公司总经办职务说明书

公司总经办职务说明书

总经办主任职务说明书

岗位名称：总经办主任员工姓名：

所属部门：总经理办公室到任本职日期：//

工资级别范围：等级至等级目前工资级别：

薪酬类型：岗位分析日期：2023年8月

肉位编号：岗位定员：1现有人数：1

直接上级：直接下属部门/岗位：

股份公司总经理总经办副主任、总经办各岗位、车队班长

岗位设立目的：

统筹管理公司行政后勤事务、法律事务和股证管理事务，组织起草公司行政文字材料，安排公司接

待工作及大型活动和会议，组织收集和分析有关政策和经济信包，发挥参谋和助手作用

职责与工作任务：

职责描述：负责公司平常行政事务，协助公司领导完毕管理协调工作工作时间比例：5%

1.组织拟定公司平常行政管理制度，规范公司行政行为频次：不定期

取责一2.根据公司领导指示，完毕公司管理协调工作频次：平常

工作

任务

3.组织检查、规范、督促公司各部门行政职能频次：平常

4.参与制定其他内部控制制度频次：不定期

职责描述：负充总经理办公会、综合调度会和其他专业性会议会务工作工作时间比例：10$

1.组织总经理办公会、综合调度会和其他专业性会议的会务安

频次：平常

排和告知

职责二

工作

任务2.组织安排各会务的场合，协调会议冲突频次：平常

3.完毕总经理办公会会议纪要频次：平常

4.组织记录公司综合调度会会议内容，并及时进行宣传频次：每周一次

5.组织规范其他专业性会议频次：平常

职责描述：组织贯彻总经理办公会、综合调度会等有关决议、决定工作时间比例：10%

1.组织对会议内容进行整理、分析频次：平常

2.根据会议决议、决定，结合公司领导指示贯彻贯彻相应匚作频次：平常

3.明确并协调各职能部门在贯彻贯彻会议决议、决定中的工作

频次：平常

职责三关系

工作

任务4.组织对各部门贯彻贯彻会议决议、决定情况的检查、协调、

频次：平常

催办和督办

5.组织将会议决议、决定贯彻贯彻情况进行总结与分析频次：平常

6.及时向公司领导报告会议决议、决定贯彻贯彻的进展和完毕

频次：平第

情况

职责描述：负责公司股证管理、法律事务管理等方面的组织、管理工作时间比例：15$

1.组织部门员工对相关股证、法律和协议的学习与培训频次：不定期

2.与中国证监会、省证管办、上海证券交易所、各中介机构之

频次：平常

间等密切沟通与联系，组织进行股证管理

取责四3.组织收集、整理与分析上市公司信息，及时采用应对措施频次：平常

工作

任务4.组织对国家相关法律法规实行或废除的关注与分析频次：不定期

5.组织开展公司法律事务，减少或避免公W法律纠纷频次：平常

6.组织对公司各种协议进行审查、登记频次：平常

7.适时与同类型公司开展工作交流频次：不定期

取责描述：负责组织起草和审定公司行政工作计划及以公司名义上报、

工作时间比例：20%

下发的文献和其他综合性材料

1.按公司领导指示，组织起草和审定公司行政工作计划频次：每年一次

取责五

2.组织起草或编辑《公司工作报告》频次：每年一次

工作

任务

3.组织起草公司《报告材料》频次：不定期

4.组织编辑公司《内部参阅》和《情况通报》频次：每月至少一次

5.组织编辑公司《年鉴》频次：每年一次

6.组织对公司发文进行审核、登记、编号下发频次：平常

7.组织审核公司行政对外材料，组织公司对外形象的宣传工作频次：平常

8.组织完毕政策调研和调查研究，向领导提供信息和政情通

频次：平常

报，为公司决策领导提供依据

职责描述：负责组织管理公司档案及有关资料，维护档案的完整与安全，

积极提供运用，为公句生产、经营服务

工作时间比例：5%

1.组织制定公司公司档案管理制度，并贯彻贯彻频次：不定期

职责六

工作2.组织收集、鉴定、及管理公司档案频次：不定期

任务

3.组织档案资料的编研和档案资料信息的开发运用频次：不定期

4.组织对档案业务进行监督和指导频次：不定期

职责描述：组织公司接待工作的管理工作时间比例：5%

