2025年商务写作核心技能与攻略

公文写作基础知识（基础知识）

一，公文写作基本规定

公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵照某些

特殊的规律,公文写作基本规定就是对这些规律的反应.其内容是:合"法"，求实，合体，简要，严

谨，精确，规范，完整，清晰，耐久.

二，行文规则

行文规则是有关对的有效传递文献的规定，也是撰拟公文的指导根据.遵守行文规则具

有重要意义.

行文规则的重要内容包括:根据机关间的工作关系精确行文;选择合适的行文方式，一般

不越级行文;对的选择主送抄送机关;明确发文权限，不越权行文;坚持"党政文献分开”;联合

行文时作者应为"同级”;行文前需就有关问题协商一致严格控制文献数量，简化行文手续.

三,文稿书写规范

文稿书写规范重要波及:文稿用纸规定;图文区的规定;稿纸的使用;书写格式规定;字体

与多种计量单位的使用;标点符号使用;外文字母书写;公文中的数字表达;序号表达;标注格

式设计，排版，印刷注意事项的规定;文稿的修改;页码的标注;注释的处理;公式的处理;文中的

表格的编排.

四,公文写作的一般环节

公文写作前的准备

1.明确行文目的和规定.

2.确立公文主题.

3.选定公文文种.

4.占有材料.

5.确定详细体现方式.

撰拟文稿

1.安排好构造，一是确定总体的构成;二是确定正文的详细构成，处理好各构成部分的编

排次序，安排各层次，段落间的衔接与转换,处理好开头和结尾.

2.拟出写作提纲.

3.正式撰拟文稿.

审核修改

文稿的审核修正要认真严厉反复进行，要按规定的程序进行.

五，公文的语言特点

公文语言的重要特点是:庄严，精确，朴实，精炼，严谨，规范.这些特点详细体目前公文词语,

公文语句，公文体现,公文修辞中.

六，公文词语的选择

在选择词语的过程中应注意:认真辨析词语确实切含义，使词语的意义符合客观实际;注

意辨别词语的感情色彩，以对的体现作者的立场观点;注意词语声音和语气对语义的影响，以

提高体现效果;注意词语间的对的搭配，遵照语言法则;注意公文详细使用场所对词语风格的

规定,维护公文的严厉性及强制执行性;注意针对公文详细收受对象的特点选词，以“有的放矢

"便于理解和执行;注意根据公文中所波及的人和事物的特殊性质选词,以获得愈加鲜明直接

的体现效果;注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性;注意根据文种的不一样

特点选词，以保证语言得体而有力;注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果,扩展沟通的范

围.

七,公文中特殊事物和概念的体现规定

在对公文中所波及的事物和概念进行体现的过程中，除了必须遵照一般的语法规则，逻

辑规则之外，还必须遵照某些特殊规定.其中尤其需要注意:时间的体现;空间的体现;职务，姓

名的体现;数量的体现;范围的体现;程度的体现;语气神态的体现.

中,歧义是一种非常有害的语病，它将使作者与受文者对文献内容无法建立一致的理解，无法

实现沟通目的.因此，必须防止歧义的出现.

消除歧义的重要途径是语言变换;严禁滥用省略;在语句中增长必要的限定修饰成分;禁

用夸张，拟人，反语，双关等修辞格;语气一般不附加语义，必须附加时用标点符号作为辅助体

现方式，保证语句含义单一明确;以上下文提供尽量充足的语言环境.

公文写作基础知识二

L公文即公务文书，是党政机关，企事业单位，社会团体在进行公务活动时所使用的体式

完整,内容系统的多种书面材料.

2,狭义的公文指《国家行政机关公文处理措施》中规定的13类14种公文;广义的公

文既包括狭义的公文，也包括司法，军事，外交，科技等部门专用公文以及机关常用应用文，如

倡议书，请柬等等.还包括改革开放以来出现的市场调查汇报，商务阐明书等.

3,按使用范围划分，公文分为政务公文，专用公文，经济公文和平常事务类.

4,政务公文包括法定文种和非法定文种.法定文种即13类14种，命令，决定，公告，通告,

告知，通报，议案，汇报，请示，批复，意见，函，会议纪要.

非法定文种即9类14种,即计划，总结，调查汇报，简报，发言稿才是案,提议书，协议，聘书，章

程，条例，规定才昔施，电报.

5,专用公文:在科研，财经，司法，军事，外交等部门使用.包括科研文书，财经文书，司法文书,

军事文书，外交文书等.如科研汇报，试验汇报，可行性汇报，学术论文，设计阐明书，起诉书，公诉

书，法律意见书，答辩状,判决书，审计汇报，训令，照会，公约，申明等.

