机关单位年度文书档案管理方案

机关文书档案是单位履职过程中形成的重要历史记录，承载着政策执行、决策部署、业务开展的关键信息，其规范管理对保障工作延续性、服务决策参考、维护历史真实具有重要意义。为全面提升本年度文书档案管理水平，确保档案收集完整、整理规范、保管安全、利用高效，结合单位工作实际，制定本方案。一、总体要求（一）指导思想以《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》为根本遵循，紧扣单位中心工作，坚持“集中管理、规范有序、安全优先、服务为本”理念，将文书档案管理融入业务流程，以数字化、规范化管理推动档案资源转化为工作效能，为单位高质量发展提供档案支撑。（二）管理目标通过本年度管理工作，实现文书档案收集全覆盖（涵盖各类公务活动文件材料）、整理标准化（符合国家档案整理规范）、保管安全化（库房设施达标，档案无损毁、失泄密）、利用便捷化（检索高效，服务响应及时），推动档案管理从“被动保管”向“主动服务”转型，年内完成部分重点档案数字化，新增电子档案全流程规范管理。（三）基本原则1.集中统一，分级负责：档案工作由办公室统筹管理，各部门按职责做好文件形成、移交工作，形成“统一领导、分工协作”的管理格局。2.规范有序，安全保密：严格执行档案管理标准，落实库房安全、信息保密制度，确保档案实体与信息安全。3.方便利用，服务大局：以“用档便捷”为导向优化管理流程，围绕单位决策、业务追溯、合规审查等需求提供精准服务。二、管理内容及操作流程（一）文书档案收集1.收集范围涵盖单位全年形成的各类公务文件：上级机关制发的政策文件、批复、检查通报等（含电子文件）；本单位制发的请示、报告、通知、纪要、规划方案、合同协议等正式文件；内部工作材料（如会议记录、调研文稿、统计报表、考核材料、业务台账等）；重要活动形成的音像资料（照片、视频）、电子文件（含邮件、系统数据）；与外单位往来的函件、合作协议及相关佐证材料。2.收集要求部门责任：各部门指定1名档案联络员，负责本部门文件的日常收集、初步整理，每月末向办公室移交当月文件（电子文件同步上传至档案管理系统）。完整性要求：文件材料需“件”“文”对应（正文、附件、签报、领导批示等成套收集），电子文件需保留元数据（创建时间、修改记录、签署信息等）。时效性要求：年度总结、专项工作（如审计、巡视）材料需在工作结束后1个月内移交；会议文件需在会议结束后10个工作日内移交。3.收集方式定期移交：各部门按“月移交、年汇总”机制，每月25日前移交当月文件，年末12月31日前完成全年文件“清零”移交。专项收集：针对重大活动（如重要会议、调研、应急处置），由办公室派专人跟踪，活动结束后5个工作日内完成文件收集。电子文件同步收集：通过档案管理系统实现电子文件“在线归档”，纸质文件扫描后与电子文件挂接，确保“双套制”管理。（二）文书档案整理1.分类与组卷分类规则：采用“年度—机构（部门）—文件类型”三级分类法（如“2024年—办公室—请示/报告/通知”），跨部门协作文件归入牵头部门，综合性文件归入办公室。组卷要求：按“事由相关、时间有序”原则组卷，同一事项的请示与批复、正文与附件、不同阶段材料合并组卷；卷内文件按“重要程度+时间先后”排序，编制《卷内文件目录》（含序号、文号、标题、日期、页数）。2.编目与装订案卷编目：每个案卷拟定简明题名（如“2024年党组会议纪要（1-12期）”），编制档号（年度+分类号+案卷号），填写《案卷封面》（含立卷单位、起止日期、保管期限）。装订规范：纸质文件去除金属物，采用线装或胶装（厚度≤2cm），破损文件修复后装订；电子档案以“件”为单位，按PDF、DOC等格式存储，元数据嵌入文件属性。（三）文书档案保管1.库房管理硬件要求：档案库房需独立设置，配备恒温恒湿设备（温度14-24℃、湿度45%-60%）、防火（烟感报警器、灭火器）、防盗（门禁、监控）、防虫（防虫药、通风系统）设施，档案柜具需为防磁、防潮材质。存放规范：档案按“年度—保管期限—分类”顺序上架，柜内留足通道便于取放；电子档案存储于专用服务器，每周异地备份（如网盘、移动硬盘）。2.