办公室人员写好公文窍门

如何写好公文

小舒

写好公文有什么“窍门”，这是机关工作人员往往遇到的

问题。本人认为，找“窍门”并非为了偷懒，实际上这是对做

好这一项事的谋略问题，也就是借助他人的经验和教训，寻

找规律性的东西，再也不毫无头绪地去从头盲目探索。写好

公文的“诀窍”，就是结合自己的实际工作多学、多想、多

练，即选准目标、勤学苦练，顽强不拔、不懈探索，最后

由必然王国走入自由王国。

公文该怎样写？有些人一写文章就落入用什么形式，采

用什么格式、构思什么结构的怪圈，实际上这是一个误会。

文章应该有一种形式，但决定文章怎样写的根本要素是内

容，而不是形式。公文无非是一个载体，载的内容不同于是

载的方法也应不同。评价公文写得好不好，主要看行文目的

和内容反映得好不好，有没有真知灼见，有没有针对性和指

导性，而不是锦绣般的文字。目前机关中不少公文的弊病多

出在这个方面。一是内容空，有其形无其神，言之无物，象

似为写文章而写文章。二是篇幅长，而且有越写越长的趋势，

文章不是环绕一个主题密切去写，而是摆开架子洋洋万言，

生怕把什么事漏了，把所涉及的工作一条不漏地罗列开，最

后给人的感觉是一份资料、一本流水帐。三是论述乱，不分

内容特点和对象的知识层次，先论述一番再说，结果议论一

番读者最熟悉的东西，毫无作用。四是抄袭多。现在公文写

作中有一种不良作风，就是用剪子加胶水“写”文章，不分时

境变化，不分场合变更，照抄照般，搞文字”批发，五是美

术化。有的人利用计算机优越的打印功能，把公文各种字体、

字形、字号摆布赏心悦I目，杷各级标题“塑造”得很美，追求

公文的感官效应C这样是写不好公文的。还有的文章结构、

形式很漂亮气派、词句用得很好，但什么事也没阐明，给人

看完后感觉很茫然、一无所得，不能唤起新的启示，这也难

以说是一篇好的公文。总之，写好公文关键于内容好，能够

准确无误于表现出行文目的，有真知灼见，给送达对象以指

引、启迪和遵循。

古人说文无定法。作为公文写作来说，虽无定法，却有

无形的规范和规律。根据实际工作体验，本人认为公文写作

有许多带有普遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把

握住的。

一、切实领略好领导意图

公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理

活动的重要手段。于是能否真正领略好领导意图，是决定公

文写作是否成功的一个非常重要的环节。

（一）公文写作与领导意图的关系

在机关工作应当了解而且必需了解公文写作与领导意

图的关系。公文与普通文章最大的区别的姓“公”，是公务文

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书。公文写作必须体现“公务”的特征和内涵。公务活动特征

是层级领导，公文写作固然也要体现层级负责的原则，即行

文的目的和要求必须符合领导的意图，最终由领导拍板定

论。“公务”的内涵表明公务活动是有组织和目标的，是在领

导要达到的预期中按一定的方式进行活动的，文字工作也不

例外。换一句话来说，公文成功与否，在很大程度上取决于

领导的认可程度和满意程度。

机关公文写作普通讲有两种情况，一种是职守写作，另

一种是授命写作。所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，

是本职工作中所必需记录、表达、传递公文写作，于是是带

有局部性和例行性，公文涉及内容的跨度较小。职守写作，

写作者最熟悉本职业务工作情况和特点，储备的素材比较集

中，专业性较强，文种和格式相对集中，同时由于领导意图

平日都以批示和口头的方式赋予传达，并切由领导亲自签

发，相对来讲写作难度小一些，普通容易被领导认可。

授命写作，也就是“命题作文”，就是写作者虽不具体从

事某项工作，但领导安排要求承担该项工作的写作任务。公

文中的领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等等，

以及领导交办的其它写作任务都属于授命写作。授命写作的

内容往往带有全局性、综合性、指导性和思想性。授命写作

的除了要把握好前面所讲五个写作要点外，非常需要体现领

导的意图，运用领导者的思维方式，符合领导者平日的讲话

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习惯和风格。授命写作有一个重要原则，就是受命于谁，文

章思维和特征服从于谁。在这个基础上融会有关政策、精神

和理论，在领导的意图上进行阐述发挥，这样的授命写作才

能打得住。授命写作切不可人云亦云，没有主见；但也决不

可固执已见，把自己的观点强加于领导意图之上，写进公文

之中。

（二）怎样领略领导意图

应当明确的是，领略领导意图并不等于领略领导个人意

图，而是领略领导群体工作意图，但也不可排除领导者个人

独有的思想观点和某些言语。领略领导意图有多种途径，主

要的方式有以下几种：

一是学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、重要

规划，了解每一个时期突出强调的方针政策。这是因为领导

意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现。因此