1.组织拟定公司接待管理制度，并规范执行频次：不定期

2.组织公司平常接待工作的审核与管理频次：平常

职责七

工作

3.组织公司接待物资管理，并进行有效监控频次：平常

任务

4.组织公司对外形象的宣传，树立公司良好的公司形象须次：不定期

5.组织公司重大活动的策划与准备顺次：不定期

职责描述：组织完毕相关行政后勤事务工作时间比例：20%

1.对公司通讯管理制度提出完善意见并执行频次：不定期

取费八工作2.组织开展公司各类印鉴的使用管理，办公用品的采购、管理

和发放，办公楼的规范管理，办公饮用水的管理，卫生绿化顺次：不定期

任务管理制度的制定核检查工作

3.公司报刊、杂志、信件、包裹、汇款的收发工作频次：不定期

职责描述：负责部门内部组织管理工作工作时间比例：5%

取责九

1.制定部门工作计划和经费预算，组织、协调并指导各岗位人

工作频次：平常

员完毕各项工作任务

任务2.负责考核、评价下属人员的工作绩效，保证考核的科学性、

频次：平常

合理性、公平性

3.组织部门技能培训，连续提高部门员工的工作能力频次：平常

4.控制部门预算，减少费用成本频次：平常

取责十职责描述：完毕上级交办的其他工作工作时间比例：5%

相关权限：

-对公司平常行政事务有管理权，对内部控制度有拟定权

■在授权范围内，有协助公司领导进行各种内部管理工作的协调权

■对公司各种会务工作有协调权

•对公司会议做出的有关决议、决定有督办、协调、检查权

■在权限范围内，有权代表公司进行对外联络

-对公司股证管理、法律事务和协议管理有组织、管理权

■对公司的接待管理工作有管理权

■对机关事务、档案管理的管理制度有拟定权、管理权

・对公司计划范围内的部门经费有支配权

-在权限范围内，有代表公司对外联络的权力

•对直接下级的工作分派权、指挥权、考核权、奖惩建议权、任免提名权及淘汰建议权

-对直接下级的工作争议有裁决权

•本领域（专业）获取信息、知识的工具的使用权

•学习和接受再教育的权利

■办公工具和劳动工具的使用权

■相关事情的知情权

报告关系：

以上职责，向股份公司总经理报告

工作协作关系：

•公司内部各部门

■公司外部政府有关部门、中国证监会、省证管办、上海证券交易所、火车站、供应商、广告商、客户

等相关部门与单位

工作环境：

■独立办公室

使用工具设备：

■一般办公自动化设备

工作时间特性：

•正常工作时间，经常出差

任职资格：

最低学历规定：

•大学本科或本科以上

所需学校专业背景：

■行政管理、工商管理、法律管理、化工相关专业

所需工作经险：

■5年以上相关工作经脸，3年以上管理经脸

所■需培训的科目：

•行政管理、公共关系、证券、法律、信息管理

所需熟悉的知识面：

■行政管理、法律、证券、公司管理、档案管理、秘书学、会计知识

所需工作技能：

■领导能力

•判断与决策能力

■组织能力

■计划与执行能力

■目的设立能力

•流程管理能力

-预算管理能力

•解决问题能力

•化解冲突能力

■人际沟通技巧

-书面/口头表达能力

•时间管理能力

个人素质规定：

■诚实敬业

-人际敏感性

・团队合作

■适应能力

-充满自信

•创新精神

■知识分享

副主任职务说明书

岗位名称：副主任员工姓名：

所属部门：总经理办公室到任本职日期：//

工资级别范国；等级至等级目前工资级别：

薪酬类型：岗位分析日期：2023年8月

岗位编号：岗位定员：现有人数：

直接上级：直接下属部门/岗位：

总经办主任

岗位设立目的：

在总经办主任的领导下，协助总经办主任负责公司平常行政事务，协助总经办主任做好管理协调工

作，并f办助组织搞好政策调研和调查研究，向领导提供信息和政情通报，为公司领导决策提供依据，起

好参谋和助手作用

取责与工作任务：

职员描述：在总经办主任的领导下，沙助总经办主任负质公司平常行政

工作时间比例：10%

事务，协助公司领导做好管理协调工作