6,经济公文:包括经济协议，市场调查汇报,市场预测汇报，经济活动分析汇报，产销分析汇

报,质量分析汇报，广告，意向书，商务阐明书等.

7,平常事务公文:包括规章制度，简报，计划，总结，演讲稿，述职汇报，倡议书提议书才兆战书,

表扬信，感谢信,慰问信，聘书，请柬，证明，简介信，启事等.

8按行文方向划分，公文分为:上行文，下行文，平行文.

9,按和运转方向分为:收文，发文，内发文.

10,按处理时限分为:紧急公文一般当日办复;急办公文，一般3日内办复;常规公文，一般

7-10日内办复.

1L按机密程度划分:绝密文献，机密文献，秘密文献，一般公文.

12,公文的特点是什么

一，法定性二，权威性三实用性四，规范性五,时效性

13提高公文写作能力的措施重要有哪些

一，参与实践，增强整体素质.

政治素质经济意识业务素质

二，学习协作知识,熟悉常用文体

三，多读古今中外范文.

14,汇报是下级机关向上级机关汇报工作,反应状况提出提议的上行文.汇报分呈报性汇

报和呈转性汇报.

15,汇报重要包括标题，发文字号，主报机关，正文，发文机关，发文日期等.如有附件,则应在

正文下面一行空两格后写明附件的件数和名称.有抄报机关的,应在未页的下半部分写明.

16,请示:是下级机关祈求上级机关对某一工作,事项予以请示，同意的上行文.

17,请示的特点：

一，一文一事二，不能多头请示三,一般不能越级

18,请示包括标题，发文字号，主送机关，正文，发文机关，发文日期等内容.

19,请示和汇报有何区别

一，内容不一样.请示是一文一事，汇报内容可广泛.

二，对象不一样:请示只送一种领导机关，汇报可多头主送.

三，处理方式不一样:请示需要批复，汇报一般不需要批复.

四，行文时间不一样.请示是事先行文，汇报可在事前事中，事后行文.

20,函的特点彳亍文自由，用途广泛，灵活多样.

21,函的种类:商洽函,问询函，答复函,请示函，周知函.

22,值班记录是指把工作期间发生的事情，客户的意见或提议如实记录下来的书面材料.