要把握住这个方面就会把握住领导意图的总体，这是领导

意图最重要的部份。

二是主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领

导拟安排的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌

握领导层的活动意向和动态。领导的行政活动是领导意图的

具体体现形式，了解了领导活动动态，有助于加深对领导意

图的理解，同时有利于把领导意图具体化。

三是积极参预领导参加的活动，与领导常谈论一些问

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题，了解领导者思量的热点问题。要掌握领导日常谈论的重

要思路和观点，并对其联贯思索，这样对领导的思想情况会

有系统、整体的理解。

四是直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对

一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些含糊问

题予以澄清。这样会避免写出文稿后作大的改动，甚至推倒

重来。

（三）熟悉领导者的领导习惯

领略好领导意图，还应熟悉领导者的思维方式、常用工

作方法和讲话习惯。这里所要讲的并非习惯的好坏问题，是

讲话者自身一些特有的东西。许多公文，特殊是讲话和报告

类的文字材料，由于是领导者亲自讲，于是要根据个人的思

维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起

来，以求达到更好的效果。要通过听、谈、议、读等渠道，

从领导者讲话中了解个人的特点，然后再将这些特点反映到

公文中去。否则，文与人的习惯特征不统一，领导者和听众

都会产生一种目生感或者不习惯的感觉，不会达到预期的效

果。从另一个方面来讲，公文特征与领导习惯相差太远而不

被领导者看中和接受，也很难完成自己的工作，不利于自身

的影响。

熟悉领导的思维和讲话习惯并不难，只要留心亲耳子细

听几次领导者脱稿讲话，就会熟悉基本特征，再琢磨分析一

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卜，普通都会适应。这个适应过程普通可以缩短。

一是感受并分析讲话人的思维特征。思维指理性认识或

者理性认识的过程，是人对客观事物间接的和概括的反映。

语言是思维的工具，但人的思维规律性也反映在语言上，

语言表达符合甩维的规律性。要熟悉领导的思维习惯，主

要是看语言逻辑性、看思维的逻辑性强否，分析形象思维

和抽象思维、感性思维和理性思维、纵向思维和横向思维、

正向思维和逆向思维等方面有什么特点，以及综合分析归

纳能力等特点。在分析中熟悉了领导者的思维规律性，就

容易使写出来的文章被领导者接受。有的稿子写出后被领

导调架子，往往是思维特征不同造成的。

二是感受并分析讲话风格。应注意讲话人的语气结构和

风趣程度。语气结构是指讲话人语言中的语气构成情况，不

同的人因修养不同、地位不同往往形成自己的语气特色。分

析语气结构，注意各种语气的分布情况，所占比例如何，确

定讲话人语言的语气基调。同时，还应对领导者的幽默特点

赋予关注，在写作中也有一定体现，使讲话稿活跃、富有生

气。

三是感受并分析讲话人的观点和工作方式。领导在不同

场合讲话，既是一种说服、教育、引导的思想沟通方式，又

是一种行政领导方式。为领导者起草的文章能否打得住，很

重要的一个方面是该文章能否体现了领导者在工作上的观

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点和工作方法。在某个时候，领导者对某个问题都有相对稳

定的看法，对某项工作都有一定的主张，离开这些观点和主

张自然不会被领导者接受。所以在平时要注意领导者的主要

谈话精神、思想认识和某些方面工作的主要意见，常讲的规

范性的词句，将此充分应用到写作中去。

四是感受并分析讲话人的理论层次。理论指概念、原理

的体系，是系统化了的理性认识。科学的理论是客观事物的

本质、规律性的正确反映，其重要意义在于它能指导人们的

行动。了解讲话人的理论层次，可以把握好文章的理性程度，

能避免浮现常讲实际问题的领导，讲稿理性太重；而常讲理

论问题的领导，讲稿理性太轻的问题。讲稿理性无论轻重，

都要注意理论与实践相结合，没有理论指导的实践是盲目的

实践，脱离实际的理论是空调的理论。

五是感受并分析讲话人的分析综合能力。分析综合能力

就是指能否对事物内部的各个方面正确准确进行具体分析，

能否正确准确地综合起来把握矛盾的总体，抓住事物的本

质，把握事物发展的规律。分析与综合贯通于思维的整个过

程。把握住讲话人的分析综合能力，才干在起草文字过程中

确定理性分析的“平台”，才干使领导者感到文章是与其自身

分析认识客观事物的能力是相符的，要求是一致的。

二、系统储备素材和观点

拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是

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对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个

