2026年供水公司供应商质量约谈管理制度

2026年供水公司供应商质量约谈管理制度第一章总则第一条为规范公司供应商质量约谈工作，及时整改供应商提供产品/服务的质量问题，强化供应商质量管理责任，保障公司供水生产、运维等环节的物资供应安全与质量稳定，结合公司供应商管理、物资采购及质量管控实际，依据《中华人民共和国产品质量法》《政府采购法》《民法典》（合同编）等相关法律法规，制定本供应商质量约谈管理制度。第二条本制度适用于公司所有合作供应商（包括管材、药剂、检测设备、供水设备等物资供应商，及运维、检测等服务供应商）的质量约谈全流程，涵盖约谈触发、约谈筹备、约谈实施、整改跟踪、结果应用等环节；外协单位代为采购物资涉及质量问题的，参照本制度对对应供应商开展约谈。第三条供应商质量约谈遵循四大核心原则：一是问题导向原则，聚焦质量问题本质，明确整改要求，不流于形式；二是权责对等原则，根据质量问题严重程度、供应商责任占比开展约谈，划分整改责任；三是闭环管理原则，从约谈启动到整改验收形成完整闭环，确保问题整改到位；四是分级管理原则，按质量问题严重程度分级开展约谈，匹配不同的整改要求与结果应用方式。第四条各部门职责划分：采购管理部门为供应商质量约谈牵头部门，负责约谈组织、供应商对接、整改跟踪；质量管理部门负责质量问题核查、整改验收标准制定；使用部门负责反馈产品/服务质量问题、配合整改效果验证；法务部门负责约谈过程的合规性审核、违约责任界定；审计部门负责监督约谈流程及整改结果的落实情况。第二章约谈范围与触发条件第五条约谈范围界定：本制度所指质量约谈覆盖所有因产品/服务质量问题影响公司正常运营的供应商，包括但不限于：物资供应类供应商（管材、净水药剂、仪表设备等）、服务类供应商（管网检测、设备维保、水质检测等）、工程类供应商（管网改造、二次供水设施建设等）。第六条约谈触发条件：供应商出现以下情形之一的，启动质量约谈程序：一是单次交付物资抽检不合格率达到规定比例，或连续批次出现质量指标不达标；二是提供的产品/服务导致公司生产运维环节出现质量隐患或事故；三是售后响应不及时、整改不到位，影响物资正常使用；四是产品/服务与合同约定标准不符，且拒不配合核实整改；五是监管部门抽检发现供应商提供产品存在质量问题；六是其他经公司判定需开展质量约谈的质量问题情形。第七条约谈分级标准：根据质量问题严重程度、影响范围，将约谈划分为普通约谈、重点约谈、严肃约谈三个等级。普通约谈适用于轻微质量问题，由采购管理部门单独约谈；重点约谈适用于较严重质量问题，由采购管理部门联合质量管理部门约谈；严肃约谈适用于重大质量问题或多次整改不到位的情形，由公司管理层牵头约谈。第三章约谈筹备管理第八条约谈申请与审批：质量问题发生后，使用部门或质量管理部门向采购管理部门提交约谈申请，说明问题详情、影响范围、初步责任判定等；采购管理部门审核申请材料，根据问题等级确定约谈等级及参与部门，普通约谈报部门负责人审批，重点/严肃约谈报管理层审批；审批通过后，正式启动约谈筹备工作。第九条证据收集整理：采购管理部门联合质量管理部门收集质量问题相关证据，包括检测报告、现场照片/视频、合同条款、沟通记录、使用记录等；证据需真实、完整、可追溯，按规范整理成册，作为约谈时明确问题、界定责任的核心依据；涉及第三方检测的，需提供具备资质的检测机构出具的报告。第十条约谈通知送达：采购管理部门在约谈前规定时限内，以书面形式向供应商送达约谈通知，明确约谈时间、地点、参与人员、约谈事由、需准备的材料等；供应商需在收到通知后规定时限内反馈是否参会，无故缺席的，视为认可约谈指出的质量问题，公司将按合同约定追究违约责任。