23,值班记录的特点是:一，记实性二，直接性三,原始性

公文写作基础知识

一、公文的定义和分类

（一）定义

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、

状况的体现者、运载者，是机关实行管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情

上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的一直。我们要向上级汇报状况，需

要写成文献；我们要向乡镇、村安排什么工作，提工作规定，需要写成公文印发下去，备

查、备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一种什么决定,也要印制成公文。因

此,公文写作与我们每一种机关告知人员息息有关，可以说，具有较强的公文写作能力，

是每一种机关工作人员的基本素质规定。目前，各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人

员,有许数年轻人由于具有很好的文字功底，而被选拔进市、县党委、政府机关工作，从

而变化了自己的生活环境和人生境遇，杲些机关还由于选不到合适的文秘人员而发愁。由

此可见，重视公文写作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有愈加积极的作用。

（二）分类下载:公文写作基础知识全文

1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事

机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。今天讲的，重点是行政机关公文。

2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前，必须弄清晰

行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘,空公文、内部材料、一般公文5种。

我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，波及秘密问题的，不

能泄密。

4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、一般公文5种。

紧急公文的处理，我在背面要专门给大家讲。

5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。；夬定、告知、通报、汇报、请示、批

复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、

议案、提案、提议等等，局专用公文。今天讲的，重要是通用公文。

6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规

范性公文。

规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、告知、通报、议案、汇报、请示、

批复、意见、函、会议纪要。

非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查汇报、工

作计划类、工作总结类、提案、提议、阐明、发言稿、简报信息、书信类、启事类、条据

类、表格类、大事记等等。

（三）机关公文要素

机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正

文、附件、发文机关签名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版

记构成。

（四）公文处理包括哪些工作

公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

二、公文写作的共性规定

公文不一样于其他文字作品，它的写作、制发、史理必须按照固有的规定、特定的体

例格式来进行。

（-）确定文种

这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清晰这个文献具有或者说应当

发挥什么作用，是在什么背景下写这个文献材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为

何要写这个文献；写这个文献要到达什么目的，是安排工作、通报状况，还是处理困难问

题；文献是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采用哪个文种。一般说来：

L要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级

机关不合适的决定事项，选择《决定》文种。例如：党中央决定在全党（尤其是党员领导

干部）开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说,是件大事,因

此用决定文种；每年初的农村工作会议、计划生育工作会议上，县政府都要出台一种《有

关兑现**年农村工作（人口与计划生育工作）责任制的决定》，这就是个奖惩决定。

2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，合用公告。例如，

要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运行，这波及到广大三轮车从业人员

的切身利益，我们就要事先以多种方式发出公告，告知社会各界。联合执法队、建设局、

交警大队。要公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，例如停水停电，合适采用通

告文种。

3、我们要将上级的文献批转给下级执行，或者规定下级从哪些方面作好哪件工作时，

一般印发《告知》

4、向上级机关汇报工作、反应状况、答复上级机关的问询时，选用汇报类文种，如