含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意

思量，进而形成有独特见解的观点群。

（一）平时注意采集分析材料

公文写作决不可凭主观想象，而是要建立在充分素材的

基础上，这就提出了材料的采集分析问题。采集材料，就是

掌握素材，包括综合情况、重要数据、生动事例及重耍思想

观点。素材是公文写作的基础，如同搞建造一样，必须有水

泥钢筋、木石砖瓦等建造材料。要注意“备料”一定要充裕，“材

料”要包括思想观点，特殊是一些带战略性的思想。有人对收

集材料觉得并不重要，不当回事，而在写作运用时却往往有

了新的认识，感到它的使用价值了，懊悔没有积累，再找时

间来不及了，甚至无法找到。有时积累的一些材料可能平时

用不上，但在关键时候能用上一个观点，一个事例，一句话，

这个材料没有白白积累。因此积累时不可嫌多，运用时又不

可能不少，这也许就是素材积累与使用之间的一个特点。收

集材料主要有三个途径。

1、调查研究，取得第一手现实材料。特殊是写“讲话稿”、

“意见”、“规划”时特殊需要这样的依据。通过调查取得的第

一手材料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。深入

实际、深入群众、深入现场往往是处于复杂多样的境状之中，

各种矛盾、问题及思想认识交织在一起。这就需要在调查了

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解情况时，坚持实事求是的思想路线，不唯上，不唯书，坚

持真理，不看风使舵，不随风倒，更不能带着各种框框去找

材料，削足适履，歪曲事实。要客观地倾听，平等地讨论，

适当地提问，注意点面情况的结合，对调查的材料要做必要

的核实。

2、广开材源，积累第二手材料。即采集一些与所写公

文有关事物的变革情况，以便分析其发展变化，作出正确的

分析判断，提出有见解的观点。报纸、文件、会议材料，信

息、简报等与自己工作有关的材料等等，都可及时记下来，

分门别类，积累起来，用时非常方便。这些材料普通是用于

作背景材料，或者作对照、深入了解的线索，或者作为研究

分析的借鉴。

3、有备无息，储备基础材料。积累一些与公文写作有

关的公文，包括法律、规章、政策、文件、讲话、记要等，

甚至采集一些古今中外的精辟议论，作为形成公文观点和进

行综合分析的依据，或者直接引证所用。

调查、采集、积累材料有三忌。一忌凭兴趣出发，要从

工作需要、贯彻执行党的方针政策的需要出发；如果凭兴趣

出发，就可能片面、狭隘，甚至故意无意地歪曲了材料。二

忌听风就是雨，道听途说，一知半解，凭想固然办事。三忌

实用主义地调查采集材料。总之调查积累材料，要靠勤看、

勤问、勤想，一要广，二要实。这样可使你的材料库和思想

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库应有尽有，样样俱全，头绪清晰，有备无患，垂手可得。

（二）注意加强对材料的系统分析

公文写作选材用料关键在分析。有分析才干选择。材料

反映的情况是错综复杂的，往往真假相间，精粗并存，表里

难分，彼此相关，必须进行去伪存真，去粗取精，由表及里，

由此及彼的分析改造。玉不琢，不成器。许多人装订了一本

本材料，但不去分析研究，派不上用场，或者不得其用，失

去时效，积累了又有什么用处。

所谓分析，一是分析事物之间的复杂联系。所谓分析事

物的复杂关系，方面不少，难以尽列。举例来说，事物之间

有因果关系，或者然关系、平行关系（如鹰击长空，鱼翔浅底）、

隶属关系、对抗关系等等，弄错了这些关系，就不能写出服

人的报告、讲话及其他文件，甚而会闹出笑话。弄清关系，

才干找到规律，正确反映规律。二是分析所掌握材料的典型

性，即在某种范围内的普遍意义，要善于分析材料的代表性

和价值。分析材料，要站得高，看得远，仁者见仁，智者见

智。站得高，从根本上说，就是要站在马克思列宁主义立场

上，用科学的世界观、方法论来看问题。要有政治高度，联

系路线、方针、政策，特殊是一个中心两个基本点；要有理

论高度，议大事，懂全局，看本行。这样才干抓住有价值的

材料，认识材料的价值。三是分析材料的真伪，要分析真伪，

去伪存真。对无论多么复杂问题，只要出于公心，做到“兼听”，

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就不难办到这一点。四是分析材料的内在价值、分量、意义。

分析材料最重要的是要发现新情况、新问题，能把萌芽的东

西迅速准确地抓住。古人讲“见微而知著“。现实生活中有许

多代表社会发展、历史发展方向的新生事物，当其萌芽时，

很幼弱，习惯势力往往对它评头论足，不适官地埋怨，数不

清的清规戒律，抱无穷的忧虑。没有新生事物社会就没有生

气，没有前途，看准并支持新生事物意义重大。我们必须善

于从常人不以为然的现象中发现有重大价值的东西，要善于

从表象看到实质，从个别看到普通，从平庸发现伟大，从现

在预见未来。在这个意义上说，要敢于“标新立异”。

总之，学会分析材料才干学会识别材料，在寻常中发现

不寻常。进一步说，惟独学会分析材料，才干学会选择材料、