1.协助总经办主任组织拟定公司平常行政管理制度，规范公司

频次：不定期

行政行为

职责一2.协助总经办主任组织拟定部门工作计划，并组织实行频次：每年一次

工作

任务3.根据公司领导指示，做好公司管理协调工作频次：平常

4.协助总经办主任组织检查、规范、督促公司各部门行政职能频次：平常

5.参与制定其他内部控制制度频次：不定期

职费描述：协助总经办主任负责总经理办公会、综合调度会和其他专业

工作时间比例：5%

性会议的会务工作

取费二

1.协助总经办主任组织总经理办公会、综合调度会和其他专业

工作频次：平常

性会议的会务的安排和告知

任务

2.协助总经办主任组织安排各会务的场合，协调会议冲突频次：平常

3.协助总经办主任做好总经理办公会会议纪要频次：平常

4.协助总经办主任组织记录和归档公司综合调度会会议内容，

频次：每周一次

并及时进行宣传

5.协助总经办主任组织规范其他专业性会议频次：平常

职责描述：协助总经办主任负责组织贯彻总经理办公会、综合调度会等

会议做出的有关决议、决定，协调各职能部门的工作关系，做好检查、工作时间比例：5%

协调、催办、督办工作

1.协助总经办主任组织对会议内容进行整理、分析6.频次：平常

2.协助总经办主任根据会议决议、决定，结合公司领导指示贯

7.频次：平常

彻贯彻相应工作

职责三

3.协助总经办主任明确并协调各职能部门的工作关系8.频次:平常

工作

任务4.协助总经办主任组织对各部门贯彻贯彻情况的检查、协调、

9.频次：平常

催办和督办

5.协助总经办主任组织将贯彻贯彻情况进行总结与分析10.频次：平常

6.及时向总经办主任及公司领导报告工作进展和完毕情况频次：平常

职责描述：协助总经办主任负责组织起草和审定公司行政工作计划及以

工作时间比例：10%

公司名义上报、下发的文献和其他综合性材料

1.协助总经办主任按公司领导指示，组织起草和审定公司行政

频次：每年一次

工作计划

2.协助总经办主任组织起草《公司工作报告》频次：每年一次

3.协助总经办主任组织起草公司《报告材料》频次：不定期

取责四4.协助总经办主任组织编辑公司《内部参阅》和《情况通报》频次：每月一次

工作

任务5.协助总经办主任组织编辑公司《年鉴》领次：每年一次

6.协助总经办主任组织对公司发文进行审核、登记、编号下发频次：平常

7.协助总经办主任组织审核公司行政对外材料频次：平常

8.协助总经办主任组织搞好政策调研和调查研究，向领导提供

信息和政情通报，为公司决策领导提供依据，起好参谋和助频次：平常

手作用

职责描述：在总经办主任的直接领导下，负贵组织管理公司档案及有关

工作时间比例：15$

资料，维护档案的完整与安全，积极提供运用，为公司生产、经营服务

1.协助总经办主任组织制定公司公司档案管理制度，并贯彻贯

频次：不定期

彻

2.协助总经办主任组织对公司档案的接受与征集频次：不定期

取责五

3.协助总经办主任组织对公司档案进行鉴定、系统整理频次：不定期

工作

任务4.协助总经办主任组织对公司档案进行管理、提供运用和记录

频次：不定期

工作

5.协助总经办主任组织档案资料的编研和档案资料信息的开

频次：不定期

发运用

6.协助总经办主任组织对档案业务进行监督和指导频次：不定期

职责描述：在总经办主任的直接领导下，负责制定和完善机关事务工作

工作时间比例：15%

管理,完毕机关事务工作

1.协助总经办主任组织制定公司通讯管理制度频次：不定期

2.协助总经办主任组织公司办公用品的采购和管理频次：不定期

职责六3.协助总经办主任组织对公司办公楼进行规范管理频次：平常

工作

4.协助总经办主任组织制定和完善公司卫生绿化管理制度，并

任务频次：不定期

实行检查、督促

5.协助总经办主任组织对公司办公引用水的管理频次：每年一次

6.协助总经办主任组织公司机关事务的服务协调和配合工作频次：平常

职责描述：在总经办主任的直接领导下，负责组织公司领导文献的传阅