保管期限划分依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合单位实际，划分保管期限：永久保管：单位章程、党组（党委）会议纪要、年度总结/计划、重要合同协议、干部任免文件等；30年保管：一般性请示报告、业务审批文件、专项工作方案、统计年报等；10年保管：会议通知、一般性函件、临时工作材料等。3.档案台账管理建立《文书档案总台账》，记录档号、题名、保管期限、存放位置等信息，每半年核对一次，确保账实相符。建立《档案借阅台账》，记录借阅人、时间、用途、归还状态，电子档案借阅需留痕（系统日志）。（四）文书档案利用服务1.查阅流程内部查阅：工作人员凭部门负责人签字的《档案借阅单》查阅，电子档案通过管理系统“在线查阅”（权限由办公室分配）。外部查阅：外单位需出具介绍信（注明查阅事由、范围），经分管领导审批后，在指定场所查阅（原则上不借出）。2.编研与开发年度编研：年末编制《年度重要文件汇编》（含政策文件、会议纪要、专项方案），整理《年度大事记》，为次年工作提供参考。专题服务：针对审计、巡视、历史遗留问题等需求，组建“档案服务小组”，3个工作日内提供专题档案清单及检索路径。3.利用反馈每季度统计档案利用频次、用途，分析高频利用文件类型（如政策类、合同类），优化档案分类与检索方式（如增加关键词标签、关联业务系统）。（五）档案鉴定与销毁1.定期鉴定成立由办公室、业务部门、法律顾问组成的“档案鉴定小组”，每5年对保管期满的档案进行鉴定（首次鉴定可结合年度工作开展），重点审查文件价值、涉密情况、法律风险。2.销毁流程初审：鉴定小组提出“销毁/续存”意见，续存档案调整保管期限，销毁档案编制《档案销毁清册》（含档号、题名、数量）。审批：《销毁清册》报单位主要领导审批，涉密档案需报保密部门备案。监销：销毁时由办公室、纪检部门双人监销，销毁后在《销毁清册》签字确认，留存销毁现场照片、视频等凭证。三、保障措施（一）组织保障成立“文书档案管理领导小组”，由分管办公室的领导任组长，办公室主任任副组长，各部门负责人为成员，统筹年度档案工作规划、资源调配、重大问题决策。领导小组每季度召开1次会议，研究解决档案管理中的难点问题（如数字化经费、人员培训）。（二）制度保障修订完善《文书档案归档制度》《档案库房管理制度》《档案借阅保密制度》，明确各环节操作细则（如电子文件归档格式、涉密档案保管要求）。将档案管理纳入部门年度考核（占比5%），对未按时移交、档案损毁的部门扣减考核分。（三）人员保障专职档案员：办公室配备1名专职档案员，负责日常管理、业务指导，每年参加1次档案业务培训（如档案数字化、电子档案管理）。部门联络员：各部门档案联络员需接受岗前培训（每年2次），掌握文件收集、整理基本技能，其工作业绩与部门考核挂钩。（四）技术保障升级档案管理系统，新增“智能检索”“电子签章验证”“权限分级”功能，实现电子档案全生命周期管理（收集、整理、利用、销毁在线留痕）。年内完成部分存量纸质档案数字化（优先处理永久、30年保管的重点档案），数字化后纸质档案封存保管。建立档案安全防护体系，服务器部署防火墙、杀毒软件，电子档案传输采用加密通道，防止失泄密。四、年度工作安排（一）准备阶段（1-3月）制定《2024年度文书档案管理工作计划》，明确各部门任务清单（如3月底前完成联络员培训）。开展库房“春季检查”，检修温湿度设备、消防设施，清理过期防虫药，更新档案柜标识。升级档案管理系统，完成用户权限配置、电子文件模板导入（如公文、会议纪要模板）。（二）实施阶段（4-10月）4-6月：各部门完成上半年文件收集、初步整理，6月底前向办公室移交；办公室开展“档案整理专项指导”，解决分类、组卷疑难问题。7-9月：启动存量档案数字化（重点处理____年永久、30年保管档案），同步完善电子档案元数据；开展“档案利用月”活动，统计高频需求，优化检索方式。10月：组织“档案管理中期评估”，检查各部门归档进度、系统使用情况，通报问题并限期整改。（三）总结阶段（11-12月）11月：各部门完成全年文件移交，办公室完成年度档案整理、编目、上架，编制《2024年度文书档案总目录》。12月：鉴定小组开展保管期满档案鉴定，完成