提炼材料，使具体上升到抽象，由感性上升到理性。这就是

要讲的一个方面。

（三）系统思索储蓄观点

好文章要有真知灼见，那就要在思想认识达到一定程

度，形成观点群并有较强的逻辑线索之下才干形成。历史上

的不朽名作，都是在相当的思想积累、生活积累、感性积累，

观念积累之下，经过提练加工完成的。例如作家的成名作、

代表作，就是作者在充分的积累和加工条件下写成的。同样

有些作家写了一两本好书再写不出新东西，也是积累不足或

者者耗尽的缘故。我们所讲的观点问题，实际上就是对客

观事

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物的分析认识得出的结论，是在认识客观事物运动规律的前

提下如何结合实际去有针对性地认识问题、揭示问题、解决

问题思路。

写文章不能就事论事，要把理性与现实结合起来。有了

材料，不能堆砌，而要虚实结合，理论联系实际。无实，空

洞无据，不能服人，更不能具体生动地感人；无虚，就事论

事，就没有浓度，不能发人深思，启迪人的智慧。选材用材

得当才干避免“空，，和”长，，的问题。

所谓储备观点，就是讲要注意积累一些有战略性的思

想，有备无患，需则用之。这样在写文章时，就可以在分析、

选择、提炼材料的基础上以逻辑思维为经，以事实叙述加必

要的形象描述为纬，织出美的绫罗绸缎来。否则现学现卖、

现想现卖都不会搞好文字工作。一个没有观点储备的领导人

不是称职的领导，同样一个没有观点储备的文字工作者也不

是合格的。

观点问题是思想活动的问题，与一个人认识客观世界、

运用所具有知识的能力有相当大的关系，于是又是个素质问

题，需要一定的时间，付出相当的努力才干有提高。在这个

问题上幻想一劳永逸和立竿见影都是不可能的。一些同志写

作公文往往摆不脱抄公文的困扰，东拼西凑，通篇都是从概

念到概念，内容空泛，不分析解决实际问题。这种现象往往

要经过一个过程才干克服。就需要在实际中经过理论联系实

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际的学习探索，学会调查研究采集材料，分析材料，提炼材

料，学会如何去综合和概括，有敏锐的观察力。固然也要加

强其他方面的修养锻炼。

储备观点关键要能抓住抓准问题。抓问题是指抓一个时

期有反映价值的情况C能不能写出故意义、有分量的文章，

首先看问题抓得准不许。问题抓得准，抓在点子上，抓在要

害上，抓在火候上，文章就有了生命力，写的文字差一些也

不要紧，那只是个修改、补充问题了。反之，问题抓不许，

文字写得再好，精雕细刻，也不能用。所谓抓在点子上，就

是说现实生活中，实际工作中有这个情况，而且是个重要情

况，而中央和上级部门正需要了解这个情况；抓在火候上，

就是眼下最需要这个情况，早了不行，迟了也不行；抓在要

害处，就是抓住这个情况的最本质最关键的部份，而不是拖

泥带水，喧宾夺主。

抓题目一定要思想解放，敢于思索，富有创新精神。当

今需要在坚持大原则前提下，勇于创新，提出并写出别人没

写出的问题，提出并写出人人心中有而笔下无的东西，写出

别人欲言而又未言的东西。横量一个文字工作者水平的标准

有三点：别人没想到的你写出来了，为上；别人想到但没说

出来而你写出来了，为中；别人想到并说出来了而你又说出

来的，为下。由此可见抓问题对提高文字水平十分重要。

三、撰稿注意双层思维

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所谓双层思维就是在文章特殊是那些常用公文运用的

写作方法。第一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也就

是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层就

是基本柜架通过后再环绕表达主题。在语言、逻辑方面进行

“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写中按这两层次运行，提

出一个较细纲目，形成基本雏形，然后再从观点、论述、事

例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。这样做，往往可以节

省不少的时间和精力。其原因很简单r授命写作不是个人说

了算，而是领导意见决定文稿成功与否，这样会时常浮现与

领导要求不符的情况。如果所有的精力时间都用上，也难得

一次就通过。再着说，精力无重点地使用，不利于思量和提

高构思的效果，本身就不利于提高通过率。固然对一些简短

和非常熟悉的文章应萧洒一气哈成，效果也会很好。

（一）设计好文章结构

环绕主题设计结构是起草文稿的重要方略。一个写作任

务下来，撰写者首先应当在这方面下功夫，不能一见任务就

作战术考虑，即将钻到具体材料的遣词造句的技术工作中

去。文件起草，首先是从宏观上考虑，如同盖房子先要有设

计，有骨架一样，如果设计结构不行，只是在粉刷装修上下

功夫，房子质量就没有根本上的保证，甚至还会塌下来。报

告起草往往见的大返工，往往出在内容及主体结构上。所以，

撰写者首先耍使自己成为一个具有战略眼光的人，拥有领导