及报刊、传真、信件的管理以及公司文献的收发及管理，作好公司机要工作时间比例：5%

文书以及妆发工作

1.协助总经办主任组织公司文献的收发频次：平常

取责七

2.协助总经办主任组织公司领导文献的传阅频次：平常

工作

任务3.协助总经办主任组织制定和完善公司传真、机要管理制度频次：不定期

4.协助总经办主任组织公司各单位和个人报刊信件、杂志、包

频次：平常

裹、汇款的收发工作

职责描述：在总经办主任的直接领导下，负责组织制定部门责任费用，

制定和完善公司各类印鉴使用规定，制定和完善公司复印、打印制度和

工作时间比例：5%

办法，保证部门责任费用的控制和公司印鉴使用安全，以及复印、打印

正常进行

1.协助总经办主任组织本部门各项责任费用的计划、控制、记

频次:每年一次

录和核算

2.协助总经办主任组织公司及领导印饕、介绍信、证明等的管

取责八频次：不定期

理和使用

工作

3.协助总经办主任组织公司复印机、油印机、打印机的保养和

任务频次：不定期

维护

4.协助总经办主任组织对公司公文材料的打印、排版和复印频次：平常

5.协助总经办主任组织对打印材料的登记、记录，建立健全相

频次：平常

关台帐，对机密文献，组织进行保密

职责描述：在总经办主任的直接领导下，负责公司公务用车的管理、客

工作时间比例：15$

运运送以及车辆的维修、保养、技术鉴定与平常管理

1、协助总经办主任组织制定公司小车班车辆的管理与维护制度频次：每半一次

2、协助总经办主任组织对驾驶员、车辆管理员、维修人员定期

频次：平常

进行交通规则、安全行车、文明检修等方面的职业教育

3、协助总经办主任组织对公司小车班车辆维修、保养、技术婴

频次：平常

取费九定与平常管理

工作

任务4、协助总经办主任组织建立健全各类车辆设备技术、维修保养

频次：平常

档案

5、协助总经办主任组织公司小车班车辆所需配件的购直、验收、

频次：平常

保管等管理工祚

6、协助总经办主任组织公司小车班车辆行使证年检、二级维护

颇次：不定期

证、道路运送证等的办理工作

职责描述：在总经办主任的直接领导下，组织公司办公用品的采购、管

工作时间比例：5%

理和发放

取责十

工作1.协助总经办主任组织公司办公用品的采购、管理和分发频次：不定期

任务2.协助总经办主任组织公司接待物资和周转金的管理频次：不定期

职责描述：协助总经办主任负责组织部门绩效工资、劳动纪律管理，激

工作时间比例：5%

发部门员工的工作热情

职责十1.协助总经办主任组织制定和完善部门绩效工资、劳动纪律管

频次：每年一次

理制度

工作

任务

2.协助总经办主任组织考核部门员工工作，并根据考核，进行

频次：每月一次

绩效工资分派

取责十

职责描述：完毕上级交办的其他工作工作时间比例：5%

相关权限：

-配合总经办主任，有参与公司平常行政事务管理权，内部控制制度拟定权

•在授权范围内，有协助公司领导做好管理协调权

■总经办组织机构设立的建议以

■对公司各种会务工作有安排协调权

■在总经办主任的直接领导下，对公司会议做出的有关决议、决定有检查、协调、催办、督办权

■在权限范围内，有代表公司对外联络权

•有对下级员工向位调配的建议权、任命的提名权和考核建议权

■有机关事务、档案馆、小车班的管理制度拟定权、管理权

■权限内资金的审批权

•本领域（专业）获取信息、知识的工具的使用权

■学习和接受再教育的权利

■办公工具和劳动工具的使用权

■相关事情的知情权

报告关系：

■以上职责，向总经办主任报告

工作协作关系：

■公司内部：各车间和部门

■公司外部政府有关部门、中国证监会、省证管办、上海证券交易所、火车站、供应商、广告商、

客户等相关部门与单位

工作环境：

■独立办公室

使用工具设备：

■一般办公自动化设备

工作时间特性：

■正常工作时间，经常出差

任职资格：

最低学历规定：

•大学专科

所需学校专业背景：