第十一条约谈方案制定：采购管理部门根据约谈等级制定约谈方案，明确约谈议程、核心沟通要点、整改要求框架、结果应用建议等；重点/严肃约谈的方案需组织参与部门评审，确保方案针对性、可操作性，为约谈实施提供清晰指引。第四章约谈实施管理第十二条约谈参会要求：普通约谈由采购管理部门、质量管理部门及使用部门相关人员参会；重点约谈增加法务部门人员参会；严肃约谈由公司管理层、采购、质量、使用、法务、审计等部门人员参会；供应商需由其质量负责人或授权代表参会，重大问题需法定代表人参会，未按要求参会的，约谈延期且加重后续整改要求。第十三条约谈沟通要求：约谈过程中，先由公司相关部门陈述质量问题事实、展示证据，明确问题造成的影响及损失；再由供应商说明问题原因、整改措施及时间安排；双方就整改责任、整改标准、整改时限等核心内容达成一致，无法达成一致的，由法务部门依据合同条款界定违约责任。第十四条约谈记录要求：约谈过程需安排专人记录，完整记录双方发言内容、达成的共识、未达成一致的争议点、整改要求等；约谈记录需经双方参会人员签字确认，供应商拒绝签字的，需在记录中注明，由公司参会人员共同签字佐证；约谈记录作为整改跟踪、责任追究的重要依据。第十五条约谈纪要出具：约谈结束后规定时限内，采购管理部门整理形成正式约谈纪要，明确质量问题、整改目标、整改措施、整改时限、验收标准、违约责任等核心内容；纪要经公司参会部门审核后，送达供应商签字盖章确认，作为整改执行的正式依据。第五章约谈后整改管理第十六条整改方案提交：供应商需在约谈纪要约定时限内，提交书面整改方案，明确整改责任人、具体整改措施、进度计划、质量保障措施等；整改方案需经采购管理部门、质量管理部门审核，审核不合格的，责令供应商重新制定，直至符合要求。第十七条整改过程跟踪：采购管理部门联合质量管理部门跟踪供应商整改过程，定期核查整改进度、整改措施落实情况，重大整改需现场核查；供应商需按要求报送整改进度报告，未按进度整改的，及时预警并督促，必要时启动合同违约追责程序。第十八条整改验收要求：整改期限届满后，质量管理部门牵头开展整改验收，对照约谈纪要的验收标准，通过抽检、现场验证、资料核查等方式确认整改效果；验收合格的，纳入供应商质量档案；验收不合格的，再次启动约谈并加重整改要求，直至验收通过。第十九条结果应用管理：整改验收合格的，保留供应商合作资格，但需增加后续供货抽检频次；整改验收不合格或拒不整改的，视情节采取暂停合作、扣减履约保证金、终止合作、列入供应商黑名单等措施；涉及经济损失的，按合同约定追偿。第六章监督检查与责任追究第二十条监督检查机制：审计部门每季度开展供应商质量约谈整改专项检查，核查约谈流程合规性、整改措施落实情况、验收结果真实性；采购管理部门建立供应商质量约谈台账，记录约谈次数、问题类型、整改结果等，作为供应商年度评价的核心依据。第二十一条考核管理要求：将供应商质量约谈整改完成率、质量问题复发率纳入供应商年度考核体系，考核结果与下一年度合作份额、付款条件、合作资格挂钩；对整改到位、质量稳定的供应商，可适当增加合作份额；对频繁触发约谈、整改不力的供应商，降低合作份额或终止合作。第二十二条内部责任追究：采购管理部门未按要求组织约谈、跟踪整改，导致质量问题扩大的，追究部门负责人及经办人责任；质量管理部门未准确核查质量问题、制定验收标准，导致约谈整改失效的，限期整改并追究相关人员责任；使用部门未及时反馈质量问题，造成公司损失的，按公司管理制度追责。第七章附则第二十三条本制度由公司采购管理部门解释