行政采购管理制度

行政采购管理制度第一章总则第一条为规范行政采购行为，降低行政运行成本，防范廉洁风险，保障机关、事业单位及所属企业日常运转所需物资、工程和服务及时、合规、经济供给，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国预算法》《行政事业性国有资产管理条例》等法律法规，结合本单位实际，制定本制度。第二条本制度所称行政采购，是指使用财政性资金、自筹资金或其他纳入预算管理的资金，以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括集中采购、分散采购、紧急采购、电子卖场直购、框架协议采购、跟单采购、租赁、以租代购、政府购买服务等形态。第三条行政采购应当遵循“预算约束、需求导向、公开透明、公平竞争、诚实信用、绩效优先、权责对等、全程留痕”的原则，坚持“无预算不采购、无审批不实施、无合同不支付、无验收不结算”的铁律。第四条本制度适用于本单位机关本级、所属预算单位及垂直管理机构的全部行政采购活动，驻外机构、临时机构、项目专班参照执行。境外采购、涉密采购、应急救灾采购按国家另行规定办理，但须将决策过程、采购结果、支付信息同步抄送本单位采购办备案。第二章组织体系与职责第五条成立“行政采购管理委员会”（以下简称“采委会”），由分管财务工作的副职领导任主任，成员由办公室、财务、资产、法规、审计、纪检、业务需求、信息化等部门负责人组成，人数保持单数，每届任期与单位领导班子同步。采委会下设办公室（简称“采购办”），挂靠财务部门，配备专职人员不少于3人，其中至少1人具备法律或采购职业资格。第六条采委会职责：（一）审定年度采购计划、采购预算、采购方式、重大采购项目需求论证报告；（二）决定100万元（含）以上项目采购文件、评分细则、合同文本、变更事项；（三）听取并审议采购质疑、投诉、监督检查及绩效评价报告；（四）对重大违法违纪采购事项提出处理建议；（五）建立并动态调整“供应商黑名单库”“评审专家库”“代理机构白名单”。第七条采购办职责：（一）统筹编制、汇总、调整年度采购计划，对接财政评审和政府采购预算系统；（二）统一建立并维护“行政采购信息管理平台”，实现需求填报、审批流转、公告发布、合同管理、验收支付、绩效评价、档案归集一网通办；（三）组织采购方式论证，依法选择公开招标、邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、询价、单一来源、电子卖场直购等方式；（四）统一抽取、考核评审专家，建立专家评价打分机制，对连续两次评分排名末位专家暂停抽取一年；（五）牵头处理质疑、投诉、举报、信访，3个工作日内书面回复，7个工作日内完成调查；（六）按季度向采委会提交《采购风险预警报告》，对异常低价、高频质疑、围标串标迹象进行红黄蓝预警。第八条需求部门职责：（一）在每年6月30日前通过系统填报下一年度采购需求，包括技术参数、数量、金额、进口必要性、节能环保要求、履约时间、售后标准等，并对真实性、合理性、合规性负完全责任；（二）配合采购办开展市场调查、价格测算、需求论证，严禁指定品牌、型号、供应商或设置排他性条款；（三）委派1名“采购联络员”参与开标、评标、验收，负责技术答疑及履约管理；（四）在合同签订后5个工作日内建立履约台账，每月更新进度，发现违约行为24小时内书面通报采购办。第九条财务部门职责：（一）在“预算管理一体化系统”中标注采购标识，确保指标可追踪、可冻结、可调剂；（二）对采购资金实行“双通道”控制，即合同付款节点与预算指标余额双重校验，无指标或指标不足系统自动拒付；（三）对预付款、尾款、质保金、履约保证金实行差异化比例管理，预付款比例原则上不超过合同价30%，确需超比例的须采委会特批；（四）牵头开展采购绩效评价，重点考核资金节约率、履约及时率、质量合格率、用户满意度、政策功能落实率，评价结果与下一年度预算安排挂钩。