■行政、法律管理相关知识

所需资格证书：

■

所需工作经验：

■4年以上相关工作经脸，2年以上管理经脸

所需培训的科目：

■公司管理、证券、法律、行政管理

所需熟悉的知识面：

■公司管理、行政管理、法律、证券、档案管理、秘书学

所需工作技能：

■领导能力

-判断与决策能力

■组织能力

■计划与执行能力

■目的设立能力

■流程管理能力

■预算管理能力

-解决问题能力

■化解冲突能力

■人际沟通技巧

■书面/口头表达能力

■时间管理能力

■计算机网络应用能力

■纯熟使用计算机办公软件

个人素质规定：

-人际敏感性

■适应能力

•充满自信

■创新精神

■正直诚实

■知识分享

■创业精神

机要秘书职务说明书

岗位名称：机要秘书员工姓名：

所属部门：总经理办公室到任本职日期：//

工资级别范国；等级至等级目前工资级别：

薪酬类型：岗位分析日期：2023年8月

岗位编号：岗位定员：现有人数：

直接上级：直接下属部门/岗位：

总经办主任

岗位设立目的：

负责起草公司行政文字材料，统筹安排公司接待管理相关事宜，参与对外宣传公司形象工作，收集

和分析有关政策和经济信息

取责与工作任务：

职责描述：负责起草公司相关行政文字材料工作时间比例：25%

1.起草《公句工作报告》、《半年生产经营及改革发展情况》等

频次：

相关材料

职责一

工作

任务2.收集相关素材并编写公司《年鉴》，撰写相关评论文章频次：不定期

3.负责记录公司每周综合调度会议并上传公司信息网络频次：每周一次

取责描述：负责公司发文的审核、登记、编号下发、上报及存档工作时间比例：5%

1.公司各单便发文内容和子续的审核、登记与细号与存档频次：不定期

职责二

工作

2.公司对外稿件的审核与起草、修订、登记频次：不定期

任务

3.集团公司或其他上级管理部门所需公司资料的上报频次：不定期

职费描述：负责传达、贯彻、检查公司相关决定和决仪.的贯彻执行情况工作时间比例：5%

职责三

工作1.在授权范围内传达公司指示、指令、决定、决议频次：不定期

任务

2.监督、检查各部门完毕公司领导规定工作的情况频次：不定期

3.督办未准时完毕工作的单位频次：不定期

4.向上级领导报告相关工作进展情况频次：不定期

职责描述：负责收集、整理、分析相关政策和经济等信息，形成书面报

工作时间比例：15%

告材料，并汇总到信息中心

1.根据公司生产经营需要和信息中心制订的信息收集方案和

频次：天天

规则，多种渠道收集相关政策、经济等信息

职责四

工作2.对收集到的各种信息进行分类和整理频次：不定期

任务

3.将整理后的信息形成书面报告材料，如《情况通报》、《内参》

等，提交相关领导参考，同时将所有原始信息和报告材料传频次：每月一次以上

递给信息中心

取责描述：负责行政会议的会务工作和有关行政事务工作时间比例：10%

1.起草公司一周会议安排、公司总经理办公会告知频次：每周一次

2.起草公司年度工作会议的告知和资料储备与收集频次：每年一次

取责五

工作

3.起草公司厂情发布会安排与资料收集频次：半年

任务

4.负责其他会议资料的准备频次：平常

5,安排宾僧和园中园、行政楼的会议室用途频次：天天

职责描述：组织拟定并实行公司接待管理制度，负责接待物资的管理工作时间比例：10%

1.拟订公司接待工作管理制度频次：不定期

职责六

工作2.安排公司平常接待工作频次：平常

任务

3.对接待管理制度的实行情况进行考核频次：不定期

4.监督公司接待物资的采购工作，并进行接待物资的管理频次：不定期

取货描述：负责记录、汇总并报告公司接待费使用情况工作时间比例：5%

取责七

工作1.记录公司各部门接待费使用情况频次：不定期

任务

2.记录、汇总并报告公司全年接待费使用情况频次：半年

取责八职责描述：协助总经办主任筹备、安排公司的重大活动和会议工作时间比例：10%

1.公司重大活动的筹备安排频次：不定期

工作