工作汇报、状况汇报等等。（在其中，政府工作汇报是一种有特指内容的文种，政府工作

汇报是政府向同级人大或人大常委会汇报工作状况）

5、向上级机关反应并祈求协助处理困难和问题，选用《请示》。

6、答复下级机关的祈求事项，用《批复》。

7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理措施，一般选用《意

见》。

8、不相从属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间,例如绥

江县与三峡企业、与市财政、审计、国土等市政府部门，商洽问题、问询或答复问题，一

般用《函》。

9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用《会议纪要》。

10、尚有一种《命令》文种，重要合用于根据有关法律公布行政法规和规章（如主

席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令），这些法规、规章的制定,

要省级以上的国家机关才能制定和通过，因此，在市、县两级，一般不波及到《命令》文

种。以上讲的是一般原则，详细采用哪类文种，要根据详细状况来确定。

（二）规范与作

公文写作要努力做到“七个规范"：

1、主题规范。主题是文章所要体现的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例

外。公文主题的提炼原则，就是集中单一、鲜明显露。规定一文一事，一种主题，主题鲜

明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能模糊，不能让人产生歧义。

2、使用材料规范。公文材料的选用原则必须是真实经典，新鲜有力。所谓真实，就

是实实在在存在的、反应目前事物本质规律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不

是假的、人为编造的，也不是偶尔现象和个别现象。所谓经典，就是既是个性特性，又是

共性特性。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题，、提出的措施，必须是符合目前

实际的，必须是有说服力的。你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不

变的措施措施，由于事物总是在发展变化，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识

普遍迅速增强的这样一种时代下，假如总是一成不变、不思进取，不思索、不调研，写公

文也好、安排工作也好（实际上，写公文也是安排工作的一种方式），都做不到"有的放

矢"一即对准目的放剑，一剑中的。公文的选材原则与文学作品不一样，公文强调真实，

强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的关

键和灵魂。

一、公文写作的四条原则

企业秘书要写多种文体的公文，大到上万字的《工作汇报》，小到几十字的《告知》。

这些文字材料，无论是什么样的文体，也无论篇幅人小，均有某些最基本的写作原则规定，

只有掌握了这些原则规定，并且按照这些原则规定去做，才能使文字材料成型，才能使文

字材料有基本的质量。

这些基本原则规定是什么呢？重要有四条：

第一条是逻辑紧密，也就是说文章要有非常强的逻辑性。什么是文章的逻辑性呢？打

个比方说，文章的逻辑性就好象人身体内部有经络同样，文章内部也有“经络"，就是文

章内容的内在互相联络，构成了文章的逻辑性。逻辑紧密是说文章内容的内在联络要环环

相扣，不脱节，不错乱，给人一种"针插不进、水泼不进”的感觉。假如人身上的经络出

了毛病，就会得病，文章也是这样，逻辑乱了，也就不成文章了。某些年轻朋友所写的文

章之因此让人看了觉得很散，或者序言不搭后语，病根儿往往出在逻辑混乱上面。文章文

章，有"章"才能成"文"，这个〃章”就是逻辑性。囚此，写文章的时候一定要注意逻

辑性。

第二条是构造清晰，也就是说文章的构造要非常清晰。什么是文章的构造呢，打个比

方说，文章的构造就好象楼房的楼层同样，楼房是由一层一层盖起来的，文章也是由多种

层次构成的。这一条的要点有两点：一是文章内容的排列要有层次，通篇要分列成多种大

的层次，每一种大的层次中要有若干小的层次，通过层次的排列，使构造清晰；二是层次

的排列要有先后次序，按照先后次序排列层次，并且层次的次序排列不能随意，不能排错，

必须按照内容的内在联络排列，通过对的的层次次序排列，使构造清晰。某些年轻朋友在

写文章的时候，往往不会安排构造，或者不注意构造安排，所写出来的文章，让人看着杂

舌怀清，甚至糊涂，这就是构造不清晰导致的。因此，写文章一定要注意排列好层次，使

构造十分清晰。

第三条是内容表述对的，也就是说对文章内容的表述要对的，不能出现观点错误，假

如把观点表述错了，那是严重的失职行为，也是领导不能容许的。因此，必须保证内容表

述的对的性。这一条的要点有两点：首先是所写的事实必须真实，不能有假，文章不是

"编"出来的，而是根据事实写出来的，无中生有、弄虚作假、编造事实不行，不能玩儿

虚的；另首先是按照内容的客观规定体现观点，企业公文中所体现的观点,并不是作者个

人的观点，而是内容自身就存在的，因此必须根据内容的客观规定体现观点。某些年轻的

朋友在写文章的时候，往往根据自己的主观意愿写，自己怎么想的就怎么写出来，这样写

很轻易出错，必须注意自觉纠正这个习惯。

第四条是语言体现精确，也就是说要用精确的语言体现文章内容。这一条的要点有三

个：一是要选择好语言表述形式，企业公文有书面语言、口语语言、程式化语言三种表述

形式，应当根据需要选用对应的表述形式，需要用书面语言形式表述的，不能用口语语言

表述，需要用口语语言形式表述的,不能用书面语言表述；二是谴词造句要精确，必须根

据所要体现的内容需要,选用恰当的词句表述内容，既不能随意"谴词儿"，也不能随意

“造句儿"，假如这样做，肯定会出错；三是必须谨慎使用形容词，企业公文不是文学作