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方略，会谋篇布局。

结构就是言之有序，就是文章内容的组织和罗列形式，

即构思、谋篇。安排结构的基本原则是四个字：不板不乱。

意即不死板，不杂乱。具体要求有四：一是纲目清晰，思路

贯通；二是层次清晰，段落完整：三是衔接密切，符合逻辑：

四是开头明快，结尾有力。

安排结构要考虑到以下四点：第一、全面考虑阐述问题、

分析问题、解决问题的需要。第二、层次段落要环绕主旨，

按照表现事物本质和特征的需要来安排。第三、条理清晰，

方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领略和接受。

第四、各部份、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系，

通篇浑然一体。

尽管公文种类繁多，但基本结构形式并不复杂。主要有

三种形式；一是纵向结构，有递进式、时序式、倒悬式等。

二是横向结构：一、二、三、四，平排开来。三是纵横结合

结构，象前纵后横，纵横交叉等，长篇公文多采取这种办法。

如要写一篇年度工作总结，前半部份按时间顺序概述一下工

作情况，后半部份提炼出几条工作经验，横向罗列开来，此

种写法就是“前纵后横工

通常情况下，层次段落的安排，取决于观点及观点间的

联系，而主次则决定着详略和先后。布局的方式普通有两种：

一是列书面提纲。提纲是详是略，应根据公文内容需要和作

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者的行文习惯而定。普通搞文字工作的人都有体味，重要公

文、特别是多人参预写作的公文，诸如大型会议上的领导同

志讲话之类，提纲应尽可能列得细一些，甚至可以细到每段

几个层次，每一个层次阐明什么问题以及精彩的阐述语言等。

这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇象样的公

文。二是打腹稿。虽没布局成文，但中心有个轮廓勾画，短

一些、急一些的公文多采取这种办法。

（二）雕琢好文章品质

文章在写作过程中，要在“精于战略”的同时也要“娴于战

术工写作时要尽可能的排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的

写作激情和完整连续的思路。而当文章草就之后，则须一丝

不苟、字斟句酌地搞好修改。有人说：“一成文章半成改”，

有的甚至说“文章是改出来的“，可见修改文章在写作中非常

重要。

1、深入发掘主题。修改的重点是十六个字：深化主题，

增删材料，调整结构，润色文字。第一，深化主题，既有在

原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换。尤

其要注意看主题是否符合上级精神，领导意图和本地实际。

第二，改动材料。累坠的，要删剪；不足的，要增补；过细

的要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或者改换。第三，调

整结构。凡是层次段落不清晰，连结不紧凑交待不明白、

开头结尾不联贯的，都在修改、调整之列。第四，润色语

言。一

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是消肿，将多余的段、词、句、字删掉；二是改动不合语法、

不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份；三是

选择更优的表达方式，或者对原来的语言进行加工润色。

修改有基本方法：一是读改法。自读自改或者一人读大

家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改C特别是领导

同志的讲话，采取这种办法最好。二是冷处理。文稿拟就

之后，暂时搁置一旁，镇静地思索一番，或者阅读一些相

关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。

三是集体味诊。稿子写成之后，请熟悉文字或者相关业务的

同志共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能

力的局限性或者认识上的偏执。时间和条件允许，可以发

征求意见稿，在较大范围内修改。四是求助高手。可请领

导或者文字经验丰富的同志匡助修改。在修改时最忌讳的

是保守残缺、固执已见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。

应当懂得，若想在写文章方面有长进，就必需要反复修改,

特别要乐于让别人修改自己的文章。

2、认真搞好修辞。公文修辞的基本要求是四个字：简

（不罗嗦），切（不空泛），明（鲜明），尽（无遗漏）。换句

话说，就是实现语言表述的准确、鲜明、生动、简炼。修辞

主要有两种方式：一个是消极修辞，一个是积极修辞。公文

写作与文艺创作不同，文艺创作主要是采用形象思维方式，

而公文写作主要是采用逻辑思维方式，于是公文写作消极修