第十条法规与纪检部门职责：（一）对采购文件进行公平竞争审查，重点审查是否设置不合理条件、差别待遇、歧视性条款；（二）对开标、评标、谈判、验收等关键环节进行现场监督，填写《廉洁监督卡》，发现违规当场叫停；（三）建立“采购廉政档案”，对采购人代表、评审专家、代理机构、供应商四方主体实行“一项目一档案”，保存期限不少于15年；（四）对围标串标、虚假响应、恶意质疑、行贿送礼等违法违规行为，依规依纪依法移送纪检监察机关或公安机关。第三章采购预算与计划第十一条采购预算与部门预算同步编制、同步批复、同步公开。需求部门应优先通过“调剂存量资产、共享共用、修旧利废、政府调配”方式满足需求，确需购置的，须提交《增量配置必要性说明书》。第十二条年度采购计划实行“二上二下”流程：（一）“一上”：需求部门在每年6月30日前通过系统申报；（二）“一下”：采购办在7月31日前完成初审、汇总、价格测算，反馈修改意见；（三）“二上”：需求部门在8月15日前完成修改并重新提交；（四）“二下”：采委会在9月15日前审定，财务部门在9月30日前完成预算指标下达，采购办在10月15日前统一公开。第十三条采购计划一经下达，原则上不得调整。确需调整的，须履行“三审”程序：需求部门负责人初审、采购办复审、采委会终审，单次调增金额超过10%或绝对额超过50万元的，须报上级主管部门备案。第十四条对信息化项目、进口产品、单一来源采购，须同步提交《专家论证意见》《进口产品专家论证意见》《单一来源公示材料》，公示期不少于5个工作日，无异议后方可纳入计划。第四章采购方式与适用情形第十五条公开招标：单项或批量金额达到400万元（含）以上的货物、服务，或达到600万元（含）以上的工程，必须采用公开招标。任何单位和个人不得将项目化整为零规避招标。第十六条邀请招标：符合下列条件之一的，经采委会批准可采用邀请招标：（一）项目具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购；（二）采用公开招标方式费用占项目合同金额比例过大；（三）涉及国家安全、商业秘密，不适宜公开。邀请招标应随机抽取或通过资格预审方式产生不少于5家供应商。第十七条竞争性磋商：技术复杂、无法一次性提出详细需求或评分标准，需与供应商进行多轮沟通的项目，可采用竞争性磋商。磋商文件应明确磋商轮次、最后报价截止时间和综合评分细则。第十八条竞争性谈判：招标失败后重新招标仍失败、非采购人原因导致招标所需时间不能满足紧急需要的，可采用竞争性谈判。谈判小组由采购人代表和专家共5人以上单数组成，其中专家不少于三分之二。第十九条询价：规格统一、现货充足、价格透明、金额不超过100万元的货物，可采用询价。询价对象不少于3家，报价最低者成交，但须进行低价澄清。第二十条单一来源：符合《政府采购法》第三十一条规定情形，且专家论证、公示无异议的，可单一来源采购。金额100万元以下由采委会审批，100万元（含）以上报上级财政部门审批。第二十一条电子卖场直购：纳入政府电子卖场、网上超市、协议供货、定点采购目录，且金额不超过公开招标限额标准的，可直接下单。直购前须进行比价，比价记录自动存档。第二十二条紧急采购：因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等突发事件，不能按正常程序采购的，由应急指挥机构出具证明，经采委会主任、纪检部门双签字后，可先行实施后补手续，但须在5个工作日内补录全流程资料。第五章采购程序第二十三条需求提出。需求部门在系统填报《行政采购需求表》，上传技术参数、配置清单、服务标准、履约期限、售后要求、验收标准、风险防控措施，并对照《资产存量表》进行重复购置自检。第二十四条预算审查。财务部门对预算指标余额、支出经济分类、政府采购品目编码进行校验，系统自动冻结相应额度，生成《预算冻结通知书》。第二十五条市场调查。采购办组织需求部门、纪检部门成立3人以上调查小组，通过公开网站、行业报价平台、第三方数据、电话咨询、实地走访等方式，收集近一年内3家以上供应商市场价，形成《市场调查报告》，作为最高限价设定依据。第二十六条采购方式论证。