后勤行政人员岗位职责说明书

后勤行政人员岗位职责说明书一、岗位概述后勤行政人员作为组织运营保障体系的核心执行角色，立足行政事务统筹与后勤服务支撑双维度，通过规范化的流程管理、精细化的资源调配及高效化的协同沟通，保障办公环境有序、资源供给及时、行政事务顺畅，为各部门业务开展及员工日常工作提供坚实的基础支撑，助力组织整体效能提升。二、岗位职责（一）行政事务统筹管理文书与档案管理：负责各类行政文书（如通知、报告、制度文件）的起草、校对、印发，确保公文格式规范、内容准确；建立并维护档案管理体系，按分类标准完成文件归档、检索及借阅管理，保障档案完整性与保密性，定期开展档案盘点与数字化优化工作。会议与活动保障：统筹会议全流程组织，包括会议通知发布、场地布置、设备调试、会议记录整理及决议事项跟踪；协助策划并执行员工活动（如团建、培训、节日关怀等），从方案设计、资源协调到现场执行全程跟进，提升团队凝聚力。办公用品与耗材管理：结合各部门需求制定采购计划，通过比价选型优化成本，确保办公用品（如文具、办公设备配件）、耗材（如打印纸、墨盒）及时供应；建立领用登记制度，定期盘点库存，避免浪费与积压，对高消耗品进行使用分析与管控。（二）后勤服务保障实施设施设备运维：牵头办公场所水、电、空调、办公设备（如打印机、复印机）的日常巡检与报修协调，跟进维修进度并验收结果，建立设备维护档案；制定节假日设施安全检查计划，排查消防、电路等安全隐患，保障办公环境安全合规。环境与秩序管理：监督保洁服务质量，明确办公区域清洁标准（如公共区域每日清扫、会议室会后清理），定期抽查并反馈改进；统筹办公区域绿植养护、快递收发点管理，协调停车位规划与使用规范，维护办公秩序与环境舒适度。物资与仓储管理：负责防疫物资、应急物资（如急救包、防汛器材）的储备与更新，制定领用规则并按需发放；管理仓库库存，优化仓储布局，确保物资分类存放、台账清晰，定期开展库存清理，处置闲置或过期物资。（三）资产与成本管控固定资产管理：建立固定资产台账，涵盖设备采购、验收、调拨、报废全流程记录；定期联合财务部门开展资产盘点，核对账实一致性，及时更新资产状态；协助完成资产折旧核算与报废处置的合规性审查，确保资产安全与财务数据准确。成本优化与预算执行：参与后勤行政预算编制，结合历史数据与业务需求合理规划开支；在采购、维修、物资管理等环节落实成本控制，通过供应商谈判、批量采购、修旧利废等方式降低运营成本；定期分析后勤支出数据，提出优化建议并推动落地。（四）沟通协调与协同支持内外部对接：作为组织后勤行政接口人，对接物业、供应商、政府职能部门（如消防、防疫机构），处理合同签订、费用结算、政策响应等事务；收集并反馈员工对后勤服务的意见（如设施报修、环境建议），建立快速响应机制，24小时内反馈处理进展。跨部门协作：联动人力资源、财务、业务部门，支撑员工入职/离职的后勤交接（如工位分配、设备移交）、项目临时资源调配（如会议场地支援）；参与跨部门流程优化（如报销审批、物资申领流程），推动后勤服务与业务需求高效匹配。（五）合规与持续改进制度执行与优化：严格执行国家及组织内部的后勤行政管理制度（如消防安全法规、办公用品采购流程），定期开展制度宣贯；结合业务变化与员工反馈，梳理流程痛点（如报修流程繁琐），牵头优化制度或操作指引，提升服务效率。应急与风险管理：制定后勤应急预案（如停电、漏水、疫情突发），组织应急演练并更新预案；在突发状况下第一时间响应，协调资源开展处置（如联系维修、调配应急物资），将损失或影响降至最低。三、任职要求1.学历与经验：大专及以上学历，行政管理、后勤管理等相关专业优先；具备1-3年行政后勤或同类岗位经验，中小型企业/初创团队经验者可适当放宽。2.技能要求：熟练操作Office（尤其是Excel函数应用、PPT排版）、Visio等办公软件；掌握基础的设备维修常识（如打印机卡纸处理、电路故障初步排查）；具备公文写作能力，能独立完成通知、报告等文书。3.素质能力：具备强烈的责任心与服务意识，能主动发现并解决后勤隐患；拥有良好的沟通协调能力，可灵活应对内外部复杂诉求；工作细致严谨，具备成本意识与风险预判能力，能在多任务并行时保障工作质量。四、工作环境与职业发展（一）工作环境以办公室坐班为主，需定期巡检办公区域（如楼层、仓库），必要时在节假日或夜间处理应急事务（如设备抢修），办公环境整洁舒