合同管理标准文档模板

合同管理标准一、适用业务场景业务合作类：如供应商采购合同、经销商合作协议、渠道拓展合同等；服务提供类：如咨询服务合同、技术服务合同、外包服务合同等；项目执行类：如工程建设合同、研发项目合同、委托加工合同等；其他类：如保密协议、授权使用合同、租赁合同等。二、合同管理全流程操作指引1.合同发起与起草责任主体：业务部门负责人或经办人（如经理、专员）；操作内容：（1）明确合作双方基本信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；（2）确定合同核心要素：合作标的（产品/服务名称、规格型号）、数量、质量标准、履行期限（起始/结束时间）、交付方式、验收标准、合同金额（含单价、总价、币种）、付款方式（预付款、进度款、尾款比例及支付节点）、违约责任（违约金计算方式、赔偿范围）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）；（3）参考模板起草合同文本，保证条款无歧义、符合法律法规要求；（4）内部审核：业务部门负责人确认业务真实性、财务部门审核金额及付款条款、法务部门审核法律风险。2.合同评审与修订责任主体：业务部门、财务部门、法务部门、分管领导；操作内容：（1）组织评审会议（或线上流程），各部门针对职责范围内条款提出修改意见；（2）根据评审意见修订合同文本，重点核查：权利义务是否对等，是否存在单方面限制条款；违约责任是否明确，是否覆盖核心风险点；付款条件、交付时间等关键节点是否可量化、可执行；（3）修订完成后，由发起人汇总最终版本，确认各方无异议。3.合同签署与用印责任主体：法定代表人或授权代理人、行政部（用印管理）；操作内容：（1）双方签署：保证签字人具有合法授权权限（需提供授权委托书），签字字迹清晰、日期完整；（2）用印管理：合同文本需加盖合同专用章或公章，骑缝章完整覆盖合同页缝，用印登记表记录用印日期、份数、经办人；（3）合同份数：正本至少2份（双方各执1份），副本根据内部需求留存（如财务、业务部门各1份）。4.合同履行与跟踪责任主体：业务部门经办人、财务部门；操作内容：（1）建立《合同履行台账》，记录合同关键节点（如预付款支付、交付进度、验收时间、尾款支付）；（2）定期跟踪履行情况，若出现延迟履行、质量不符等问题，及时发函沟通并留存书面记录；（3）付款审核：财务部门核对合同条款、履行凭证（如验收单、发票），保证付款节点与约定一致。5.合同归档与查询责任主体：行政部/档案管理员、业务部门；操作内容：（1）合同签署后10个工作日内，将正本、副本、评审记录、用印登记表等资料整理成册；（2）档案分类：按合同类型（采购/服务等）、签订年度编号归档，电子档同步至管理系统；（3）借阅管理：建立借阅登记表，注明借阅人、借阅时间、归还期限，涉密合同需经分管领导批准。三、标准合同模板框架以下为通用合同核心条款模板，可根据具体业务调整内容：条款类别条款内容填写示例合同双方信息甲方（采购方）：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式乙方（供应方）：同上甲方：有限公司统一社会信用代码：91110地址：市区路号法定代表人：总乙方：YY科技有限公司统一社会信用代码：91111地址：市区路号法定代表人：经理合作标的产品/服务名称、规格型号、技术参数、质量标准（可附技术协议作为附件）产品名称：型号服务器规格型号：A2000质量标准：符合GB/T21671-2018国家标准数量与价格数量单位、单价（含税/不含税）、总价（大写+小写）、币种数量：10台单价：50000元/台（含税）总价：伍拾万元整（¥500,000.00）履行期限开始时间、结束时间、关键节点（如交付期、验收期）履行期限：自合同签订之日起30日内交付，交付后5个工作日内验收完毕付款方式分期付款比例、支付节点、账户信息（需与合同主体一致）1.预付款：合同签订后10个工作日内，支付总金额的30%；2.尾款：验收合格后10个工作日内，支付剩余70%验收标准验收方式、验收依据、验收异议处理流程验收方式：现场开箱检验+功能测试验收依据：本合同第三条约定的技术参数违约责任违约情形（如延迟交付、质量不符）、违约金计算方式、赔偿范围乙方延迟交付，每逾期1日，按合同总金额的0.05%支付违约金，逾期超过15日，甲方有权解除合同争议解决协商/调解/仲裁/诉讼，明确管辖机构或地点双方协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼解决其他约定合同生效条件（签字盖章后生效）、份数、附件清单、不可抗力条款附件：《技术协议》《产品规格书》本合同一式肆份，甲乙双方各执贰份，具有同等法律效力四、合同管理关键风险提示合规性审查：合同内容不得违反《民法典》《公司法》等法律法规，禁止设置“霸王条款”，如“最终解释权归甲方所有”等单方面免责条款；主体资格审查：签约前需核实对方营业执照、授权委托书（非法定代表人签署时）、资质证书（如行业准入许可），避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约；条款明确性：避免使用“大约”“尽快”等模糊表述，金额、时间、数量等需量化，违约责任需明确计算方式，避免争议