采购办召开“方式论证会”，邀请法律、技术、经济专家各1人，采用记名投票方式确定采购方式，形成《方式论证纪要》，参会人员签字确认。第二十七条文件编制。采购文件应包括公告、邀请函、投标人须知、技术需求、评分标准、合同草案、履约验收标准、质疑投诉渠道、信用信息查询方式等。评分标准须明确价格、技术、服务、信誉、政策功能五大模块权重，价格分权重不低于30%，不得设置注册资本、资产总额、营业收入、纳税额等规模性条件。第二十八条公告发布。公开招标、竞争性磋商、竞争性谈判项目应在“中国政府采购网”“本单位门户网站”同步发布公告，公告期不少于5个工作日。公告内容须与采购文件完全一致，不得擅自变更。第二十九条开标准备。采购办提前1个工作日抽取专家，系统自动语音通知，专家名单密封打印，由纪检人员保管至开标前30分钟。开标室安装双路监控，全程录音录像，录像保存期限15年。第三十条开标评标。开标由采购办主持，投标人代表、纪检人员、公证人员全程在场。评标委员会由5人以上单数组成，其中专家不少于三分之二。评标采用综合评分法，价格分统一采用低价优先法计算，技术分去掉一个最高分和一个最低分后取平均。评标报告由全体评委签字，拒绝签字的须书面说明理由。第三十一条结果公告。中标结果公告应包括项目名称、中标金额、中标供应商、主要中标标的、评审专家名单、采购人联系方式，公告期1个工作日。公告同时向未中标供应商发出《中标通知书》和《未中标通知书》。第三十二条合同签订。采购人应在中标通知书发出之日起30日内，与中标供应商签订书面合同，合同标的、数量、质量、价款、履约期限、验收标准、违约责任、争议解决方式须与采购文件一致，不得另行订立背离合同实质性内容的协议。合同签订后2个工作日内，将合同扫描件上传至“行政采购信息管理平台”，系统自动生成合同编号。第三十三条履约验收。需求部门应在供应商提出验收申请后5个工作日内组织验收，成立3人以上验收小组，其中1人须为纪检人员。验收分资料验收、现场验收、性能测试三阶段，必要时委托第三方检测机构。验收合格后出具《验收报告》，不合格的发出《整改通知书》，整改后仍不合格的启动合同解除程序。第三十四条资金支付。财务部门凭合同、验收报告、发票、资金支付申请表、履约保证金到账凭证，在5个工作日内完成支付。采用“银行转账+电子回单”方式，严禁现金支付。质保金在质保期满且无质量争议后一次性无息退还。第三十五条档案管理。采购档案实行“一项目一档”，包括需求、预算、方式论证、文件、公告、开标评标音像、合同、验收、支付、质疑投诉、绩效评价等全流程资料，纸质档案保存15年，电子档案永久保存。档案室配备防火、防盗、防潮、防磁设施，借阅须履行审批登记。第六章价格控制与节约激励第三十六条建立“三价对比”机制：市场价、历史价、预算价。采购办每季度发布《主要采购品目价格蓝皮书》，作为最高限价设定依据。第三十七条推行“反向竞价+批量集中”。对通用性强、标准统一的货物，由采购办统一组织批量集中，反向竞价，价低者得，节约资金按“财政收回+单位留用”双通道管理，单位留用部分可用于弥补办公经费缺口，但须纳入下一年度预算。第三十八条建立“节约奖励基金”。年度采购资金节约率超过10%的，可按节约金额的5%提取奖励基金，用于奖励在需求优化、市场调查、谈判压价、验收严格等方面作出突出贡献的个人，每人每年不超过5000元，奖励名单公示5个工作日。第七章质疑投诉与争议处理第三十九条供应商认为采购文件、采购过程、中标结果损害其权益的，可在知道或应知其权益受损之日起7个工作日内，通过“行政采购信息管理平台”在线提出质疑，上传身份证明、权益受损说明、证明材料。第四十条采购办在收到质疑后3个工作日内完成形式审查，符合要求的予以受理，并暂停采购活动；不符合要求的一次性书面告知补正，补正后仍不符合的不予受理。第四十一条质疑处理采用“双人复核+专家评议”机制，原评标委员会成员不得参与复核。复核结果在7个工作日内书面答复，答复须载明事实认定、法律依据、处理决定、救济渠道。第四十二条质疑供应商对答复不满意，或采购办逾期未答复的，可在答复期满后15个工作日内向上级财政部门投诉。