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辞是基本的，积极修辞是争取运用的。消极修辞的主要方法，

一是锤炼词语，二是选用恰当句式，使公文看起来和谐，用

起来准确，听起来悦耳。积极修辞主要用描述、替代、引导、

变形、排比的方式，使公文生动，增强感染力。如把引进外

资和技术比作“借水行舟、借鸡生蛋、借梯上楼“，把部门协

作比作“大合唱工采用积极修辞时，夸张的方法要慎用，“双

关语''要禁用。公文写作注意语言既要用准、用活、还要用响。

一篇公文中，如果有几句叫得响的语言，往往大增其色，甚

至会收到意想不到的效果。如“东部大开放，西部大开辟“，

如“四项基本原则是立国之本、改革开放是强国之路”等。

使用公文语言，要注意词义概念的准确，口语与书面语

的差别；要区分事物的不同分寸、大小、轻重，比如说一个

村庄、企业不可讲“取得了巨大成就、一个基层领导同志不

可能“作了重要批示、要注意感情色采的不同，贺信、慰问

信的语言格调就应该热烈，讣告、悼辞和语言格调就应该深

沉；要用好含糊与精密、全称与特称，在特殊情况下，含糊

语言往往是最准确、精密的语言，如“取得了一定成绩”、“尚

有不小差距”之类，比用量化概念要准确、贴切得多；还要准

确具体表述时间、数字，公文中的年、月、日，是不应简略

的。

3、注重改良文风。要写好文章，必须注意文风。我们

所提倡的文风，至少要有这样几条：一要实事求是，不搞虚

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假浮夸；二要言之有物，不摘华而不实，不搞无的放矢；三

要逻辑严谨；四要鲜明生动；五要简洁朴实。当前文风中的

突出问题是“假、大、空、瘪、长”，其中长最多见的，可以

说是久治不逾的顽症。文章不可长，否则，重要的东西就被

淹没了，冲淡了。什么时候你总觉着自己写的文章太长了，

那就说明你写文章就有了进步。一定要爱惜笔墨，多写一些

短而好的文章，切切不可低估了读者的理解水平，切切不可

胆怯人家看不懂而反来复去地说。使文章简炼的最好的办

法有两条：一是使主题集中，一文一事；二是除靴去帽，

开门见山，择其要者简述之。

四、努力深化公文主题

公文的主题，是通过载体内容所表达出来的明确意图、

基本意见，是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种的

公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性，并不存在多少

深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公

文主题的深化，就是主题向纵深层次性发展，呈现出由低向

高、由浅入深、由粗到精，由残缺到完整的态势。

（一）公文深化主题的重点

1、深化领导意图。公文的主题是制发主体行为意志的

体现，承载着领导集团（班子）旨意的传达。剖析并表现领

导意图对表达行文目的有积极作用。领导意图最初表现的形

式的比较复杂的。有的十分明确，有的仅是个倾向，有的比

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较零碎，个别情况下还故意见分歧的态势。因此，对其要进

行提炼、深化处理，形成一个正确的领导集团（班子）的旨

意。这个深化过程，一是补充完善。领导人的新思想刚刚产

生时，由于认识和实践的局限，很难彻底正确，这就要调动

各种手段，综合运用多方面的知识，从实际出发，把它系统

起来，成为完整、严谨、系统的领导思想。二是凝炼提高。

要经过智囊组织的熔炉加工、优化、磨砺，再送入领导思想

体系。三是延伸挖掘。要善于分析领导思想的发展趋势，按

着这个趋势拓展思路，延伸思维。这种伸延不是随意的而是

从工作需要出发，从客观事物的展变化的实际出发，有所突

破和创新，使新的思想始终保持一种对工作的最佳导向力。

深化、完善领导思想意图，是一项富于开辟性的工作。要善

于学习，培养分析能力、判断能力、推理能力和综合能力。

2、对客观事物的再认识。公文主题是通过各种具体材

料支持、丰富和完善的。各种材料与主题内在联系的关联度

高低，对表现主题有很大影响。材料是客观事物现象反映的

一种客观搜集。不同的材料，对客观事物的本质反映也不同。

普通来说，材料所反映客观事物的本质及其内在联系、规律

往往是蕴含在深层次里。事物的本质最能揭示主题。因此对

材料要进行分析综合、概括抽象，注意向深处开掘，尽量挖

掘出事物最本质的东西，对事物要着力探求其思想意义，要

在事物所显示的多方面中找出最主要最深刻的方面。这个过

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程就是对主题的深化的处理。

3、政策策略的具体完善。党的路线、方针、政策包括

策略思想，普通通过会议或者纲领性文件下发，贯彻到各级

组织和各地区。但路线的贯彻离不开具体问题、具体事件、

具体政策。公文深化主题，必须紧紧把党和国家的路线、方

针、政策与当地实际相结合，创造性地揭示在具体问题、具

体事件上的意义，对具体事项上都有的现实、明确、具体的