品，不能为了追求文章"生动〃就大量的使用形容词，只有在确实需要的时候，才能使用

形容词。

上面讲的四条基本原则，既是文章写作的规定，也是文章写作的基本功，需要在长期

的写作实践中刻苦修炼，才能不停提高。因此，但愿从事企业公文写作的秘书朋友和从事

文案制作的朋友，应当努力修炼这四项基本功。

二、怎样写单位工作汇报

企仔细研读了题为《励精图治再铸辉煌》的哈工大第四届教职工代表大会的工作汇

报，在这里,我结合实际谈一谈怎样写工作汇报。

我们懂得，更清晰、更快捷地让员工理解单位所获得的成绩，有效地贯彻贯彻下一步

的工作计划，是我们写工作汇报的重要目的。目前，工作汇报已逐渐在程式化、格式化的

风格上定位。并且，常常是文风朴实、常用直笔。

上面提到的这篇汇报，其构造简朴明了，基本框架如下：

各位代表、同志们：

我代表??做汇报，请各位代表审议。

一、过去工作回忆

二、未来工作展望

通读全篇，我们可以发现工作汇报有如下几种特性：

1、总结的客观性

2、措施的可行性

3、执行的约束力

4、明确的目的性

这几点，在如下的探讨中我们会有更深的认识。

在过去工作回忆这部分，常常谈及重要业绩、重要体会、存在的重要问题这三点.我

们懂得，只有认真分析总结经验教训，才能更好地为下一步工作提供参照根据。业绩是肯

定成绩，鼓舞人心的"本会是交流心得，再接再厉的；问题是发现局限性，予以改善的。

在未来工作展望这部分,常常是先分析形势，然后明确任务。分析形势是我国由来已

久的、汇报中不可或缺的一部分，它可以让员工懂得目前的状况，增强他们的归属感。明

确任务时一定要详细：首先是基本状况。需要对前期计划执行状况进行概要阐明，从而根

据下阶段的特点，找出目前执行计划的有利条件和不利原因，以保证新的工作计划建立在

切实可行的基础上。另一方面是经预测和论证，客观地把工作计划分解到各详细部门，使

之成为各部门的详细任务，包括对工作数量、质量、效率、经济效益等的规定。最终是环

节和措施。它规定写明"怎样做”的问题，包括指挥机构的建立、制度的形成、责任部门

的分工协作、时间安排等。它要尽量详细、详尽，便于检查，以保证工作计划在执行中环

环相扣,衔接自如。

三、秘书工作规定我们要不停提高自身修养

我虽有3年的秘书经验，但非"科班出身〃。一种很偶尔的机会，我加入了这个行列，

从那时起，便爱慕上这个职业。

作为秘书，要注意人际亲和。对外，我们代表的是一种企业的形象；对内，我们是联

络管理者和员工的纽带。合适的言辞、优雅的举止、清淡的装扮、整洁的衣冠都会给周围

的环境带来美感、轻松和活力。因而，自信、情绪稳定、理解和信赖他人、合作精神等性

格将对我们的工作产生积极影响。

此外，秘书还应重视第一印象，学会倾听他人的谈话；学会向他人体现发自内心的赞

美；学会保持自然、轻松和愉悦的表情;学会用朴实、亲切和精确的言语体现思想；学会

"罔谈彼短，靡恃己长。〃

四、文秘提高写作能力的途径

一种称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交

际能力、文字体现能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字体现能力是最重要、最基

本的，也是实现其他能力的基础。可以这样说，文字体现能力是秘书工作人员的基本功，

是"看家"的本领。因此，对于秘书来说，认真学好文秘写作，努力提高文字体现水平，

是十分重要和不容体制忽视的。

那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？详细说来，重要应注意如下几点：

首先，要端正态度，培养爰好，自觉学好文秘写作。

不管干什么事情，必须有对的的态度和浓厚的爱好，这样才有动力，才乐于去干，并

想方设法去把

工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十

分严厉而艰苦的发明性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。文秘写作是党政机

关、人民团体、企事业单位处理公务、实现指挥、组织管理和协调工作的工具,在四化建

设中所的地位十分重要。我们应当充足认识秘书工作和文秘写作的意义，从党和人民的利

益出发,从更好地胜任秘书工作出发，抱着对人民、对工作高度负责的精神去看待写作。

美国著名的未来学家约翰・奈斯比特在《大趋势——变化我们生活的十个新方向》一书中

指出：“在，业社会向信息社会过渡中，有五件?最重要?的事情应当记住，而其中的一件

就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具有最基本的读写技能。

这里所说的?读写技能？，首先就是足以应付平常工作和生活所需的写作能力，也就是应用

写作能力。"与此同步，我们还要培养学习文秘写作的浓厚爱好，变被动为积极，变要我

学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最佳的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的爱好，

热爱写作，热爱到"忘我"、"痴迷"的程度，”衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴"，

”每有会意，便欣然忘我"，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去揣摩，持之以

恒，锲而不舍，这样就一定会学得好，学得入门，就会不停地获得进步。

另一方面，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

提高写作水平,究竟有无"秘诀〃？我们的回答与否认的。那么，写作有无规律可循、

措施可求呢？我们的回答又是肯定的。任何事物均有具内在的必然联络即规律性，任何物

质产品和精神产品的制作均有其特有的措施和技巧，写作当然也不例外。那种认为写作无

规律可循、没有什么理论的观点，是唯心主义不可知论的反应，是完全站不住脚。古人说:

"写作无秘雇作文有要道"，〃定体则无，大体须有"，这种认识是符合辩证法的。我们

所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、

引导人们掌握文秘写作措施和技巧的理论。

要提高文秘写作能力,还应故意识地选读某些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“但凡已

经有定评的大作家，他的作品，所有就阐明着?应当怎样写?。只是读者很不轻易看出，也

就不能领悟。"巴金也曾谈到阅读对写作的亲密关系时说：读多了，读熟了，常常可以顺

口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。但

我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消

化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢〃。

最终，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写

作能力最有效的途任。假如只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到确实良知识，将无

用武之地，写作水平也就止步不前。清人唐彪深有体会地说："多读乃藉人之功夫，多做

乃切实求已功夫；其益相去远矣。人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故；不知艰难费力

者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文艰难，每日即一篇半篇亦无不可；渐演至熟，自然

易矣。"天道酬勤，勤能补拙。只有勤学苦练，坚持不懈，才会熟能生巧,运笔自如，真

正学到本领。

作为文秘人员，多写多练当然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自

己的文章也是提高文秘写作能力的一种重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、

由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种体现。文章频改，工夫自出。实际上，

多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项详组的收获。作为称职的秘书人员，要

有高度的责任感，养成修改文章的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑

"刺"的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

五、秘书的心得

一种很偶尔的机会我成了培训部的一名秘书。在诸多人眼里，所谓秘书就是打打字、

倒倒茶、接接电话什么的，可是在培训部做了一年多,我却觉得要真正做好这份工作，当

一种好的秘书并不轻易。

由于缺乏系统的学习和实践，刚开始我的诸多工作做得很不好。记得刚来培训部的第

一天，部长布置我打一份表格并且要我尽快交给他。那份表格有点类似目前的员工评分表，

其实非常简朴。可我那时连打字都不熟，更不用说做表格。我在电脑前坐了一种下午，直

到晚上下班同事都走了表格也没做出来，急得几乎要掉眼泪，最终还是部长三下五除二帮

我把表格搞好。"表格事件"后第二天，当时的部长密理谢平布置我写一篇叫做《企业培

训工作的组织措施》的文章。虽然在学校里学了公文写作，但还没有实践的机会，拿着谢

助理给的几句话的提纲，憋了整整两天，总算才憋出一篇两千字的文章，质量可想而知。

尚有后来的办公设备故障的简朴维修、必要的礼仪、文档管理、人际关系的运作等等，不

停给我诸多的震动和教训，我第一次体会出做一名秘书专门的知识和技能很重要，学习的

紧迫感和动力也油然而生。

作为一名部门秘书，我最怕的是写出来的文章领导不满意。部门文献，肩负着对外宣

传、对内传达的重要作用，不仅在行文上受到格式的限制，还要受到领导承认。记得有一

次我给部里起草一份协议，没有按正式的格式写，也没有认真检查就交了上去。下午，当

时的部长把我叫了过去，我看见那份协议上满纸都是部长改正的字迹，连标点符号也没放

过,尚有一种错别字被醒目地标了出来。那天部长说了诸多话，记得最清晰的一句是他说:

