承办会议协议书

承办会议协议书甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办[会议名称]会议，特委托乙方承办该会议相关事宜，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[具体会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为[X]人二、服务内容及要求1.会议策划乙方应根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括会议议程、活动安排、场地布置设计等，确保会议流程顺畅、内容丰富且符合甲方预期。策划方案应提前提交甲方审核，经甲方书面确认后方可实施。2.场地租赁与布置乙方负责租赁符合会议规模和要求的场地，并确保场地设施齐全、安全可靠。根据会议主题和风格，乙方应进行专业的场地布置，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、座位安排、展示区域设置等，营造良好的会议氛围。3.餐饮服务提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、茶歇等，餐饮标准应符合甲方要求，保证食品卫生安全、口味适宜。合理安排餐饮时间和方式，确保不影响会议正常进程。4.住宿安排若会议涉及参会人员住宿，乙方应负责预订合适的酒店，并与酒店协商确定优惠价格和相关服务条款。协助甲方办理参会人员的住宿登记手续，确保住宿安排舒适、便捷。5.会议资料准备根据会议内容和议程，准备各类会议资料，包括会议手册、资料袋、发言稿、演示文稿等，并确保资料内容准确、排版精美。在会议前将资料发放至参会人员手中。6.会议设备及技术支持配备齐全的会议设备，如投影仪、麦克风、电脑、音响等，并确保设备在会议期间正常运行。安排专业技术人员提供现场技术支持，及时解决设备故障和技术问题，保障会议的顺利进行。7.会议接待与引导在会议场地入口处设置接待台，安排专人负责接待参会人员，引导其签到、领取资料并前往指定座位。为参会人员提供必要的咨询和帮助，解答疑问，确保参会人员在会议期间的各项需求得到及时满足。8.会议安保与后勤保障负责会议场地的安全保卫工作，制定安保方案，配备安保人员，确保会议期间人员和财产的安全。提供必要的后勤保障服务，如饮用水供应、卫生清洁、垃圾处理等，保持会议场地环境整洁。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方承办会议的各项工作进行监督和检查，提出意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定的服务内容和标准提供服务。对乙方提交的会议策划方案、场地布置设计、会议资料等有审核权，如发现不符合要求，有权要求乙方进行修改。2.义务向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括会议主题、参会人员名单、会议议程要求等，确保所提供信息真实、准确、完整。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付承办费用。在会议举办前，协助乙方完成与会议相关的各项准备工作，如确认参会人员信息、协调场地使用等。尊重乙方的劳动成果，不得擅自更改或调整乙方已按照协议完成的工作内容。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定支付承办费用。根据本协议约定和甲方要求，自主安排承办会议的各项具体工作，但应确保工作质量和进度符合协议要求。在遇到不可抗力或甲方原因导致无法按照原计划履行协议时，有权要求甲方协商解决，并根据实际情况调整服务内容和费用。2.义务严格按照本协议约定的服务内容、标准和要求，认真履行承办会议的各项义务，确保会议顺利举办。遵守国家法律法规和相关行业规范，在承办会议过程中不得从事任何违法违规行为。对会议筹备和举办过程中涉及的甲方商业秘密、参会人员信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。如果因乙方原因导致甲方信息泄露，乙方应承担由此给甲方造成的全部损失。在会议举办前，将各项准备工作的进展情况及时向甲方汇报，如遇重大问题或变更事项，应提前通知甲方并协商解决方案。会议结束后，向甲方提供会议总结报告，包括会议效果评估、参会人员反馈等内容。四、费用及支付方式（一）费用总额本次承办会议的费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。（二）费用构成1.场地租赁费用：人民币[X]元2.场地布置费用：人民币[X]元3.餐饮服务费用：人民币[X]元4.住宿安排费用：人民币[X]元（如有）5.会议资料准备费用：人民币[X]元6.会议设备及技术支持费用：人民币[X]元7.会议接待与引导费用：人民币[X]元8.会议安保与后勤保障费用：人民币[X]元9.其他费用：人民币[X]元（如有）（三）支付方式1.甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付承办费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.在会议筹备工作完成并经甲方验收合格后，甲方应在[X]个工作日内支付剩余承办费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在收到每笔款项后的[X]个工作日内，向甲方提供合法有效的发票。五、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付承办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停承办工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。2.若甲方擅自更改或调整乙方已按照协议完成的工作内容，导致乙方需要重新进行工作或增加额外费用支出的，甲方应承担相应的赔偿责任。3.若因甲方提供的信息不准确、不完整或其他甲方原因，导致会议无法顺利举办或给乙方造成损失的，甲方应承担全部赔偿责任。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照协议约定的服务内容、标准和要求履行承办义务，导致会议出现质量问题或无法顺利举办的，乙方应承担违约责任，负责采取补救措施或退还甲方已支付的相应费用，并按照承办费用总额的[X]%向甲方支付违约金。2.若乙方泄露甲方商业秘密或参会人员信息，乙方应承担由此给甲方造成的全部损失，并按照承办费用总额的[X]%向甲方支付违约金。同时，乙方应采取措施消除因信息泄露可能给甲方带来的不良影响。3.若乙方未按照本协议约定的时间完成会议筹备工作或因乙方原因导致会议延误，每逾期一日，应按照承办费用总额的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的预付款，同时乙方应按照承办费用总额的[X]%向甲方支付违约金。六、争议解决本协议在履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（盖章）