投诉期间，采购活动原则上暂停，但暂停可能给国家利益、社会公共利益造成重大损害的，经采委会主任、纪检部门双签字，可继续执行。第四十三条建立“采购争议调解室”，由法规、纪检、业务、财务、外部律师组成5人调解小组，对合同履约阶段发生的质量、进度、售后争议进行调解，调解达成协议的，签署《调解协议书》，协议书具有合同效力；调解不成的，引导当事人通过仲裁或诉讼解决。第八章绩效管理第四十四条采购项目全部纳入预算绩效管理，实行“目标设定、运行监控、绩效自评、财政评价、结果应用”闭环管理。第四十五条目标设定。需求部门在申报预算时同步填报《采购绩效目标表》，设置数量、质量、时效、成本、效益、满意度六类指标，指标须量化、可考核。第四十六条运行监控。采购办通过系统对合同签订、履约进度、资金支付、验收质量进行在线监控，发现偏离目标值10%以上的，系统自动亮黄灯，亮红灯项目由采委会约谈责任人。第四十七条绩效自评。需求部门在项目验收后30日内，对照绩效目标开展自评，上传佐证材料，自评结果分为优、良、中、差四档，差档项目须书面说明原因并限期整改。第四十八条财政评价。财务部门每年随机抽取不少于30%的项目开展重点评价，必要时委托第三方机构，评价结果与下一年度预算安排、采购计划挂钩，对连续两次评价为差的需求部门，暂停其一年采购申报资格。第四十九条结果应用。绩效评价结果在门户网站公开，接受社会监督；对绩效优的项目，对需求部门、采购办、供应商分别给予通报表扬；对绩效差的项目，对需求部门扣减下一年度同类预算10%，对供应商列入重点检查名单，对采购办扣减年度绩效奖金。第九章监督检查与责任追究第五十条建立“日常监督+专项检查+巡视巡察+审计监督”四位一体监督体系。纪检部门每季度对采购数据进行一次大数据筛查，重点发现异常低价、高频中标、关联投标、专家倾向打分等问题线索。第五十一条对采购人、代理机构、评审专家、供应商四方主体实行“负面清单”管理，出现下列行为之一的，列入黑名单，1—3年内禁止参与本单位采购活动：（一）提供虚假材料、虚假响应、虚假业绩；（二）恶意串通、围标串标、协商报价；（三）向采购人、代理机构、评审专家行贿或提供其他不正当利益；（四）无正当理由放弃中标、拒不签约、擅自变更、终止合同；（五）拒绝接受监督检查、提供虚假数据、销毁隐匿资料。第五十二条对采购人责任追究：（一）化整为零规避招标的，对直接责任人给予警告、记过、记大过处分，造成损失的，承担赔偿责任；（二）擅自变更采购方式、提高采购预算、签订阴阳合同的，对部门负责人给予诫勉谈话、调离岗位、免职处理；（三）与供应商串通，造成重大损失或恶劣影响的，移送纪检监察机关，涉嫌犯罪的移送司法机关。第五十三条对代理机构责任追究：（一）编制的采购文件存在歧视性、排他性条款的，限期改正，情节严重的，暂停代理资格1年；（二）泄露评标专家名单、投标人报价、评标细节的，终止委托合同，列入不良记录，3年内禁止代理本单位项目；（三）协助供应商围标串标的，永久禁止代理，没收代理服务费，涉嫌犯罪的移送司法机关。第五十四条对评审专家责任追究：（一）未按照采购文件规定的标准评分的，责令改正，扣减评审费，暂停抽取6个月；（二）与供应商私下接触、泄露评标情况的，取消专家资格，通报其所在单位，终身不得参与本单位项目评审；（三）收受财物或其他好处的，没收违法所得，移送纪检监察机关，涉嫌犯罪的移送司法机关。第五十五条建立“采购廉洁风险点清单”，覆盖需求编制、方式选择、文件编制、专家抽取、开标评标、合同签订、履约验收、资金支付、质疑投诉、绩效评价10个环节，每个环节明确风险表现、风险等级、防控措施、责任人员，实行销号管理。第十章信息化与数据治理第五十六条统一建设“行政采购信息管理平台”，实现与财政预算管理一体化系统、国库集中支付系统、资产管理系统、合同管理系统、发票查验系统、信用中国、中国政府采购网互联互通，数据一次录入、全程共享、自动校验。第五十七条平台功能模块包括：需求申报、预算冻结、方式论证、文件编制、公告发布、供应商报名、开评标、专家抽取、合同签订、履约验收、资金支付、质疑投诉、绩效评价、档案管理、数据大屏、风