"一种年轻人做事要认真，做出来的事情还要有专业水准"。我低着头,红着脸，简直无

地自容。那次错误，使我刻骨铭心，在后来的工作中时时提醒自己：认真某些。秘书工作

比较繁杂琐碎，因此要把事情做得有条不紊和有效率也成了努力目的。目前我准备了一种

办公记录，几乎每天都要记下领导和自己正在做的事情，看哪那些事情正在办，哪些事情

办得差不多了，一时未完毕，记得去催促，一年下来还可以看看这一年共做了哪些_L作；

在工作中我觉得记住电话号码也很重要，尤其是常常来往的领导或有关部室的电话号码,

由于领导很忙，也许会忘掉这些号码，当他需要的时候假如立即回答出来，他就可以不用

翻电话簿，节省了好多时间；平时还要注意搜集记录某些有用的信息，例如过一段时间就

记录一下我们部门有多少人参与了培训，从外面聘任了多少专家讲课，让领导从数字上有

一种精确的概念；我也花了诸多时间将部里大量凌乱的文档整顿出来，变化了以往追求以

便而用手写标签目录的措施，用统一格式打印标签目录，标识不一样档案，使档案清晰美

观更以便了领导和同事查询。

在公文的写作上，我也体会出要写出质量好的文献，不仅要多读重要的经典文献，还

要多读领导发言，多揣摩领导的意思。理解他们思想的"关注点"，这样写作时才能站在

他们的角度，对事物的方方面面进行分析，才能到达稿件中规定的对事物的预见性、针对

性和操作性。目前送部长审定的稿子上还是时常有被修补、添改的地方，这使我懂得自己

的肤浅，也愈知一种秘书的成长并非一蹴而就的事情，而是一种外因和内因不停磨合，充

足调动主观能动性的循序渐进的过程。

目前，在领导和同事的协助下，我在不停地成长，并且，我开始慢慢喜欢上自己的工

作。记得此前看过一篇文章说在学校里我们讲的是"你学了什么"，走入社会讲的则是

"你能做什么"。而我觉得一种人从学到做的过程中更重要的是心态，对于工作有一种服

务意识,无论大事小事都能尽心竭力，还要在工作中不停地思索、不停地总结，不停地创

新，终有一天你会发现你比此前做得更好。

六、行文的基本规则

正常有效的行文应当遵照如下普遍合用的基本规则：

1、按机关从属关系和职责范围行文的规则

这条规则要明确两点：一是按机关从属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、

布置工作、提出规定；下级机关可以向直接的上级机关汇报工作、提出请示，上级机关对

请示事项应予研究答复。假如没有这种直接的领导与被领导关系，党和国家的方针、政策

就难以层层贯彻贯彻。除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各

业务部门上下垂直的条条关系,其中有些部门属本级政府

和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，

但在业务上确实存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关

的职责范围行文。这一点的规定是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超

过,超过了即为越权。假如干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，并且会导致政令

混乱。当然，不相从属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、告知事项、征询意见

等，而不存在请示、汇报或布置任务的性质。

2、授权行文的规则

这条规则是上一条规则的引申。假如一种部门的业务需要下级政府和有关部门的支持

与配合，按从属关系和职责范围又不具有布置工作提出规定的行文权限时，这就可以通过

授权行文来处理。详细说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后,向下

级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签订，请本级政府分管领导审批。

经政府领导审批后的文稿,在行文时，才能在文首或文中注明"经**政府同意"的字样。

这里尤其需要阐明的是各级政府办公厅（室）的行文者滇有授权行文的性质（内部事务除

外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行

文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）

都应贯彻执行，可不在文首或文中标注"经***同意"的字样。

3、联合行文的规则

这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门

与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门

与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政

职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，通过会商一致后可以联合行文。联合行文，

既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不适宜过多。

4、一般状况下不越级行文的规则

不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般状况下不能破坏这种原

则，破坏了，就会导致混乱，也影响机关办事效率。因此一般状况下不越级行文。遇有特

殊状况,如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中尤其交待的问

题,可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，

可退回原呈报机关，好可作为阅件处理,不予办理或答复。

5、不越权行文的规则

第一条规则中已明确规定按机关职责范围行文，假如有波及其他部门职责范围的事项

又未与其他部门协商，或虽经协商但未到达一致意见，不可以单独向下行文。假如私自行

文就构成侵权行为，会导致工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种状况，有权责令纠正

或撤销此类公文。现实中，此类状况时有发生，因此导致"文献打架"、"政出多门”。

处理此类问题，应倡导部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方

式处理。

6、"请示"不直接报送领导者个人的规则

"请示"直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登

记，成了“帐外公文"，公文的流向、处理状况不得而知，查无踪迹，成了"断线的风

筝"；二是此类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，

只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有也许影响报送单位的工作；

三是现实中某些单位拿着直送领导的指示件当"尚方宝剑"，到有关部门要钱要物，借领

导指示向对方施加压力，引起矛盾。因此，领导同志一般不受理此类直报的请示，而退给

文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文"倒流"，它破坏了公文处理的正常程

序，导致了不必要的紊乱。假如上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的"请示"，

最佳也应主送该领导所在的机关，并在公文中作出阐明。收文机关在分办时，自然会把这

份公文分送给这位

领导同志批阅。

7、〃请示”应一文一事、只主送一种机关、不抄送下级机关的规则

这条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门均有明确分工，各自只能办理职

责范围内的事，假如一文数事，必然波及几种主管部门，给公文交办带来困难，虽然勉强

交办出去，也许谁也不愿牵头办理,导致互相推诿、扯皮。二是请示公文只主送一种机关。

请示内容是规定答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。有关的机关或部门采用抄

送形式，以便主办机关征求意见或会签。假如多义呈送，上级机关一般不予受理。假如办

理，会导致机关之间互相等待或意见不统一，增长协调难度,影响工作效率。三是不一样

步抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有同意前，向下级机关抄送透露,

会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或

同意之后，告知下级机关。

8、"汇报”中不得夹带请示事项的规则

"汇报"和"请示"是两种不一样的文种，合用范围有明显的界线,不能混用。”汇

报”是向上级机关汇报工作，反应状况，或向上级机关提出意见、提议，供上级机关决策

参照。上级机关对"汇报"一般不作答复，假如汇报中夹带请示事项，很轻易误事。假如

既想汇报工作，让上级掌握，又想请示处理问题，一般有两种措施处理：一是将"汇报"

