广无纸化办公，减少资源消耗，践行绿色发展理念。2.1需求申报：各部门应指定专人负责办公耗材需求管理，每月25日前填写《俱乐部办公耗材需求申请表》（附件1），申报下月所需耗材，注明品名、规格、数量、用途、预计单价及金额等信息，确保需求真实、合理。2.2需求审核：部门负责人应对本部门申报的需求进行审核，重点核查是否与工作实际相符、是否存在重复采购或超量采购情况，签字确认后提交至行政部。2.3需求汇总：行政部每月28日前汇总各部门需求，结合库存情况编制《月度办公耗材采购计划》，明确采购品种、数量、预算金额及采购方式。2.4紧急需求处理：因突发工作任务（如赛事筹备、会员活动等）产生的紧急办公耗材需求，由部门负责人填写《紧急办公耗材需求申请表》（附件2），注明紧急原因及所需时间，经行政主管审核后，报总经理审批（单次金额超2000元需总经理签字），行政部优先安排采购。3.1采购审批权限：根据采购金额实行分级审批，确保权责对等：3.1.1单次采购金额在500元以下（含500元）的，由行政主管审批；3.1.2单次采购金额在500元以上至2000元以下（含2000元）的，由俱乐部经理审批；3.1.3单次采购金额在2000元以上的，由俱乐部总经理审批；3.1.4年度累计采购金额超过1万元的，需报经理办公会审议通过，形成会议纪要留存。3.2审批流程：3.2.1行政部将《月度办公耗材采购计划》按上述权限提交审批；3.2.2审批通过后，行政部根据采购计划组织实施采购；3.2.3紧急采购需求按本制度2.4条规定流程审批后执行，需在采购完成后3个工作日内补全相关手续。4.1定点采购：对于常用、批量的办公耗材（如打印纸、中性笔、文件夹等），行政部通过公开询价方式确定2-3家定点供应商，签订年度供货协议，明确产品质量标准、价格浮动范围、交货周期及售后服务条款。定点供应商每半年进行一次综合评价，评价指标包括产品质量、价格竞争力、交货及时性、售后服务等，不合格者取消合作资格，重新遴选供应商。4.2竞价采购：对于单次采购金额较大（1000元以上）或非常用耗材，行政部邀请至少3家合格供应商进行报价，对比产品质量、价格、服务等因素，选择最优供应商。竞价过程需做好记录，留存报价单及比价分析表。4.3直接采购：因紧急需求或独家供应等特殊情况，可采用直接采购方式，由行政部从信誉良好的供应商处采购，需注明直接采购原因并留存相关证明材料（如供应商独家授权书、紧急情况说明等）。4.4供应商管理：行政部建立供应商档案，记录供应商营业执照、联系方式、产品报价、合作历史等信息，定期更新并进行信用评价，确保供应商资质合法、信誉良好。严禁与无资质、信誉差的供应商合作。5.1验收主体：办公耗材到货后，由行政部库管员与需求部门指定人员共同验收，确保耗材符合采购要求。5.2验收内容：核对耗材品名、规格、数量是否与采购计划一致；检查产品质量是否符合标准（如打印纸无破损、墨盒无泄漏、笔类可正常书写等）；验证发票是否真实有效，票面信息与采购内容一致。5.3验收记录：验收合格后，填写《办公耗材验收单》（附件3），由验收人员签字确认。验收不合格的，应立即联系供应商退换货，并做好记录，跟踪处理结果直至问题解决。5.4入库登记：验收合格的耗材由库管员登记入库，建立《办公耗材库存台账》（附件4），记录入库时间、品名、规格、数量、供应商、单价、金额等信息，做到账实相符。入库耗材需分类存放，做好防潮、防火、防虫等防护措施。6.1库存保管：库管员按耗材类别分类存放，标注清晰，便于领用。对易损耗材（如墨盒、硒鼓）采取特殊防护措施，避免损坏。6.2定期盘点：每月月底，库管员对库存办公耗材进行盘点，核对台账与实际库存，填写《库存盘点表》（附件5）。如发现账实不符，应及时查明原因并上报行政主管，根据原因采取补登、核销或追责等措施。6.3库存预警：对常用耗材设置最低库存警戒线（如打印纸最低库存为5箱、中性笔为100支），当库存低于警戒线时，库管员及时通知行政部申报采购，确保不影响正常办公。6.4领用管理：各部门领用耗材时，填写《办公耗材领用单》（附件6），注明领用部门、人员、品名、规格、数量、用途，经部门负责人签字后，库管员凭单发放，并在台账中登记领用信息。鼓励各部门节约使用，如双面打印、重复利用文件夹等。7.1报销材料：采购人员报销时，需提交采购审批单、采购合同（如有）、验收单、发票及入库单等完整材料，确保票据真实、手续齐全。7.2报销流程：7.2.1采购人员整理报销材料，填写《费用报销单》；7.2.2行政主管审核材料真实性、完整性；7.2.3财务部审核票据合法性及金额准确性；7.2.4按采购审批权限报相关领导审批；7.2.5财务部根据审批结果办理付款手续，原则上采用银行转账方式支付，避免现金交易。7.3报销时限：采购完成并验收入库后，采购人员应在5个工作日内完成报销手续，逾期未报且无正当理由的，财务部可暂缓付款。8.1监督检查：行政部与财务部每季度对办公耗材采购流程进行联合检查，重点检查需求申报是否合理、审批流程是否合规、采购方式是否恰当、库存管理是否规范、费用报销是否真实等，形成检查报告上报经理办公会。8.2责任追究：8.2.1对虚报需求、重复采购造成浪费的部门或个人，给予批评教育，情节严重的扣发当月绩效奖金；8.2.2对违规审批、擅自采购的人员，视情节轻重给予警告或记过处分；8.2.3对采购劣质产品、收受回扣等违纪行为，一经查实，解除劳动合同，并追究相关法律责任；8.2.4对供应商提供不合格产品或违约行为，取消合作资格，并要求赔偿损失；造成重大损失的，依法追究供应商法律责任。9.1本制度由俱乐部行政部负责解释。9.2本制度未尽事宜，由行政部另行制定补充规定，报经理办公会审议通过后施行。9.3本制度自发