表现，把党和国家的政治意图明确在各项具体事物中表达出

来。

（二）主题深化的方法

主题确立以后要讲究深度，即立意要高。务虚，就要把

话说在点子上，一针见血；讲实，就要把怎么办说清晰，拿

过来就能干，有操作性，切忌在半空里论过来、议过去，主

题散而不清。这就要求撰稿人具有较深的思想理论功底，有

较高的政策水平，有较强的逻辑思维能力，能透过事物现象

看到本质，加强对客观事物的深刻了解和理解，掌握、理解

党的路线、方针、政策，材料积累丰富并能熟练地掌握写作

技法。

1、敏锐察觉发现问题，尖锐、鲜明地提出问题。对客

观事物中的问题要有敏锐的“触角”，能够有深厚的洞察力。

在众多复杂的社会现象中发觉问题，并且敢于旗帜鲜明地表

现自己的观点，阐发观点，一针见血地提出问题实质，发前

人所未发，言前人所未言。提出的问题发人深思，超前意识

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强，具有强烈的思想性，将产生较深的社会效应。这种方法

对深化主题有着强烈的震撼作用。

2、深刻全面分析问题，立足本质剖析问题。主题的深

化往往依赖于对问题深刻、全面地分析。要运用逻辑思维透

过现象抓本质，由表及里揭示事物的内在联系，使主题在强

有力的说服力下得以深化。分析问题要用层层“开门”的手法，

把主题自然展开，在分析说明问题时，运用“是什么”、"不是

什么“，"为什么这样”、“为什么不那样”，“为什么应该这样”、

“为什么不应该这样”之类正反结合、层层深入的论述，使内

在的逻辑力将主题深化。

3、标本兼治提出措施，正确合理解决问题。根据事物

的客观和主观条件，把握其主要矛盾，科学地提出对策，是

深化主题必不可少的内容，表现着深化主题的目的性。公文

是以行政目的为依据而发，最终是以是否解决问题来衡量其

主题正确与否、主题深化与否。例如，一篇调查报告，一个

工作意见、一个工作规划，从提出问题、分析问题到解决问

题，就是主题的深化过程，也是思想升华的过程，并能深刻

地揭示问题本质，是深化主题全过程的表现。

五、语言使用要得当

不同文种的语言特色是不同的：指挥性公文（如指示、

意见、命令）的语言，应色采庄重；知照性公文（如通报、

公告）的语言，应通俗具体；报请性公文（如请示、邀请）

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的语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）的语言,

应简约规整；提要性公文（如会议记要）的语言，应概括凝

练。总之，语言使用要得当。

语言使用得当，关键是公文的语法语气要恰如其份。所

谓语法，也叫“文法”，是语言的结构规律C语法包括词法和

句法等。语气，也是语法范畴之一，通过一定的语法形式表

示说话人对行为动作的态度。语气，有的是陈述语气，有的

是虚拟语气，也有的用语气助词和语调来表达。语法和语气

相辅相成，不能截然分离。但是语气决定使用什么样的语法，

而语法又会强化语气效果。语法语气可以反映和表达出行文

主体的威信和影响力，产生良好的社会共呜效果。在起草机

关公文时，必须针对特定的事因和对象，注意机关公文的语

法语气。把握好公文的语法语气，可以充分表达出公文或者

其他各种文字材料所要表现的内涵，有利于提高国家机关在

社会管理中的影响力和号召力。同样，领导的讲话、报告、

讲演等也要注意语法语气，这样能进一步体现领导者的讲话

意图，有利于实现领导者所要追求的目的。

（-）词法

公文写作，在遵守写作普通选词规律的同时，重点是掌

握好下列修辞方法。

1、敬词。为了适应上行、平行文的意境需要，公文写

作中应当注重敬词的使用。所谓敬词，即表示恭敬的词语。

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敬词多用于公文主文尾或者开端，如嘴，”贵，“遵照”、“呈，

“报请”、“谨呈”、“为荷”等。

2、雅语。公文要求在公文写作中尽可能使用雅语，不

用俗语，这是公务活动的严肃性在公文中的体现。所谓雅语，

即比较典雅的书面语。在雅语的具体运用卜.应注意，要用规

范化的书面语不用口语，即是用雅语，有的典雅词语如“夫

人”、“先生”之类，除因礼仪、引用等特殊需要，普通情况下

不使用。一些文言词语虽然文字简明、含意深刻，但要酌情

使用。

3、强调语。公文中的主张、意见、耍求部份，往往大

量用强调语作为每一部份的开始词。所谓强调语，即带有强

调口气的词语，多是一些能愿动词，例如“要"、"必须”、"务

必，，、“坚决，，、“严加，，、“禁止，，、“不许，，、“严禁，，等。

4、进解。对前边使用了一个词，接着做出进一步的解

释，这种解释的目的或者是赋以新意，或者是拓宽其含意。

进解方法，在前词与后解之偶尔是使用“就是”，或者用“即”，

或者用“也就是说”等。运用这种修辞方法，可以给读者一个

完整的概念和更加准确、清晰的印象，有利于防止歧义。

5、警语。公文写作中为了做到言简意赅、发人深醒，

当多使用一些警语。警语在公文中运用主要有三种：一是以

格言为特征的警语。如“失败乃成功之母”、“吃一堑长一智”

