新增档案室合同范本

新增档案室合同范本甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方有新增档案室的需求，乙方具备提供相关服务的专业能力和资质，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方新增档案室事宜达成如下协议：一、标的物或服务具体描述1.档案室建设内容乙方负责为甲方设计并建设一个符合国家相关标准和甲方实际需求的档案室。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，内部应合理规划档案存储区域、整理区域、查阅区域等。档案存储区域应配备标准的档案密集架，密集架的规格、材质、颜色等应符合甲方要求，数量根据甲方预估档案存储量确定。整理区域应设置工作台、电脑、打印机等设备，方便档案的整理和录入。查阅区域应配备桌椅、照明设备、空调等，为查阅档案的人员提供舒适的环境。2.档案管理系统安装与调试乙方为甲方安装一套专业的档案管理系统，该系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等功能，能够满足甲方对档案管理的信息化需求。系统应支持多种档案格式的导入和导出，能够与甲方现有的办公系统进行对接，实现数据的共享和交互。乙方负责对档案管理系统进行调试，确保系统正常运行，并为甲方提供系统操作培训，使甲方相关人员能够熟练使用该系统。3.档案整理与数字化服务乙方负责对甲方现有的各类档案进行全面整理，按照档案管理的规范和标准，对档案进行分类、编号、编目、装订等操作，确保档案的完整性和规范性。同时，乙方为甲方提供档案数字化服务，将纸质档案转化为电子档案，存储在档案管理系统中。数字化过程应保证图像清晰、完整，数据准确无误，并建立相应的索引和目录，方便档案的检索和查阅。4.档案安全保障服务乙方在档案室建设和运营过程中，应采取一系列安全保障措施，确保档案的安全。包括安装监控设备，对档案室进行24小时实时监控；设置门禁系统，限制无关人员进入档案室；配备消防设备，定期进行消防演练；制定档案安全管理制度，明确档案管理人员的职责和操作流程等。乙方还应购买足额的档案安全保险，以应对可能出现的自然灾害、意外事故等风险，确保甲方档案在遭受损失时能够得到相应的赔偿。二、双方权利义务1.甲方权利义务权利有权对乙方的工作进行监督和检查，提出合理的意见和建议。有权要求乙方按照本合同约定的标准和要求提供服务，如乙方未达到约定标准，有权要求乙方进行整改或承担相应的违约责任。有权在档案管理系统建设过程中参与需求调研和功能测试，确保系统符合甲方实际需求。义务向乙方提供新增档案室所需的相关资料和信息，包括但不限于现有档案情况、场地规划要求、档案管理业务流程等，确保提供的资料真实、准确、完整。协助乙方办理档案室建设过程中涉及的相关审批手续，如规划许可证、施工许可证等，提供必要的协助和支持。按照本合同约定的时间和方式向乙方支付服务费用。负责协调内部各部门之间的关系，确保档案室建设和档案管理工作的顺利进行。2.乙方权利义务权利有权要求甲方按照本合同约定支付服务费用。根据甲方提供的资料和信息，结合专业知识和经验，自主设计档案室建设方案和档案管理系统方案，但应确保方案符合国家相关标准和甲方实际需求。在提供服务过程中，有权要求甲方提供必要的协助和配合，如提供场地、设备使用权限等。义务按照国家相关标准和本合同约定，为甲方提供高质量的新增档案室服务，包括档案室建设、档案管理系统安装与调试、档案整理与数字化服务、档案安全保障服务等。组建专业的项目团队，配备具备相应资质和经验的人员负责项目实施，确保项目按时、按质完成。在服务过程中，应严格遵守国家法律法规和行业规范，保护甲方的商业秘密和档案信息安全。定期向甲方汇报项目进展情况，及时沟通解决项目中出现的问题，接受甲方的监督和检查。在项目完成后，负责对档案室进行验收，确保档案室及档案管理系统符合本合同约定的标准和要求，并向甲方提供相关的验收报告和技术文档。三、服务费用及支付方式1.服务费用本合同服务总费用为人民币元（大写元整）。此费用为固定总价，包含乙方完成本合同约定的所有服务内容所需的全部费用，除因甲方提出的合理变更导致的费用增加外，不因任何因素调整。2.支付方式合同签订后个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的%作为预付款，即人民币元（大写元整）。档案室建设完成并通过阶段性验收后，甲方向乙方支付服务费用的%，即人民币元（大写元整）。档案管理系统安装调试完成并通过测试后，甲方向乙方支付服务费用的%，即人民币元（大写元整）。档案整理与数字化服务完成且全部档案经甲方验收合格后，甲方向乙方支付剩余服务费用，即人民币元（大写元整）。乙方应在每次付款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、项目工期1.本项目自合同签订之日起个工作日内完成档案室建设方案设计，并提交甲方审核。2.甲方审核通过建设方案后个工作日内，乙方开始档案室建设施工，施工工期为个工作日。3.档案室建设完成后个工作日内，乙方完成档案管理系统的安装与调试，并进行系统测试。4.系统测试通过后个工作日内，乙方开始档案整理与数字化服务，服务期限为个工作日。5.以上工期如有特殊情况需要顺延，乙方应提前个工作日书面通知甲方，并说明原因。经甲方书面同意后，工期相应顺延。因甲方原因导致工期延误的，工期顺延，乙方不承担责任。五、验收标准与方式1.验收标准档案室建设应符合国家相关建筑标准和甲方提出的具体要求，包括但不限于防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能指标，档案密集架的规格、材质、质量等应符合约定标准。档案管理系统应具备本合同约定的各项功能，系统运行稳定、可靠，操作界面友好，数据准确无误，能够满足甲方档案管理的实际需求。档案整理应按照档案管理的规范和标准进行，分类准确、编号清晰、编目完整、装订牢固，档案数字化图像清晰、数据完整，索引和目录准确。档案安全保障措施应符合国家相关规定，监控设备、门禁系统、消防设备等运行正常，档案安全管理制度健全，人员操作规范。2.验收方式乙方在完成各项服务内容后，应提前向甲方提交验收申请报告，并提供相关的技术文档和资料。甲方在收到验收申请报告后，应在个工作日内组织相关人员进行验收。验收人员包括甲方代表、档案管理专家等。验收过程中，如发现问题，甲方应书面通知乙方，乙方应在接到通知后个工作日内进行整改，直至达到验收标准。整改完成后，乙方应再次提交验收申请，甲方重新组织验收。验收合格后，双方签署验收报告，作为乙方完成服务的证明。六、违约责任1.若甲方未按照本合同约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的%向乙方支付违约金。逾期超过日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。因甲方逾期付款导致乙方损失的，甲方应承担全部赔偿责任。2.若乙方未按照本合同约定的标准和要求提供服务，或未在约定的工期内完成服务内容，每逾期一日，应按照服务总费用的%向甲方支付违约金。逾期超过日的，甲方有权解除本合同，并要求乙方返还已收取的费用，同时乙方应按照服务总费用的%向甲方支付违约金。因乙方违约给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。3.如乙方违反国家法律法规或行业规范，泄露甲方的商业秘密或档案信息，乙方应承担由此给甲方造成的全部损失，并按照服务总费用的%向甲方支付违约金。如因乙方原因导致档案损坏、丢失等情况，乙方应负责修复或赔偿，赔偿金额按照受损档案的重要性和价值评估确定。4.任何一方违反本合同约定的其他条款，应承担因此给对方造成的全部损失，并支付违约金人民币元（大写元整）。如违约金不足以弥补对方损失的，违约方应继续赔偿对方的全部损失。七、争议解决本合同在履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提