和"请示"分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将汇报的内容作为附件,

附在请示背面作为背景材料，让上级理解请示的充足理由。

9、公文由文秘机构统一处理的规则

为了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘

机构或配置专人处理公文。公文的正常流程应当是："收”由文秘机构统一签收，拆封，

清点分类，登记，拟办，分办，催办；"发"由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然后

再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，分发，分发前，要通过复核或第一读者认

真阅读无误后，才可照单分发。这样，无论是公文收进或发出，都通过专司公文处理工作

的一种口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保

证公文质量。

行文规则中还要阐明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政

府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。

经同意的报刊上全文公布的行政法规和规章，应视为正式公文根据执行，可不再发文。

发文机关可印制少许文本，供存档备查。

公文写作基础知识

一、公文的定义和分类

（一）定义

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、

状况的体现者、运载者,是组织实行管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情

上报和信息沟通的重要作用。公文写作，重视公文写作、加强公文写作，对于年轻人来说，

具有愈加积极的作用。

（二）分类

规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、告知、通报、议案、汇报、请示、

批复、意见、函、会议纪要。

非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查汇报、工

作计划类、工作总结类、提案、提议、阐明、发言稿、简报信息、书信类、启事类、条据

类、表格类、大事记等等。

二、公文写作的共性规定

公文不一样于其他文字作品，它的写作、制发、史理必须按照固有的规定、特定的体

例格式来进行。

（-）确定文种

这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清晰这个文献具有或者说应当

发挥什么作用，是在什么背景下写这个文献材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为

何要写这个文献；写这个文献要到达什么目的，是安排工作、通报状况，还是处理困难问

题；文献是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采用哪个文种。一般说来：

1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级

机关不合适的决定事项，选择《决定》文种。

2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定,合用公告。

3、我们要将上级的文献批转给下级执行，或者规定下级从哪些方面作好哪件工作时，

T殳印发《告知》

4、向上级机关汇报工作、反应状况、答复上级机关的问询时，选用汇报类文种，如

工作汇报、状况汇报等等

5、向上级机关反应并祈求协助处理困难和问题，选用《请示》。

6、答复下级机关的祈求事项，用《批复》。

7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理措施,一般选用《意

见》。

8、不相从属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，，商洽

问题、问询或答复问题，一般用《函》。

9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用《会议纪要》。

10、尚有一种《命令》文种，重要合用于根据有关法律公布行政法规和规章或宣布

施行重大强制性行政措施（如通缉令）

以上讲的是一般原则，详细采用哪类文种，要根据详细状况来确定。

（二）规范写作

公文写作要努力做到“七个规范"：

1、主题规范。主题是文章所要体现的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例

外。公文主题的提炼原则，就是集中单一、鲜明显露。规定一文一事，一种主题，主题鲜

明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能模糊，不能让人产生歧义。

2、使用材料规范。公文材料的选用原则必须是真实经典，新鲜有力。所谓真实，就

是实实在在存在的、反应目前事物本质规律的真实。。公文的选材原则与文学作品不一样，

公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以）,而想象则

是文学作品的关键和灵魂。

3、文章格式规范。公文普遍的构造格式是：公文标题一主送机关一正文一结尾一成

文时间。为了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面

来讲，这里重要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。

4、文字表述规范。公文的用语用字规定简要、精确、朴实、得体、通俗、易懂，体

现字面意义而非联想意义，讲求陈说性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，

据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的

想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。因此，诸多时候，我们看文学作品很

过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，不过公文同样可以写得

很好，好的法规性、政策性公文，充足考虑了各阶层、各方面的利益问题和也许出现的反

应，可以做到面面俱到或滴水不漏,好的发言稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。

5、标点符号使用规范。该用逗号用逗号,该用句号用句号。

6、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，

一时用小写。

7、印制规范。包括印制格式、排版、用纸规格、发文机关、发文字号、印制份数、

发送单位等。只点两个方面的细节：

(1)印鉴：即盖章，也有讲究。首先是不能盖倒了；另一方面是要盖在单位落款和

成文时间之间，详细有下套、中套两种盖法；联合行文的落款盖印，一般每排平行落两个

单位的名称，依次往下排，盖印时不能互相侵占。目前有诸多新成立的机构，需要启用新

印章，印鉴的启用也有规范。

(2)行文层次序数的写法：一种正式的文献材料，除总标题外一般有四个层次，总

标题用二号宋字体。第一种层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、

二、三;笫二个层次是小标题，用（一）、（二）、（三）来表达，三号楷体或仿宋;

第三个层次用阿拉百数字表达，即123.,可以三号仿宋加粗以醒目；第四个层次用

（1）、（2）、（3）表达。

三、几种常用公文的写作

（一）常用规范性公文

1、告知：告知的应用范围很广泛。传达指示、布署工作、实行管理措施、处理公共

事务、任免干部等等，都需要印发告知。告知以红头文献和白头文献印发都行。属下行文，

要下级机关（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、汇报不一样，比意见要细），

要具有操作性。例如写一种会议告知，开会时间、地点、参与人员、有些什么规定等等，

要一、二、三逐一说清晰，让看的人一看就明白。告知可以不写结束语。

2、工作计划类：是对未来一定期期内的某项工作或全面工作进行安排布署的文献，

明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有操作性（缺乏操作性是目前部门上报工作计划

的通病）。计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范围。计划类公文必须具有目的、

措施、环节三要素。计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来

越多，清晰、明了、包括的信息量大）。

3、工作总结类：

写作关键和重点：其特点是实践性、经验性、自述性、理论性（不仅陈说工作状况，

更要揭示理性认识，不仅回答"是什么"，更要回答"为何’、"怎么做〃的问题。一般

包括本年度（六个月）基本工作状况、所做的重要工作、工作进度、获得哪些成绩经验、

存在的局限性和教训、下步工作计划（个人总结写努力方向）。个人总结要抓住重要问题，

把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，不是记流水帐。

四、公文处理中几种需要注意的问题

（一）数字和数值范围规范表述的问题

1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20%不应写为中文表述的“百分之二十"，

3/4不应写为"四分之三"。

2、数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，比例不也许不小

于1,只能不不小于或等三L如表述"3%--8%",不能写成"3一8%",不能省略3

后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一种数字后的单位，5万

-10万人不能写成5-10万人。

3、表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出详细的年份，

如、。

（—）规范用字用词的问题

这些规范不能根据自己的语言习惯,要靠平