等。二是以成语为特征的警语。“两袖清风，“一身正气”、“为

政清廉”等。三是以比喻、歇后等辞格为特征的警语。如“夹

紧尾巴做人”、“老鼠过街，人人喊打，等。

6、换字。它也是在公文写作中较多使用的一种修移手

法。所谓换字，就是为了语言表达的准确、形象、明快，将

比较固定的一具词语中的某一个字暂时加以更换。如“与其说

他向前看，倒不如说他向,，钱“看”。可见换字可使语言很有

说服力，铿锵有力，十分生动，形象逼真。

（二）句法

切实掌握公文写作中的常用句式及其特征是十分必要

的，它不仅可以提高公文写作的时效性，而且可以把公文写

得言简意赅、鲜明生动。公文句式的修辞，除遵守普通写作

句式修辞规律外，还要按照公文写作的特殊要求，突出自身

的句法特征。常用句法有以下几种：

1、以“为”、“为了”做句首，以直接说明目的为特征的

句式。为了把行文目的准确、简明的表达出来，便于受文方

理解和掌握，常用以介词“为”、“为了”做句首，并切直接讲

行文目的句式。说明上又分为两种方法：一是在“为”、“为了”

的后面直接写出目的、对象、内容。二是先叙述所提出公务

活动中的问题，尔后在“为“、"为了”的后面用"此’‘、”这一问

题”以此说明为什么要行文。如“为此，特布告如下：”，“为

了解决这一问题，特作如下通知。”这样做可以使文字简洁明

快。

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2、以“数词”为特征的浓缩句式。为了言简的需要，在

公文写作中常对一些内容特定的长句，通过附以数词手法，

进行高度浓缩，使之言简意赅。比如，把党的基本路线概括

为“一个中心，两个基本点，，；再如“两个转变、“三改三加强”

等。浓缩句式要借助于数词或者数量词。采用这种修辞方法,

应当注意切勿为浓缩而浓缩，使句意难懂，甚至带来歧义。

3、以“综合”为特征的综说句式。使用综说句可以使公

文达到简洁、精干的修辞效果。所谓综说句，即把几个并列

成份联结在一起，由句中的一个相允许思的成份综合成句的

一种句式。这种句式普通分作两种情形：一是综合修辞在前，

并列成份在后。如把“实现干部革命化，实现干部知识化，实

现干部专业化，实现干部年轻化工综合为“实现干部革命化、

知识化、专业化、年轻化"。二是并列成份在前，综合修辞在

后。这种用法前句多用虚拟语气，如“只要XXX,只要XXX,

只要XXX,就要XXX”,可见不仅节省文字，而且铿锵有力。

4、以“将”为特征的宾提句式。一些批转、转发性通知

及载运总结、计划、调查报告等非法定公文时所用的法定公

文（即文件头），通常在开头起笔处采用这种句式。这种句

式会使语言刚劲有力。比如："现将《XXXXXXX》发给你们，

请认真办理。”“现将《XXXXXX》送上，请审示。”

5、以“是”、“妥”为特征的重后句式。公文中请示的结

语，基本上采用重后句式。所谓“重后。是指一句话中两个

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截然不同的含意，一个为“虚”，一个为“实”，而且"虚意"位

前，“实意”在后。例如“是否可行，请批示”、“当否，请批示”。

前半句是“虚意”，是作者本心不愿看到的。后半句为“实意”，

是作者的真正意图。请示的结尾采用重后修辞，不仅文字精

炼，而且，体现了作者的肯定性要求与工作的严肃性。

6、以“强调语”为首做特征的祈使句式。下行文中常用

的祈使句，主要有两类：一类是带有命令语气以示肯定的句

式。如“必须XXX"、"要XXX"、“坚决XXX"、"严格XXX”等，其

中处于句首的“必须”、“要”、“坚决”、“严格”均属强调性词

语。另一类是带有禁止语气以示否定的句式，如“不许XXX”、

“严禁XXX”、"禁止XXX”、“打击XXX”等，它们大都是冠以“禁

止”、“制止”、"严禁"、“不许"、"不得"等强调意义词语，以

示庄重、严格。一些强调词语在祈使句中运用，能进一步加

强祈使句的强调语势